20 najlepszych umiejętności zarządzania projektami na rok 2022

Zarządzanie projektami nie jest łatwą pracą . W rzeczywistości jest to kilka niełatwych zadań podczas inicjowania, planowania, wykonywania, kontrolowania i zamykania projektu.

Kierownicy projektów odpowiadają za planowanie projektów, tworzenie zespołu projektowego, a następnie zarządzanie zadaniami projektowymi, czasem i kosztami. Aby to zrobić, najlepsi kierownicy projektów korzystają z solidnych narzędzi do zarządzania projektami, aby uporządkować wszystkie aspekty swoich projektów.

Mimo to, nawet w przypadku solidnego oprogramowania do zarządzania projektami, wymaga to wiele osób, ale kierownicy projektów mają różne umiejętności zarządzania projektami, aby wykonać zadanie. Ale zanim przejdziemy dalej, jakie są umiejętności zarządzania projektami?

Jakie są umiejętności zarządzania projektami?

Jak wspomniano powyżej, kierownicy projektów muszą planować i kontrolować wiele obszarów projektu. Aby to zrobić, potrzebują zestawu umiejętności zarządzania projektami, na który składają się cechy osobowości, umiejętności miękkie oraz umiejętności techniczne lub twarde.

• Umiejętności twarde: Umiejętności twarde, zwane również umiejętnościami technicznymi, to te umiejętności zarządzania projektami, których można się nauczyć poprzez edukację lub szkolenie.
• Umiejętności miękkie: Umiejętności miękkie to wszystkie te, których nie nabywa się w ramach formalnej edukacji lub szkolenia. Niektóre z nich są częścią czyjejś osobowości lub są rozwijane przez lata.
• Cechy osobowości: Nie są to umiejętności, ale cechy osobowości, które są korzystne dla roli kierownika projektu.

Poniżej zebraliśmy 20 najważniejszych cech osobowości, umiejętności miękkich i twardych, które powinien posiadać każdy kierownik projektu. Z pewnością jest ich ponad 20, ale jeśli je masz, masz fundament, na którym możesz zbudować udaną karierę w zarządzaniu projektami.

Te umiejętności zarządzania projektami mogą być przydatne do kilku celów. Możesz dołączyć je do CV kierownika projektu i listu motywacyjnego, a także użyć ich do przygotowania się do rozmowy kwalifikacyjnej z kierownikiem projektu. Możesz też po prostu przestudiować je, aby dowiedzieć się o umiejętnościach technicznych, które można poprawić jako lider i kierownik projektu.

Twarde umiejętności zarządzania projektami

W zarządzaniu projektami umiejętności twarde są najważniejsze, ponieważ są to techniki zarządzania projektami, które pozwalają kierownikom projektów wykonywać swoją pracę. Są one również znane jako umiejętności techniczne lub know-how w zakresie zarządzania projektami, które są potrzebne do planowania, planowania i zarządzania projektami.

1. Znajomość metodologii zarządzania projektami

Kierownik projektu musi wiedzieć o różnych istniejących metodologiach zarządzania projektami. Nie oznacza to, że musisz być ekspertem we wszystkich z nich, ponieważ zazwyczaj są one specyficzne dla branży i wymagają certyfikacji. Oto niektóre z najpopularniejszych metodologii zarządzania projektami.

• Wodospad
• Zręczny
• Scrum
• Pochylać się
• Książę2

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tych i innych podejściach, zajrzyj na nasz blog o metodykach zarządzania projektami.

Pro Tip: Jako kierownik projektu powinieneś znać obszary wiedzy z zakresu zarządzania projektami i grupy procesów zarządzania projektami zdefiniowane przez instytut zarządzania projektami (PMI).

2. Biegły w oprogramowaniu do zarządzania projektami

Posiadanie praktycznej wiedzy na temat oprogramowania do zarządzania projektami jest niezbędną umiejętnością techniczną dla kierowników projektów w dzisiejszym świecie. Na rynku dostępnych jest wiele alternatyw oprogramowania do zarządzania projektami, więc musisz określić, które narzędzia i funkcje do zarządzania projektami są najlepsze dla Ciebie i Twojego zespołu.

3. Zarządzanie zespołem

Zarządzanie projektami polega na pracy zespołowej. Menedżerowie projektów muszą posiadać umiejętności ludzkie, aby ich zespoły działały wydajnie. Oznacza to zrozumienie zarządzania konfliktami, aby wszyscy pracowali razem i wysokie morale. Zawsze pomocne jest rozpoczynanie projektów od działań z zakresu budowania zespołu, aby pomóc w tworzeniu relacji, które przetrwają w najdrobniejszych szczegółach projektu.

4. Zarządzanie czasem

Czas jest jednym z potrójnych ograniczeń i jedną z najważniejszych umiejętności technicznych. Brak umiejętności zarządzania czasem może prowadzić do opóźnień i gorzej. Zarządzanie projektami polega na dotrzymywaniu terminów i dostarczaniu produktów na czas. Kierownicy projektów muszą być ekspertami w zarządzaniu swoim czasem, czasem swojego zespołu i całkowitym czasem projektu.

5. Planowanie projektu

Planowanie projektu to niezbędna umiejętność zarządzania projektami, ponieważ plan projektu jest podstawą cyklu zarządzania projektami. Zawiera harmonogram projektu, zasoby i koszty. Tradycyjne zarządzanie projektami polega na planowaniu z wyprzedzeniem. Dlatego etap planowania każdego projektu stanowi podstawę wszystkiego, co następuje, w tym sukcesu lub porażki projektu.

6. Planowanie projektów

Proces planowania projektu jest istotną częścią podczas pisania planu projektu. Harmonogram projektu porządkuje zadania, zespoły i czas na ukończenie projektu. Kiedy ludzie myślą o umiejętności zarządzania projektami, prawdopodobnie myślą o harmonogramie projektu, terminach i wynikach. Ale planowanie projektów to coś więcej, ponieważ obejmuje również zarządzanie zasobami i zarządzanie ryzykiem.

Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w tym procesie, w tym przede wszystkim internetowy wykres Gantta, który zapewnia wizualizację harmonogramu z zadaniami, czas trwania tych zadań, zależności i kamienie milowe.

Nie wszystkie programy do tworzenia wykresów Gantta są tak solidne jak ProjectManager. Nasze narzędzie zrobi wszystko powyższe, ale w przeciwieństwie do konkurencji, możemy automatycznie obliczyć ścieżkę krytyczną, a następnie ustawić linię bazową. Teraz możesz monitorować zaplanowany i rzeczywisty wysiłek oraz wyłapywać rozbieżności z harmonogramem i budżetem. Nie chcesz wykresu Gantta, który może więcej? Rozpocznij za darmo już dziś.

7. Budżetowanie projektu

Budżet projektu jest paliwem napędzającym projekt. Zarządzanie projektami to cała koncepcja i żadne działanie bez budżetu projektu. Ale posiadanie budżetu projektu to jedna strona medalu budżetowania projektu. Istnieje również zarządzanie budżetem, co oznacza śledzenie kosztów przez cały cykl życia projektu i upewnianie się, że rzeczywiste koszty nie przekraczają zaplanowanego budżetu.

8. Zarządzanie ryzykiem

Planowanie projektu, dużego czy małego, wiąże się z ryzykiem. Przed realizacją projektu musisz stworzyć plan zarządzania ryzykiem, aby zidentyfikować, ocenić i kontrolować ryzyko. Im bardziej możesz zarządzać ryzykiem, tym większe prawdopodobieństwo, że Twój projekt odniesie sukces.

9. Zarządzanie kosztami

Projekty kosztują. Tworzenie budżetu jest częścią etapu planowania zarządzania projektem. Gdy masz już budżet projektu, musisz skorzystać z zarządzania budżetem, aby mieć pewność, że kontrolujesz koszty na etapie realizacji.

10. Zarządzanie zadaniami

Zadania to małe prace, które składają się na fazę realizacji zarządzania projektem. Muszą być tworzone, organizowane, przydzielane członkom zespołu i śledzone, aby upewnić się, że spełniają ograniczenia projektu. Odbywa się to za pomocą zarządzania zadaniami. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga w zarządzaniu zadaniami i wspiera współpracę w zespole projektowym.

ProjectManager przewyższa ograniczone funkcje większości narzędzi programowych do wykonania i zapewnia więcej narzędzi do zarządzania zadaniami. Do zarządzania projektami możesz używać wykresów Gantta, tablic kanban, list zadań i kalendarzy projektów.

Umiejętności miękkie zarządzania projektami

Umiejętności miękkie nie są nigdzie nauczane i są rozwijane w sposób naturalny przez jednostki. Jednak niektóre z nich można faktycznie poprawić poprzez praktykę.

1. Umiejętności przywódcze

Niektórzy twierdzą, że przywództwo jest cechą osobowości lub umiejętnością miękką, której nie można się nauczyć. Podczas gdy niektórzy kierownicy projektów mają lepsze umiejętności ludzkie niż inni, uważamy, że każdy ma potencjał, aby nauczyć się stosować sprawdzone umiejętności i techniki przywódcze.

Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny nie tylko za sukces projektu, ale musisz także być liderem, który wykorzystuje umiejętności przywódcze do kierowania i motywowania członków zespołu do osiągania ich celów.

2. Umiejętności komunikacyjne

Umiejętności komunikacyjne naprawdę idą w parze z przywództwem. Nie możesz być skutecznym kierownikiem projektu, jeśli nie jesteś w stanie określić, czego potrzebujesz od swojego zespołu projektowego. Ale nie tylko będziesz komunikować się ze swoim zespołem, ale będziesz potrzebować jasnego planu komunikacji dla swoich klientów, interesariuszy i kontrahentów.

3. Umiejętności negocjacyjne

Bycie dobrym w negocjacjach to jedna z wielu umiejętności komunikacyjnych, ale zasługuje tutaj na swoją własną przestrzeń. W zarządzaniu projektami negocjacje są ważną umiejętnością rozwiązywania konfliktów i zarządzania interesariuszami. Na przykład prawdopodobnie otrzymasz żądania od interesariuszy, które mogą mieć wpływ na zakres projektu. Będziesz musiał ich odeprzeć, ale dyplomatycznie, aby wszyscy interesariusze projektu poczuli, że dostają to, czego chcą.

4. Umiejętności organizacyjne

Termin umiejętności organizacyjne odnosi się do zdolności jednostki do efektywnego zarządzania czasem i zadaniami. Jak sama nazwa wskazuje, umiejętności organizacyjne pozwalają komuś pracować w sposób zorganizowany i wydajny.

5. Umiejętności interpersonalne

Zespoły składają się z ludzi, a ludzie mają osobowości. Istnieje wiele różnych typów członków zespołu i wszyscy muszą się dogadać. Posiadanie umiejętności interpersonalnych wydobywa z zespołu projektowego to, co najlepsze i pomaga w rozwiązywaniu konfliktów.

6. Umiejętności rozwiązywania problemów

Projekty to problemy. Posiadanie umiejętności rozwiązywania tych problemów oznacza, że ​​Twój projekt z większym prawdopodobieństwem przyniesie sukces. Pomyśl o problemach jak o łamigłówkach, które możesz rozwiązać. Istnieje wiele narzędzi do rozwiązywania problemów, które pomogą Ci po drodze.

Cechy osobowości kierownika projektu

Jak wspomniano powyżej, nie są to dokładnie umiejętności, ale cechy osobowości, które są korzystne dla kierowników projektów i ich zespołów.

1. Adaptacyjność

Zmiana jest stałym elementem zarządzania projektami. Bycie elastycznym jest tym, co sprawia, że ​​projekt jest opłacalny. Jeśli nie chcesz się dostosować, projekt ucierpi. Oczywiście trzeba mieć mądrość, aby wiedzieć, kiedy adaptacyjność służy projektowi, a kiedy trzeba ugryźć kulę i przeforsować.

2. Krytyczne myślenie

Zbyt wiele osób rozumie podstawy zarządzania projektami, ale nie potrafi myśleć nieszablonowo. Krytyczne myślenie polega na nieakceptowaniu wszystkiego, co słyszysz, ale poświęceniu czasu na zrozumienie problemu i przeprowadzenie badań, które prowadzą do świadomej decyzji. Krytyczny myśliciel z większym prawdopodobieństwem pokona przeszkody, przez które musi przejść każdy projekt.

3. Poczucie humoru

Posiadanie poczucia humoru jest niezbędną umiejętnością zarządzania projektami, nawet jeśli jest to umiejętność miękka w zarządzaniu projektami. Humor łagodzi stres dla Ciebie i Twojego zespołu, a tylko wtedy, gdy napięcia zostaną zniesione, mogą pojawić się mądrzejsze działania i pomysły. Działania z zakresu budowania zespołu projektowego są doskonałym przykładem tego, jak humor może być wykorzystywany przez kierowników projektów.

4. Cierpliwość

Nic nie rozwiązuje pośpiech w realizacji projektu lub frustracja, gdy sprawy nie układają się dobrze. Projekty muszą być dokładnie zaplanowane, aby przebiegały sprawnie. To nie znaczy, że nie będzie problemów. Zawsze są problemami. Niezależnie od tego, czy jest to prośba o zmianę, czy interesariusze mający nierealistyczne oczekiwania, bez cierpliwości wszystko będzie się pogarszać wykładniczo.

ProjectManager wykorzystuje umiejętności zarządzania projektami

Teraz, gdy wiesz, jakich umiejętności potrzebujesz, aby odnieść sukces jako kierownik projektu, nadszedł czas, aby wyposażyć się w odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami. ProjectManager posiada zestaw potężnych narzędzi, które mogą usprawnić pracę każdego kierownika projektu. Oprócz wyżej wymienionych, nagradzanych wykresów Gantta i pulpitów nawigacyjnych, oferujemy również zaawansowane funkcje raportowania umożliwiające śledzenie postępów w projekcie.

Możesz mieć wszystkie umiejętności miękkie i techniczne na świecie, ale bez oprogramowania do zarządzania projektami nadal będziesz pracować w niekorzystnej sytuacji. Na szczęście istnieją narzędzia, które wzbogacą Twoje umiejętności i sprawią, że będziesz jeszcze bardziej wydajny i produktywny. ProjectManager ma funkcje ułatwiające planowanie, zarządzanie zadaniami i budżetowanie projektu, a także bycie online, dzięki czemu doskonale nadaje się do współpracy zespołowej. Musisz wnieść poczucie humoru, ale my mamy resztę. Wypróbuj sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.