Zarządzanie zasobami: proces, narzędzia i techniki

Zarządzanie zasobami to jeden z najważniejszych aspektów zarządzania projektami. Zasoby projektowe obejmują surowce, sprzęt i zasoby ludzkie niezbędne do realizacji zadań projektowych, z których wszystkie muszą być zarządzane podczas danego projektu.

Co to jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami to proces planowania, harmonogramowania i przydzielania zasobów w celu ukończenia projektu. Kierownicy projektów są odpowiedzialni za nadzorowanie procesu zarządzania zasobami od początku do końca. Aby to zrobić, muszą korzystać z narzędzi i technik zarządzania zasobami.

Zarządzanie zasobami obejmuje tworzenie planów i procesów w celu bardziej efektywnego zarządzania zasobami, a można korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów, oprogramowania do zarządzania projektami lub kombinacji tych trzech.

Aby zarządzać zasobami, musisz monitorować i śledzić ich wydajność w całym projekcie. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami z pulpitami nawigacyjnymi w czasie rzeczywistym, które pomagają monitorować zasoby projektu. Nie jest wymagana żadna konfiguracja, a my automatycznie zbieramy sześć metryk projektu i wyświetlamy dane na kolorowych, intuicyjnych wykresach. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Proces zarządzania zasobami

Jak wspomniano powyżej, zarządzanie zasobami jest procesem ciągłym, który rozpoczyna się w fazie planowania projektu i trwa do zamknięcia projektu. Jest to znane jako cykl życia zarządzania zasobami, który składa się z czterech etapów, które menedżerowie projektów powinni zrozumieć, aby prawidłowo zarządzać zasobami projektu.

• Planowanie zasobów: po zdefiniowaniu zakresu projektu należy oszacować, jakie zasoby są potrzebne dla każdego zadania. Nie zapomnij policzyć zasobów, które mogą być potrzebne do zarządzania zmianami i wdrażania strategii zarządzania ryzykiem.
• Planowanie zasobów: Teraz, gdy masz do dyspozycji zasoby projektu, musisz upewnić się, że są one łatwo dostępne. Aby to zrobić, musisz po prostu dostosować harmonogram zasobów do ogólnego harmonogramu projektu i mieć solidny łańcuch dostaw.
• Alokacja zasobów: Alokacja zasobów to ciągły proces, który jest po prostu definiowany jako wybieranie odpowiednich zasobów we właściwym czasie w celu realizacji zadań projektowych. Na przykład istnieją zadania krytyczne, którym należy nadać priorytet podczas tworzenia harmonogramu zasobów.

Powiązane: Szablon planowania zasobów

Techniki zarządzania zasobami

Kierownicy projektów wdrażają następujące techniki zarządzania zasobami, aby prognozować, planować, alokować, poziomować i optymalizować zasoby podczas realizacji projektu.

1. Prognozowanie zasobów

Menedżerowie projektów muszą dołożyć wszelkich starań, aby oszacować, jakie zasoby są potrzebne do realizacji projektu i jak te wymagania dotyczące zasobów pasują do bieżących planów organizacji. Aby to zrobić, musisz zdefiniować zakres projektu, aby zidentyfikować wszystkie zadania projektu i ich wymagane zasoby.

2. Przydział zasobów

Alokacja zasobów polega na ocenie dostępnych zasobów, zdolności, harmonogramu zasobów i zadań, które należy wykonać, aby znaleźć członków zespołu o najbardziej odpowiednich umiejętnościach i upewnić się, że mają wszystkie zasoby projektowe, których potrzebują, kiedy ich potrzebują.

3. Poziomowanie zasobów

Celem wyrównywania zasobów jest ocena umiejętności członków zespołu i znalezienie możliwości lepszej alokacji zasobów. Dzięki dokładnemu zrozumieniu, co mogą zaoferować członkowie Twojego zespołu, możesz przydzielać zadania na podstawie ich umiejętności, aby zmaksymalizować wydajność zasobów.

4. Wykorzystanie zasobów

Dokładne planowanie zasobów jest równie ważne jak śledzenie zasobów. Menedżerowie projektów muszą śledzić wykorzystanie zasobów, aby wykryć wszelkie zasoby, które nie są wykorzystywane efektywnie. Następnie mogą po prostu ponownie przydzielić te zasoby lub wprowadzić zmiany w planie zarządzania zasobami.

Narzędzia do zarządzania zasobami

Są to narzędzia używane przez kierowników projektów do stosowania technik zarządzania zasobami w celu planowania i monitorowania zasobów projektu.

Plan Zarządzania Zasobami

Podobnie jak w przypadku każdego innego aspektu zarządzania projektami, podczas planowania zasobów chcesz najpierw zacząć od planu zasobów. To jest podstawa, na której zbudujesz swój proces zarządzania. Zrób szczegółową listę wszystkich zasobów, które Twoim zdaniem są potrzebne do ukończenia projektu. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej.

Powiązane: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami w 2022 r

Ponieważ jest to plan, warto zaangażować w ten proces inne osoby, ponieważ niektórzy członkowie zespołu mogą wymagać dodatkowych zasobów niż oczekiwano. Pamiętaj, aby uwzględnić niezbędny i nieistotny personel i sprzęt. Lepiej jest planować przedmioty i ostatecznie ich nie wymagać, niż walczyć, aby, powiedzmy, zdobyć drogi sprzęt w ostatniej chwili i zapłacić wyższą cenę. Krótko mówiąc, planowanie zasobów to planowanie finansowe.

Struktura podziału zasobów (RBS)

Teraz, gdy masz już kompletną listę zasobów potrzebnych do ukończenia projektu, chcesz je w jakiś sposób zamówić. Możesz tworzyć hierarchie zasobów, znane również jako Struktura podziału zasobów (RBS), według organizacji zatrudniającej (np. struktura raportowania lub hierarchia zespołu) lub według lokalizacji (np. wszystkie zespoły lub sprzęt wymagany w Azji lub Afryce).

Te podstawowe hierarchie powinny obejmować personel, a najlepiej wszystkie zasoby, na które zostaną wydane fundusze projektu, ale to Ty decydujesz, jakie rodzaje hierarchii są istotne dla Twojego projektu. Należy zauważyć, że RBS różni się od struktury podziału pracy w typowym planie projektu, która definiuje zadania związane z głównymi częściami projektu.

Macierz przypisania odpowiedzialności

Mając wymienione i zorganizowane zasoby, możesz rozpocząć definiowanie zasobów, które mają różne poziomy odpowiedzialności za wykonywanie zadań projektu lub całego projektu. Nazywa się to Matrycą Przypisania Odpowiedzialności (lub RAM). Tutaj możesz wyjaśnić role i obowiązki całego projektu.

Możesz podzielić to na to, kto jest odpowiedzialny za wykonanie jakich zadań, kto jest właścicielem tego zadania, kto może pomóc w razie pytań dotyczących zadania i kto musi być informowany o postępie tego zadania. Wiele pamięci RAM to proste wykresy z zakodowanymi literami, które definiują różne funkcje odpowiedzialności w oparciu o metodę RACI. R oznacza „Odpowiedzialny”, A to „Odpowiedzialny”, C to „Konsultowany”, a Ja „Poinformowany”. Możesz to zrobić indywidualnie lub w zależności od potrzeb organizacji.

Histogram zasobów

Histogram zasobów może służyć do przedstawienia wizualizacji zasobów dla każdego uczestnika projektu, który musi pozostać w pętli. Jest to szybki i łatwy sposób na sprawdzenie alokacji zasobów i odnotowanie, czy są one nadmiernie lub niedostatecznie przydzielone. Następnie można szybko poradzić sobie z nadmierną alokacją zasobu i w razie potrzeby przenieść go do osoby, której obciążenie pracą jest mniejsze. Jednak w niektórych narzędziach oprogramowania do zarządzania projektami jest to więcej niż prosty widok. Jest to narzędzie do planowania, które umożliwia ponowne przydzielanie pracy w oparciu o dostępność lub nadmierną lub niedostateczną alokację.

Kluczowe terminy zarządzania zasobami

Aby lepiej zrozumieć zarządzanie zasobami dla projektów i dowiedzieć się, jak opracować skuteczny plan zasobów, najpierw będziemy chcieli rozbić różne terminy i procesy, które często są związane z zarządzaniem zasobami. Pamiętaj, że zasoby mogą być ludzkie lub nieludzkie, takie jak sprzęt lub przestrzeń biurowa. To wszystko, co ma koszt niezbędny do realizacji projektu.

Nadmierna alokacja zasobów

Nadmierna alokacja oznacza po prostu, że dana osoba ma za dużo pracy. Nie mogą ukończyć pracy w czasie, który zaplanowałeś lub wyznaczyłeś na jej ukończenie. Może to prowadzić do nadgodzin, co ma wpływ na budżet lub może zablokować, a nawet wykoleić projekt. Ważne jest, aby zasoby były zrównoważone, więc będziesz potrzebować sposobu na kontrolowanie obciążenia zespołu przez cały cykl życia projektu.

Aby zobaczyć, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w zarządzaniu zasobami, obejrzyj krótki film poniżej. Funkcje, takie jak wykresy Gantta, kalendarze obciążeń, grafików i raportów projektów, łączą się, aby uprościć zarządzanie zasobami. A gdy te funkcje są dostępne online, wszystkie Twoje dane są w czasie rzeczywistym, dzięki czemu aktualizacje zasobów są zawsze aktualne. Ucz się więcej:

Zależność od zasobów

Zależność od zasobów odnosi się do teorii, zgodnie z którą organizacja powinna unikać wkładania wszystkich swoich jaj do jednego koszyka zespołowego. Oznacza to, że nadmierne poleganie na jednym zespole w celu wykonania podstawowej pracy, zwłaszcza jeśli jest to zespół zewnętrzny, może prowadzić do blokowania obciążenia pracą i niedoborów zasobów. Chcesz zaplanować niezdrową zależność od jednego zespołu lub jednego zasobu w celu wykonania pracy.

Można to złagodzić, rozdzielając pracę na wiele zasobów lub mając plany tworzenia kopii zapasowych na wypadek, gdyby zaplanowane zasoby sprzętowe stały się niedostępne. Chcesz również upewnić się, że Twoje zasoby nie są blokowane przez nadmierną zależność lub nadmierne poleganie na jednym lub większej liczbie zasobów. Jeśli jeden członek zespołu ma zbyt wiele zadań i za mało czasu, aby je wykonać, może blokować pracę innych osób.

Pamiętaj, że nie każdy zasób pracuje tylko nad Twoim projektem, może mieć przypisaną inną pracę. Musisz być w stanie zobaczyć wszystkie ich projekty, jeśli zamierzasz efektywnie zarządzać zasobami, co jest przydatne w przypadku poziomowania zasobów.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu zasobami

Zarządzanie zasobami zostało opracowane w celu zarządzania zasobami w Twoim projekcie, co wymaga wglądu w dostępność zasobów, obciążenie pracą i nie tylko. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej wnikliwe decyzje podczas zarządzania zasobami.

Zaplanuj zasoby za pomocą interaktywnych wykresów Gantta

Zasoby i koszty można planować za pomocą zadań w naszym widoku projektu wykresu Gantta. Po ustawieniu planu bazowego możesz również zapoznać się z planowanym i rzeczywistym postępem całego projektu, aby uzyskać informacje na temat problemów z zasobami. Pasek postępu informuje o postępach poczynionych w określonym zadaniu zgodnie z planowanym wysiłkiem. Jeśli nie spełniasz swojego planu bazowego, przenieś swoje zasoby, aby pozostać na dobrej drodze.

Zarządzaj obciążeniem pracą i utrzymuj wydajność zespołów

Twój zespół jest Twoim najcenniejszym zasobem. Możesz ustawić dostępność swojego zespołu, jego dni robocze, święta i WOM dla dowolnego miejsca, w którym pracuje Twój zespół. Kiedy zaczną działać, nie chcesz ich wypalać ani zostawiać bezczynnie. Nasza oznaczona kolorami strona obciążenia pozwala na pierwszy rzut oka sprawdzić, czy członkowie zespołu mają nadmierną alokację lub niedostateczną alokację. Zrównoważone obciążenie pracą prowadzi do bardziej produktywnego i szczęśliwego zespołu, a szczęśliwsze zespoły są bardziej produktywne.

Śledź swoje zasoby za pomocą pulpitów nawigacyjnych i raportów w czasie rzeczywistym

Zaplanowałeś zarządzanie zasobami, ale podczas realizacji projektu musisz je monitorować. Jeśli nie będziesz pilnować, w jaki sposób korzystasz z zasobów, ryzykujesz przekroczenie budżetu lub niedotrzymanie terminów. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym automatycznie zbiera dane na żywo i wyświetla je na kolorowych wykresach, które przedstawiają sześć wskaźników projektu. Jedno kliknięcie i możesz generować raporty, które zagłębiają się w obciążenie pracą, czas, koszty i wiele więcej. Wszystkie raporty można filtrować i udostępniać zainteresowanym stronom według własnego uznania.

Nasze oprogramowanie pomaga w planowaniu, zarządzaniu i raportowaniu zasobów projektowych. Możesz alokować i śledzić koszty zasobów, sprawdzać dostępność swojego zespołu, aby przypisywać zadania i monitorować wszystko za pomocą pulpitów nawigacyjnych, które działają jako natychmiastowe raporty o stanie. Uzyskaj wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania zasobami w jednym miejscu.

Kiedy zarządzasz zasobami w projekcie, jest wiele piłek, które trzeba utrzymać w powietrzu, a proces ten może stać się skomplikowany i zagmatwany. Jednak dzięki odpowiedniemu narzędziu online możesz planować, monitorować i raportować swoje zasoby z dużą kontrolą i dokładnością. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które zapewnia narzędzia potrzebne do kierowania projektem do pomyślnego zakończenia. Wypróbuj sam.