Zarządzanie zakupami: przewodnik z najlepszymi praktykami

Zarządzanie zakupami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania dobrej zaopatrzenia organizacji. Od zamówień po zarządzanie zapasami, musi istnieć proces, dzięki któremu zespoły będą wyposażone w niezbędne zapasy.

Jak zarządzasz przetwarzaniem zamówienia? Przyjrzyjmy się tajnikom działu zaopatrzenia oraz kilku sprawdzonym metodom, których należy przestrzegać podczas zakupu zasobów reklamowych.

Co to jest zarządzanie zakupami?

Zarządzanie zakupami to proces nabywania towarów od dostawców zewnętrznych. To zarządzanie zakupami, przyjmowaniem, przeglądaniem i zatwierdzaniem zamówień zakupu. Zarządzanie zakupami obejmuje również zarządzanie relacjami z dostawcą.

Relacyjna część zarządzania zakupami jest jednym z najważniejszych aspektów tego procesu. Chociaż każdy krok w procesie zakupu jest ważny, bez dobrych relacji roboczych pojawią się problemy. Im lepsze relacje między firmą a dostawcą, tym płynniejsze będą zakupy.

Na zarządzanie zakupami trzeba patrzeć jako coś więcej niż tylko kupowanie towarów i usług. Proces zakupu obejmował badanie materiałów i źródeł, upewnianie się, że produkty są dostarczane na czas, kontrolę ich jakości oraz dokładne zarządzanie zapasami i księgowość.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą, które umożliwia zarządzanie zakupami w wielu widokach, takich jak tablice, listy i wykresy Gantta, a także śledzi zakupy w czasie rzeczywistym. Pulpit nawigacyjny na żywo rejestruje kilka wskaźników, takich jak czas i koszty, i automatycznie oblicza dane, aby pomóc w monitorowaniu zamówień. Wypróbuj ProjectManagera już dziś!

Korzyści z zarządzania zakupami

Pieniądze to podstawa, a nie zwracanie uwagi na te aspekty zarządzania zakupami negatywnie wpłynie na wynik finansowy firmy. Zarządzanie zakupami pomoże Ci w zarządzaniu zakupami poprzez kompilację dokumentacji, aby wykazać, że Twoje zyski są wyższe niż wydatki.

• Niższe koszty: Niższe koszty to największa korzyść, jaką firma może osiągnąć dzięki zarządzaniu zakupami. Obejmuje to wydajniejsze prowadzenie działu zakupów poprzez uzyskiwanie najlepszych cen i warunków. Dział zakupów może również skorzystać z gwarancji i rabatów, które w przeciwnym razie mogłyby zostać zniszczone.
• Zmniejszone ryzyko: Zarządzanie zakupami może zmniejszyć ryzyko i zapewnić bezpieczeństwo łańcucha dostaw. Ryzyko jest dzielone z dostawcami i możesz potencjalnie przenieść ryzyko na dostawców, którzy mogą sobie z tym poradzić. Dział zakupów może również zidentyfikować kluczowe dostawy i zapewnić bezpieczeństwo łańcucha dostaw.
• Oprogramowanie: Technologia może dodatkowo usprawnić zarządzanie zakupami dzięki oprogramowaniu, które identyfikuje problemy w łańcuchu dostaw i zwiększa wydajność.
• Zarządzanie łańcuchem dostaw: łańcuch dostaw to przepływ towarów i usług. Zarządzanie łańcuchem dostaw pomaga firmom usprawnić ich działania po stronie podaży, aby zapewnić klientom jak największą wartość. Pozwala im to uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku, co prowadzi do bardziej rentownego biznesu.
• Zarządzanie zapasami: Zarządzanie zapasami polega na kontrolowaniu i nadzorowaniu zakupów firmy. Zarządzanie zakupami pomaga dostosować zatwierdzenia w celu poprawy stanu zapasów poprzez usprawnienie procesów kontroli zapasów. Prowadzi to do większej wydajności i niższych kosztów. Zarządzanie zapasami Kanban jest jednym ze sposobów przejęcia nad tym kontroli.
• Zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM): Relacje są kluczem do zarządzania zakupami. To sposób na znalezienie korzyści zarówno dla firmy, jak i dostawców. Kiedy dostawcy współpracują z firmami i inwestują w długoterminowe relacje, obaj wychodzą zwycięsko. Dlatego zarządzanie tymi relacjami ma kluczowe znaczenie. Systemy zarządzania zakupami poprawiają relacje z dostawcami, śledząc i łącząc Twoją firmę z danymi o zapasach w czasie rzeczywistym.
• Zarządzanie jakością: Jakość zyskuje również dzięki ustalaniu docelowych poziomów wydajności dla jakości i śledzeniu ich, aby upewnić się, że są one spełniane. Wskaźniki takie jak trwałość i terminowość dostaw mogą poprawić ogólną jakość produktów.

Powiązane: Darmowy szablon zamówienia zakupu

Kroki cyklu zakupu

W całym cyklu zakupowym firmy będą określać wymagania, badać dostawców, przeprowadzać analizy wartości, przeprowadzać proces przeglądu, monitorować i oceniać zamówienie i nie tylko.

Siedem kroków do procesu zakupu obejmuje następujące.

1. Utwórz zamówienie zakupu

Zapotrzebowanie na zakup to wewnętrzny dokument używany do zakupu towarów lub usług. Zapotrzebowanie na zakup może dotyczyć operacji biznesowych lub produkcji. Zapotrzebowanie na zakup zawiera nazwisko i dział osoby zamawiającej towary lub usługi, datę wniosku, żądane produkty lub usługi, opis przedmiotu, ilość i cenę.

2. Zatwierdzenie budżetu

Budżet to przydzielone pieniądze przeznaczone na zakup towarów lub usług. Budżet zapewnia, że ​​na przedmiot przeznaczono wystarczającą ilość pieniędzy. Po ustaleniu budżetu na zakup należy go przekazać menedżerom upoważnionym do zatwierdzenia zakupu.

3. Utwórz zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe opisuje pracę i pozyskuje oferty od dostawców na towary lub usługi związane z ofertą. Nie wszystkie procesy zarządzania zakupami zawierają zapytanie ofertowe, ale są dobrym sposobem na ujednolicenie relacji z dostawcami i uzyskanie najlepszej ceny za najwyższą jakość.

4. Wybór dostawcy

Po odebraniu zapytań ofertowych musisz wybrać dostawcę. Posiadanie karty wyników wyboru dostawcy może pomóc w ograniczeniu wyborów poprzez wyszczególnienie cech, strategicznego dostosowania, zasad biznesowych i wszelkich ograniczeń, z którymi będziesz lub nie będziesz pracować. Po znalezieniu odpowiedniego dostawcy, który odpowie na Twoje zapytanie ofertowe podając koszty, czas i jakość spełniającą Twoje kryteria, możesz negocjować, co doprowadzi do następnego kroku.

5. Utwórz zamówienie zakupu

Gdy już masz dostawcę, który zgadza się na Twoje warunki, nadszedł czas na utworzenie zamówienia zakupu (PO). Zamówienie zakupu jest wiążącym dokumentem kupującego dla sprzedającego. Różnica między zamówieniem zakupu a zapotrzebowaniem na zakup polega na tym, że to drugie jest umową. Firma zobowiązuje się do dokonania zakupu od dostawcy, jak określono w zamówieniu zakupu. Zamówienie jest tworzone przez firmę, składane przed zakupem, określa, co jest potrzebne i zawiera proponowane szczegóły płatności.

6. Zatwierdzenie faktury

Po zweryfikowaniu zamówienia w celu upewnienia się, że odpowiada ono Twojemu zapytaniu ofertowemu i innym dokumentom związanym z zakupem, takim jak żądania zakupu, pokwitowania itp., oraz określeniu wszelkich wyjątków, aby upewnić się, że nie brakuje żadnych istotnych informacji, możesz przynieść zamówienie, aby zarządzać, aby uzyskać wszelkie niezbędne zgody.

7. Zatwierdzenie umowy

Umowa z dostawcą może być długoterminowa lub na określoną liczbę dostaw. Tak czy inaczej, musisz przejrzeć umowę i upewnić się, że wszystkie strony zgadzają się z warunkami. Aby usprawnić ten proces, najlepiej mieć ustandaryzowaną umowę. Przed zatwierdzeniem dokładnie przejrzyj, ponieważ po podpisaniu jest to prawnie wiążący dokument.

Strategie zakupowe i najlepsze praktyki

Posiadanie strategii zakupowej pomaga podejmować bardziej efektywne decyzje zakupowe i dostarczać towary wysokiej jakości na czas na wzajemnie uzgodnionych warunkach. Istnieje wiele strategii zakupowych, które firmy mogą zastosować, aby uzyskać te korzyści.

Jednym z nich jest zakup z jednego źródła, który polega na tym, że firma przyjmuje tylko jedno źródło zaopatrzenia. Wymaga to dostawcy z doskonałą obsługą, który jest oddany relacji. Przeważnie znajdziesz tego rodzaju strategię przy zakupie materiałów biurowych.

Cykl zakupów ma miejsce, gdy firma zamawia od grupy stałych dostawców, ale zleca większe zakupy ad hoc. Aukcje zakupowe są wykorzystywane w projektach krótkoterminowych, aby uzyskać najlepszą cenę. Jednakże, jeśli masz do czynienia z dostawcami, istnieje kilka podstawowych strategii, które mają zastosowanie do wszystkich najlepszych praktyk zakupowych.

Wreszcie możesz współpracować z dostawcami, którzy zapewniają najlepsze warunki i ceny oraz budują silną relację. Metody całkowitej jakości (TQM) wymagają, aby dostawcy zapewniali coraz lepszą jakość. Ale bez względu na to, który wybierzesz, w przypadku każdego łańcucha dostaw należy zastosować program zarządzania ryzykiem.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu zakupami

ProjectManager to oprogramowanie, które pomaga usprawnić procesy zarządzania pracą, jednocześnie łącząc zespoły hybrydowe bez względu na ich lokalizację i poziom umiejętności. Kupujący mogą monitorować swoje zapasy i łączyć się z dostawcami za pomocą narzędzia, aby udostępniać dokumenty zakupu i faktury. Powiadomienia można skonfigurować tak, aby wszyscy byli na bieżąco, aby uniknąć kosztownych opóźnień.

Uzyskaj przejrzystość w produkcji dzięki tablicom Kanban

Uzyskaj przejrzystość w produkcji, aby upewnić się, że zespoły mają wszystkie zasoby, których potrzebują, aby pracować na pełnych obrotach z tablicami Kanban. To wizualne narzędzie przepływu pracy umożliwia menedżerom wgląd w proces produkcyjny, dzięki czemu mogą zobaczyć, kiedy zapasy są niskie i zażądać większej ilości dostaw od swoich dostawców.

Generuj raporty w kilka sekund

Aby dokładniej zagłębić się w ten proces, dostępne jest raportowanie jednym kliknięciem. Otrzymuj raporty dotyczące grafików, statusu, czasu, kosztów i wielu innych. Raporty te można udostępniać dostawcom, aby utrzymać ich na bieżąco i budować lepsze relacje. Wszystkie raporty można filtrować, aby skupiały się tylko na danych, które chcesz śledzić.

Przechowuj nieograniczone pliki w jednym miejscu

ProjectManager ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, które może być centralnym punktem dla wszystkich Twoich dokumentów zakupowych. Zabezpieczenia można ustawić tak, aby umożliwić dostawcom dostęp tylko do tych części oprogramowania, które są krytyczne dla ich pracy, podczas gdy reszta poufnych danych jest chroniona i bezpieczna.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które usprawnia zakupy dla producentów i każdej firmy, która współpracuje z zewnętrznymi dostawcami. Zorganizuj swoją pracę, połącz zespoły i stwórz jedno źródło prawdy, aby mieć pewność, że wszyscy zawsze pracują nad najbardziej aktualnymi informacjami. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!