Zamówienia zakupu i wyjaśnienie procesu zamówienia zakupu

Duża część projektu zostanie wykonana we własnym zakresie, ale prawdopodobnie będziesz również zawierał umowy z dostawcami i innymi podmiotami, aby dostarczyć potrzebne materiały lub usługi. W jaki sposób upewniasz się, że towar jest tego rodzaju, jakiego potrzebujesz, w uzgodnionej ilości i cenie, która odpowiada Twoim ograniczeniom finansowym?

Wszystkie te parametry są uzgadniane w zamówieniu zakupu. Jest to sposób na osiągnięcie porozumienia w sprawie usług zewnętrznych wymaganych w projekcie, aby upewnić się, że można je zaplanować w planie projektu.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu (PO) to prawnie wiążąca umowa między kupującym a sprzedającym, która określa, czego kupujący chce i co sprzedający zgadza się dostarczyć. Dane te obejmują cenę, ilość, termin dostawy oraz warunki płatności.

Zamówienia zakupu zawierają również numer śledzenia PO. W zależności od rodzaju używanego systemu jest to kluczowe w śledzeniu zakupu — od momentu umieszczenia go do momentu dostarczenia i opłacenia.

Zamówienia zakupu powstały jako dokumenty papierowe i nadal są w ten sposób wykorzystywane w wielu branżach. Jednak wraz z migracją firm na komputery, PO poszedł w ich ślady. Istnieją systemy usprawniające proces zakupów, które ułatwiają śledzenie zapasów i płatności.

Kto tworzy zamówienie zakupu?

Większe firmy mogą posiadać dział zakupów dedykowany do nadzorowania zamówień zakupu. Mniejsze firmy mogą polegać na menedżerach operacyjnych, menedżerach finansowych, kierownikach biur, a nawet właścicielach firm przy tworzeniu zamówienia zakupu.

Poszczególne zespoły mogą wyznaczyć wyznaczone osoby do tworzenia zamówień zakupu. Na przykład firmy programistyczne mogą wyznaczyć kierowników biur do tworzenia zamówień zakupu, podczas gdy firma finansowa może wyznaczyć kierowników finansowych do tworzenia zamówień zakupu. Sposób, w jaki firma konfiguruje proces zakupów, będzie decydował o tym, kto tworzy zamówienia zakupu.

Kto zatwierdza zamówienia zakupu?

To, kto zatwierdza zamówienia zakupu, zależy od procesu zachodzącego w danej firmie. Większe firmy mogły mieć rozbudowane procesy zakupowe polegające na zatwierdzeniu pochodzących z określonych lokalizacji i działów. Na przykład firma programistyczna może zwracać się do dyrektorów i dyrektorów finansowych (CFO) o zatwierdzenie zamówień zakupu.

Mniejsze firmy mogą zwrócić się do dyrektora finansowego lub dyrektora generalnego o zatwierdzenie zamówienia, co w niektórych przypadkach może spowolnić proces.

Dlaczego warto skorzystać z zamówienia zakupu?

Zlecenie zakupu wyjaśnia dokładnie to, czego kupujący oczekuje od sprzedawcy. Pomaga to uniknąć nieporozumień dotyczących tego, czego kupujący chce, ile tego, jaki będzie koszt, kiedy i gdzie zostanie dostarczony i tak dalej. Zamówienie zakupu służy ochronie zarówno kupującego, jak i sprzedającego. Na przykład, jeśli kupujący nie płaci zgodnie z zamówieniem lub sprzedawca nie spełnia szczegółów zamówienia, może skorzystać z legalnych dróg, aby uzyskać pieniądze, towary lub rekompensatę finansową.

Oczywiście pozew nie jest tym, czego chce każdy kierownik projektu. Dlatego zamówienie zakupu działa jak dokument prawny, aby uniknąć takich nieporozumień, tworząc przejrzystą komunikację między obiema stronami. Zapewnia, że ​​wszyscy zaangażowani w projekt zgadzają się na zamawiane towary lub usługi.

Praktycznie rzecz biorąc, zamówienie zakupu po prostu pomaga śledzić zamówienie, co jest niezbędne, gdy projekty się zmieniają, a zasoby muszą zostać ponownie przydzielone, aby odzwierciedlić te zmiany.

Elementy Zamówienia Zakupu

Zamówienie zakupu różni się w szczegółach, ale wszystkie mają następujące elementy:

• Numer PO do identyfikacji i śledzenia zamówienia
• Data PO do uchwycenia, kiedy zamówienie zostało uzgodnione
• Informacje o dostawcy, w tym nazwa dostawcy i jego kontakt
• Dane kontaktowe kupującego!
• Termin dostawy, kiedy towary lub usługi są wymagalne
• Sposób wysyłki, jeśli towary są wysyłane na miejsce pracy
• Wszelkie wymagania dotyczące wysyłki
• Przedmioty zawarte w zamówieniu
• Koszt każdego przedmiotu
• Całkowity koszt całej przesyłki
• Podatki od wszystkich zakupionych przedmiotów
• Termin płatności
• Warunki płatności

Twoja firma może potrzebować dalszych szczegółów, co jest w porządku, ale jeśli masz przynajmniej powyższe informacje w swoim zamówieniu zakupu, właściciel i dostawca są chronieni umową. Dlatego, aby prawnie chronić wszystkie strony, bardzo ważne jest, aby wszystkie szczegóły transakcji były jasno określone i uzgodnione.

Przykład zamówienia zakupu

Rzućmy okiem na teoretyczny przykład zamówienia, aby uzyskać rzeczywisty obraz tego, jak działa ten proces. W tym celu skorzystamy z szablonu zamówienia zakupu ProjectManager.com, który można pobrać bezpłatnie tutaj. Wyobraź sobie pracę budowlaną, w której Acme Construction zdaje sobie sprawę, że potrzebuje więcej płyt wiórowych.

Kontaktują się ze swoim sprzedawcą, Joe's Lumber, i omawiają zamówienie przez telefon. Dochodząc do porozumienia w sprawie ceny i dostawy, Acme sporządza zamówienie. Zawierają nazwę firmy i informacje kontaktowe, tworzą numer zamówienia, datę i identyfikator dostawcy dla Joe's.

Informacje kontaktowe dostawcy

Kolejna część zamówienia to dane kontaktowe dostawcy lub osoby, od której Acme dokonuje zakupu. Następnie następuje miejsce wysyłki towaru, w tym przypadku miejsce pracy. Odnotowuje się zatwierdzony termin dostawy i sposób wysyłki, który w tym przypadku odbywa się ciężarówką.

Szczegóły płatności

Poniżej znajdują się szczegóły dotyczące płatności, kiedy jest ona wymagalna i czy są jakieś warunki. W takim przypadku płatność jest należna przy odbiorze i dopiero po sprawdzeniu i zatwierdzeniu drewna przez osobę kontaktową wymienioną w informacjach o wysyłce.

Informacje o elemencie zamówienia

Jest lista towarów, pokazująca towar, opisująca go, ilość, podana cena jednostkowa, a następnie suma wierszowa. W przypadku tego zamówienia istnieje tylko jeden element zamówienia, ale może być ich kilka. Jakkolwiek jest ich wiele, są one sumowane po dodaniu podatków za zakup.

Dodatkowe informacje

Znajduje się tam pole, w którym można dodać wszelkie dodatkowe informacje. Może to być sposób dotarcia na miejsce pracy, sposób pakowania towarów itp. W przypadku tej pracy nie ma potrzeby podawania dodatkowych informacji, a pole można pozostawić puste.

Podpis

Wreszcie jest miejsce na podpis dostawcy i data podpisania zamówienia. Po podpisaniu staje się to prawnie wiążącą umową.

Proces zamówienia zakupu

Proces zamówienia obejmuje spisanie go aż do dostawy. Proces zamówienia zakupu dzieli się na następujące kroki.

1. Stworzenie

Po utworzeniu zapotrzebowania na zakup zamówienie zakupu jest generowane, zwykle przez zespół zaopatrzenia lub administratora projektu.

2. Zatwierdzenie

Jeśli wszyscy zaangażowani zgadzają się z wymaganiami dotyczącymi pozycji, ilości, ceny i dostawy, dokument jest zatwierdzany podpisem sprzedawcy zgadzającego się na warunki.

3. Wysyłka

Zamówienie zakupu jest wysyłane do dostawcy za pośrednictwem dowolnego kanału, który został zaakceptowany. Można to zrobić osobiście, na papierze, faksem lub e-mailem itp.

4. Dostawa

Dostawca dostarcza towary określone w zamówieniu zakupu. Towary te są badane i zatwierdzane, gdy jakość jest akceptowalna, np. brak wad lub braków. Zwykle robi to administrator lub kierownik ds. zaopatrzenia w miejscu pracy.

5. Zamknięcie

Jeśli wszystko jest w porządku z zamówieniem, faktura zatwierdzająca jest wysyłana do finansowania w celu przetworzenia płatności. Po opłaceniu zamówienie jest zamknięte.

Zamówienie zakupu a faktura

Być może słyszałeś zamiennie używane zamówienia zakupu i faktury, ale ważne jest, aby je rozróżnić. Zamówienia zakupu określają towary i usługi, które kupujący jest zainteresowany zakupem, i zawierają szczegóły, takie jak data zakupu, dane kupującego, informacje o zamówieniu, informacje o dostawie, warunki płatności i numer zamówienia. Kupujący wysyłają zamówienia zakupu do dostawców, aby ułatwić śledzenie procesu zakupu.

Faktury natomiast działają jak wezwanie do zapłaty wysyłane przez sprzedawcę do kupującego, gdy tylko zamówienie zostanie zrealizowane. Oprócz wykazu towarów i usług, które zostały dostarczone, określa również wysokość należnych pieniędzy. Faktury zazwyczaj zawierają numer identyfikacyjny, informacje o dostawcy, szczegóły płatności i należną kwotę.

Próbując odróżnić zamówienia od faktur, pamiętaj o tych kluczowych różnicach:

• Kupujący wysyłają zamówienia zakupu do dostawców, aby monitorować i kontrolować proces zakupów
• Sprzedawcy wysyłają faktury jako oficjalne wezwanie do zapłaty do kupujących po zrealizowaniu zamówienia

Zarówno zamówienia zakupu, jak i faktury są ważnymi dokumentami określającymi szczegóły kupowanych przedmiotów.

Jak ProjectManager.com może pomóc w procesie zamówienia?

ProjectManager.com to wielokrotnie nagradzane narzędzie do zarządzania projektami, które organizuje pracę w celu zwiększenia wydajności. Korzystanie z naszego oprogramowania w celu usprawnienia procesu składania zamówienia umożliwia łatwiejsze generowanie, śledzenie i zamykanie zamówień zakupu, dzięki czemu nie musisz odrywać się od zarządzania projektem.

Jednym z naszych widoków projektu jest tablica kanban, która wizualizuje przepływ pracy. Tablica to seria kolumn z ułożonymi pod nimi kartami, które można przeciągać i upuszczać z jednej kolumny do drugiej w trakcie procesu składania zamówienia.

Gdy masz zapotrzebowanie na zaopatrzenie, możesz użyć dostosowywanych kolumn, aby nakreślić pięcioetapowy proces zamówienia zakupu. Utwórz kartę reprezentującą zamówienie zakupu. Dołącz rzeczywiste zamówienie zakupu do karty i przenieś je po tablicy, gdy zostanie zatwierdzone, dostarczone i zamknięte.

Twoje zamówienie można śledzić na pierwszy rzut oka, aby upewnić się, że zostało dostarczone na czas, tworząc termin na karcie. Dodaj znaczniki, aby przydzielić go do działu lub projektu i ułatwić znalezienie go w wyszukiwaniu. Możesz nawet przypisać kartę do swojego kierownika ds. zakupów i skomentować, aby zachować ciągłość komunikacji.

ProjectManager.com to wielokrotnie nagradzane narzędzie, które pomaga utrzymać porządek w celu zwiększenia produktywności. Może zarządzać zakupami, planowaniem, monitorowaniem i raportowaniem projektów. Dołącz do organizacji takich jak NASA, które już używają naszego narzędzia do prowadzenia udanych projektów. Wypróbuj tę bezpłatną 30-dniową ofertę próbną już dziś.