Monitorowanie i kontrola projektu: narzędzia i kroki

Projekty są podzielone na fazy, aby ułatwić zarządzanie nimi. Wszystkie są ważne, zwłaszcza monitorowanie projektu. Monitorowanie i kontrola projektu to sposób, w jaki kierownik projektu zapewnia, że ​​plan, który wdraża wraz z zespołem projektowym, przebiegnie bez żadnych problemów.

Kontroling projektu obejmuje wiele kroków, które mają na celu dokładne monitorowanie harmonogramu projektu, zasobów i kosztów. Istnieją oczywiście narzędzia do monitorowania projektów, ale jak wszystko w zarządzaniu projektami, istnieje proces, który wyjaśnimy.

Co to jest monitorowanie i kontrola projektu?

Zanim przejdziemy do czynności związanych z monitorowaniem projektu, umieśćmy tę koncepcję w kontekście. W procesie zarządzania projektem wyróżnia się pięć faz: inicjowanie, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrolowanie oraz zamykanie. Monitorowanie i kontrolowanie projektu występują równolegle z fazą wykonawczą w cyklu życia projektu.

Monitorowanie i kontrola projektu to faza zarządzania projektem, której celem jest mierzenie wydajności projektu i upewnianie się, że jest ona zgodna z planem projektu. Kierownicy projektów będą uważnie śledzić postępy i wyniki projektu, przeglądać stan projektu, identyfikować potencjalne problemy i wdrażać działania naprawcze, gdy jest to wymagane, aby projekt przebiegał zgodnie z harmonogramem i budżetem.

Aby znaleźć problemy w projekcie, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, które może monitorować postęp i wydajność w miarę ich rozwoju. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które zapewnia narzędzia potrzebne do monitorowania i kontrolowania projektów w czasie rzeczywistym. Menedżerowie projektów mogą uzyskać ogólny widok swojego projektu, przełączając się na pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym. Automatycznie gromadzi dane projektowe dotyczące metryk, takich jak czas, koszt, obciążenie pracą i inne, które są wyświetlane na łatwych do odczytania wykresach i wykresach. W przeciwieństwie do lekkiego oprogramowania, nie jest wymagana czasochłonna konfiguracja. Nasz pulpit nawigacyjny jest gotowy, gdy jesteś. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego monitorowanie i kontrolowanie projektu jest ważne?

Monitorowanie i kontrolowanie projektu są tak ważne w zarządzaniu projektami, że jest to jeden z pięciu procesów zarządzania projektami. Jak wspomniano, monitorowanie projektu idzie ręka w rękę z realizacją projektu, aby zapewnić, że zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem i budżetem projektu.

Oprócz utrzymywania projektu zgodnie z harmonogramem i unikania nadmiernych wydatków, monitorowanie projektu to także świetny sposób na zarządzanie ryzykiem i uniknięcie pełzania zakresu. Śledząc różne wskaźniki, kierownik projektu może wcześniej zidentyfikować ryzyko, gdy pojawi się ono w projekcie jako problem. Wcześniejsze wykrycie oznacza wcześniejsze ograniczenie. To samo dotyczy pełzania zakresu. Gdy zmiany są wprowadzane do projektu, procedury kontrolne, takie jak żądania zmian, mogą pomóc w zapobieganiu ich negatywnemu wpływowi na harmonogram.

Zaniedbanie monitorowania i kontroli projektu oznacza pozostawienie projektu w rękach losu. Może wszystko się ułoży, może nie. Ale nie tym powinien zajmować się kierownik projektu. Nie tylko planują projekt i przydzielają zespół, ale są również odpowiedzialni za to, aby zespół wykonywał swoje zadania zgodnie z harmonogramem projektu bez dodawania zbędnych kosztów.

Powiązane: 12 najlepszych szablonów planowania projektów dla programu Excel

Kroki monitorowania projektu

Po zaplanowaniu zadań przez kierownika projektu i stworzeniu planu projektu, który zostanie zatwierdzony przez sponsorów projektu, czas przejść do fazy realizacji projektu. Jak zdefiniowano powyżej, monitoring projektu odbywa się wraz z realizacją projektu, aby upewnić się, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem i budżetem. Poniżej znajduje się osiem kroków, które należy wykonać, aby upewnić się, że prawidłowo monitorujesz projekt.

1. Utwórz linię bazową zakresu projektu

Zakres projektu określa oczekiwania i wymagania interesariuszy projektu. Jest używany w całym projekcie do monitorowania postępu. Poziom bazowy zakresu projektu obejmuje te oczekiwania i wymagania i może służyć do mierzenia planowanego nakładu w stosunku do rzeczywistego nakładu, aby upewnić się, że realizacja projektu jest zgodna z planem projektu. Linię bazową zakresu można przeglądać i korygować w trakcie projektu, ale tylko poprzez formalny proces kontroli zmian, aby uniknąć pełzania zakresu.

2. Stwórz linię bazową harmonogramu projektu

Gdy Twój harmonogram zostanie zatwierdzony przez kluczowych interesariuszy, zapisz go. Nazywa się to linią bazową harmonogramu projektu. Można go następnie wykorzystać w całym projekcie jako punkt odniesienia zakresu, ale w tym przypadku służy on do porównania rzeczywistych postępów z planowanym procesem. Umożliwia to kierownikom projektów śledzenie odchyleń w projekcie i podejmowanie działań korygujących w celu przywrócenia projektu na właściwe tory. Pomaga również w komunikacji z interesariuszami, ponieważ są oni zawsze zainteresowani tym, czy projekt przebiega zgodnie z harmonogramem. Plan bazowy harmonogramu projektu to kolejna niezbędna kontrola projektu.

3. Oszacuj koszty projektu i zdefiniuj budżet projektu

Im dokładniejsze koszty projektu, tym dokładniejszy budżet projektu. Po przesłaniu budżetu i zatwierdzeniu go przez interesariuszy ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest poproszenie o dodatkowe fundusze na realizację projektu. Istnieje wiele technik, których można użyć do dokładnego oszacowania kosztów i odpowiedniego zaplanowania budżetu. Teraz będziesz chciał monitorować wszystkie wydatki związane z projektem i używać systemów kontroli zmian do śledzenia kosztów projektu i reagowania na wszelkie rozbieżności. Możesz także utworzyć plan bazowy budżetu, aby użyć go do porównania kosztów rzeczywistych z planowanymi jako sposób monitorowania wydatków.

4. Użyj dziennika ryzyka

Jedną z najważniejszych rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas monitorowania projektu, jest ryzyko. Na etapie planowania możesz utworzyć dziennik ryzyka, w którym gromadzone będą ryzyka, które Twoim zdaniem mogą pojawić się w projekcie. Następnie możesz zanotować potencjalny wpływ ryzyka na projekt i kto jest odpowiedzialny za jego identyfikację i ograniczenie. Możesz także ustawić priorytety, aby określić, które zagrożenia należy rozwiązać natychmiast, a które mogą poczekać. Podczas monitorowania projektu dziennik ryzyka pomoże Ci być czujnym na problemy, które mogą mieć wpływ na projekt, zarówno dobry, jak i zły. Jeśli problem zostanie zidentyfikowany, możesz szybko i skutecznie zareagować.

5. Użyj dziennika zmian

Monitorowanie projektu polega na wykrywaniu zmian. Kiedy to zrobisz, będziesz potrzebować dziennika zmian, aby go kontrolować. Dziennik zmian to dokument zawierający chronologiczną listę zmian wprowadzonych w projekcie. Działa to jako podsumowanie wprowadzonych zmian i umożliwia kierownikom projektów śledzenie i komunikowanie wszystkich wprowadzonych zmian. Daje to również kierownikom projektów kolejne narzędzie komunikacji, które pozwala informować interesariuszy projektu, aby zrozumieli, jakie zmiany zaszły i czy były właściwie zarządzane.

6. Ustanowienie procedur kontroli jakości

Często dyskutuje się o znaczeniu dostarczania projektów na czas iw ramach budżetu, ale nie należy zaniedbywać znaczenia jakości. Jeśli produkt lub usługa nie spełnia oczekiwań jakościowych, jest to porażka. Procedury kontroli jakości zapewniają, że produkt lub usługa są testowane i spełniają normy określone w planowaniu projektu. Działa również w celu zmniejszenia liczby błędów. Dlatego ustanowienie procedur kontroli jakości jest kluczowym elementem każdego dokładnego monitorowania projektu.

7. Korzystaj z narzędzi do monitorowania projektów

Narzędzia do monitorowania projektów są niezbędne do monitorowania projektów. Oprogramowanie do zarządzania projektami ma wiele funkcji, które dają kierownikom projektów wgląd w projekt, niezależnie od tego, czy są to koszty, zasoby czy czas. Istnieją pulpity nawigacyjne, które zapewniają ogólny widok postępu i wydajności projektu, szczegółowe raporty o stanie i inne rodzaje raportów, aby uzyskać więcej informacji, a nawet funkcje zarządzania zasobami w celu śledzenia wydajności zespołu. Pamiętaj, aby szukać oprogramowania do zarządzania projektami, które ma te funkcje i jest oparte na chmurze, dzięki czemu uzyskujesz dane w czasie rzeczywistym do bardziej wnikliwego monitorowania.

8. Twórz raporty z projektów

Właśnie poruszyliśmy raporty z projektów, ale zasługują one na więcej szczegółów. Raporty z projektu zawierają opis aktualnego stanu projektu. Raporty o stanie przechwytują dane za określony okres czasu, podczas gdy raporty o stanie portfela robią to samo, ale dla wielu projektów. Istnieje jednak więcej raportów dotyczących wariancji projektu, obciążenia pracą i nie tylko. Wszystkie raporty są ważne dla monitorowania projektu i powinny być udostępniane zainteresowanym stronom, aby aktualizować je na temat projektu.

ProjectManager to solidne oprogramowanie do monitorowania projektów

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online z narzędziami, które kierownicy projektów chcą monitorować i kontrolować swoje projekty. Nasze oprogramowanie dostarcza dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu widzisz projekt takim, jakim jest, a nie takim, jakim był. Ponadto nasza platforma współpracy zapewnia wszystkim łączność, niezależnie od tego, czy są w biurze, w terenie, czy w dowolnym innym miejscu. Ułatwia to komunikację, a problemy są szybko identyfikowane i rozwiązywane, aby projekt przebiegał zgodnie z planem.

Konfigurowalny raport

Pulpity nawigacyjne są świetne, gdy potrzebny jest ogólny przegląd projektu, ale gdy chcesz zagłębić się w dane, skorzystaj z naszych dostosowywalnych raportów. Zaledwie kilka naciśnięć klawiszy generuje raporty dotyczące stanu projektu lub portfela, obciążenia pracą, wariancji i nie tylko. Wszystkie raporty można filtrować, aby wyświetlić tylko te informacje, które chcesz zobaczyć. Menedżerowie projektów nie tylko mogą monitorować swoje projekty, ale każdy raport może być udostępniany w różnych formatach lub drukowany do prezentacji dla interesariuszy.

Śledź swoje zasoby

Monitorowanie zasobów, niezależnie od tego, czy jest to zespół, materiały czy sprzęt, jest ważną częścią procesu monitorowania projektu. Nasze narzędzia do zarządzania zasobami mają oznaczony kolorami wykres obciążenia, aby łatwo zobaczyć, kto ma nadmierną alokację. Możesz ponownie przydzielać zadania z tego wykresu i zrównoważyć obciążenie zespołu, aby pracował on na pełnych obrotach. Produktywność zespołu pomaga dotrzymywać harmonogramu. Możesz także skorzystać z naszego bezpiecznego narzędzia do ewidencji czasu pracy, aby nie tylko usprawnić płace, ale także zobaczyć zarejestrowane godziny pracy zespołu i upewnić się, że trzymają się planu projektu.

ProjectManager ma wiele widoków projektów, które pozwalają każdemu pracować na preferowanym narzędziu. Niezależnie od tego, czy jest to wykres Gantta, tablica Kanban, lista zadań czy widok kalendarza, wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym jednocześnie, co pozwala wszystkim pracować razem. Mamy również funkcje zarządzania ryzykiem, które pomagają identyfikować i śledzić ryzyko projektu, aby uniknąć przekroczenia harmonogramu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie projektów w czasie rzeczywistym. Nasze liczne funkcje monitorowania i kontrolowania oznaczają, że kierownicy projektów są zawsze na bieżąco ze zmianami i zarządzają nimi przez cały cykl życia projektu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.