Zarządzanie zamówieniami projektowymi: krótki przewodnik

Każda firma potrzebuje zasobów, takich jak siła robocza, surowce, sprzęt i inne nakłady. Twój zespół wykorzystuje zasoby do realizacji różnych projektów, takich jak wytwarzanie produktów lub świadczenie usług. Zasoby te muszą zostać zakupione przez Twoją organizację, a proces zaopatrzenia musi być dokładnie zaplanowany i wykonany. Na tym właśnie polega zarządzanie zakupami.

Czym jest zarządzanie zamówieniami?

Zarządzanie zakupami odnosi się do wszystkich działań i strategii związanych z cyklem identyfikacji, oceny i wyboru dostawców materiałów do produkcji. Obejmuje to tworzenie planu zarządzania zakupami, testowanie jakości, zarządzanie kontraktami zakupowymi, realizację zakupów i wszelkie inne czynności potrzebne do kontrolowania sposobu dokonywania zakupów w Twojej organizacji.

ProjectManager jest idealny do śledzenia Twoich planów produkcyjnych, dzięki czemu możesz lepiej oszacować, kiedy będziesz potrzebować sprzętu, materiałów, części lub czegokolwiek potrzebnego do Twoich projektów. Skorzystaj z naszych wykresów Gantta, aby zmapować zadania w procesie produkcyjnym, zautomatyzować przepływy pracy za pomocą tablic kanban i śledzić koszty za pomocą wykresów obciążenia pracą i grafików. Zacznij bezpłatnie już dziś.

Termin zarządzanie zakupami jest przez większość ludzi mylony z zarządzaniem zakupami, ale istnieje duża różnica, która jest bardzo ważna zarówno w biznesie, produkcji, jak i zarządzaniu projektami. Oto, czym różnią się te dwie podobne koncepcje.

Zarządzanie zakupami a zarządzanie zakupami

Zarządzanie zakupami to tylko niewielka część zarządzania zakupami, które jest większe i bardziej strategiczne. Zarządzanie zakupami to po prostu zestaw dokumentów, narzędzi i procedur używanych do zarządzania procesem zakupu, takich jak zapotrzebowania na zakup, zapytania ofertowe i zamówienia.

Co to jest zarządzanie zamówieniami projektowymi?

Zamówienia pod względem zarządzania projektami mają miejsce wtedy, gdy musisz kupić, wynająć lub zawrzeć umowę z jakimś zewnętrznym zasobem, aby osiągnąć cel projektu. Relacje te, jak każdy proces w projekcie, wymagają zarządzania.

Zarządzanie tymi relacjami oznacza uzyskiwanie najwyższej jakości od zewnętrznych dostawców zatrudnionych przez firmę do pomocy w prowadzeniu działalności. Istnieją ograniczenia związane z zarządzaniem dostawcami, które koncentrują się wokół kosztów i czasu. Zarządzanie zaopatrzeniem to sposób na wydajniejsze i wydajniejsze zarządzanie procesem zaopatrzenia, rekwizycji, zamawiania, przyspieszania, inspekcji i uzgadniania zamówień.

Jednak przed zawarciem partnerstwa lub zakupem należy odpowiedzieć na pytanie, czy towary i usługi są wymagane od zewnętrznych dostawców. Rozważ zalety i wady produkcji towarów lub usług we własnym zakresie i zlecania ćwiczeń. Czy relacje z zewnętrznymi firmami są potrzebne i opłacalne w dłuższej perspektywie? Dopiero po podjęciu świadomej decyzji możesz iść naprzód z pewnością, że podjęte kroki są rozsądne finansowo i mieszczą się w Twoich ramach czasowych.

Co to jest plan zarządzania zamówieniami?

Plan zarządzania zamówieniami określa wymagania dotyczące zamówień, wytyczne i ogólny proces, który będzie realizowany przez organizację w ramach konkretnego projektu. Poziom złożoności i szczegółowości planu zarządzania zakupami różni się w zależności od organizacji, ale na podstawowym poziomie plan zarządzania zakupami powinien:

• Zdefiniuj kryteria oceny przy wyborze dostawców
• Omów proces przetargowy
• Zidentyfikuj metodologię kosztów, którą należy zastosować
• Dołącz analizę kosztów i korzyści
• Wyjaśnij, dlaczego potrzebne są działania zakupowe i jak są one zgodne ze strategicznymi celami organizacji.
• Ustal harmonogram działań związanych z zakupami
• Zidentyfikuj interesariuszy zarządzania zakupami
• Zdefiniuj KPI dla działań zakupowych
• Wymień wszelkie ograniczenia zasobów lub założenia projektowe, które mogą mieć wpływ na działania związane z zamówieniami
• Zdefiniuj ogólne warunki prawne i warunki płatności
• Wyjaśnij różne role i obowiązki związane z zarządzaniem zakupami
• Uwzględnij szacunkowe koszty projektu zamówienia
• Wymień potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na zakupy i wszelkie strategie łagodzenia skutków
• Uwzględnij kontrakty zaopatrzeniowe i dokumentację, taką jak zapotrzebowania na zakup, zamówienia zakupu, zapytania ofertowe i zapytania ofertowe

Dokumenty Zamówienia

Istnieje kilka dokumentów, które są potrzebne w procesie zamówienia. Oto niektóre z najważniejszych.

Prośba o informacje (RFI)

Ten dokument jest używany do formalnego procesu zbierania informacji. Jest skierowany do tych dostawców towarów i usług, z którymi możesz chcieć zawrzeć umowę. RFI pomaga kierownikom ds. zaopatrzenia znaleźć dostawcę, który dostarczy im to, czego potrzebują i kiedy tego potrzebują, za cenę, która im odpowiada.

Zapytanie ofertowe (RFP)

Gdy organizacja chce podpisać umowę z dostawcą lub wykonawcą, wysyła zapytanie ofertowe wyjaśniające, co chce zrobić. Następnie dokument zawiera opis i cenę wykonywania tej pracy przez różne podmioty, z których można wybrać, ponieważ oferują one najlepszą wszechstronną ofertę.

Zapytanie ofertowe (RFQ)

Ten proces służy do poproszenia dostawcy lub dostawców o przesłanie ofert cenowych na towary, które zostaną użyte w projekcie lub innym przedsięwzięciu. Dzięki temu nadawca może porównać ceny z innymi potencjalnymi dostawcami, którzy ubiegają się o zlecenie. Jest to niezbędny element podejmowania właściwej decyzji o tym, z kim zawrzeć umowę.

Proces zarządzania zakupami

Gdy jesteś gotowy do zakupu towarów od dostawcy, zarządzanie zaopatrzeniem projektu jest podzielone na cztery procesy.

1. Zaplanuj zarządzanie zakupami

Zamówienia są najpierw identyfikowane na etapie planowania projektu. Dla każdego zewnętrznego wykonawcy musi istnieć zestawienie prac (SOW), które służy jako dokument przedstawiający zlecone prace.

Jednak przed zawarciem umowy jest zapytanie ofertowe, w którym wielu wykonawców składa oferty na pracę, a kierownik projektu może określić na podstawie ich ofert, kto otrzyma kontrakt.

Prośby te są dobrze przemyślane, ponieważ działają jako dokumenty przewodnie w całym projekcie. Im bardziej konkretnie, tym lepiej. Pozwala to uniknąć późniejszych nieporozumień i pomaga w opracowaniu dokładniejszych planów. Proces ten jest gromadzony w planie zarządzania zakupami, który obejmuje dokumenty wymagań, rejestr ryzyka, wymagania dotyczące zasobów działań, harmonogram projektu, szacunki kosztów działań i inne.

Aby kierować tymi decyzjami, istnieją narzędzia i techniki, takie jak analiza typu „make or buy”, która pomaga określić, czy dane działanie wymaga zewnętrznego dostawcy, czy też można je wykonać we własnym zakresie. Szukanie pomocy u ekspertów, badanie rynku i spotkania z zainteresowanymi stronami również pomagają w podjęciu decyzji.

2. Przeprowadzanie zamówień

Po zakończeniu formalności związanych z pierwszą fazą faza postępowania przetargowego polega na przestudiowaniu otrzymanych ofert i ustaleniu, którą z nich zaakceptować. Jednak przed podjęciem decyzji powinno istnieć kryterium decydujące o tym, która oferta jest najlepsza dla projektu i pasuje do zarządzania logistyką. Następnie podpisywane są umowy i aktualizowany jest plan zarządzania projektem.

Wybierz zwycięzcę, rozmawiając z oferentami, dysponując technikami oceny propozycji i niezależnymi szacunkami, aby upewnić się, że oferty mieszczą się w normalnym zakresie. Nie zaszkodzi zasięgnąć porady ekspertów w obszarach, z którymi zawierasz umowy, aby poznać ich punkt widzenia.

Istnieją również techniki analityczne, które możesz zastosować. Reklama to dobry sposób na upewnienie się, że rzucasz jak najszerszą sieć, dzięki czemu możesz podejmować decyzje na podstawie wszystkich potencjalnych licytujących. Następnie są negocjacje w sprawie zamówień, które będą potrzebne, aby dostosować ostateczne umowy do potrzeb Twoich i wykonawcy. Za pomocą zamówienia należy udokumentować cenę, ilość, termin dostawy i warunki płatności za zamawiane towary/usługi. Jest to prawnie wiążący dokument, który zapewnia, że ​​Ty i Twój dostawca jesteście po tej samej stronie. Nasz szablon zamówienia może pomóc Ci stworzyć taki, który pasuje do Twojego projektu.

3. Kontroluj zamówienia

Po podpisaniu umów zarządzanie tymi wykonawcami musi zostać włączone do ogólnej odpowiedzialności zarządczej. Wykonawcy mogą mieć negatywny wpływ na budżety i harmonogramy, co może prowadzić do zboczenia projektu z toru lub jeszcze gorszego.

Dlatego regularne aktualizacje statusu są niezbędne, aby przeglądać umowy z wykonawcami, otrzymywać aktualizacje postępów i sprawdzać wydajność pracy, aby upewnić się, że wykonawcy spełniają wymagania określone w ich umowach. Chociaż zatrudniasz wykonawców, ponieważ są ekspertami w tym, co robią, nadal musisz monitorować i śledzić ich pracę, aby upewnić się, że przebiega ona zgodnie z planem.

Najlepiej jest zawrzeć umowę na system kontroli zmian i przeprowadzać regularne przeglądy wyników zamówień, w tym inspekcje i audyty, aby upewnić się, że praca przebiega prawidłowo. Raporty dotyczące wydajności pomagają również informować menedżerów. Musi istnieć system płatności, a także administracja roszczeniami i system zarządzania dokumentacją. Zlecenia pracy muszą zawierać wszystkie szczegóły dotyczące pracy wykonywanej przez wykonawców, aby ułatwić monitorowanie wydajności.

4. Zamknij zamówienia

Tak jak istnieje proces rozpoczynania zamówienia, tak samo potrzebny jest proces, aby go sfinalizować. To, co stanowi ukończoną pracę, powinno być wyszczególnione we wstępnej umowie z wykonawcą, aby nie było pomyłek z żadnej strony co do tego, kiedy praca jest zakończona.

Ubezpieczenia i gwarancje zwykle wymagają również formalnego zwolnienia z odpowiedzialności. Daje to pewność, że nie ma żadnych zaległych zmian związanych z wartością i terminem realizacji kontraktu.

Audyty zamówień pomagają w tym procesie, a także w zorganizowanych negocjacjach dotyczących zamówień. System zarządzania dokumentacją będzie również potrzebny do zarządzania wszystkimi dokumentami, które będą związane z tym etapem procesu udzielania zamówień.

Jaka jest rola kierownika projektu w zakupach?

Kierownik projektu jest zaangażowany w zakupy, tak samo jak każdy inny aspekt, który kontroluje w procesie zarządzania projektem. Jest to jednak proces, którego mogą nie posiadać z takimi samymi uprawnieniami, jak inne części projektu.

Podczas gdy kierownik projektu ma uprawnienia do zawierania umów z wykonawcami w imieniu firmy, kierownik projektu często nie jest osobą, która administruje tą umową po jej zawarciu. Niezależnie od tego ważne jest, aby kierownik projektu był na bieżąco.

Oznacza to znajomość sześciu procesów w ramach obszarów wiedzy zarządzania zamówieniami projektowymi, zgodnie z opisem w Zasobie wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK). Pierwszy to planowanie zakupów i akwizycji, czyli określenie, jakie zasoby zewnętrzne są potrzebne do realizacji projektu. Kierownik projektu ma nad tym kontrolę, ponieważ ma większą wiedzę na temat ogólnych potrzeb projektu.

Kontraktowanie planu to tworzenie wymagań dotyczących wszelkich potrzebnych produktów lub usług, w tym tego, jakie firmy oferują te produkty lub usługi. Żądają odpowiedzi od sprzedawców, zawężając firmy do kilku, a następnie wybierając sprzedawców, co zwykle jest zadaniem działu zakupów.

Zarządzanie umowami to zarządzanie umową ze sprzedawcą. Kierownik projektu codziennie współpracuje z opiekunem klienta dostawcy. Po wypełnieniu umowy następuje zamknięcie umowy. Zwykle zajmuje się tym dział zakupów.

Jak ProjectManager może pomóc w zakupach

Podobnie jak w przypadku każdej części projektu, posiadanie odpowiednich narzędzi może sprawić, że zarządzanie projektami będzie bardziej efektywne. ProjectManager oferuje internetowy wykres Gantta, który pozwala zaplanować kontrakt na zamówienia, odnotowując, kiedy się rozpoczynają i kiedy planowane jest ich zakończenie. Aktualizacje statusu są natychmiast odzwierciedlane, a postępy wykonawców można śledzić, aby upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z harmonogramem. Wykres Gantta może również pomóc w planowaniu materiałów, jeśli muszą one wejść na pokład w określonym czasie w projekcie.

Ponieważ ProjectManager działa w trybie online, wszystkie aktualizacje statusu, w tym płatności za zakupy, są natychmiast odzwierciedlane na pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym. Pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym następnie zbiera te liczby i analizuje te dane, które są dostarczane w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów. Teraz możesz sprawdzić, czy projekt przebiega zgodnie z planem, i zarządzać wszelkimi zakupami, które zostały wykonane w ramach projektu.

powiązana zawartość

• Zarządzanie zakupami: poradnik zawierający najlepsze praktyki
• Szablon inwentarza
• Jak sporządzić plan zarządzania zakupami

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które zawiera wykresy Gantta online ułatwiające planowanie oraz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który zapewnia aktualny obraz postępu projektu. Zarządzanie zamówieniami projektowymi nigdy nie było prostsze. Wypróbuj sam, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.