Planowanie zarządzania projektami: najlepsze praktyki i kluczowe komponenty

W świecie marketingu cyfrowego musisz wytyczyć swój kurs. Właśnie tam pojawia się kompleksowy, skuteczny i wydajny plan projektu.

Pamiętasz historię kampanii KFC „FCK” w Wielkiej Brytanii w 2018 roku? Kiedy w KFC zabrakło kurczaka i ten błąd obrócono w marketingowy triumf? To nie był szczęśliwy przypadek. To było starannie zaaranżowane arcydzieło.

Co jest zagrożone? Według Harvard Business Review aż 60% organizacji przyznaje, że nie łączy skutecznie strategii z realizacją.

Na szczęście dla Ciebie, nasza Starsza Kierownik Projektu, Chloe Oman, jest tutaj, aby zapewnić Ci najlepsze praktyki i kluczowe komponenty, aby upewnić się, że realizujesz każdą strategię najlepiej jak potrafisz.

Kluczowe elementy skutecznego planu projektu

Kiedy zaczynasz opracowywać plan projektu, zasadniczo kładziesz tory kolejowe, którymi podąża Twój cyfrowy pociąg marketingowy.

Oto jak upewnić się, że tory są dobrze zbudowane, a pociąg się nie wykolei:

1. Jasno zdefiniuj swoje cele i zadania: Zanim cokolwiek uruchomisz, określ, co próbujesz osiągnąć. Twoje cele powinny być SMART: konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. W dziedzinie marketingu cyfrowego może to oznaczać zwiększanie ruchu, zwiększanie współczynników konwersji lub budowanie świadomości marki.

2. Szczegółowy zakres projektu i wymagania: Zrozumienie zakresu i głębi projektu ma kluczowe znaczenie. Określ grupę docelową, kanały, z których będziesz korzystać, oraz rodzaje treści, które będziesz produkować. Na przykład, jeśli kierujesz reklamy do zapracowanych profesjonalistów, podcasty lub posty na LinkedIn mogą być bardziej odpowiednie niż długie artykuły.

3. Alokacja zasobów i budżetowanie: opisz dostępne zasoby, w tym personel, narzędzia i budżet. Zalecamy dostosowanie zasobów do celów strategicznych, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji. Alokuj mądrze i nie bój się zmieniać, jeśli niektóre elementy kampanii nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

4. Zwracaj uwagę na ramy czasowe i ostateczne terminy: Skonstruuj oś czasu, która przedstawia przebieg Twojego projektu od początku do zakończenia. Marketing cyfrowy to ciągle zmieniający się krajobraz, a elastyczność jest kluczowa. Jednak zrównoważ szybkość z jakością, wyznaczając kamienie milowe i terminy, aby projekty były realizowane zgodnie z planem, a interesariusze byli informowani.

5. Zarządzanie ryzykiem i planowanie awaryjne: Według raportu firmy Deloitte, 85% sprawnych i odpornych organizacji przetrwało burzę w okresach niestabilności gospodarczej. Wymaga to posiadania planu awaryjnego i przystosowania się, gdy wystąpi nieoczekiwane. Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia, takie jak zmiany algorytmów lub zmiany w zachowaniu konsumentów, i opracuj strategie ich łagodzenia.

Najlepsze praktyki tworzenia kompleksowych i wydajnych

Aby zbudować plan projektu, który jest zarówno kompleksowy, jak i skuteczny, pomyśl o tym jak o orkiestrowaniu symfonii. Potrzebujesz odpowiednich instrumentów, idealnej kompozycji i oczywiście umiejętności adaptacji w miarę rozwoju występu.

Oto najlepsze praktyki, dzięki którym plan projektu zawiera wszystkie właściwe uwagi:

Zaangażuj wszystkich interesariuszy w proces planowania: Uzyskanie wkładu od wszystkich interesariuszy — od kreatywnego speca po analitycznego guru — gwarantuje, że Twój plan uwzględnia różnorodne perspektywy i wiedzę. Aktywne zaangażowanie interesariuszy znacznie zwiększa wskaźniki powodzenia projektów. To stare powiedzenie w praktyce: co dwie (lub więcej) głowy to nie jedna.

Przeprowadź dogłębną analizę potrzeb: Jakie podstawowe potrzeby napędzają Twój projekt? Analiza czynników, takich jak popyt rynkowy, problemy klientów i strategie konkurencji, dostarczy cennych informacji.

Podziel swój projekt na łatwe do wykonania zadania: złożone projekty należy podzielić na małe zadania. Podejście to, znane jako struktura podziału pracy (WBS), jest podstawą planowania zarządzania projektami. W kontekście cyfrowej kampanii marketingowej może to oznaczać podzielenie projektu na etapy, takie jak badania, tworzenie treści i dystrybucja.

Regularnie przeglądaj i aktualizuj plany projektów: Twój plan projektu nie jest reliktem, który można osadzić w kamieniu. To żywa, oddychająca istota, która musi dostosować się do przypływów i odpływów rynku. Regularne przeglądanie i udoskonalanie planu może prowadzić do korekt kursu, które są zarówno terminowe, jak i świadome.

Narzędzia i oprogramowanie do planowania projektów w marketingu cyfrowym

Wyobraź sobie, że jesteś szefem kuchni w nowoczesnej kuchni. Masz wszystkie składniki, ale potrzebujesz odpowiednich przyborów i urządzeń, aby stworzyć kulinarne arcydzieło. To samo dotyczy narzędzi do planowania projektów marketingu cyfrowego.

Odpowiednie narzędzia i oprogramowanie mogą sprawić, że Twój projekt od surowej koncepcji stanie się precyzyjnie zrealizowaną kampanią. Oto zestawienie rodzajów narzędzi, które należy wziąć pod uwagę:

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Asana: znana z przyjaznego dla użytkownika interfejsu, Asana pozwala organizować zadania, ustalać terminy i przydzielać obowiązki. To jak cyfrowa tablica, na której możesz wizualnie wszystko zaplanować.

Asana – planowanie zarządzania projektami

Trello: system oparty na kartach Trello jest doskonały dla tych, którzy uwielbiają organizować za pomocą samoprzylepnych karteczek, ale chcą rozwiązania cyfrowego. Jest elastyczny, intuicyjny i, jak wskazuje raport użytkowników Atlassian, powszechnie stosowany zarówno przez przedsiębiorstwa, jak i mniejsze zespoły.

Trello

Airtable: Picture Excel na sterydach. Airtable łączy w sobie strukturę arkuszy kalkulacyjnych z elastycznością bazy danych. Jest to szczególnie przydatne w przypadku kalendarzy treści, śledzenia kampanii i analizy danych.

Stół powietrzny do zarządzania projektami

Narzędzia do współpracy i komunikacji

Posiadanie tych narzędzi w arsenale planowania projektów jest jak bycie dobrze wyposażonym szefem kuchni gotowym do podania doskonałego posiłku. Wybierz te, które pasują do przepływu pracy Twojego zespołu, a będziesz na najlepszej drodze do zorganizowania udanej cyfrowej kampanii marketingowej.

Slack: dla zespołów, które rozwijają się w komunikacji, Slack to wirtualna chłodziarka do wody. Jego zdolność do integracji z mnóstwem innych narzędzi i tworzenia kanałów dla różnych tematów sprawia, że ​​jest nieoceniony dla pozostawania w kontakcie i synchronizacji.

Slack dla komunikacji

Google Workspace: jeśli chodzi o wspólne edytowanie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, Google Workspace jest królem. Współpraca w czasie rzeczywistym to pestka, a interesariusze są już z nią zaznajomieni.

Aplikacje Google Workspace

Figma: Jeśli Twój projekt obejmuje elementy projektu, Figma jest narzędziem do wspólnego projektowania, które umożliwia wielu członkom zespołu jednoczesną pracę nad tym samym plikiem projektu. Pomyśl o tym jak o Dokumentach Google, ale do projektowania.

Figma – narzędzie do zarządzania projektami

Oprogramowanie do śledzenia zasobów i budżetu

Harvest: dzięki funkcjom śledzenia czasu i fakturowania, Harvest jest idealny do kontrolowania zasobów wydanych na różne aspekty projektu i upewnienia się, że mieścisz się w budżecie.

Narzędzie do śledzenia czasu zbiorów

Smartsheet: jeśli zarządzanie zasobami i śledzenie budżetu wymagają bardziej skoncentrowanego na projekcie podejścia, Smartsheet oferuje zestaw narzędzi do planowania, śledzenia i raportowania finansów projektu i zasobów w jednym miejscu.

Smartsheet — rozwiązania do zarządzania

Quickbooks: Kiedy potrzebujesz ostrej księgowości przy budżetowaniu, QuickBooks to niezawodne rozwiązanie. Jest to szczególnie przydatne, jeśli projekt obejmuje złożone zarządzanie finansami.

Funkcje Quickbooks

Przykłady formatów planów projektów marketingu cyfrowego

Jeśli chodzi o strukturę szablonu planu projektu marketingu cyfrowego, różnorodność jest przyprawą życia. Różne projekty mogą wymagać różnych podejść.

Poniżej znajdują się trzy popularne typy planów projektów, które okazały się skuteczne w marketingu cyfrowym.

1. Wykres Gantta

Wykresy Gantta są znane i niezawodnie wydajne. Wykres Gantta to zasadniczo wizualna oś czasu przedstawiająca czas trwania zadań i sposób ich nakładania się.

Przykład: wyobraź sobie, że wprowadzasz nowy produkt i potrzebujesz zintegrowanej kampanii marketingowej. Wykres Gantta może wyświetlać równoległe harmonogramy tworzenia treści, promocji w mediach społecznościowych i marketingu e-mailowego.

Łatwiej jest zidentyfikować kluczowe kamienie milowe, pokazując, w jaki sposób te działania są ze sobą powiązane, na przykład kiedy opublikować zwiastun lub rozpocząć kampanię e-mailingową.

Narzędzia: Microsoft Project to klasyk do tworzenia wykresów Gantta, chociaż TeamGantt oferuje bardziej przyjazne dla użytkownika funkcje współpracy, specjalnie dostosowane do wykresów Gantta.

2. Metoda listy kontrolnej

Lista kontrolna dzieli projekt na serie zadań, z których każde ma pole wyboru gotowe do zaznaczenia po ukończeniu.

Przykład: jeśli prowadzisz kampanię marketingu influencerów, Twoja lista kontrolna może obejmować: identyfikowanie potencjalnych influencerów, docieranie do influencerów, potwierdzanie współpracy, tworzenie i udostępnianie podsumowań kampanii, monitorowanie postępów kampanii i analizowanie wyników kampanii.

Po ukończeniu każdego zadania jest ono zaznaczane, co wyraźnie wskazuje postęp.

Narzędzia: Todoist to proste, ale potężne narzędzie do tworzenia list kontrolnych, a Asana może być również skonfigurowana tak, aby służyła jako bardziej rozbudowana lista kontrolna.

3. Tablica Kanbana

Tablica Kanban, zainspirowana procesem produkcyjnym Toyoty z lat czterdziestych XX wieku, jest narzędziem do zarządzania wizualnego, które pomaga kategoryzować zadania w kolumnach zwykle oznaczonych jako „Do zrobienia”, „W toku” i „Gotowe”.

Przykład: jeśli zarządzasz kampanią content marketingową, tablica Kanban może pomóc w śledzeniu różnych elementów treści podczas ich przechodzenia przez etapy, takie jak pomysł, pisanie, edytowanie i publikowanie. Zapewnia to ciągły przepływ treści i pomaga identyfikować wąskie gardła.

Narzędzia: Trello jest wzorcem tablic Kanban, ale Jira jest również szeroko stosowana, zwłaszcza jeśli stosujesz zwinne metodyki.

Sukces w marketingu cyfrowym dzięki planowaniu zarządzania projektami

• Kluczowe składniki: Upewnij się, że plan projektu ma jasno określone cele i zadania oraz że rozumiesz zakres i wymagania.Uważnie obserwuj swoje zasoby i budżet oraz ustalaj realistyczne ramy czasowe i ostateczne terminy. I pamiętaj, dobry kapitan zawsze ma plan awaryjny na wypadek nieoczekiwanego.
• Najlepsze praktyki: Zaangażuj wszystkich interesariuszy w proces planowania i przeprowadź dogłębną analizę potrzeb, aby zrozumieć, co jest potrzebne w przyszłości.Podziel gigantyczne zadanie na łatwe do wykonania zadania i regularnie przeglądaj i aktualizuj swój plan, aby reagować na zmiany.
• Narzędzia i oprogramowanie: Wyposaż swój statek w najlepsze dostępne narzędzia.Od oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Asana i Trello, po narzędzia komunikacyjne, takie jak Slack, i oprogramowanie do śledzenia zasobów, takie jak Harvest, zapewnienie odpowiedniej technologii na pokładzie ma kluczowe znaczenie.