Oświadczenie dotyczące zakresu projektu: uwzględnij te 7 rzeczy

Zakres projektu — jest to ruchomy cel, który chcesz poznać przed opracowaniem planu zarządzania projektem . Zdefiniowany jako suma całej pracy nad projektem, zakres projektu to granica, w której istnieje cały projekt.

Ale zakres projektu to nie tylko zarządzanie pracą. Aby go zdefiniować, musisz między innymi zrozumieć cele projektu, strukturę podziału pracy, wymagania. Następnie po zdefiniowaniu zakresu projektu możesz utworzyć instrukcję zakresu.

Co to jest oświadczenie dotyczące zakresu projektu?

Deklaracja zakresu to dokument, który definiuje wszystkie elementy zakresu projektu, a także założenia, wymagania projektowe i kryteria akceptacji. Oświadczenie dotyczące zakresu projektu będzie stanowić podstawowe narzędzie dla interesariuszy i członków zespołu, do którego można się odwołać i wykorzystać jako wskazówkę do dokładnego pomiaru sukcesu projektu.

Deklaracja zakresu projektu jest częścią planu zarządzania zakresem, większym dokumentem, który zawiera wszystkie strategie, reguły i procedury zarządzania zakresem projektu. W ten sam sposób plan zarządzania zakresem jest ważnym elementem planu projektu.

Te trzy dokumenty projektowe są bardzo ważne dla powodzenia twojego projektu i jako kierownik projektu musisz je śledzić. Aby to zrobić, ważne jest, aby korzystać z solidnego oprogramowania do planowania projektu, takiego jak ProjectManager. ProjectManager jest wyposażony w profesjonalne narzędzia do planowania projektów, takie jak wykresy Gantta, tablice kanban, listy zadań i wiele innych.

Zarys deklaracji zakresu projektu

Teraz, gdy wiemy, co to jest deklaracja zakresu projektu, nauczmy się, jak napisać ten ważny dokument dotyczący zarządzania projektami. Podobnie jak w przypadku pięciu zasad dziennikarstwa — kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego — aby prawidłowo nakreślić zakres projektu, należy zająć się tymi siedmioma rzeczami:

1. Cele i zadania projektu

Cele i zadania projektu definiują cel projektu. Cele projektu to mniejsze kroki, które prowadzą do celów projektu, które są szersze. Rozpocznij deklarację zakresu projektu, wyjaśniając je. Te cele i zadania powinny być również udokumentowane w karcie projektu.

2. Wymagania projektowe

Kierownicy projektów i interesariusze muszą osiągnąć porozumienie co do zakresu projektu i innych wymagań projektu, takich jak między innymi oczekiwana jakość, ryzyko, korzyści i koszty.

3. Opis zakresu projektu

To może wydawać się proste, ale to jest najważniejszy krok. Tutaj zdefiniujesz zakres projektu, czyli całą pracę, którą należy wykonać, aby ukończyć projekt. Oto kilka prostych kroków, które pomogą Ci zdefiniować zakres projektu.

• Użyj struktury podziału pracy, aby zwizualizować wszystkie zadania projektowe, elementy dostarczane i kamienie milowe.
• Wymień, co mieści się w zakresie Twojego projektu, a co nie. Wszystko, co nie jest uwzględnione w zakresie projektu, jest nazywane wykluczeniami projektu.
• Zidentyfikuj ograniczenia projektu, czyli wszystkie ograniczenia, takie jak czas lub koszt.
• Utwórz linię bazową zakresu, aby porównać rzeczywisty postęp z planowanym zakresem projektu.

Wykluczenia i ograniczenia projektu są bardzo ważne, ponieważ pomagają ustalić granice istnienia projektu. Zarządzają również oczekiwaniami/wkładem interesariuszy i dają członkom zespołu pewne kreatywne ograniczenia do pracy.

4. Wykluczenia projektu

Chociaż konieczne jest zdefiniowanie granic wokół tego, co projekt obejmuje od samego początku, niezwykle ważne jest również wymienienie tego, czego ten projekt nie obejmuje. Na przykład:

• Aktualizacje aplikacji, które są planowane w późniejszym projekcie i celowo nie są uwzględnione w tym projekcie
• Ograniczony lub przełożony dostęp klienta do niektórych linii wsparcia/funkcji produktu

5. Ograniczenia Projektu

Ograniczenia projektowe sprawiają, że zarządzanie projektami jest taką zagadką do rozwiązania. Trzy najważniejsze ograniczenia w zarządzaniu dowolnym projektem to zazwyczaj czas, pieniądze i zakres, znane jako potrójne ograniczenie zarządzania projektami. Są one ze sobą połączone, co oznacza, że ​​jeśli pociągniesz jedną dźwignię „zakresu”, kolejna dźwignia „pieniądza” lub „czasu” również się poruszy.

Ale istnieją dodatkowe ograniczenia projektowe, które mogą pojawić się w dowolnym momencie, w tym ryzyko, zasoby, organizacja, metoda, klienci i nie tylko. Wymień wszystkie ograniczenia, które przewidujesz w swoim projekcie, aby móc spróbować mieć gotowe rozwiązania do uruchomienia w razie potrzeby.

6. Założenia projektu

Twoje założenia projektowe zwykle obracają się wokół tych samych rzeczy, które ostatecznie stają się ograniczeniami, w tym czasu, pieniędzy i zakresu. Na przykład w tej sekcji wymienisz „zespół programistów front-end będzie dostępny w tym okresie projektu” lub „zespół obsługi klienta otrzyma szkolenie dotyczące nowego produktu przed x”. Ważne jest, aby je wymienić, ponieważ nie tylko powie kluczowym interesariuszom, jakie są Twoje podstawowe zasoby potrzebne do realizacji projektu, ale także zapewni szybki wgląd w to, gdzie leżą największe czynniki ryzyka.

7. Materiały dostarczane w ramach projektu

Wymień produkty, które członkowie Twojego zespołu muszą wyprodukować, aby osiągnąć cele biznesowe. Może to obejmować sam produkt, instrukcje obsługi i instalacji, materiały marketingowe, informacje prasowe, kampanie reklamowe i inne.

Konspekt instrukcji zakresu projektu pomoże działać jako znacznik podczas tworzenia instrukcji pełnego zakresu. Ponieważ o ile przewidzenie przyszłości projektu jest niemożliwe na tak wysokim poziomie, to jest to pierwszy krok do zbliżenia projektu do wyniku. Zaczynając od siedmiu kluczowych stwierdzeń powyżej, możesz mieć przewagę nad udanym projektem.

Wykresy Gantta to konie robocze zarządzania zakresami. Jednak większość oprogramowania Gantta jest żałośnie ograniczona pod względem funkcjonalności. ProjectManager ma dynamiczne wykresy Gantta online, które regularnie organizują, ustalają priorytety i łączą zależności oraz dodają kamienie milowe. Ale w przeciwieństwie do innych narzędzi, możesz filtrować według ścieżki krytycznej. Kiedy ustalisz linię bazową, możesz porównać swój rzeczywisty postęp z tym, co zaplanowałeś. Nie ma lepszego sposobu na monitorowanie zakresu projektu.

Szablon oświadczenia o zakresie projektu

Nasz darmowy szablon zakresu projektu jest idealnym narzędziem do tworzenia deklaracji zakresu dla Twoich projektów. Po prostu wypełnij pola, które właśnie sprawdziliśmy powyżej i zacznij zarządzać pracą.

Oświadczenie dotyczące zakresu projektu a zakres prac

Istnieje kilka rzeczy, z którymi zwykle mylą się instrukcje zakresu projektu, w tym zakres pracy. Mogą brzmieć podobnie, ale oto podstawowe różnice między nimi.

Twój zakres pracy to umowa o pracę, zazwyczaj pomiędzy konsultantem a klientem, która szczegółowo określa umowę o pracę, która ma być wykonana, w tym między innymi:

• Materiały/produkty/wyniki
• Oś czasu projektu
• Kamienie milowe projektu
• Raporty o postępach projektu katalogowania

Chociaż napisanie twojego zakresu pracy może być czasochłonne, przedstawia on sam projekt, a niekoniecznie plan, który ma zostać zrealizowany. Z kolei oświadczenie dotyczące zakresu projektu spełnia tę rolę, szczegółowo opisując i mapując dokładnie, czego można się spodziewać w planie projektu i samym projekcie.

Oświadczenie dotyczące zakresu projektu a plan zarządzania zakresem projektu

Mogą brzmieć podobnie, a wynik projektu może być podobny, ale instrukcja zakresu projektu różni się od planu zarządzania zakresem projektu. Plan zarządzania zakresem projektu jest następujący po deklaracji zakresu projektu, szczegółowo opisujący proces zarządzania zakresem od początku do końca cyklu życia projektu.

Dodatkowo pomaga zdefiniować pracę, którą należy wykonać w trakcie projektu oraz kontroluje i monitoruje te procesy. Dokumentuje również i śledzi fazy, aby uniknąć rozszerzania zakresu, i pomaga w zamknięciu projektu, w tym audytu rezultatów i ocenie wyników projektu pod kątem czynników sukcesu.

Twoja deklaracja zakresu nie jest aż tak zaangażowana — to tylko parasol nad planem zarządzania zakresem projektu, działający jako rubryka dla interesariuszy i członków zespołu do naśladowania.

Najlepsze praktyki dotyczące pomyślnego określenia zakresu projektu

Oto najlepsze praktyki, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania deklaracji zakresu projektu:

• Unikaj używania ciężkiego żargonu. Będziesz rozmawiać z wieloma osobami z wielu działów i specjalizacji, więc zachowaj spójny i przejrzysty język.
• Niech to będzie krótkie. Ponieważ jest to dokument, który szuka poparcia interesariuszy, prawdopodobnie będzie dużo edycji do zrobienia przed jego sfinalizowaniem i będzie musiał być krótkim przewodnikiem na później. Więc zachowaj prostotę i zachowaj słownictwo dla pełnego planu projektu.
• Trzymaj się z dala od ogólnych stwierdzeń. Nie chcesz nadmiernie angażować swoich zasobów w projekt, zanim jeszcze się rozpocznie.
• Upewnij się, że odpowiada na pytania , takie jak:
  • Jakie są długoterminowe korzyści biznesowe?
  • Co daje naszym klientom, których jeszcze nie ma?
  • Czy to lepsze niż to, co obecnie oferujemy na rynku?

Kierownik Projektu i Zarządzanie Zakresem Projektu

Wdrażanie dużych projektów może wymagać zarówno czasu, jak i energii. Nie daj się przytłoczyć przed rozpoczęciem. Na początek możesz użyć naszego oprogramowania do tworzenia wykresów Gantta, aby utworzyć WBS i uzyskać wizualizację wyników, a także zadania potrzebne do wykonania przed przesłaniem oświadczenia o zakresie projektu.

Stamtąd możesz wypróbować ProjectManager i skorzystać z naszych funkcji zarządzania zadaniami, aby uporządkować, uszeregować i posortować wszystkie niezbędne zadania według fazy projektu. Możesz nawet poprosić inne osoby o wkład: członkowie zespołu mogą bezpośrednio komentować zadania, dzięki czemu komunikacja jest zorganizowana i na temat.

Miej oko na swoje zasoby, zadania i rezultaty, a także nie tylko, abyś mógł śledzić swój projekt. Dzięki ProjectManager możesz przećwiczyć mapowanie osi czasu projektu, korzystając z naszego wykresu Gantta, wymieniając wyniki za pomocą naszej listy zadań lub narzędzia Kanban i zapraszając członków zespołu do przeglądu osi czasu przed przesłaniem deklaracji zakresu do kluczowych interesariuszy. Rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny już dziś.