Podstawy zarządzania projektami: definicje, metody i narzędzia

Witamy w zarządzaniu projektami 101. Zarządzanie projektami może wydawać się zniechęcającą dyscypliną, ale kiedy poznasz podstawy i połączysz to z odrobiną intuicji, będziesz na najlepszej drodze do prowadzenia udanych projektów, bez względu na sytuację.

Być może zostałeś nieoczekiwanie przydzielony do poprowadzenia projektu i szykuje się duży awans, a może jesteś członkiem zespołu, który chce lepiej zrozumieć swoją rolę w projekcie. Niezależnie od tego, przedstawimy krótki przegląd najważniejszych szczegółów związanych z zarządzaniem projektami, aby uzyskać praktyczne informacje.

Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w zarządzaniu projektami, sprawdź wszystkie nasze zasoby i narzędzia do zarządzania projektami, aby w pełni wykorzystać swój potencjał. ProjectManager to potężne oprogramowanie do zarządzania projektami, które może być używane zarówno przez doświadczonych, jak i początkujących kierowników projektów oraz członków zespołu do zarządzania projektami. Zacznij bezpłatnie już dziś.

Pierwszą podstawą zarządzania projektami jest definicja projektu, która pozwala nam zrozumieć, czym jest zarządzanie projektami i dlaczego jest tak ważne dla każdego typu organizacji.

Co to jest projekt?

Projekt to sekwencja zadań, które prowadzą do określonego celu. Projekty mają granice, takie jak czas, ludzie i zasoby potrzebne do ukończenia projektu. Wszystko zależy od tego, jakie wyniki chcesz osiągnąć i kiedy chcesz je osiągnąć.

Te wyniki są twoim wynikiem, który generuje rezultaty. To wszystko, co zostało wyprodukowane lub dostarczone w ramach projektu. Rezultaty mogą być zarówno wynikiem samego projektu, jak i wynikami procesu projektu, takimi jak plan projektu, raporty lub inne dokumenty. Projekty składają się z terminów. Każde zadanie i faza projektu ma swój termin, co oznacza, że ​​projekt ma harmonogram.

Budżety są również częścią projektu. Potrzebujesz pieniędzy, aby zapłacić za zasoby, aby sprostać wymaganiom projektu w wyznaczonym czasie. Typowe zasoby obejmują siłę roboczą, materiały robocze i sprzęt. Budżet projektu określa te wydatki. Teraz, gdy ustaliliśmy, czym jest projekt, możemy zdefiniować zarządzanie projektami jako dyscyplinę.

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami to dyscyplina, która polega na wykorzystaniu metodyk, narzędzi i technik zarządzania projektami do zarządzania cyklem życia projektu, który jest zbiorem etapów wspólnych dla każdego projektu. Chociaż w zespole projektowym istnieje kilka ról związanych z zarządzaniem projektami, kierownik projektu jest zwykle odpowiedzialny za nadzorowanie procesu planowania, wykonywania i monitorowania projektów od początku do końca.

Przyjrzyjmy się czterem podstawowym koncepcjom zarządzania projektami, które kształtują dyscyplinę zarządzania projektami: cyklowi życia projektu, potrójnym ograniczeniom zarządzania projektami, obszarom wiedzy o zarządzaniu projektami oraz niektórym różnym metodologiom zarządzania projektami, których możesz użyć jako kierownik projektu.

Cykl życia projektu

Cykl życia projektu opisuje pięć faz, przez które przechodzą wszystkie projekty. Oto krótki przegląd każdego z nich.

1. Inicjacja: tutaj określasz zakres projektu, cele, organizację projektu, jego uzasadnienie biznesowe, ograniczenia, kim są interesariusze, jakie jest ryzyko, kontrole projektu, ramy raportowania itp.
2. Planowanie: W tym miejscu budujesz mapę drogową, która zabierze Cię z punktu A do punktu B, co oznacza tworzenie harmonogramu zadań, terminów i zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkiego na czas.
3. Wykonanie: Rozpoczyna się projekt, a plan projektu zostaje wprowadzony w życie.
4. Monitorowanie i kontrola: Aby mieć pewność, że projekt przebiega zgodnie z planem, należy skonfigurować mechanizmy monitorowania postępów. Jeśli projekt nie przebiega zgodnie z planem, pracuj nad kontrolą i rozwiązywaniem problemów, zanim staną się problemami.
5. Zamykanie: Projekty są przedsięwzięciami tymczasowymi, więc ostatecznie dobiegają końca i muszą zostać formalnie zamknięte. Nie jest to jednak tak proste, jak tworzenie produktów; jest papierkowa robota do podpisania, zasoby do ponownego przydzielenia i inne luźne sprawy do załatwienia.

Potrójne ograniczenie

Niezależnie od metody, której używasz do zarządzania projektem, zrozumienie potrójnego ograniczenia jest kluczowe. Wszystkie projekty realizowane są z pewnymi ograniczeniami. Są to koszt, czas i zakres. Oznacza to, że projekty muszą mieścić się w budżecie, być dostarczone na czas i spełniać uzgodniony zakres.

Jeśli myślisz o potrójnym ograniczeniu jako o trójkącie, to jeśli zarządzasz kosztami, czasem i zakresem, trójkątem jest jakość. Tak więc, jeśli zarządzasz kosztami, czasem i zakresem projektu, spełnisz wymagania jakościowe klienta.

Ale potrójne ograniczenie to coś więcej; jest jak balast na statku i utrzymuje równowagę projektu bez względu na to, jak wzburzone są wody. Na przykład, jeśli potrzebujesz więcej pieniędzy, będziesz musiał dostosować czas lub zakres projektu. W związku z tym, jeśli masz mało czasu, budżet lub zakres będą musiały ulec zmianie.

Jeśli pamiętasz o potrójnym ograniczeniu podczas zarządzania projektem, wraz z fazami projektu i narzędziami do zarządzania, masz środki do wprowadzenia niezbędnych dostosowań, które mogą utrzymać projekt na właściwej drodze. To przepis na sukces.

Obszary wiedzy o zarządzaniu projektami

Obszary wiedzy o zarządzaniu projektami można po prostu zdefiniować jako kategorie opisujące różne rodzaje pracy wykonywanej przez kierowników projektów i członków zespołu w celu pomyślnego zakończenia projektów. Kierownicy projektów powinni posiadać dużą wiedzę w każdym z tych 10 obszarów wiedzy z zakresu zarządzania projektami, aby mogli poprowadzić zespoły przez cykl życia projektu i upewnić się, że potrójne ograniczenie jest dobrze wyważone.

1. Zarządzanie integracją
2. Zarządzanie zakresem projektu
3. Zarządzanie czasem projektu
4. Zarządzanie kosztami projektu
5. Zarządzanie Jakością Projektu
6. Zarządzanie zasobami ludzkimi projektu
7. Zarządzanie komunikacją w projekcie
8. Zarządzanie Ryzykiem Projektu
9. Zarządzanie zamówieniami projektowymi
10. Zarządzanie interesariuszami projektu

Jeśli interesuje Cię ten temat, możesz sprawdzić nasz blog dotyczący obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami, aby uzyskać więcej informacji na temat tych kluczowych zasad zarządzania projektami.

Metodyki zarządzania projektami

Istnieje wiele sposobów na ustrukturyzowanie procesu projektu, a kierownicy projektów są ekspertami w jednym lub kilku z nich. Najbardziej tradycyjna nazywa się Waterfall, która opiera się na liniowym podejściu do zarządzania projektem, dzieląc projekt na bardzo ustrukturyzowaną sekwencję.

Odmienne podejście, które zyskuje na popularności, nazywa się Agile i wywodzi się z tworzenia oprogramowania. Jest to proces, który działa w małych fazach lub cyklach zwanych „sprintami” i nadaje się dla małych zespołów. Jak sama nazwa wskazuje, proces obejmuje zmiany, jest elastyczny i stale zmienia kierunek zgodnie z opiniami klientów.

Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?

Każda firma, organizacja non-profit lub inny rodzaj organizacji musi realizować projekty, co sprawia, że ​​zarządzanie projektami jest ważne dla każdej organizacji.

Efektywne zarządzanie projektami nie tylko oznacza, że ​​Twój zespół będzie realizował projekty na czas iw ramach budżetu, ale także przyniesie inne korzyści całej organizacji, takie jak zwiększona produktywność, obniżone koszty, lepsze przywództwo i zmotywowani pracownicy.

W skrócie, zarządzanie projektami pomaga organizacjom zwiększyć efektywność poprzez planowanie i monitorowanie zadań, celów i wydajności zespołu.

Kim jest kierownik projektu?

Kierownik projektu to osoba odpowiedzialna za projekt. To wszystko jest jasne, ale może to być zbyt proste wyjaśnienie. Kierownik projektu prowadzi projekt przez wszystkie etapy. Oznacza to, że są odpowiedzialni za najpierw sprzedaż projektu interesariuszom, a następnie zaplanowanie i zdefiniowanie zakresu projektu.

Co robi kierownik projektu?

Kierownicy projektów ustalają wszystkie zadania niezbędne do osiągnięcia celów projektu, a następnie układają te zadania w harmonogram. Te zadania i harmonogramy otrzymują następnie zasoby potrzebne do osiągnięcia celów projektu. Oznacza to zebranie zespołu, zdobycie potrzebnych narzędzi, materiałów eksploatacyjnych, zabezpieczenie witryny i wszelkich niezbędnych zasobów.

Kierownik projektu to także osoba, która tworzy budżet projektu w celu opłacenia tych zasobów. Są odpowiedzialni za zarządzanie całą dokumentacją, a następnie archiwizację tych dokumentów po zakończeniu projektu. Zarządzają również ryzykiem i monitorują postępy projektu, aby upewnić się, że ludzie pracują bez przeszkód, w ramach harmonogramu i budżetu.

Zasadniczo więc wszystko, co jest związane z projektem, leży w gestii kierownika projektu. Są liderami projektu i zarządzają zespołami realizującymi plan projektu. Jednak to nie oni są szefami. Kierownik projektu sprzedał pomysł projektu sponsorowi lub interesariuszowi, a oni informują go o postępach w projekcie.

Dlatego kierownik projektu jest osobą bardzo dobrze zorganizowaną, zorientowaną na cel i pasjonującą się procesem. Kierownik projektu musi dobrze pracować pod presją, zapewniać przywództwo i wiedzieć, jak motywować ludzi, aby dawali z siebie wszystko. Oprócz umiejętności interpersonalnych najważniejsze są umiejętności komunikacyjne. Muszą też znać metody i techniki, które pomagają pomyślnie realizować projekty.

Narzędzia do zarządzania projektami

Jak zapewne zauważyłeś, projekty mogą być skomplikowane. Planujesz, planujesz i monitorujesz, aby upewnić się, że wszystkie elementy projektu działają płynnie. Im więcej narzędzi w ręku, tym łatwiejszy w zarządzaniu projekt i zadania. Oprogramowanie do zarządzania projektami może zawierać wszystkie narzędzia potrzebne do pomocy kierownikom projektów i członkom zespołów w każdym aspekcie ich projektów.

Gdy to oprogramowanie do zarządzania projektami jest oparte na chmurze, dane i współpraca mogą odbywać się w czasie rzeczywistym, co zapewnia dokładniejszy obraz projektu i pomaga w podejmowaniu decyzji. Ponadto oprogramowanie do zarządzania projektami często zawiera wiele głównych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak te omówione poniżej.

Pulpity nawigacyjne

Pulpity nawigacyjne projektu gromadzą metryki ze wszystkich części projektu. Liczby te są następnie wyświetlane na łatwych do odczytania wykresach i wykresach, dając kierownikowi lub członkowi zespołu wgląd na żywo w postęp projektu i dane. Pulpity nawigacyjne mogą również pomóc w raportowaniu. Prowadzenie projektu oznacza informowanie sponsorów projektu o postępach w projekcie. Wykresy i wykresy można filtrować, aby dostarczać tylko te dane, które są potrzebne do ukierunkowanych raportów.

Wykresy gantta

Wykresy Gantta online są doskonałymi narzędziami do planowania, ponieważ wyświetlają graficznie listę zadań na osi czasu. Każde zadanie ma termin ostateczny, który tworzy linię oznaczającą początek i koniec tego zadania. Zadania można następnie łączyć, jeśli są zależne.

Idealnie byłoby, gdybyś udostępnił wykres Gantta swojemu zespołowi i śledził ich postępy, gdy aktualizują swoje statusy. W przypadku niektórych wykresów Gantta pasek między datą rozpoczęcia i zakończenia będzie się wypełniał, gdy zespół pracuje nad swoimi zadaniami, a jeśli chcesz zmienić harmonogram, możesz po prostu przeciągnąć i upuścić pasek, aby odzwierciedlić nowy termin.

Narzędzia do zarządzania zadaniami

Istnieją narzędzia do zarządzania zadaniami, które pozwalają tworzyć dla siebie listy rzeczy do zrobienia i przydzielać zadania członkom zespołu. Do tych zadań mogą być czasami dołączone notatki, pliki, łącza i obrazy, które odnoszą się do zadania, a członkowie zespołu mogą prowadzić dialog i współpracować na poziomie zadania. Możesz także zautomatyzować powiadomienia e-mail, aby wiedzieć, kiedy zadanie zostało zakończone i przypominać ludziom o zbliżających się terminach.

Karty czasu pracy i narzędzia obciążenia pracą

Jeśli chodzi o zarządzanie ludźmi pracującymi nad projektem, który może być projektem samym w sobie, istnieją karty czasu pracy. Są to dokumenty online, które ułatwiają każdemu pracownikowi śledzenie i rejestrowanie przepracowanych godzin, a po ukończeniu można je złożyć kierownikowi w celu podpisania.

Jeśli chodzi o zarządzanie obciążeniem pracą, narzędzia do alokacji zasobów pozwalają na pierwszy rzut oka sprawdzić, czy zasoby zostały odpowiednio przydzielone w całym projekcie, tak aby wszyscy pracowali, a obciążenie pracą było zrównoważone. W niektórych przypadkach możesz także generować raporty z oprogramowania do zarządzania obciążeniem.

Szablony zarządzania projektami

Oferujemy dziesiątki bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami, które pomogą Ci zaoszczędzić czas i usprawnić projekty. Oto kilka podstawowych dokumentów dotyczących zarządzania projektami, które można bezpłatnie pobrać.

Szablon planu projektu

Plan projektu to dokument, który wyjaśnia wszystko na temat twojego projektu. Od tego, jak jest zaplanowane, po sposób wykonania i zakończenia. Ten bezpłatny szablon planu projektu pomoże Ci rozpocząć pracę nad projektami.

Szablon budżetu projektu

Każdy projekt wymaga zasobów, takich jak ludzie, materiały i sprzęt. Te zasoby kosztują, więc musisz oszacować wszystkie koszty projektu, aby utworzyć budżet projektu. Ten darmowy szablon jest idealny dla początkujących kierowników projektów.

Szablon osi czasu projektu

Ważne jest, aby utworzyć oś czasu projektu, która odwzorowuje sposób wykonywania prac projektowych, w tym daty rozpoczęcia i zakończenia wszystkich zadań. Ten darmowy szablon osi czasu projektu Ci w tym pomoże.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami wykonuje ciężkie zadania, umożliwiając menedżerom łatwe planowanie, planowanie i śledzenie projektów w znacznie szybszy i wydajniejszy sposób niż tradycyjne metody, takie jak ręczne sporządzanie harmonogramów projektów.

Oprogramowanie do zarządzania projektami można zdefiniować jako rodzaj oprogramowania, które obejmuje wymienione powyżej narzędzia do zarządzania projektami, a także inne funkcje, takie jak karty czasu pracy, współpraca zespołowa w czasie rzeczywistym lub nieograniczone przechowywanie plików, dzięki czemu kierownicy projektów i zespoły mogą śledzić projekty w jedna centralna platforma.

Jednak nie wszystkie programy do zarządzania projektami działają w ten sam sposób. Na rynku dostępnych jest wiele opcji i chociaż niektóre są łatwe w użyciu, mogą nie zapewniać wszystkich potrzebnych narzędzi do planowania, planowania i śledzenia.

ProjectManager to solidne oprogramowanie do zarządzania projektami, które jest wyposażone we wszystkie narzędzia do zarządzania projektami, których potrzebuje każdy kierownik projektu, niezależnie od poziomu wiedzy. ProjectManager to potężne narzędzie, które umożliwia zespołom projektowym planowanie, zarządzanie i śledzenie ich pracy w czasie rzeczywistym oraz zapewnia menedżerom przejrzystość, której potrzebują, aby członkowie zespołu pracowali na pełnych obrotach.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu projektami

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga zarządzać każdym aspektem projektów. Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ProjectManager, sprawia, że ​​zarządzanie projektem jest łatwe do zarządzania.

Przechowuj dokumenty

Wszystkie dokumenty wygenerowane podczas fazy inicjowania projektu można zapisać w ProjectManager. W ten sposób możesz zebrać wszystko w jednym miejscu, dzięki czemu łatwo znajdziesz to, czego potrzebujesz. Nie martw się przesyłaniem dużych plików i obrazów, ProjectManager ma nieograniczone miejsce na pliki.

Zaplanuj i zaplanuj pracę

Kiedy planujesz swój projekt, ProjectManager wykonuje ciężkie zadania. Internetowy wykres Gantta pomaga planować, mapując wszystkie zadania na osi czasu projektu. Teraz możesz łączyć zależności, wyznaczać kamienie milowe, a nawet rozpocząć przydzielanie członków zespołu.

Monitorowanie postępu

Gdy zespoły wykonują swoje zadania, ProjectManager zapewnia narzędzia do monitorowania i kontrolowania ich postępów. Funkcje zarządzania zasobami zapewniają, że żaden członek zespołu nie ponosi całego obciążenia, a ich obciążenie pracą jest zrównoważone. Ponadto nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym może śledzić postępy, koszty, stan zdrowia i nie tylko.

Oczywiście zarządzanie projektami to coś więcej niż ten artykuł dotyczący zarządzania projektami 101. Robi się głęboko. I stale ewoluuje. Jest jednak jedna stała w oku cyklonu, która zarządza projektem: narzędzia. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z pulpitami nawigacyjnymi w czasie rzeczywistym, wykresami Gantta online i funkcjami do zarządzania obciążeniem, zasobami, harmonogramami i każdym aspektem projektu. Zobacz, jak może pomóc Ci odnieść sukces, biorąc udział w tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś!