Zarządzanie rekordami: szybki przewodnik

Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektem tradycyjnym, zwinnym czy hybrydowym, wszystkie mają jedną wspólną cechę: dokumentację. W zależności od metodyki zarządzanie projektami wymaga dużej ilości papierkowej roboty, dlatego tak ważne jest zarządzanie dokumentacją.

Zarządzanie rekordami pomaga kontrolować bieżący projekt i przygotować grunt pod przyszłe projekty. Zdefiniujmy, czym jest zarządzanie rekordami, poznajmy rolę menedżera rekordów i nakreślmy cykl życia zarządzania rekordami. Po tym krótkim przewodniku będziesz w stanie lepiej zarządzać każdym projektem.

Co to jest zarządzanie rekordami?

Zarządzanie rekordami to tworzenie rekordów projektów oraz ich właściwe utrzymywanie i przechowywanie. Jest to proces systemowy, który zapewnia ludziom dostęp do zapisów projektu do wykorzystania w przyszłości poprzez organizację, planowanie i śledzenie przez cały czas realizacji projektu. Rekordy to dokumenty przedstawiające szczegóły istotne dla projektu i wymagające monitorowania w celu zarządzania projektem.

Podchodząc do zarządzania rekordami, musisz określić rodzaj informacji, które powinny być rejestrowane, a także proces rejestrowania danych. Musisz wiedzieć, jak obchodzić się z rekordami i gromadzić je, a także okres przechowywania i przechowywania tych rekordów. Istnieją również zapisy dotyczące utylizacji lub ochrony, które odnoszą się do zdarzeń zewnętrznych.

Generowanie rekordów projektu jest częścią procesu zarządzania rekordami. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które zawiera raporty za pomocą jednego kliknięcia, które przechwytują dane projektu w czasie rzeczywistym. Generuj raporty dotyczące kosztów, czasu i wiele więcej. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko te informacje, które chcesz zobaczyć. Raporty te są łatwo udostępniane zainteresowanym stronom i przechowywane w oprogramowaniu dzięki naszemu nieograniczonemu przechowywaniu plików. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Jak prowadzić dokumentację projektu

Utworzenie dokumentu wymagań zgodności jest konieczne, aby nakreślić procedury, które zespół projektowy musi przestrzegać, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni. Plan akt jest potrzebny, aby wiedzieć, jakie rekordy są wymagane dla projektu. Powinna istnieć metoda gromadzenia nieaktualnych dokumentów ze wszystkich źródeł rekordów, a także sposób przechwytywania i audytowania rekordów. Obejmuje to system, który może monitorować i raportować zapisy.

Nie wszystkie dokumenty projektowe są zapisami. Ewidencja, według kierownictwa projektu, to dokumenty, które są przechowywane w celu wykazania, że ​​podjęto określone działanie. System zarządzania rekordami to narzędzie, które umożliwia sortowanie rekordów i nierekordów, takich jak duplikaty i wstępne wersje robocze. Przykłady zapisów obejmują wymagania projektowe, zakres projektu, harmonogram, budżet, raporty z postępów, umowy itp.

Rola menedżera nagrań

Kierownik ds. akt zajmuje stanowisko kierownicze projektu, a osoba ta jest odpowiedzialna za organizowanie i zarządzanie aktami fizycznymi i cyfrowymi związanymi z projektem. Menedżerowie ds. dokumentacji są odpowiedzialni za dokładne, bezpieczne i efektywne zarządzanie informacjami otrzymanymi i wytworzonymi w ramach projektu. Nie wszystkie projekty mają kierownika ds. rekordów, aw niektórych organizacjach kierownik ds. rekordów jest również kierownikiem projektu. Może również pełnić rolę informatyki lub zarządzania, kierownika IT, kierownika ds. regulacyjnych lub archiwisty.

W zależności od projektu i organizacji kierownik ds. akt ustanowi i będzie nadzorował system zarządzania aktami. Opracowują również, utrzymują, weryfikują i oceniają istniejące systemy, tworząc różne raporty niezbędne do dokładnego rejestrowania zarządzania projektem.

Kierownik ds. dokumentacji jest zwykle osobą odpowiedzialną za zapytania i prośby o informacje, które pochodzą od klientów wewnętrznych lub zewnętrznych. Są odpowiedzialni za przestrzeganie wymogów i regulacji finansowych, prawnych i administracyjnych. Ich obowiązkiem jest również archiwizowanie lub niszczenie zapisów oraz upewnianie się, że zapisane zapisy są dostępne.

Powiązane: Darmowy szablon RFI dla programu Word

Cykl życia rekordów

Cykl życia rekordów to etapy, przez które przechodzi rekord w trakcie jego zarządzania. Istnieją trzy główne etapy cyklu życia rekordów: tworzenie lub odbiór, dystrybucja oraz używanie i usuwanie. Pierwsza faza to reprodukcja lub produkcja zarejestrowanych lub udokumentowanych danych. Na przykład generowanie raportu, budżetu lub zakresu projektu.

Następny jest etap dystrybucji i użytkowania. Po utworzeniu rekord jest dystrybuowany wewnętrznie lub zewnętrznie. Rekord będzie często używany na tym etapie jego cyklu życia i powinien być łatwo dostępny. Czas trwania tego etapu różni się w zależności od rodzaju projektu i może wynosić od godzin do lat.

Ostatnim etapem jest dyspozycja, w której rekordy są niszczone lub archiwizowane do wykorzystania jako dane historyczne podczas planowania przyszłych projektów o podobnym zakresie do właśnie zakończonego. W niektórych przypadkach okresy przechowywania nieaktywnych rekordów wygasają, sygnalizując koniec ich cyklu życia. W tym momencie menedżer rekordów określi, czy rekordy są zniszczone, czy zarchiwizowane.

Klasyfikacja zapisów

Rekordy można klasyfikować na wiele sposobów, aby ułatwić organizowanie rekordów. Dla naszych celów przyjrzymy się trzem klasyfikacjom rejestrów, które mają zastosowanie do rejestrów fizycznych i cyfrowych.

1. Rekordy przedsiębiorstwa: Rekordy te są związane z codziennymi czynnościami biznesowymi i są powszechne w większości przedsiębiorstw. Mogą obejmować wszystko, od zarządzania zespołem, zaangażowania interesariuszy, zakupów, sprzedaży i umów.
2. Rekordy branżowe: Rekordy tego typu są również powszechne, ale dotyczą tylko określonej branży. W przypadku zarządzania projektami są to rekordy unikalne dla branży, których nie można znaleźć w innych firmach.
3. Zapisy prawne: Zapisy, które są zlecone przez radcę prawnego lub personel ds. zgodności i muszą być przechowywane przez określony czas przez rząd lub przedsiębiorstwo, nazywane są zabezpieczeniami prawnymi. Są one związane z kwestiami związanymi z audytami zgodności lub sporami sądowymi.

Powiązane: Prawne zarządzanie projektami – krótki przewodnik

Zarządzanie aktami fizycznymi

Chociaż zarządzanie projektami współdzieli z większością branż przejście z rejestrów fizycznych na cyfrowe, nadal istnieją rejestry fizyczne, którymi należy zarządzać w większości projektów. Chociaż udostępnianie i przechowywanie plików cyfrowych może być łatwiejsze, plikami fizycznymi można skutecznie zarządzać dzięki odpowiednim wskazówkom dotyczącym zarządzania plikami.

Pliki fizyczne zajmują miejsce i mogą być drogie. W niektórych przypadkach musisz selektywnie wybierać pliki, które zapisujesz. Upewnij się, że nie usuwasz niczego, co jest zbędne lub niepotrzebne. W przypadku rejestrów, które przechowujesz, upewnij się, że są one spójne w sposobie ich nazywania. Trzymaj razem dokumenty o podobnych poglądach, takie jak wszystkie dokumenty dotyczące jednego projektu. Ułatwi to znalezienie tego, czego szukasz.

Kiedy sortujesz swoje pliki, chcesz również oddzielić je według stanu bieżącego i kompletnego. Na przykład ukończone projekty można umieścić w jednej szufladzie szafki na akta, podczas gdy projekty, które są jeszcze w toku, powinny być zebrane w innej. Twórz podfoldery, aby lepiej organizować dokumenty, a tworzenie cyfrowych kopii ważnych dokumentów nie zaszkodzi, nawet jeśli wolisz dokumentację fizyczną, aby mieć kopię zapasową.

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną

Większość firm będzie jednak dysponować plikami cyfrowymi. Jak zarządzasz swoją dokumentacją elektroniczną? Po pierwsze, musisz mieć system, który regularnie tworzy kopie zapasowe na wypadek problemu technicznego, który może spowodować usunięcie lub uszkodzenie danych. Obejmuje to plan odzyskiwania po awarii.

Jeśli chodzi o przechowywanie, możesz przechowywać swoje pliki online, near-line (w systemie zarządzania dokumentami działu) lub offline. Internet może być oczywiście drogi, a bezpieczeństwo zależy od usług, z których korzystasz. Gdy pliki są w trybie online, są one natychmiast dostępne z dowolnego miejsca, w którym masz połączenie z Internetem, co jest przydatne w przypadku pracy zdalnej.

Przechowywanie online i w pobliżu linii może być bezpiecznym miejscem do przechowywania danych. Pamięć masowa offline na taśmie magnetycznej i nośnikach optycznych może ulec degradacji bez ostrożności i zawsze istnieje ryzyko, że zmieniająca się technologia spowoduje, że Twoje pliki staną się niedostępne.

Zarządzanie rekordami i ISO

ISO, Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna, jest globalną federacją krajowych organów normalizacyjnych. Jest to organizacja pozarządowa, która obejmuje standardy dla wielu krajów na całym świecie. Zarządzanie dokumentacją ISO 15489 to pierwszy światowy standard zarządzania dokumentacją, opublikowany w 2001 roku i przyjęty przez ponad 50 krajów i ponad 15 języków. Przegląd i konsultacje trwały trzy lata, a poprawioną wersję wydano w 2016 r.

Podstawowe koncepcje i zasady normy obejmują akta, systemy akt, zasady, obowiązki, monitorowanie i szkolenia w zakresie efektywnego zarządzania aktami. Ma zastosowanie do tworzenia, rejestrowania i zarządzania zapisami we wszystkich rodzajach przedsiębiorstw i technologii. Jest dostępny w sprzedaży na stronie ISO.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu rekordami

Jeśli szukasz cyfrowego narzędzia, które może organizować, monitorować i raportować Twoje projekty, ale działa również jako nieograniczony i bezpieczny system zarządzania rekordami, potrzebujesz ProjectManagera, oprogramowania do zarządzania pracą i projektami. Nasze narzędzie online może generować i przechowywać rekordy potrzebne do zarządzania projektem i uzyskiwać do nich dostęp podczas planowania kolejnego projektu.

Nagrywaj harmonogramy i budżety za pomocą internetowych wykresów Gantta

Niektóre z najbardziej krytycznych zapisów dla Twojego projektu to plany przedstawiające Twój harmonogram i budżet. Nasze interaktywne wykresy Gantta ułatwiają organizowanie pracy, łączenie zależności w celu uniknięcia wąskich gardeł i wyznaczanie punktu odniesienia do pomiaru wariancji projektu w czasie rzeczywistym podczas wykonywania planu. Wykresy Gantta można łatwo udostępniać całemu zespołowi, pokazując cały projekt na wizualnej osi czasu, które można następnie zapisać w celu uzyskania ważnych wskazówek podczas planowania następnego projektu.

Zarządzaj rekordami w solidnym widoku listy

Wykres Gantta to jeden z wielu widoków projektu, które umożliwiają zarządzanie rekordami za pomocą żądanych narzędzi. Dostępne są tablice kanban, widoki arkusza i kalendarza. Dostępny jest nawet widok listy, który ułatwia przechwytywanie wszystkich rekordów projektu, sprawdzanie ich statusu zgodnie z oczekiwaniami projektu, a nawet dołączanie plików i komentarzy, aby wspierać lepszą współpracę z zespołami zarówno w biurze, jak i pracującym zdalnie.

Posiadanie centralnego centrum dla rekordów projektu, które podwaja się jako narzędzie używane do zarządzania i wykonywania projektu, pomaga pracować wydajniej. Nasza funkcja wyszukiwania globalnego umożliwia szybkie i łatwe znajdowanie tego, czego szukasz według plików, projektów, zadań i nie tylko. Otrzymuj wyniki w czasie rzeczywistym, co oznacza, że ​​patrzysz na bieżące wydarzenia, a nie na migawkę z przeszłości. Dodaj automatyzację przepływu pracy, zatwierdzanie zadań, zarządzanie zasobami i nie tylko, dzięki czemu nasze oprogramowanie jest kompleksowym rozwiązaniem dla wszystkich Twoich potrzeb związanych z zarządzaniem projektami.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które łączy zespoły hybrydowe na platformie współpracy z jednym źródłem prawdy, aby wszyscy lepiej współpracowali. Organizuj pracę, monitoruj postępy i raportuj o wydajności, zapisując wszystkie rekordy projektu dzięki naszemu nieograniczonemu przechowywaniu plików. Dołącz do zespołów NASA, Siemens i Nestle, które zapewniają sukces dzięki naszemu oprogramowaniu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.