Plan Zarządzania Jakością w Zarządzaniu Projektami

Kierownicy projektów wiedzą wszystko o potrójnym ograniczeniu: czas, zakres i koszt. Ale prawdę mówiąc, powinno być czwarte ograniczenie: jakość. Jakość Twojej pracy może spowodować lub przerwać projekt, dlatego tak ważny jest plan zarządzania jakością.

Jeśli dostarczasz na czas iw ramach budżetu, ale jakość nie spełnia oczekiwań Twoich interesariuszy, projekt nie kończy się sukcesem. Przyjrzyjmy się wpływowi, jaki plan zarządzania jakością może mieć na projekt, jak go stworzyć i przyjrzyjmy się niektórym szablonom, aby zacząć.

Co to jest plan zarządzania jakością?

Plan zarządzania jakością to dokument, który pomaga kierownikowi projektu i zespołowi projektowemu w realizacji działań związanych z zarządzaniem jakością i zapewnieniem jakości. Jakość w kontekście zarządzania projektami to spełnienie wymagań projektowych i zaspokojenie potrzeb klienta.

Ogólny plan projektu będzie zawierał plan zarządzania jakością, który opisuje działania, które będziesz stosować w całym cyklu życia projektu, aby spełnić jego cele jakościowe. Opisujesz również te działania (oraz zasoby potrzebne do ich realizacji) w planie zarządzania jakością.

Głupotą jest oczekiwać jakości bez jej planowania. Jakość jest zamierzona i wymaga umiejętnego wykonania. Plan zarządzania jakością jest pierwszym krokiem do zdefiniowania i skodyfikowania kroków niezbędnych do osiągnięcia oczekiwań jakościowych projektu. Najlepiej zrobić to za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, które może organizować i udostępniać plan zespołowi projektowemu.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które ma wiele widoków projektów, które pozwalają tworzyć i realizować plan zarządzania jakością. Menedżerowie projektów mogą budować plan jakości na wykresach Gantta, które łączą zależności, dodają kamienie milowe, a nawet filtrują ścieżkę krytyczną. Następnie zespoły mogą realizować plan na tablicach kanban i listach zadań. Każdy widok pracy jest aktualizowany w czasie rzeczywistym dla jednego źródła prawdy. Zacznij już dziś za darmo.

Dlaczego plan zarządzania jakością w projekcie jest ważny?

Plan zarządzania jakością jest niezbędnym elementem zapewnienia udanego projektu dla Twoich interesariuszy. Ale to nie tylko jeden projekt korzysta z planu zarządzania jakością. Klienci oczekują spójności, a mając plan utrzymania wysokiej jakości produkcji dla każdego wytwarzanego produktu lub usługi, możesz konsekwentnie spełniać ich oczekiwania dotyczące jakości.

Zarządzanie jakością nie ogranicza się również do zespołu projektowego. Kiedy wszyscy w organizacji rozumieją plan, wzrasta wydajność. Chociaż niezwykle ważne jest, aby wszyscy zaangażowani w proces produkcyjny korzystali z planu zarządzania jakością jako wskazówek, zapoznanie się z nim wszystkich działów zwiększa wydajność i tworzy wspólny cel zrozumiały dla wszystkich.

Kiedy tworzysz wysokiej jakości produkt lub usługę, klienci zwrócą na to uwagę. Rynek jest konkurencyjny, a jakość wyróżnia Twoją markę. Plan zarządzania jakością pomaga zapewnić stałą jakość. To z kolei sprawia, że ​​klienci są lojalni wobec Twojego produktu lub usługi. Lojalni klienci prowadzą do wartości marki; a to oznacza rentowność.

Oczywiście nikt nie jest doskonały, co jest kolejnym powodem, dla którego projekt wymaga planu zarządzania jakością. Posiadanie wytycznych i zasad dotyczących procesów biznesowych oznacza, że ​​każdy wie, co robić. Tworzy to mapę drogową, która zmniejsza błędy ludzkie. Im mniej błędów, tym mniej czasu i pieniędzy musisz przeznaczyć na projekt.

Kto jest zaangażowany w planowanie, wykonywanie i utrzymywanie planu zarządzania jakością?

Plan zarządzania jakością jest tworzony przez kierownika projektu, który może zasięgnąć wskazówek od niektórych członków zespołu, interesariuszy i klientów. Istnieje kilka projektów i organizacji, które mogą pełnić określone role dla specjalisty ds. zapewnienia jakości lub eksperta ds. jakości, ale większość planów zarządzania jakością jest planowana, wykonywana i utrzymywana przez kierownika projektu.

Niezależnie od tego, kto jest właścicielem planu zarządzania jakością, każdy członek zespołu projektowego ma pewną rolę do odegrania, aby upewnić się, że produkty spełniają oczekiwania jakościowe:

• Kierownik Projektu: Kierownik projektu opracowuje proces zarządzania jakością w celu upewnienia się, że wszystkie produkty spełniają oczekiwania jakościowe.
• Członkowie zespołu: Zespół jest odpowiedzialny za spełnienie oczekiwań jakościowych planu, ponieważ wykonują swoje zadania zgodnie ze standardami opracowanymi przez kierownika projektu.
• Organizacja: Organizacja standaryzuje kontrole jakości we wszystkich projektach i upewnia się, że jej personel jest przeszkolony z umiejętnościami niezbędnymi do dostarczania wysokiej jakości produktów lub usług.
• Interesariusze: Interesariusze muszą jasno wyjaśnić, jakie są ich oczekiwania dotyczące jakości i są odpowiedzialni za zatwierdzenie dostawy tego produktu lub usługi.
• Klienci: Klienci i użytkownicy powinni być konsultowani jak interesariusze, jeśli projekt ma na celu stworzenie produktu lub usługi dla klientów.

Jak stworzyć plan zarządzania jakością dla projektu

Tworząc plan zarządzania jakością, najpierw musisz zidentyfikować kluczowe elementy. Obejmują one rezultaty projektu i proces projektowy. Musisz także określić standardy jakości, według których będziesz mierzyć wyniki, a także kryteria, których używasz do pomiaru satysfakcji klienta.

Będziesz także musiał wymienić czynności związane z kontrolą jakości, standardy jakości procesu, oczekiwania interesariuszy, działania związane z zapewnieniem jakości i tworzyć produkty wysokiej jakości. Po wykonaniu tych czynności plan zarządzania jakością obejmuje następujące cztery kroki:

1. Plan Opracowanie Planu Zarządzania Jakością

W tym miejscu identyfikujesz cele jakościowe swoich klientów, badając ich i przeprowadzając z nimi wywiady. Będziesz chciał, aby wyrazili swoje potrzeby jasno i obiektywnie. Następnie przyjrzysz się profesjonalnym standardom dotyczącym Twojego produktu lub usługi, takim jak prawne, środowiskowe, ekonomiczne, kodeksowe, bezpieczeństwa życia i zdrowia.

Plan zarządzania jakością będzie musiał znaleźć równowagę między oczekiwaniami klientów a kosztami, harmonogramem i standardami zawodowymi. Od tego momentu możesz zacząć opracowywać plan i procesy, aby osiągnąć swoje cele jakościowe w ramach ograniczeń projektu.

Następnie będziesz chciał opracować progi pomiaru wydajności, aby upewnić się, że wszyscy zgadzają się, że cele jakości zostały osiągnięte. Klienci będą musieli zgodzić się ze wszystkimi celami jakości i pomiarami jakości.

2. Wykonać Plan Zarządzania Jakością

Teraz, gdy masz już plan, nadszedł czas, aby wprowadzić go w życie. Realizuj zadania zgodnie z zatwierdzonym planem zarządzania jakością i normami. Komunikacja jest niezbędna na tym etapie, aby szybko reagować na zmieniającą się dynamikę projektu. Udokumentuj wszystko i poznaj je na spotkaniu wyciągniętym z lekcji po zakończeniu projektu.

3. Przeprowadź kontrolę jakości

Aby upewnić się, że spełniasz cele jakościowe, konieczne jest przeprowadzanie kontroli jakości, takich jak przeglądy techniczne, nadzór kierownictwa i weryfikacja przestrzegania standardów jakości. Porównaj je z celami jakościowymi swoich klientów. Kierownicy projektów będą raportować te ustalenia zainteresowanym stronom na regularnych spotkaniach. Celem tego procesu jest ciągłe doskonalenie.

4. Podejmij działania naprawcze

Jeśli podczas monitorowania jakości w projekcie wykryjesz anomalie, musisz zareagować, aby przywrócić projekt do stanu wyjściowego jakości. Dokumentuj te zmiany, ponieważ takie ulepszenia jakości mogą zmienić plan zarządzania jakością, procedury i alokację zasobów.

Darmowe szablony, które pomogą Ci zarządzać jakością

Plany zarządzania jakością są skomplikowane. Musisz planować, monitorować i raportować postępy, a jednocześnie być wystarczająco elastycznym, aby szybko wprowadzać zmiany, gdy są one konieczne. ProjectManager ma dziesiątki darmowych szablonów do zarządzania projektami, z których możesz korzystać za darmo. Oto kilka z nich związanych z zarządzaniem jakością:

Szablon wykresu RACI

Bezpłatny szablon wykresu RACI dla programu Excel to narzędzie, które pomaga upewnić się, że wszyscy interesariusze są zaktualizowani i pracują nad wspólnymi celami projektu. Ten darmowy szablon pozwala określić role i obowiązki wszystkich osób zaangażowanych w projekt.

Szablon planu zarządzania projektami

Plan zarządzania jakością jest częścią większego planu projektu. Darmowy szablon planu zarządzania ProjectManager dla programu Word pomaga określić zakres całego projektu, łącznie z częścią dotyczącą zarządzania jakością. Następnie możesz planować i przydzielać zadania swojemu zespołowi.

Szablon rejestru ryzyka

Każdy projekt wiąże się z ryzykiem, a jeśli te problemy się pojawią, mogą wpłynąć na jakość Twojej pracy. Dlatego potrzebujesz mechanizmu do ich identyfikacji i śledzenia. Darmowy szablon rejestru ryzyka ProjectManagera dla Excela zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby zdefiniować ryzyko, określić jego priorytet i jaki może być potencjalny wpływ na projekt. Mając wcześniej ustaloną odpowiedź na ryzyko, masz większe szanse na rozwiązanie tego problemu, zanim wpłynie ono na Twój projekt.

Jak ProjectManager pomaga w planowaniu zarządzania jakością

Chociaż szablony są dobrym narzędziem, bledną w porównaniu z oprogramowaniem do zarządzania projektami. Największym problemem jest to, że szablony są dokumentami statycznymi, których aktualizacja wymaga dużo pracy. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby umożliwić bardziej wnikliwe podejmowanie decyzji i szybsze działanie, aby utrzymać projekt na bieżąco.

Uzyskaj wiele widoków projektu

Menedżerowie uwielbiają wykresy Gantta, ale nie są one idealne dla zespołów. ProjectManager zawiera wiele narzędzi projektowych, które pozwalają zespołom pracować tak, jak chcą. Mamy wykresy Gantta, widoki arkuszy, tablice kanban, widoki kalendarza i tablice kanban, które wizualizują przepływ pracy. Wszystkie widoki projektów są aktualizowane w czasie rzeczywistym, więc bez względu na to, nad czym pracujesz, widzisz najbardziej aktualny widok.

Użyj automatyzacji do kontroli jakości

Menedżerowie mogą dostosowywać przepływy pracy i ustawiać wyzwalacze, aby zautomatyzować rutynową, intensywną pracę. Dzięki temu członkowie zespołu mogą skoncentrować się na dostarczaniu jakości. Możesz także kontrolować status zadania za pomocą zatwierdzeń zadań, aby mieć pewność, że w produkcji posuwa się do przodu tylko jakość. Upoważniasz, kto zadba o to, by zadanie spełniało oczekiwania jakościowe.

Monitoruj jakość w czasie rzeczywistym

Aby śledzić jakość i szybko wykrywać wszelkie problemy, potrzebujesz danych w czasie rzeczywistym. Pulpit nawigacyjny na żywo ProjectManagera zbiera dane w czasie rzeczywistym i oblicza dla Ciebie liczby, które wyświetlają się w łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Aby uzyskać więcej informacji, skorzystaj z funkcji raportowania jednym kliknięciem. Filtruj wszystkie nasze raporty, aby pokazać, co chcesz zobaczyć, a następnie łatwo udostępniaj je interesariuszom, aby je aktualizować.

ProjectManager to nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które pomaga planować, monitorować i raportować każdy aspekt projektu. Twórz plany zarządzania jakością, przydzielaj zespoły, monitoruj ich postępy i raportuj interesariuszom, aby zarządzać ich oczekiwaniami. Otrzymujesz także funkcje zarządzania zasobami i zadaniami. Dołącz do zespołów NASA, Seimen's i Nestle, które dostarczają jakość za pomocą naszego narzędzia i zacznij już dziś za darmo.