Zakres projektu 101

Zdefiniowanie zakresu projektu jest krytyczną częścią procesu planowania projektu. Dzieje się tak, ponieważ zakres projektu określa granice tego, co będzie, a co nie będzie częścią pracy projektowej, co jest bardzo ważne przy tworzeniu budżetu i harmonogramu projektu.

Tak więc oczywiście zarządzanie zakresem jest bardzo ważnym obszarem zarządzania projektami i można się o nim wiele nauczyć. Ale zanim do tego przejdziemy, zacznijmy od definicji zakresu projektu.

Co to jest zakres projektu?

Zakres projektu to całkowita ilość pracy, którą należy wykonać, aby ukończyć projekt. Jest to również jedno z potrójnych ograniczeń zarządzania projektami. Definiowanie zakresu jest częścią procesu planowania projektu i pomaga kierownikom projektów określić, jakie są cele projektu, elementy dostarczane, zadania, koszty i terminy.

Zakres projektu jest zwykle zdefiniowany w dokumencie zwanym oświadczeniem zakresu, podczas gdy plan zarządzania zakresem wyjaśnia, w jaki sposób będzie kontrolowany. Poznajmy te ważne dokumenty dotyczące zarządzania projektami.

Oświadczenie dotyczące zakresu projektu

Jak wspomniano powyżej, deklaracja zakresu jest dokumentem zarządzania projektem, który opisuje zakres projektu. Zwykle zawiera następujące elementy:

• Cele i zadania projektu: wymagania projektu lub kryteria akceptacji.
• Wyniki projektu: wyniki zadań projektowych.
• Wykluczenia i ograniczenia projektu: Jako kierownik projektu musisz wyjaśnić, czego nie można zrobić i dlaczego.
• Założenia projektu: Niektóre wstępne założenia, które zespół zarządzający projektem ma przed wykonaniem pracy.
• Kamienie milowe projektu: Oznaczają ważne momenty w cyklu życia projektu, takie jak koniec fazy.
• Scope Baseline: Twój pierwotny zakres, tak jak go zaplanowałeś. Linia bazowa zakresu umożliwia porównanie rzeczywistych wyników z tym, co znajduje się w instrukcji zakresu.

Deklaracja zakresu jest również wskazówką dla kierownika projektu. Pomaga im podejmować decyzje dotyczące wniosków o zmiany w całym cyklu życia projektu. Zmiana jest nieuniknioną częścią każdego projektu, bez względu na to, jak dokładny jest Twój plan projektu, dlatego chcesz uwzględnić prawdopodobieństwo zmiany w deklaracji zakresu, aby później lepiej nią zarządzać.

Nasz bezpłatny szablon oświadczenia o zakresie projektu jest idealnym narzędziem do definiowania zakresu projektu. Jest łatwo konfigurowalny, dzięki czemu możesz dostosować go do potrzeb swojego projektu. Następnie możesz wypróbować ProjectManager, aby uzyskać solidne doświadczenie w zakresie zarządzania zakresem i zadaniami.

Plan Zarządzania Zakresem

Plan zarządzania zakresem jest elementem planu projektu. Zawiera oświadczenie dotyczące zakresu oraz plan działania, który zespół projektowy podejmie w celu monitorowania i kontrolowania zakresu projektu.

Jak zdefiniować zakres projektu

Zdefiniowanie zakresu projektu to coś więcej niż tylko zidentyfikowanie wszystkich zadań, elementów dostarczanych, kamieni milowych i zależności. Wykonaj poniższe czynności, aby uzyskać bardziej całościowy obraz zakresu projektu.

1. Zdefiniuj cele i zadania projektu

Cele projektu i cele projektu to nie to samo. Cele są na wyższym poziomie niż cele, które są bardziej szczegółowe. Muszą być określone w karcie projektu na etapie inicjowania projektu.

2. Zbierz wymagania projektu

Wymagania projektowe można również znaleźć w karcie projektu. Interesariusze mają wymagania jakościowe, finansowe i inne rodzaje wymagań projektowych. Te wymagania pomogą Ci określić, co może, a co nie może być objęte Twoim zakresem.

3. Wykluczenia i ograniczenia projektu

Wykluczenia projektów odnoszą się do wszystkiego, co nie zostanie zrobione. Ustalenie tego jest równie ważne jak określenie zakresu. Pomoże Ci to uniknąć nieporozumień z interesariuszami projektu. Należy również zwrócić uwagę na wszelkie ważne ograniczenia, takie jak koszty, które mogą mieć wpływ na zakres projektu.

4. Zdefiniuj zadania i elementy dostawy

Struktura podziału pracy (WBS) to narzędzie planowania, które pomaga kierownikom projektów wizualizować wszystkie zadania wymagane do ukończenia projektu, organizować je według hierarchii oraz identyfikować zależności i elementy dostarczane.

5. Zrób plan zarządzania zasobami

Po zidentyfikowaniu zadań projektowych nadszedł czas, aby określić, jakie zasoby będą potrzebne do ich wykonania. Obejmuje to członków zespołu, sprzęt i materiały. Musisz przydzielić te zasoby, aby wykonać każde zadanie w zakresie projektu. Oszacuj te koszty i dodaj je do budżetu projektu.

6. Proces kontroli zmian

Na zakres projektu może mieć negatywny wpływ, gdy zmiany, takie jak nowe wymagania projektowe, pozostaną niezauważone. To dlatego, że tworzą dodatkową pracę, która nie jest rozliczana. To się nazywa pełzanie zakresu. Aby tego uniknąć, musisz zmienić procedury kontrolne, takie jak żądania zmian, aby zespół projektowy mógł dostosować plan zarządzania zakresem.

Teraz, po zdefiniowaniu zakresu projektu, wykonałeś pierwszy krok w procesie zarządzania zakresem.

Proces zarządzania zakresem projektu

Zarządzanie zakresem jest jednym z najbardziej krytycznych obszarów zarządzania projektami, ponieważ zarządzanie projektem to tak naprawdę zarządzanie jego zakresem. Dzieje się tak, ponieważ zarządzanie zakresem polega na osiągnięciu celów projektu w czasie i budżecie zatwierdzonym przez interesariuszy. Ale decyzje te niekoniecznie są wiążące. Rzeczy się oczywiście zmieniają, ale musisz upewnić się, że zmiany te są zgodne z celami projektu interesariuszy.

Zarządzanie zakresem oznacza, że ​​od samego początku Ty i interesariusze macie jasną linię komunikacji. Musisz znać ich wizję, aby wiedzieć, czego oczekują w projekcie. W ten sposób, gdy nastąpi zmiana, możesz skierować ją tak, aby spełniała cele projektu, jednocześnie utrzymując cały projekt na torze. Ale to dopiero początek.

Aby zarządzać zakresem projektu, musisz zrobić pięć rzeczy:

1. Zdefiniuj zakres projektu
2. Napisz oświadczenie dotyczące zakresu
3. Utwórz plan zarządzania zakresem
4. Zdefiniuj linię bazową zakresu, aby kontrolować zakres
5. Monitoruj i kontroluj zakres projektu podczas cyklu życia projektu

Wskazówka dla profesjonalistów: Scope Management jest definiowany przez instytut zarządzania projektami (PMI) jako obszar wiedzy o zarządzaniu projektami.

Jak zarządzać zakresem projektu za pomocą ProjectManager

ProjectManager ma zestaw narzędzi, które pomagają menedżerom śledzić zakres ich projektu. Przede wszystkim, z perspektywy kierownika projektu, jest nasz internetowy wykres Gantta. Skorzystaj z naszego wykresu Gantta, aby utworzyć plan projektu, w którym wszystkie zadania objęte zakresem są zaplanowane z przydzielonymi osobami i terminami. Ponadto nasze wykresy Gantta zawierają paski postępu, które aktualizują się w czasie rzeczywistym, gdy członkowie zespołu wykonują swoje zadania, dzięki czemu masz najwyższą przejrzystość.

Funkcje zarządzania zadaniami do wykonywania pracy

ProjectManager posiada trzy różne widoki do pracy nad zadaniami. Gantta, o którym wspominaliśmy, tablice kanban i listy zadań. Wszystkie trzy widoki mogą być używane do pracy nad tym samym projektem, co oznacza, że ​​członkowie zespołu mogą pracować nad zadaniami projektu na swój własny sposób. Ta elastyczność zwiększa produktywność całego zespołu, upewniając się, że unikniesz przerażającego pełzania lunety.

Pulpity nawigacyjne projektu dla lepszego śledzenia

Pulpity nawigacyjne są Twoim najlepszym przyjacielem, gdy próbujesz dostrzec creepa. Nasz pulpit nawigacyjny projektu w czasie rzeczywistym zapewnia podgląd na żywo krytycznych wskaźników w całym projekcie. Te dane na żywo pozwalają wykrywać wąskie gardła i problemy szybciej, niż wydawałoby się to możliwe. Ponadto wszystko jest wyświetlane na prostych wykresach, które można łatwo udostępniać zainteresowanym stronom lub członkom zespołu.

Najlepszym sposobem zarządzania zakresem projektu jest posiadanie narzędzia do zarządzania projektami online, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz działać, gdy pojawią się problemy i zanim staną się problemami. ProjectManager jest oparty na chmurze, więc gdy Twój zespół aktualizuje swoje statystyki, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, informacje te są natychmiast aktualizowane i możesz dokładniej monitorować postępy swojego projektu. Przekonaj się sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.