Szybkie śledzenie zarządzania projektami: jak szybko śledzić harmonogram

Szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami to sposób na zarządzanie czasem, harmonogramem i działaniami. Ta metoda odrzuca tradycyjne metodologie zarządzania projektami, aby działać w sposób, który pozwala na szybszą realizację projektu.

Ale czy szybkie śledzenie jest odpowiednie dla Ciebie i Twojego projektu? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się dokładnie, co to znaczy przyspieszyć projekt i czym różni się od innych technik radzenia sobie z harmonogramem projektu i jego zakresem.

Co to jest szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami?

Szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami polega na wykonywaniu czynności w tym samym czasie, a nie sekwencyjnie. Nazywa się to wykonywaniem równoległym. W przeciwieństwie do jednego działania następującego po drugim, ponieważ wykonuje się większość projektów, szybkie śledzenie nie czeka na zakończenie jednego działania przed rozpoczęciem kolejnego.

Niektóre czynności są zależne od innych i nie mogą się rozpocząć ani zatrzymać, dopóki inna nie rozpocznie się lub nie zatrzyma. Szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami zadziała tylko wtedy, gdy wszystkie działania będą się na siebie nakładać. Jeśli jednak działania projektowe nie nakładają się na siebie, szybka ścieżka jest realną alternatywą, ponieważ zwykle nie powoduje żadnych dodatkowych kosztów.

To powiedziawszy, zmiana rozmieszczenia działań w projekcie w celu ich przyspieszenia może zwiększyć ryzyko. Ponieważ teraz wykonujesz wszystkie czynności jednocześnie, kierownicy projektów mogą być zmuszeni do przerobienia projektu. Zmiana układu projektu prawdopodobnie spowoduje stratę czasu i konieczność dalszego przesunięcia ostatecznego terminu.

Dlatego szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami może nie być dla wszystkich. Istnieją oczywiście inne techniki, które można wykorzystać podczas realizacji projektu. Kierownik projektu musi podjąć decyzję, które z nich są najlepsze dla projektu i jego interesariuszy.

Co to jest kompresja harmonogramu w zarządzaniu projektami?

Kompresja harmonogramu w zarządzaniu projektami to technika skracania czasu trwania projektu przy zachowaniu niezmienionego zakresu projektu. Jest często używany do dostosowywania harmonogramu projektu w przypadku opóźnień lub gdy trzeba ukończyć projekt wcześniej niż oczekiwano.

Szybkie śledzenie to jedna z technik stosowanych przez kierowników projektów, gdy wymagana jest kompresja harmonogramu. Inna technika, którą menedżerowie projektów nazywają awarią projektu. Więcej o tym za chwilę.

Bez względu na to, której techniki użyjesz, kontrolowanie harmonogramu, a zwłaszcza manipulowanie nim w celu szybkiego wykonania, będzie wymagało oprogramowania do zarządzania projektami. Większość harmonogramów projektów odbywa się na wykresie Gantta.

ProjectManager posiada interaktywny wykres Gantta, który nie tylko organizuje działania, łączy zależności i pokazuje cały projekt na osi czasu. Po pierwsze, możesz filtrować według ścieżki krytycznej, co jest niezbędne podczas korzystania z kompresji harmonogramu. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.

Co to jest awaria projektu w zarządzaniu projektami?

Awaria projektu to technika, w której do projektu dodawanych jest więcej zasobów, a jednocześnie stara się nie zwiększać znacznie kosztów.

Te zmiany kosztów i harmonogramu są analizowane w celu uzyskania maksymalnej kompresji przy najmniejszych kosztach projektu. Jednak awaria zwiększy koszty projektu, ponieważ wiąże się ze wzrostem zasobów.

Analiza kompromisów dotyczących kosztów i harmonogramu opiera się na najniższym koszcie awarii na jednostkę czasu. Daje to zespołom wgląd w to, które działania mają największą wartość, nie generując przy tym zbyt dużych kosztów. Wyniki takiej analizy udostępniane są w postaci wykresu awarii. Wykres awarii pokazuje czynności, które pozwalają zaoszczędzić najwięcej czasu przy najmniejszym wzroście kosztów.

Awaria projektu jest możliwa tylko wtedy, gdy dodanie zasobów spowoduje wcześniejsze ukończenie projektu. Dodatkowe zasoby mogą obejmować nadgodziny, zachęty i inne. Dokonywane są dodatkowe koszty realizacji tego celu.

Szybkie śledzenie projektu a awaria projektu

Kompresja harmonogramu służy do skrócenia czasu trwania projektu. Można to osiągnąć za pomocą dwóch technik: szybkiego śledzenia i zawieszania projektu. Oba mają swoje plusy i minusy, więc przyjrzyjmy się im bliżej i zobaczmy, jak się porównują.

Fast-tracking to jednoczesne wykonywanie działań projektowych. Awaria projektu powoduje dodanie zasobów. Dlatego obie metody mogą pomóc nadrobić stracony czas, ale szybkie śledzenie prawdopodobnie nie wpłynie na budżet, a awaria projektu będzie wymagać dodatkowych kosztów.

Jak wspomniano, istnieje większe ryzyko związane z szybką ścieżką i większymi kosztami związanymi z awarią projektu. Te różnice nie czynią jednego ani lepszym, ani gorszym od drugiego. Tak naprawdę są po prostu różne i powinny być używane z różnych powodów. Krótko mówiąc, zależy to od projektu.

Jeśli zdecydujesz się na szybkie śledzenie projektu, upewnij się, że te działania, nad którymi pracujesz równolegle, będą tymi, które znajdują się na ścieżce krytycznej. Jeśli ścieżki krytycznej nie da się skrócić, nie ma szans na skrócenie czasu trwania projektu.

Czy powinienem przyspieszyć harmonogram mojego projektu?

Przyśpieszając harmonogram projektu, najpierw musisz zadać sobie pięć pytań. Jeśli odpowiesz twierdząco na poniższe pytania, oznacza to, że możesz przyspieszyć swój projekt:

1. Czy Twój harmonogram jest realistyczny, ze zidentyfikowanymi wszystkimi zadaniami i czynnościami?
2. Czy znasz swoje zależne zadania?
3. Czy potrafisz określić wymagania, cele i priorytety projektu?
4. Czy dobrze współpracujesz z interesariuszami?
5. Czy projekt posiada zarządzanie, nadzór i zarządzanie problemami?

Jak szybko śledzić harmonogram projektu

Po ustaleniu, że Twój projekt może skorzystać na przyspieszeniu, nadszedł czas, aby wykonać te siedem kroków.

1. Pierwszym krokiem jest określenie, jakie są Twoje cele i możliwości podczas szybkiego śledzenia. Nie możesz iść naprzód bez jasnego obrazu swoich możliwości i zrozumienia celu projektu.
2. Następnie musisz zidentyfikować wszelkie zależności zadań w projekcie. Nie możesz pracować równolegle, jeśli masz zadania, które muszą się zakończyć lub rozpocząć, zanim inne będą mogły się zatrzymać lub rozpocząć.
3. Następnie chcesz przejrzeć harmonogram projektu i zobaczyć, gdzie są możliwości przyspieszenia, na przykład czynności, które można wykonać jednocześnie bez negatywnego wpływu na projekt.
4. Będziesz także chciał zanotować wszystkie realne alternatywy dla harmonogramu. Co można dostosować, a czego nie można zmienić?
5. Mając na uwadze te alternatywy, będziesz chciał zacząć podejmować decyzje dotyczące harmonogramu projektu i tego, co można przyspieszyć, a czego nie.
6. Te decyzje nie powinny być podejmowane w próżni. Poszukaj konsensusu ze swoim zespołem i interesariuszami, zanim przejdziesz dalej. Chcesz uzyskać wpisowe i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie przed rozpoczęciem.
7. Wreszcie, jak w każdym projekcie, musisz monitorować i śledzić postępy i wydajność. W miarę pojawiania się problemów identyfikuj je i szybko pracuj nad ich rozwiązaniem.

Korzyści z szybkiego śledzenia

Fast-tracking nie jest pozbawiony ryzyka, do którego dojdziemy. W rzeczywistości szybkie śledzenie zwiększy Twoje szanse na wystąpienie ryzyka. Są jednak korzyści z szybkiego śledzenia — w przeciwnym razie kierownicy projektów nie skorzystaliby z niego, gdy muszą zaostrzyć swoje harmonogramy.

Jednym z powodów, dla których kierownicy projektów przyspieszają projekt, jest to, że zwiększa to produktywność w planowaniu wykorzystania zasobów projektu. Oczywiście projekty przyspieszone pomogą Ci nadrobić stracony czas lub ukończyć projekt wcześniej, jeśli to konieczne.

Być może będziesz musiał zakończyć projekt wcześniej niż planowano ze względu na zmieniające się okoliczności, które uniemożliwiają dotrzymanie pierwotnego harmonogramu. Umożliwi również spełnienie określonych priorytetów, które mogłyby być niemożliwe przy pierwotnym harmonogramie.

Jakie są zagrożenia związane z szybkim śledzeniem projektu?

Szybkie śledzenie projektu zwiększy ryzyko. Powody są oczywiste – nie pracujesz już po kolei, ale jednocześnie. Praca równoległa jest po prostu trudniejsza do zarządzania, ponieważ próbujesz kontrolować wszystko na raz.

Ponadto, gdy zarządzasz wszystkimi działaniami w projekcie jednocześnie, nadal musisz zarządzać potrójnym ograniczeniem, aby zapewnić jakość, zakres i pozostać w budżecie. To trudne, gdy wykonujesz jedną czynność na raz i staje się tylko wykładniczo trudniejsze, gdy przyspieszasz.

Szybkie śledzenie wymaga dodatkowej staranności w planowaniu ze względu na zwiększony poziom ryzyka. Jeśli nie będziesz ostrożny, projekt stanie się zbyt ryzykowny, aby spróbować przyspieszyć. Wszelkie korzyści, jakie możesz osiągnąć, zostaną przyćmione przez problemy i problemy, które mogą zboczyć z projektu lub gorzej.

Jak oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w szybkim śledzeniu?

Planowanie jest kluczem do skutecznego szybkiego śledzenia w zarządzaniu projektami. Nie tylko planowanie, ale musisz dokładnie monitorować i śledzić projekt, aby zidentyfikować zagrożenia, gdy się pojawią i szybko je rozwiązać. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które udostępnia dane w czasie rzeczywistym, aby szybciej podejmować lepsze decyzje i pomagać w realizacji projektu.

Śledź kluczowe wskaźniki projektu na pulpitach nawigacyjnych

Wyjaśniliśmy już, w jaki sposób możesz zaplanować szybkie śledzenie na naszym wykresie Gantta, który filtruje ścieżkę krytyczną, ale po przyspieszeniu harmonogramu musisz upewnić się, że jest on na bieżąco. Tu właśnie pojawia się nasz pulpit nawigacyjny czasu rzeczywistego. W przeciwieństwie do innych narzędzi, nasz pulpit nawigacyjny nie musi być konfigurowany. Jest gotowy do pracy, automatycznie zbiera i oblicza dane na żywo, które są następnie wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach. To jak natychmiastowy raport o stanie, kiedy tylko go potrzebujesz.

Pracuj tak, jak chcesz pracować

Twoje zespoły muszą wykonywać wszystkie czynności jednocześnie, ale jest mało prawdopodobne, że będą chciały używać wykresu Gantta. Nasze liczne widoki projektów pozwalają zespołom pracować tak, jak chcą. Dzięki solidnym listom zadań, tablicom Kanban, które wizualizują przepływ pracy lub kalendarzowi, który utrzymuje ważne daty z przodu i na samym środku, zespoły mogą pracować tak, jak chcą. Wszystkie dane są aktualizowane jednocześnie w każdym narzędziu, dzięki czemu wszyscy pracują na najbardziej aktualnych danych. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zespołów hybrydowych, które mogą pracować w różnych lokalizacjach.

Generuj natychmiastowe raporty

Nasza platforma współpracy zapewnia łączność i produktywność Twoich zespołów, ale musisz także aktualizować interesariuszy. Nie będą potrzebować tych samych szczegółowych informacji, których potrzebują zespoły do ​​wykonywania czynności, dlatego funkcja raportowania ProjectManagera może być filtrowana, aby pokazać tylko dane, które chcą widzieć interesariusze. Otrzymuj raporty dotyczące kosztów, zadań, obciążenia pracą i nie tylko. Wszystkie można łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, niezależnie od tego, czy chcą mieć plik PDF, czy wydruk.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje pracę, zapewniając produktywność i organizację. Kontroluj swój harmonogram za pomocą wykresów Gantta, monitoruj w czasie rzeczywistym i łatwo realokuj zasoby, aby szybko śledzić projekty i wdrażać je na wczesnym etapie bez zastępowania jakości lub naruszania budżetu. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!