11 wskazówek dotyczących korekty wiadomości e-mail

Poczta e-mail pozwala nam komunikować się — lub błędnie komunikować — z prędkością światła. Dlatego tak ważna jest korekta wiadomości e-mail. Błędy gramatyczne, złe linki i brakujące załączniki sygnalizują brak profesjonalizmu, a mylące zdanie może wysłać zupełnie niewłaściwą wiadomość.

Solidna strategia e-mail marketingu leży u podstaw większości cyfrowych kampanii marketingowych, dlatego ważne jest, aby Twoje e-maile zawsze wyglądały profesjonalnie i dopracowanie. Ten przewodnik po skutecznym sprawdzaniu wiadomości e-mail może pomóc — o ile zastosujesz się do poniższych wskazówek:

1. Zrób sobie przerwę
2. Poznaj swoje zwykłe błędy
3. Użyj narzędzia do korekty
4. Sprawdź tematy i nagłówki
5. Sprawdź nazwy i zaimki
6. Czytać na głos
7. Sprawdź linki i załączniki
8. Zweryfikuj fakty i daty
9. Sprawdź swój ton
10. Uproszczać
11. Przynieś wsparcie

1. Zrób sobie przerwę

Trudno jest poprawiać błędy, jeśli nadal masz ten sam sposób myślenia, który je stworzył. Zrób sobie krótką przerwę, idź na spacer lub popracuj przez chwilę nad czymś innym — a potem wróć i ponownie przeczytaj to, co napisałeś.

Znacznie łatwiej będzie dostrzec niejasne sformułowania, mylące kombinacje słów i błędy gramatyczne, gdy twój mózg jest świeży. Wykonaj korektę następnego dnia, aby uzyskać ważne wiadomości, które trafią do dużej liczby osób, takie jak oferty sprzedaży, biuletyny i automatyczne wiadomości e-mail.

2. Poznaj swoje zwykłe błędy

Jeśli znasz własne wzorce, możesz skorzystać z funkcji wyszukiwania/zmiany na komputerze — w menu „edycja” w większości przeglądarek i aplikacji — aby je sprawdzić.

Niektóre typowe błędy, które stają się nawykami, obejmują:

• Podwójny odstęp po kropkach
• Używanie zbędnych modyfikatorów, takich jak „tylko” lub „rodzaj”, które osłabiają Twoją wiadomość
• Typowe literówki, takie jak „teh” zamiast „the”
• Nadużywanie apostrofów w liczbie mnogiej
• Mylenie pewnych słów, takich jak ich/tam/oni są lub za/do/dwóch
• Używanie zbyt wielu lub za mało przecinków

3. Użyj narzędzia do korekty

Czy wiesz, że istnieją bezpłatne wtyczki, które mogą sprawdzać Twoją gramatykę i interpunkcję podczas pisania w przeglądarce lub programie pocztowym? Najbardziej popularna jest Grammarly, a jej darmowa wersja to prawdziwy koń pociągowy. To jak rozszerzona wersja sprawdzania pisowni, która oznacza wszelkiego rodzaju problemy ze słowami i interpunkcją.

Użyj go sam i poleć swojemu zespołowi, aby cała Twoja pisemna komunikacja wyglądała profesjonalnie i dopracowana.

4. Sprawdź tematy i nagłówki

Błędy w tematach to ostatnia rzecz, jaką zauważysz podczas korekty — ale to pierwsza rzecz, jaką zobaczą czytelnicy. Upewnij się, że Twoje wiersze tematu będą wyglądały jeszcze raz.

Jeśli używasz narzędzia do e-mail marketingu Constant Contact do formatowania profesjonalnych biuletynów i kampanii, ta rada dotyczy również nagłówków i nagłówków tematów. Prawdopodobnie przeoczysz błędy w nagłówkach, ale klienci nie.

5. Sprawdź nazwy i zaimki

Innym łatwym do przeoczenia miejscem jest nazwisko adresata. Wiele osób ma silną niechęć do błędnie napisanego nazwiska. To może być zerwanie umowy, więc nie polegaj na swojej pamięci — sprawdź w swoim źródle, aby upewnić się, że masz poprawnie napisane imię odbiorcy. Jeśli korzystasz z funkcji korespondencji seryjnej, upewnij się, że Twoja baza danych nie zawiera błędów w nazwach kontaktów.

Uważaj na swoje założenia dotyczące zaimków. Współczesne użycie zaimków może być elastyczne. W dzisiejszych czasach wiele osób podaje swoje preferowane zaimki w swoich podpisach w wiadomościach e-mail, dzięki czemu można łatwo określić, czy rozmawiasz z nią, z nimi, czy z nim. Jeśli ktoś jasno określił swoje preferencje dotyczące zaimków, mądrze jest go szanować.

6. Czytaj na głos

Aby sprawdzić, czy przekaz jest jasny i płynny przepływ pomysłów, przeczytaj go na głos. Natychmiast zauważysz niezręczność lub brak jasności.

Twój komputer może być w stanie odczytać Twoją wiadomość z powrotem — sprawdź menu „edytuj” aplikacji, której używasz, aby uzyskać polecenie „mowa”. Jeśli Twoja aplikacja ma funkcję mowy, zaznacz tekst, który chcesz odsłuchać, i wybierz „zacznij mówić”. Odwróć wzrok od ekranu podczas czytania i sprawdź, czy wybrane przez Ciebie znaki interpunkcyjne i język prowadzą komputer do właściwego tonu.

7. Sprawdź linki i załączniki

Większość ludzi musiała wysyłać kolejne wiadomości, które mówią „Ups, chciałem dołączyć ten dokument do ostatniego e-maila” lub „Przepraszam, ten link nie działał – oto właściwy”.

Są to łatwe błędy do popełnienia — ale można ich również łatwo uniknąć, jeśli poświęcisz czas na korektę. Sprawdź ręcznie każdy link w e-mailu, aby upewnić się, że działa, i upewnij się, że wszystko, co zamierzałeś załączyć, jest tam przed wysłaniem.

8. Zweryfikuj fakty i daty

Innym częstym błędem jest mylenie cyfr w wiadomości e-mail. Na przykład możesz nie określić strefy czasowej, zapomnieć o przeliczeniu kwoty z euro na dolary lub przypadkowo określić kombinację dnia/daty, która nie istnieje — na przykład powiedzenie „piątek, 2 czerwca”, gdy faktycznie wypada 2 czerwca w czwartek.

Są to błędy łatwe do popełnienia, ale wynikające z nich zamieszanie może zająć dużo czasu. Jeśli wielokrotnie wysyłasz nieprawidłowe informacje, może to spowodować utratę zaufania ludzi do Ciebie jako do wiarygodnego źródła informacji.

Wystarczy chwila, aby szybko przejrzeć liczby i daty w wiadomości e-mail.

9. Sprawdź swój ton

Ton może być trudny. To, co dla jednej osoby wydaje się profesjonalne, może wydawać się zwięzłe i nagłe dla innej, podczas gdy komunikat pomyślany jako ciepły i przyjazny może wydawać się czytelnikowi fałszywy, a nawet sarkastyczny. Różnice te są zarówno kulturowe, jak i indywidualne — a jeśli już masz tarcia z odbiorcą, może on nie być skłonny do zwątpienia.

Jeśli w swojej wiadomości nie zamieściłeś żadnego small talku, dodaj jedną lub dwie frazy. Otwórz i zamknij swoją wiadomość przyjemnymi formalnościami, które skupiają się na czytelniku, a nie na sobie, np. „Mam nadzieję, że twoja rodzina ma się dobrze” lub „Powodzenia z prezentacją w przyszłym tygodniu”.

10. Uprość

Dobra edycja polega na usuwaniu rzeczy — takich jak dodatkowe słowa lub niepotrzebne zdania — zamiast dodawania. Podczas korekty szukaj sposobów na uproszczenie i skrócenie wiadomości.

Krótszy jest zawsze lepszy, jeśli chodzi o e-mail. Większość wiadomości można poprawić, zmniejszając liczbę słów o połowę. Ludzie są zajęci i po prostu ignorują wiadomości, które postrzegają jako zbyt długie. Najlepszym sposobem na pokazanie ludziom, że ich szanujesz, jest szanowanie ich czasu i uwagi.

Zastąp skomplikowane słowa prostymi. Skróć długie zdania. Rozdziel długie akapity. W przypadku e-maili najlepiej używać akapitów zawierających nie więcej niż 100 słów każdy.

Jednozdaniowe akapity mogą być potężne.

11. Przynieś wsparcie

Poproś o pomoc, jeśli piszesz bardzo ważny e-mail — na przykład reklamę dla potencjalnego klienta, delikatne negocjacje z dostawcą lub wiadomość powitalną, którą będziesz wysyłać do każdego nowego subskrybenta przez miesiące.

Druga osoba może zobaczyć w twoim piśmie rzeczy, których ty nigdy nie zobaczysz, ponieważ zawsze będziesz czytać swoje słowa w zamierzonym duchu. Jeśli istnieje sposób na błędną interpretację wiadomości lub tonu, drugi czytelnik może to zauważyć.

Spraw, aby poczta e-mail działała dla Ciebie

Wysyłanie profesjonalnych wiadomości e-mail jest łatwe dzięki szablonom i narzędziom zapewnianym przez Constant Contact. Przestrzeganie tych wskazówek dotyczących korekty wiadomości e-mail zapewni, że Twoja firma zawsze będzie wyglądać na dopracowaną i nienaganną.