Grupy procesów zarządzania projektami: krótki przewodnik

Projekty są skomplikowane. Istnieje tysiące rzeczy, które stale wpływają na projekt i wymagają ponownego przydziału zasobów, aby pozostać na dobrej drodze.

Aby dotrzymać harmonogramu i zarządzać kosztami, musisz zbierać i przetwarzać dane projektowe w pięciu grupach zarządzania projektami PMBOK.

Czym jest 5 grup procesu zarządzania projektami PMBOK?

Na początek przyjrzyjmy się pięciu grupom procesów zarządzania projektami zdefiniowanymi w Księdze Wiedzy o Zarządzaniu Projektami (PMBOK), wydanej przez Project Management Institute (PMI), wiodącą branżową grupę branżową.

Kierownicy projektów wykorzystują pięć faz zarządzania projektami do strukturyzowania projektów i prowadzenia ich od początku do końca. Każda z tych faz służy określonemu celowi, a kierownicy projektów muszą je kontrolować, aby upewnić się, że projekt pozostaje na dobrej drodze. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga kierownikom projektów pozostać na szczycie każdej z tych grup procesów.

Poniżej przedstawiono grupy procesów zarządzania projektami.

Faza inicjowania

PMBOK definiuje fazę inicjacji projektu jako „proces formalnego uznania, że ​​istnieje nowy projekt lub że istniejący projekt powinien przejść do następnej fazy”.

W tej fazie kierownicy projektów omawiają wartość biznesową projektu, a także czy projekt jest wykonalny. Badasz również wpływ na interesariuszy. Jeśli projekt zostanie uznany za opłacalny i wartościowy, jest realizowany. Jeśli nie, to jest porzucone.

Podczas tej fazy musisz również stworzyć uzasadnienie biznesowe, które odpowiada na te pytania. Uzasadnienie biznesowe zawiera szacunkowe koszty i korzyści projektu. Istnieje również studium wykonalności, aby sprawdzić, czy projekt ma sens dla organizacji i jej interesariuszy. Po tym następuje karta projektu, która odpowiada kto, co i gdzie projektu.

Jest oczywiście więcej, takich jak:

• Analiza interesariuszy
• Wybór zespołu
• Definiowanie ról i obowiązków
• Wybór biura projektu
• Dobór odpowiednich narzędzi, sprzętu i infrastruktury komunikacyjnej

Po podpisaniu projektu i przygotowaniu go do dalszego działania, odbywa się spotkanie inauguracyjne. Skorzystaj ze spotkania inauguracyjnego, aby wszyscy członkowie zespołu projektowego byli na tej samej stronie, aby projekt mógł rozpocząć się prawidłowo.

Faza planowania

Po zakończeniu inicjacji projektu i uzyskaniu zielonego światła, aby rozpocząć, można rozpocząć fazę planowania projektu. Proces planowania ma miejsce, gdy interesariusze i zespół projektowy uczą się, jak osiągnąć ostateczny wynik projektu lub usługi.

W tym momencie dokumentujesz plan projektu, a także definiujesz produkty i wymagania projektu. Tworzysz harmonogram projektu, mający na celu zarządzanie czasem, kosztami, jakością, zmianami, ryzykiem i wszelkimi kwestiami związanymi z projektem.

Korzystasz również z okazji, aby kontrolować zasoby, takie jak zespoły, dostawcy zewnętrzni, materiały i sprzęt. Definiujesz również role, obowiązki i miejsce, w którym zasiadają członkowie zespołu w strukturze projektu.

Istnieje również utworzenie rejestru interesariuszy. Jest to kluczowy dokument, który zawiera listę wszystkich kluczowych interesariuszy i sponsorów projektu w projekcie. Jest to część zarządzania interesariuszami i może obejmować, w jaki sposób i kiedy aktualizujesz interesariuszy projektu o postępie projektu.

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za prowadzenie fazy planowania projektu i dokonywanie dokładnych szacunków dotyczących czasu, budżetu i zasobów. To na tym etapie projektu planujesz zakres, używasz struktury podziału pracy (WBS) do organizowania zadań, sporządzania planów zaopatrzenia oraz definiowania kanałów i częstotliwości komunikacji.

Tworząc plan zarządzania projektami, warto mieć oprogramowanie do zarządzania projektami, aby zorganizować pracę. ProjectManager posiada rozbudowane listy zadań, które nie tylko zbierają zadania. Widok listy zadań (jeden z pięciu różnych widoków projektu, które pozwalają zespołom hybrydowym pracować tak, jak chcą) może ustawiać priorytet, dołączać pliki, dodawać opisy, przypisywać członkom zespołu i śledzić status. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś.

Faza wykonania

W tym momencie jesteś gotowy do zbudowania produktu lub usługi, którą zaplanowałeś. Dlatego ta faza jest zwykle najdłuższą w projekcie. To tutaj poświęcasz większość swojej energii i zasobów, utrzymując projekt zgodnie z różnymi ograniczeniami projektowymi.

Faza realizacji jest ściśle powiązana z kolejną fazą projektu, monitoringiem i controllingiem. Zadaniem kierownika projektu jest śledzenie wydajności i postępów, aby upewnić się, że rzeczywisty wysiłek jest zgodny z planowanym wysiłkiem.

Faza monitorowania i kontroli

Realizując plan projektu, kierownik projektu monitoruje i kontroluje wydajność, aby praca przebiegała zgodnie z harmonogramem iw ramach budżetu. Menedżerowie projektów stale mierzą metryki, aby upewnić się, że spełniają swoje cele.

Niektóre z kluczowych zadań związanych z tą fazą projektu to:

• Weryfikacja zakresu i kontrola zmian
• Kontrola harmonogramu
• Kontrola kosztów
• Kontrola jakości
• Raportowanie wyników
• Kontrola ryzyka
• Administracja kontraktu

Faza zamknięcia

Dostarczenie ostatecznego rezultatu na czas, w ramach budżetu i zgodnie z oczekiwaniami jakościowymi Twoich interesariuszy jest ważne, ale to nie koniec projektu. Nadal musisz związać luźne końce. Wszystkie czynności kończą się w tym momencie, a projekt jest zamknięty, co oznacza, że ​​musisz podpisać się na dokumentach i wypełnić umowy.

Zalecana jest sekcja zwłok projektu. Podczas sekcji zwłok kierownik projektu i zespół analizują, co zadziałało, a co nie, aby dowiedzieć się, jak mogą poprawić procesy w następnym projekcie. Robią to, wymieniając najlepsze praktyki i wyciągnięte wnioski.

Następnie możesz uwolnić swój zespół i świętować sukces projektu. Ostatnia część może nie wydawać się kluczowa, ale tak jest! Utrzymywanie wysokiego morale zespołu poprzez walidację ich ciężkiej pracy pozytywnie wpłynie na przyszłe projekty.

Różnica między grupami procesów zarządzania projektami PMBOK a obszarami wiedzy

Wyszczególniliśmy pięć grup procesów w zarządzaniu projektami, z których wszystkie podlegają procesowi controllingu w zarządzaniu projektami. Aby zarządzać tymi grupami procesów zarządzania projektami, musisz wykorzystać obszary wiedzy zarządzania projektami.

Dziesięć obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami

Istnieje 10 obszarów wiedzy z zakresu zarządzania projektami. Oni są:

• Zarządzanie integracją
• Zarządzanie zakresem projektu
• Zarządzanie czasem projektu
• Zarządzanie kosztami projektu
• Zarządzanie jakością projektu
• Zarządzanie zasobami projektu
• Zarządzanie komunikacją projektową
• Zarządzanie ryzykiem projektu
• Zarządzanie zamówieniami projektowymi
• Zarządzanie interesariuszami projektu

Obszary wiedzy z zakresu zarządzania projektami to nie to samo, co grupy procesów zarządzania projektami. Główna różnica polega na tym, że grupy procesów określają, co kierownik projektu musi zrobić, podczas gdy obszary wiedzy są tym, co kierownik projektu musi wiedzieć.

Dokładniej, obszary wiedzy są wykorzystywane we wszystkich grupach procesów zarządzania projektami. Obszary wiedzy składają się z procesów. Posiadają dane wejściowe, narzędzia, techniki i wyniki. Są to funkcje zarządzania projektami, które pomagają w realizacji udanych projektów.

Kiedy korzystasz z obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami?

Obszary wiedzy działają we wszystkich grupach procesów zarządzania projektami. Grupy procesów to miejsce, w którym dzielisz i kategoryzujesz projekt. To kolejność projektu od początku do końca. Możesz korzystać z obszarów wiedzy na każdym etapie procesu.

Dobrym sposobem na zrozumienie różnicy jest to, że obszary wiedzy kategoryzują procesy, podczas gdy grupy procesów zarządzania projektami to etapy lub fazy projektu. Obszary wiedzy nie mają logicznego związku, ale grupy procesów zarządzania projektami prowadzą od jednego do drugiego.

Zarówno grupy procesów zarządzania projektami, jak i obszary wiedzy współpracują ze sobą lepiej, gdy są zasilane przez oprogramowanie do zarządzania projektami. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże Ci kontrolować grupy procesów i poprowadzi Cię do udanego projektu.

Jak ProjectManager pomaga z grupami procesów PMBOK

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które daje kierownikom projektów więcej wnikliwych danych, aby podejmować lepsze decyzje, jednocześnie wyposażając zespoły hybrydowe w wiele widoków projektów, aby praca była wykonywana w preferowany przez nich sposób. Istnieją funkcje, które pomagają w każdej fazie procesu. Od nieograniczonego przechowywania plików do centralnego centrum dokumentacji podczas inicjowania po przeglądanie tego, co zadziałało, a co nie podczas zamykania.

Rozpocznij dobrze w grupie zajmującej się procesem planowania

Planowanie to jedna z bardziej złożonych grup procesów. Potrzebujesz narzędzia, które potrafi uporządkować Twoje zadania, łączyć zależności i wyznaczać kamienie milowe. Widok projektu wykresu Gantta ProjectManagera robi to i wiele więcej. Możesz filtrować ścieżkę krytyczną, zamiast wykonywać czasochłonne obliczenia. Następnie ustal punkt odniesienia i śledź zaplanowany wysiłek w porównaniu z rzeczywistym.

Przystąp do etapu realizacji dzięki różnym widokom projektu

ProjectManager ma wiele widoków projektu. Menedżerowie mogą korzystać z widoku wykresu Gantta lub arkusza, a zespoły mogą zarządzać własnym obciążeniem pracą na tablicach kanban, listach zadań i kalendarzach. To łączy zespoły hybrydowe, bez względu na to, gdzie się znajdują. Tablica kanban wizualizuje przepływ pracy w fazie realizacji, umożliwiając członkom zespołu zarządzanie ich zaległościami i planowanie sprintów. W międzyczasie menedżerowie uzyskują przejrzystość niezbędną do dokładnego przydzielania zasobów i utrzymania wydajności zespołów.

Śledź postępy w grupie procesów monitorowania i kontroli

Podczas monitorowania i kontrolowania grupy procesów przydatne są dane w czasie rzeczywistym. Dane dają menedżerom wgląd w postęp i wydajność projektu. Pulpity nawigacyjne na żywo ProjectManager obliczają metryki, takie jak wariancja projektu, koszty i inne, w celu uzyskania natychmiastowego raportu o stanie bez konieczności poświęcania czasu na konfigurację narzędzia, jak w przypadku innych narzędzi.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie z funkcjami do organizowania, monitorowania i raportowania projektu. Funkcje raportowania jednym kliknięciem filtrują szczegółowe dane i można je łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, a oprogramowanie do zarządzania zasobami zapewnia, że ​​każdy ma to, czego potrzebuje, gdy potrzebuje tego do wykonania swojej pracy. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!