Zarządzanie czasem w projekcie: strategie, wskazówki i narzędzia

Czas nie jest po Twojej stronie, jeśli chodzi o zarządzanie projektami. Praca narasta, a terminy szybko się zbliżają. Chociaż kierownicy projektów nie zorientowali się, jak naginać czas i przestrzeń do swoich licytacji, istnieją techniki zarządzania czasem, których można użyć do zarządzania czasem spędzanym na zadaniach.

Nie, to nie science fiction, to zarządzanie czasem projektu . Zarządzanie czasem projektu wymaga planowania, harmonogramowania, monitorowania i kontrolowania zadań przez cały cykl życia projektu. Ale wyprzedzamy samych siebie. Zacznijmy od początku.

Co to jest zarządzanie czasem projektu?

Zarządzanie czasem projektu to proces zarządzania projektem polegający na analizowaniu pracy i opracowywaniu harmonogramu, aby zapewnić ukończenie projektu w określonym harmonogramie.

Zarządzanie czasem projektu składa się z sześciu kroków:

1. Zdefiniuj działania: Zdefiniuj wszystkie zadania niezbędne do wytworzenia końcowego produktu projektu.
2. Działania sekwencyjne: Ustaw kolejność zadań i elementów wynikowych.
3. Oszacuj zasoby: określ, jakie zasoby są potrzebne (oraz ich ilość) do wykonania zadań i uzyskania rezultatów.
4. Oszacuj czas trwania: ustal, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania i oszacuj czas trwania całego harmonogramu projektu.
5. Opracuj harmonogram: Korzystając z powyższych informacji, utwórz harmonogram projektu.
6. Harmonogram kontroli: Opracuj strategię ograniczania ryzyka i uwzględniaj zmiany w harmonogramie projektu po jego wykonaniu.

Powyższe kroki dotyczące zarządzania czasem wymagają wkładu ze strony zespołu projektowego, ale także interesariuszy i innych stron zaangażowanych w projekt, aby były jak najdokładniejsze. Twój plan zarządzania czasem projektu nie jest statyczny i musi być przeglądany i korygowany przez cały cykl życia projektu.

Dlaczego zarządzanie czasem w projekcie jest ważne?

Projekty onieśmielają. Jest dużo do zrobienia, a na to zazwyczaj niewiele czasu lub pieniędzy. Nie ma miejsca na błędy, które mogą być kosztowne i czasochłonne. Interesariusze lubią pewność — i chociaż nie możesz im obiecać, że wszystko będzie działać jak w zegarku, z pewnością możesz zrobić wszystko, aby zarządzać czasem.

Zarządzanie czasem projektu daje możliwość podzielenia projektu na łatwiejsze do zarządzania części, takie jak zadania. W rzeczywistości zarządzanie czasem projektu doskonale współpracuje z zarządzaniem zadaniami i zasobami, aby utrzymać harmonogram.

Przypisując czas do każdego zadania w projekcie, możesz kontrolować oś czasu projektu i dostarczać go zgodnie z harmonogramem. Niezależnie od tego, czy jest to lista rzeczy do zrobienia, czy bardziej niezawodne oprogramowanie do zarządzania projektami, możesz ustalać priorytety zadań, identyfikować zależności i wyznaczać kamienie milowe, aby pomóc śledzić postępy.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w zarządzaniu wszystkimi ruchomymi częściami. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze wyposażone w narzędzia do zarządzania czasem, umożliwiające śledzenie pracy Twojego zespołu w czasie rzeczywistym. Otrzymasz również przegląd z pulpitem nawigacyjnym na żywo i raportowaniem jednym kliknięciem. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś!

Strategie zarządzania czasem

Istnieje wiele strategii zarządzania czasem projektu w projektach:

• Wykonaj sześć powyższych kroków: ma to kluczowe znaczenie dla organizacji i harmonogramu pracy. Musisz wiedzieć, jak spędzasz czas. Obejmuje to godziny rejestrowania dla siebie i swojego zespołu.
• Zobacz, ile czasu zajmuje każde zadanie: porównaj to z oszacowanym czasem. Jeśli istnieje rozbieżność, sprawdź dlaczego i dostosuj swój harmonogram. Może to zadanie powinno być wykonane, gdy Twój zespół jest świeży, niezależnie od tego, czy jest to pierwsza rzecz w ciągu dnia, czy tygodnia.
• Skoncentruj się na swoich zadaniach: Utrzymuj porządek na liście zadań. Niezależnie od tego, czy korzystasz z prostej listy zadań do wykonania, czy oprogramowania do zarządzania projektami, uporządkuj swoje zadania według terminu, aby zobaczyć, kiedy muszą zostać zakończone.
• Cokolwiek robisz, nie przesadzaj: czasami najlepiej jest zostawić zadanie, które zajmuje zbyt dużo czasu, i przejść do następnego. Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale na tym polega zarządzanie czasem w projekcie: wydajność.
• Użyj zasady 80/20: Reguła 80/20 mówi, że 80 procent twoich wyników pochodzi z 20 procent twojej pracy. Oznacza to nauczenie się optymalizacji obciążenia pracą poprzez ustalanie priorytetów zadań i czasu.
• Używaj odpowiednich narzędzi do zarządzania czasem w projekcie: Oprogramowanie do zarządzania projektami może zaoszczędzić czas, usprawniając i automatyzując pracę, która Cię grzęźnie w ciągu dnia.

Przykłady narzędzi do zarządzania czasem projektu

Istnieje wiele narzędzi programowych, które dotyczą zarządzania czasem projektu. Niektóre podstawy są następujące:

Karty czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to konieczność. Zespoły chcą otrzymywać wynagrodzenie, a karty czasu pracy usprawniają proces rozliczania płac, jednocześnie dając kierownikom projektów wgląd w to, ile czasu ich zespoły spędzają na zadaniach. Śledząc ich wydajność, menedżerowie mogą zobaczyć, kto pracuje dobrze, a kto może potrzebować dodatkowych zasobów, aby wrócić do harmonogramu.

Raporty

Aby uzyskać więcej danych o postępach projektu i wydajności swojego zespołu, skorzystaj z raportowania projektu. Większość oprogramowania do zarządzania projektami ma wiele raportów projektowych, takich jak raporty o stanie, raporty dotyczące czasu i kosztów. Wszystkie zapewniają różne spojrzenia na projekt i sposób wykorzystania czasu.

Harmonogram linii bazowej

Aby dokładnie śledzić swoje postępy, musisz ustalić punkt odniesienia. Plan bazowy zawiera plan harmonogramu projektu, dzięki czemu można porównać plan z rzeczywistym postępem. Oprogramowanie oparte na chmurze zapewnia dane o śledzeniu w czasie rzeczywistym i pozwala sprawdzić, czy projekt nie jest realizowany.

Dane historyczne

Aby pozostać na dobrej drodze, potrzebujesz dokładnych szacunków czasu. Jednym z najlepszych sposobów na zbadanie tego jest porównanie twojego projektu z podobnymi w przeszłości. Korzystanie z tych danych historycznych daje wyraźniejszy obraz tego, ile czasu możesz się spodziewać.

Wskazówki dotyczące zarządzania czasem

Po pierwsze, prowadź listę rzeczy do zrobienia. Brzmi to jak oczywisty krok w kierunku zarządzania czasem projektu, ale zdziwiłbyś się, jak wiele osób nie jest zamierzonych, próbując pracować bardziej produktywnie. Przechowywanie pracy na skrawkach papieru lub zaśmiecanie ekranu karteczkami samoprzylepnymi to pewny sposób na pominięcie ważnej pracy.

Następnie będziesz chciał zarządzać rozproszeniami. Stało się to dużym problemem, ponieważ wielu pracowników wykonuje swoją pracę zdalnie lub z domu. Jeśli masz dostępną przestrzeń, ustaw domowe biuro w zacisznej części swojej przestrzeni życiowej.

Na koniec stwórz sobie harmonogram. Bez względu na to, czy pracujesz w domu, czy w biurze, blokowanie czasu jest najlepszą ochroną przed przestojami w Twoim harmonogramie. Planowanie zadań w projekcie to makro, a planowanie pracy to mikro. Razem zawiązują ciasny węzeł w czasie i wyciskają z niego jak najwięcej. Zrób to wszystko, a efektywnie zarządzasz czasem i doskonalisz swoje umiejętności zarządzania czasem.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu czasem projektu

Czy istnieje oprogramowanie do zarządzania projektami, które potrafi to wszystko i więcej? TAk. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym do śledzenia czasu w miarę jego wykorzystania, umożliwiając monitorowanie postępów na bieżąco. Ale to dopiero początek tego, co ProjectManager może zrobić, aby pomóc Ci być na bieżąco i efektywnie zarządzać czasem projektu.

Twórz plany od początku do końca na wykresach Gantta

Uporządkuj swoje zadania na wykresie Gantta online ProjectManagera. Nie tylko może łączyć zależności i ustawiać kamienie milowe, ale także filtrować według ścieżki krytycznej w projekcie. Po ustaleniu osi czasu ustaw linię bazową, a plan harmonogramu zostanie zablokowany. Teraz, gdy zbierasz dane o swoich postępach w czasie rzeczywistym, możesz je porównać z Twoim punktem odniesienia. Natychmiast dowiedz się, czy wychodzisz poza harmonogram, i wróć na właściwe tory, zanim stanie się to większym problemem.

Śledź czas na solidnych kartach czasu pracy

Zarządzaj dokładnie swoim budżetem i czasem dzięki funkcji bezpiecznego grafiku ProjectManager. Oszczędź czas na konfigurowaniu grafików, które mogą automatycznie wypełniać lub kopiować zadania z zeszłego tygodnia, jeśli Twój zespół wykonuje tę samą pracę. Gdy zespoły pracują nad swoimi zadaniami, menedżerowie uzyskują przejrzystość swoich postępów, aby upewnić się, że postępują zgodnie z harmonogramem. Gdy członek zespołu przesyła grafik, jest on zablokowany i zabezpieczony. Śledź czas, otrzymuj dokładniejsze szacunki i zarządzaj kosztami pracy w jednej funkcji.

Zarządzaj zasobami swojego zespołu z łatwością

Zespoły nie mogą być produktywne, jeśli mają za dużo pracy. Równoważenie obciążenia pracą sprawia, że ​​projekt porusza się z przyzwoitym klipem i oszczędza czas. Użyj funkcji zarządzania zasobami ProjectManagera, takich jak wykres obciążenia pracą oznaczony kolorami, aby zobaczyć alokację pracy Twojego zespołu. Jeśli ktoś ma zbyt wiele zadań, możesz przenieść jego pracę bezpośrednio z wykresu i zapewnić płynne działanie projektu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie używane przez dziesiątki tysięcy zespołów do zarządzania czasem projektu i bardziej produktywnej pracy. Zobacz, dlaczego organizacje tak różne, jak NASA, Bank of America i Ralph Lauren, używają naszego oprogramowania, aby dotrzymać harmonogramu. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.