Jak skutecznie zrównoważyć trójkąt zarządzania projektami?

Masz pomysł i chcesz zrobić niesamowitą aplikację.

Prawidłowy?

Ale zobaczenie, jak Twój pomysł zmaterializuje się w solidny produkt , wymaga opracowania strategii, zebrania odpowiedniego zespołu i przeprowadzenia spotkania inauguracyjnego .

Ale to jeszcze nie koniec. Spotkanie inauguracyjne oznacza, że ​​dopiero zaczynasz.

Budowanie aplikacji mobilnej to długi proces. Podczas gdy sesja scopingowa i faza odkrywania rozwoju aplikacji zostały wystarczająco podkreślone, sprawne zarządzanie projektem ma ogromny wpływ na sukces produktu.

Według badania PwC aż 97% organizacji uważa, że ​​zarządzanie projektami ma kluczowe znaczenie dla wyników biznesowych i sukcesu organizacji.

Niezależnie od tego, jak prosty lub złożony jest Twój pomysł, zarządzanie projektami odgrywa fundamentalną rolę w tworzeniu aplikacji. Efektywne zarządzanie projektami zapewnia terminowe dotrzymywanie terminów i terminowy przepływ produktów.

Tak więc, jeśli chcesz być na bieżąco z projektem rozwoju aplikacji, niezależnie od tego, czy chodzi o harmonogram, czy o uzyskanie pożądanej aplikacji, oprócz regularnej komunikacji z agencją programistyczną, konieczne są skuteczne techniki zarządzania projektami .

A zwłaszcza Twój Project Manager musi zadbać o trójkąt zarządzania projektami.

Czym jest trójkąt zarządzania projektami?

Trójkąt Zarządzania Projektami, zwany także Żelaznym Trójkątem lub Potrójnym Ograniczeniem Zarządzania Projektami, definiuje podstawowe ograniczenia, w ramach których projekt działa, a mianowicie zakres, czas i koszt.

Żelazny Trójkąt, jak sama nazwa wskazuje, to związek między trzema kluczowymi siłami w projekcie. Nazwano go tak, ponieważ nie można zmienić jednego aspektu trójkąta bez wpływu na inne kluczowe wymiary.

Wprowadzanie modyfikacji w którymkolwiek z trzech aspektów Trójkąta Zarządzania Projektami jest dość trudne.

Załóżmy na przykład, że jesteś Project Managerem i Twój klient nalega na dodanie większej liczby funkcjonalności do produktu. Zwiększenie zakresu projektu oznacza, że ​​wydłuży się czas potrzebny do zbudowania produktu, a to ostatecznie zwiększy koszt projektu.

Tak więc, aby zapewnić, że koszty projektu nie przekroczą budżetu, a produkt zostanie dostarczony w terminie z odpowiednią funkcjonalnością, konieczne jest zrozumienie wzajemnej zależności tych trzech ograniczeń.

Nieznajomość potrójnego ograniczenia zarządzania projektami może narazić Cię na podjęcie błędnych decyzji i może niekorzystnie wpłynąć na powodzenie Twojego projektu.

Dlaczego ważne jest zachowanie równowagi w trójkącie zarządzania projektami?

Pamiętanie o potrójnych ograniczeniach Trójkąta Zarządzania Projektami podczas prowadzenia projektu pomoże Ci dostosować się do zmieniających się wymagań, zapewniając jednocześnie, że projekt zostanie dostarczony na czas i nie przekroczy budżetu.

Koncepcja trójkąta zarządzania projektami znajduje swoje odniesienie w metodyce Agile , a agile pozwala na przyjmowanie zmian. Nie możemy ignorować zmian w procesie tworzenia, one na pewno się pojawią.

Dlatego kluczowe znaczenie ma jakość czasu zarządzania projektem i inteligentne zarządzanie żelaznym trójkątem. Bycie przygotowanym zapewnia, że ​​wszelkie zmiany nie wpłyną ani nie zagrożą całemu projektowi.

Dlatego zanim poszerzysz zakres lub przesuniesz termin, powinieneś wiedzieć, jak może to wpłynąć na Twój projekt.

Aby dać ci jasny obraz i zrozumienie, przyjrzyjmy się niektórym scenariuszom i zagłębmy się głęboko w wymiary trójkąta i zmierzmy konsekwencje oraz zaprojektujmy analizę potrójnego ograniczenia przesuwania trójkąta w kierunku jednego lub dwóch wymiarów.

Zakres

Zakres odnosi się do zakresu, wymiaru i spektrum pracy, którą należy wykonać w projekcie. Obejmuje całą pracę, którą należy wykonać i wszystkie usługi, które należy świadczyć w zakresie funkcjonalności produktu.

Zwiększenie zakresu projektu wpływa na czas i budżet. Dodanie kolejnych funkcjonalności lub rozbudowa już istniejących wymaga zasobów, których być może nie wzięto pod uwagę przy planowaniu.

Kiedy pojawiają się prośby o dodatkowe zasoby, Project Manager musi wziąć pod uwagę wiele czynników, które mogą zwiększyć koszty projektu lub wydłużyć proces rozwoju.

Ponadto posiadanie napiętego budżetu i rygorystycznych terminów daje niewielką lub żadną elastyczność w zakresie rozszerzania zakresu projektu.

Istnieje jednak podejście, które pozwoli dodawać funkcjonalności bez rozszerzania zakresu projektu.

I tu pojawia się koncepcja MVP. Minimum Viable Product to pierwsza wersja produktu z podstawowym zestawem funkcji. Decyduje o tym, czy produkt ma potencjał odniesienia sukcesu.

MVP jest wprowadzany na rynek w możliwie najkrótszym czasie, aby upewnić się, czy wzbudza zainteresowanie użytkowników. Po wygenerowaniu bezcennych opinii użytkowników i walidacji z prawdziwymi użytkownikami, stopniowo dodawana jest nowa funkcjonalność.

To świetny sposób na przetestowanie wód. Produkty, które są w pełni funkcjonalne jako MVP, mogą stopniowo dodawać kolejne funkcje. Skup się zasadniczo na znalezieniu dopasowania produktu do rynku.

Dopasowanie produktu do rynku to stopień, w jakim produkt zaspokaja silny popyt rynkowy. Znalezienie odpowiedniego dopasowania produktu do rynku jest uważane za pierwszy krok do zbudowania udanego przedsięwzięcia.

Najczęściej wielu klientów żąda rozszerzenia zakresu prac, gdy produkt jest w fazie rozwoju. Dodawanie nowych funkcjonalności bez kompromisów w zakresie czasu i budżetu wydaje się niemożliwe.

Tyle że w niektórych przypadkach tak naprawdę nie jest.

Dodanie nowej funkcjonalności poprzez usunięcie wstępnie zaplanowanych funkcji nie wpływa tak bardzo na potrójne ograniczenia. Przy tworzeniu nowego produktu lub aplikacji zaleca się ograniczenie zakresu do minimum — uwzględnij tylko te, które trzeba mieć, a pozostawienie tych, które warto mieć. MVP powinien zawierać tylko podstawową funkcjonalność i charakteryzować propozycję wartości. W ten sposób unikniesz marnowania budżetu na coś, czego użytkownicy nawet nie potrzebują.

Przy obsłudze skomplikowanych projektów, które zaspokajają potrzeby bardzo konkurencyjnych rynków, czasami dodanie nowej funkcjonalności staje się koniecznością. W przypadkach, w których zmiany mogą mieć ogromne znaczenie dla użytkownika i firmy, należy zapewnić otwartą i szczerą komunikację między Kierownikiem Projektu a kluczowymi interesariuszami.

Czynniki, na które należy zwrócić uwagę w przypadku wyzwań związanych z zakresem, aby nie napotkać żadnego problemu:

• Niepewne wymagania
• Prośby o dodatkowe funkcje
• Zmiana specyfikacji

Czas

O oczekiwanych ramach czasowych projektu decyduje kilka czynników, takich jak zakres prac, złożoność projektu, dostępność zasobów i wiedza zespołu.

Podczas gdy ograniczenia czasowe w zarządzaniu projektami oznaczają ilość czasu potrzebną na wykonanie zadań, współczynnik szybkości mierzy, ile pracy jest wykonywanej w danym przedziale czasowym.

Ponieważ ludzie nie pracują codziennie z taką samą szybkością i wydajnością, prędkość zmienia się w zależności od dni i tygodni

Oszacowanie ram czasowych staje się trudne ze względu na zmiany prędkości.

Dlatego w zwinnym środowisku metodologia pracy scrum jest uważana za idealne podejście do zapewnienia realizacji projektu w określonym czasie.

Dzięki wydajnej komunikacji między członkami zespołu, codziennym stand-upom, planowaniu sprintów i retrospektywom, łatwo jest określić obciążenie zespołu, pracować nad przeszkodami i kontrolować czynnik prędkości na każdym kroku.

Idealnie, po wykonaniu trzech sprintów, łatwo jest określić, czy w projekcie potrzeba więcej zasobów lub czy należy przesunąć termin.

Czas jest bardzo ważnym atutem, dlatego aby uniknąć opóźnień należy zdawać sobie sprawę z wyzwań czasowych, takich jak:

• Opóźnienia wewnętrzne i zewnętrzne:
• Za dużo optymizmu
• Luki w zespole
• Zbyt duże ciśnienie pracy

Koszt

Trzeci kluczowy wymiar, Koszt, obejmuje budżet projektu i liczbę członków zespołu potrzebnych do dostarczenia produktu.

Aby utrzymać czynnik kosztowy w ryzach, zaleca się ustalenie priorytetów elementów zakresu projektu, które mają być dostarczone, i odpowiednią alokację zasobów na wszystkich etapach rozwoju.

Szacowanie kosztów i zasobów wymaganych w projekcie nie jest tak łatwe, zwłaszcza gdy jest to złożony projekt. Dobry Kierownik Projektu albo dokonuje oszacowań na podstawie danych zebranych z podobnych projektów wykonanych w przeszłości, albo dokonuje odpowiedniego odgadnięcia na podstawie szczegółowej interakcji z klientem.

Po dokonaniu wstępnego oszacowania, planowanie projektu dla PM obejmuje kontrolę i zarządzanie budżetem przez cały cykl rozwoju.

Wszystko ma swoje ograniczenia, dlatego oto kilka czynników, którymi możesz się zająć, a które mogą spowodować rozpad budżetu projektu:

• Brak odpowiedzialności
• Niedoszacowanie kosztów
• Rosnące koszty osobowe
• Opóźnienie w projekcie

Jak zrównoważyć żelazny trójkąt?

Żelazny Trójkąt nie istnieje, aby pomóc nam wyszczególnić wszystkie elementy zarządzania projektem – zakres, czas i koszty. Raczej pokazuje, jak te ograniczenia są misternie splecione.

Zarządzanie i równoważenie trójkąta kosztu zakresu czasu jest dość podobne do żonglowania iz pewnością nie jest łatwe.

Kierownicy projektów dzielą cały projekt na kamienie milowe i zadania, aby skutecznie zrównoważyć trójkąt. Ustalone są priorytety zespołu, a z klientem zawsze prowadzona jest otwarta komunikacja, aby sprostać jego unikalnym wymaganiom.

Żelazny trójkąt to kompromisowa równowaga, którą kierownik projektu musi zdominować, kontrolując zmienne i czynniki. Wspólnie zrównoważenie zarządzania projektem i tymi trzema wymaganiami może pomóc w podjęciu decyzji o jakości całego projektu.
Na przykład, jeśli projekt powinien zostać ukończony w określonym czasie, zakres może wymagać zmniejszenia lub zwiększenia kosztów, aby zmusić dodatkowe zasoby lub dodatkowy czas. Z drugiej strony, jeśli projekt nie może przekroczyć budżetu, kierownik projektu może być zmuszony do rozciągnięcia czasu, aby zmniejszyć dodatkowy wykorzystany czas.

Oto niektóre z naszych najlepszych praktyk dotyczących skutecznego zarządzania potrójnymi ograniczeniami:

Warsztaty odkrywania:

Na początku każdego projektu przeprowadzamy z naszymi klientami Warsztaty Odkrywania Produktów . Warsztaty te mają na celu zdefiniowanie celu projektu, ustalenie zakresu projektu, nakreślenie podstawowych funkcjonalności oraz usprawnienie planu realizacji prac. Zapewnia klientowi jasność co do tego, co należy zrobić.

Oszacować:

Po pełnym zrozumieniu wszystkich aspektów projektu, szczegółowo oszacowujemy harmonogram projektu i wymagany budżet do pomyślnego rozwoju produktu.

Plan:

Nasi kierownicy projektów strategicznie planują obciążenia zespołu zgodnie z kamieniami milowymi. Ćwicząc framework Scrum, utrzymujemy prędkość w ryzach i zapewniamy przepływ produktów na czas. Pomaga nam wcześnie wyeliminować przeszkody i wykonać pracę w wyznaczonym terminie.

Zespół:

Przydzielamy wielofunkcyjny zespół, aby zapewnić jak najlepsze rozwiązanie na czas i w ramach budżetu. Wielofunkcyjny zespół skupia ludzi o różnej wiedzy funkcjonalnej . Poprzez wspólną wiedzę i wzajemne badanie perspektyw projektu wspólnie osiągamy wspólny cel.

Komunikacja:

W procesie rozwoju produktu kluczowa jest otwarta komunikacja między zespołem a kluczowymi interesariuszami. Nasz system dostawy zapewnia proaktywne aktualizacje, co oznacza, że ​​nasz klient nigdy nie jest w ciemności. Z góry omawiamy wszelkie możliwe zmiany w kluczowych wymiarach, dzięki czemu zespół szybko dostosowuje się do zmian.

Równoważenie żelaznego trójkąta jest kluczową częścią. Zgodnie z artykułem opublikowanym przez Project Management Institute zatytułowanym „ Poza żelaznym trójkątem ” kierownicy projektów powinni przemyśleć i rozważyć miękkie czynniki, takie jak oczekiwania społeczne (spotkania i przestrzeń analityczna) oraz motywacja osobista. Te czynniki wewnętrzne są w stanie wpłynąć na projekty tak samo jak trzy główne ograniczenia.

Wniosek

Równoważenie trójkąta zarządzania projektami przypomina żonglowanie, ale jest również stałym przypomnieniem, jak zmiana jednego ograniczenia wpłynie na cały projekt.

Jest to cenne narzędzie, które przygotowuje Project Managera do strategicznego myślenia, podejmowania mądrzejszych decyzji i efektywnego zarządzania projektem.