10 spotkań projektowych, które pomogą Twojemu zespołowi zarządzającemu projektem

Spotkania projektowe często sprawiają wrażenie, jakby przeszkadzały w pracy. Jeśli nie pracujesz zgodnie z planem lub nie zarządzasz tymi spotkaniami, może to być prawda. Spotkania mają jednak kluczowe znaczenie dla planowania projektu i współpracy w zespole. Dlatego jest tak wiele spotkań projektowych, a każde z nich ma swój własny cel i znaczenie. Przyjrzyjmy się 10 różnym typom spotkań związanych z zarządzaniem projektami i zdefiniujmy je, a zaczniemy od zdefiniowania, czym jest spotkanie projektowe.

Czym są spotkania projektowe?

Spotkanie projektowe to regularnie odbywające się wydarzenie, podczas którego niektórzy lub wszyscy członkowie zespołu projektowego i interesariusze zbierają się, aby omówić projekt. Istnieje wiele rodzajów spotkań projektowych w całym cyklu zarządzania projektem. Niektóre spotkania kierownictwa projektu odbywają się codziennie, podczas gdy inne odbywają się w większych odstępach czasu. Wszystko zależy od pilności i rodzaju spotkania. Nie oznacza to, że spotkanie służy wyłącznie do udostępniania aktualizacji, z wyjątkiem sytuacji, gdy chodzi o interesariuszy. Spotkania projektowe dla zespołów skupiają grupę w celu rozwiązania problemu lub poprawy postępów w celu spełnienia określonych celów i oczekiwań. Spotkanie można również wykorzystać do budowania lepszej pracy zespołowej, co prowadzi do większej produktywności i morale.

Rodzaje spotkań projektowych

Jeśli chodzi o spotkania zarządzania projektami, istnieje kilka różnych typów. Niektóre typowe obejmują raport z postępów, omawianie celu projektu lub generowanie pomysłów, omawianie problemów, które pojawiły się w trakcie projektu oraz zatwierdzanie lub odrzucanie pomysłów. Istnieją również spotkania, które obracają się wokół ludzi, którzy w nich uczestniczą. Mogą to być regularne spotkania zespołu i spotkania interesariuszy, które są bardziej ogólne i informują interesariuszy jedynie o kamieniach milowych.

Niezależnie od rodzaju spotkania poprowadzi je kierownik projektu, dlatego na tym stanowisku tak ważna jest komunikatywność. Spotkania są bardziej produktywne, gdy napędzają je dane w czasie rzeczywistym. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które generuje raporty z aktualnymi danymi. Możesz szybko utworzyć raport o stanie, aby zobaczyć przegląd, raport o postępach, aby zobaczyć, jak sobie radzisz, raport odchyleń, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze i wiele więcej. Wszystkie raporty można dostosowywać, dzięki czemu można je filtrować, aby wyświetlać tylko te dane, które chcesz zobaczyć. Następnie możesz udostępnić je zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco aktualizowane.

10 kluczowych spotkań projektowych

Spotkania kierownictwa projektu to wydarzenia komunikacyjne, a przejrzysta komunikacja jest tym, co utrzymuje projekty na właściwej drodze. Dlatego istnieje wiele różnych rodzajów spotkań projektowych, które odbywają się wielokrotnie w całym cyklu życia projektu. Oto 10 ważniejszych.

1. Spotkanie otwierające projekt

Spotkanie inauguracyjne może nie być pierwszym spotkaniem w ramach projektu, ale jest pierwszym znaczącym spotkaniem. W tym miejscu przedstawia się kierownik projektu, klient i zespół projektowy oraz określa cele projektu. Spotkanie rozpoczynające projekt rozpoczyna się od wprowadzenia, przeglądu przeszłości klienta i rozmowy o zakresie projektu. Omówiono również role i obowiązki zespołu projektowego oraz kolejne kroki.

2. Spotkanie statusowe projektu

Spotkanie raportu o stanie projektu ma miejsce, gdy członkowie zespołu dostarczają dane, które kierownik projektu wykorzystuje do przeglądu, w którym miejscu znajduje się projekt w określonym czasie. Ma to na celu nie tylko informowanie kierownika projektu, ale także pociągnięcie zespołu projektowego do odpowiedzialności. Będziesz chciał porozmawiać o tym, co zostało osiągnięte, a co wciąż czeka, a także o nadchodzących kamieniach milowych. Będziesz także chciał przejrzeć budżet, ocenić ryzyko i zaplanować nadchodzące spotkania, aby upewnić się, że wszystko, o czym dyskutowano, zostało rozwiązane.

3. Spotkanie przeglądowe projektu

Spotkanie podsumowujące projekt jest również nazywane spotkaniem pośmiertnym i odbywa się po zakończeniu projektu. Niezależnie od tego, czy było to sukcesem, czy porażką, spotkanie przeglądowe jest pomocne, ponieważ zawiera listę tego, co zadziałało, a co nie. Sekcja zwłok jest szczególnie pomocna, ponieważ daje kierownikom projektów szansę upewnienia się, że te same błędy się nie powtórzą. Spotkanie rozpoczyna się od powtórzenia celów projektu i otwarcia dyskusji dla zespołu, który powinien mieć możliwość uczciwej krytyki pracy, przeszkód i zagrożeń. Będziesz także chciał porozmawiać o budżecie, o tym, co zostało wykorzystane, a co nie i dlaczego. W tym samym czasie powinno być świętowanie udanego projektu.

4. Spotkanie wszystkich rąk

Zgromadzenie wszystkich rąk lub ratusz gromadzi wszystko w firmie. Zaangażowani są wszyscy pracownicy, w tym liderzy zespołów, zespół wykonawczy, interesariusze i in. Spotkania te mają na celu omówienie spraw dotyczących całej organizacji, takich jak przychody, strategia itp. W przypadku projektu obejmuje to cały zespół projektowy, od kierownika projektu po interesariuszy i wszystkich pomiędzy nimi. Można je organizować w celu udostępniania aktualizacji, kierowania wyrównaniem, świętowania kamieni milowych lub otwierania dyskusji na pytania.

5. Spotkanie Planowania Sprintu

Scrum to zwinny sposób pracy, w którym projekty są podzielone na bloki, zwane sprintami. Zwykle są to tylko 2-4 tygodnie. W spotkaniu dotyczącym planowania sprintu uczestniczy scrum master, scrum product manager i zespół scrumowy. Spotykają się, aby przyjrzeć się zaległym elementom i zdecydować, które z nich będą obsługiwane nadchodzącej wiosny. Jest to wspólny wysiłek zwany ceremonią scrumową. Przed spotkaniem scrum master i product manager dokonują przeglądu zdolności zespołu, harmonogramu i wykorzystują spostrzeżenia z poprzednich sprintów do zdefiniowania nowego.

6. Posiedzenie Komitetu Sterującego

Komitety sterujące to rodzaj zarządzania, który obejmuje interesariuszy odpowiedzialnych za nadzorowanie projektu i udzielanie mu wsparcia. Innym terminem określającym grupę, która pomaga projektowi osiągnąć jego cele, jest rada interesariuszy, kierownictwo wyższego szczebla, grupa robocza projektu lub komitet nadzorujący projekt. Częstotliwość spotkań sterujących jest różna w zależności od projektu, chociaż zwykle ma to miejsce po osiągnięciu kamienia milowego.

7. Spotkanie interesariuszy

Spotkanie interesariuszy służy do wzajemnego przedstawiania się interesariuszy projektu. Służy do uzyskania wpisowego, a także określa cele projektu. Jest to również czas, w którym mogą odbywać się wywiady z zainteresowanymi stronami, aby uzyskać wgląd w ich cele i perspektywy, w jaki sposób chcą otrzymywać aktualizacje i nie tylko. Kierownicy projektów będą również spotykać się z zainteresowanymi stronami przez cały cykl życia projektu, aby na bieżąco informować ich o postępach.

8. Spotkanie planowania awaryjnego

Plan awaryjny to scenariusz „co by było, gdyby” na wypadek, gdyby projekt miał problemy lub problemy, które wymagają zmiany jego zakresu, harmonogramu lub budżetu. Kwestie te mogą dotyczyć środowiska, kwestii technicznych itp. Oznacza to, że spotkanie dotyczące planowania awaryjnego jest okazją do burzy mózgów z zespołem projektowym i odpowiednimi interesariuszami w celu zidentyfikowania zagrożeń i, jeśli oferują, sposobów reagowania na nie. Następnie chcesz określić dotkliwość i prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń oraz ich wpływ na projekt. Doprowadzi to do tego, że kierownik projektu stworzy plan awaryjny.

9. Posiedzenie Zarządu Kontroli Zmian

Tablica kontroli zmian jest skonfigurowana do przeglądania żądań zmian, które mają miejsce w projekcie. Następnie są one oceniane i zatwierdzane, odraczane lub odrzucane. Ten proces ma miejsce podczas spotkania rady kontroli zmian. Jeśli jednak zespół projektowy i sponsor już zauważyli wagę zmiany, jest mało prawdopodobne, że komisja kontroli zmian sprzeciwi się ich sugestii podczas spotkania.

10. Codzienne spotkanie Scrumowe

Codzienne spotkanie scrumowe odbywa się każdego dnia sprintu. Spotkania te zwykle odbywają się w tym samym miejscu i czasie, chociaż najlepiej byłoby, gdyby czas ten był początkiem dnia, aby zaplanować dalszą pracę. Codzienne spotkania scrumowe są krótkie, trwają nie dłużej niż 15 minut, aby rozmowa była merytoryczna. W spotkaniu, zwanym także codziennym spotkaniem stand-up, uczestniczą zaangażowani członkowie zespołu, którzy robią wiosnę, scrum master i, w większości przypadków, właściciel produktu. To nie są spotkania poświęcone rozwiązywaniu problemów, ale odpowiedzi na trzy pytania: co zrobiono wczoraj? Co jest do zrobienia dzisiaj? Czy są jakieś przeszkody?

Jakie szablony zarządzania projektami mogą pomóc w spotkaniach projektowych?

Spotkania projektowe są ważne i wszystkie służą celom w zarządzaniu projektami. Aby upewnić się, że Twoje spotkanie przebiegło prawidłowo, mamy kilka bezpłatnych szablonów, które możesz pobrać. ProjectManager to oczywiście oprogramowanie do zarządzania projektami, ale zawiera również pełny zestaw bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami dla każdej fazy projektu, w tym te szablony spotkań zarządzania projektami.

Szablon protokołu spotkania

Protokoły ze spotkań zawierają istotne punkty w druku i zapewniają wykonanie tych wniosków po zakończeniu spotkania kierownictwa projektu. Nasz bezpłatny szablon protokołów spotkań dla programu Word ułatwia gromadzenie i rozpowszechnianie tych informacji, a także porządku obrad, działań i szczegółów dotyczących następnego spotkania.

Szablon raportu o stanie projektu

Planując spotkanie dotyczące stanu projektu, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu raportu dotyczącego stanu projektu, aby zebrać potrzebne dane. Pomaga komunikować się z interesariuszami za pomocą informacji, takich jak podsumowanie projektu w danym okresie sprawozdawczym, stan projektu, a nawet spojrzenie na zagrożenia i przeszkody, które wystąpiły.

Szablon pulpitu nawigacyjnego projektu

Niezależnie od spotkania projektowego, pulpit nawigacyjny dostarcza ważnych danych. Pulpity nawigacyjne oferują ogólny widok projektu. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu pulpitu nawigacyjnego projektu dla programu Excel umożliwia wprowadzanie danych dotyczących zadań, obciążenia pracą, długości zadań i kosztów, które są następnie automatycznie renderowane w postaci kolorowych wykresów, które są łatwo przyswajalne na spotkaniach kierownictwa projektu.

ProjectManager pomaga zarządzać spotkaniami projektowymi

Szablony są pomocne, ale ograniczone. Na przykład muszą być one ręcznie przypisane, podczas gdy ProjectManager to oprogramowanie online, które aktualizuje dane w czasie rzeczywistym. Możesz nawet zaplanować spotkania projektowe i zaprosić swój zespół na określoną godzinę i datę. Dodawaj pliki i inne informacje, a nawet ustawiaj spotkania jako cykliczne, jeśli powtarzają się w całym projekcie. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej naszego bogatego w funkcje oprogramowania.

Zamień elementy akcji w zadania

Spotkania kierownictwa projektu są ważne, ale jeszcze ważniejsze jest działanie na wynos. Nasze oprogramowanie ma wiele widoków projektów, które umożliwiają zespołom z różnych działów korzystanie z narzędzi, z którymi czują się komfortowo. Mogą przechwytywać elementy akcji na listach zadań, tablicach Kanban lub widokach kalendarza. Podczas gdy menedżerowie prawdopodobnie wolą aktualizować swoje wykresy Gantta online. Niezależnie od używanego widoku projektu, wszystkie dane są udostępniane w oprogramowaniu i aktualizowane w czasie rzeczywistym, aby wszyscy mogli pracować na najbardziej aktualnych informacjach.

Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Zamiast szablonu pulpitu nawigacyjnego, nasze pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym są stale aktualizowane. Automatycznie analizują liczby i wyświetlają wyniki w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów, które śledzą czas, koszty i wiele więcej. Używaj pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym na spotkaniach projektowych jako pomocy wizualnej, która zawsze zapewnia dane na żywo. W przeciwieństwie do innych narzędzi programowych nie jest wymagana terminowa konfiguracja. Nasze pulpity nawigacyjne są gotowe do pracy, więc możesz z nich korzystać od razu. Prawdziwa praca zaczyna się po opuszczeniu spotkania projektowego. Nasze oprogramowanie oferuje funkcje zarządzania ryzykiem, zadaniami i zasobami, dzięki którym możesz być na bieżąco i produktywnie niezależnie od tego, co przyniesie Ci projekt. Nasza platforma współpracy oznacza, że ​​wszyscy są połączeni, niezależnie od tego, czy znajdują się w innym dziale, czy w innej strefie czasowej. Zawsze mogą komentować na poziomie zadania i udostępniać pliki, aby lepiej współpracować.

Powiązana treść spotkania projektowego

Jeśli nadal chcesz dowiedzieć się więcej o spotkaniach związanych z zarządzaniem projektami, oto kilka linków, które mogą Cię tam zaprowadzić. Publikujemy cotygodniowe blogi, przewodniki, filmy i oczywiście szablony dla każdej fazy cyklu życia projektu. To tylko przedsmak darmowej zawartości, którą znajdziesz na naszej stronie.

• 6 kroków do planowania spotkań
• 25 zabawnych gier Lodołamacz na spotkania
• 7 wskazówek dotyczących płynnego wirtualnego spotkania
• Pomysły na spotkania personelu: 7 kreatywnych taktyk, które pokocha Twój zespół

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia menedżerom i ich zespołom lepsze planowanie, zarządzanie i śledzenie projektów. Maksymalnie wykorzystaj spotkania projektowe i zastosuj je, aby wydajniej wykonywać swoją pracę. Zwiększ produktywność, tak jak zespoły Avis, Nestle i Siemens, korzystając z naszego oprogramowania. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.