Zdalne zarządzanie projektami: szybki przewodnik z najlepszymi praktykami

Na początku zarządzania projektami wszyscy fizycznie pracowali razem. Ale zarządzanie pracą nie jest już pod jednym dachem. Obecnie ludzie pracują zdalnie bardziej niż kiedykolwiek.

Zespoły zdalne to zespoły hybrydowe, które pracują w różnych lokalizacjach z różnymi narzędziami i umiejętnościami. W jaki sposób kierownicy projektów zapewniają im współpracę i produktywność? Oprogramowanie do zdalnego zarządzania projektami i zarządzania projektami, oto jak.

Co to jest zdalne zarządzanie projektami?

Zdalne zarządzanie projektami to sposób, w jaki kierownicy projektów łączą zespoły zdalne i hybrydowe i zapewniają, że wszyscy pracują razem, aby osiągnąć cele projektu. W tym sensie nie różni się to od zarządzania jakimkolwiek projektem, z wyjątkiem tego, że wykonujesz projekt zdalnie.

Zarządzanie zespołem zdalnym stwarza wyjątkowe wyzwania, których tradycyjni kierownicy projektów nie muszą brać pod uwagę. Dlatego zdalni kierownicy projektów używają narzędzi do zarządzania projektami online, aby wirtualnie łączyć ludzi, którzy są fizycznie odlegli. Ostatnie wydarzenia dowiodły, że wiele branż może przetrwać, a nawet prosperować, korzystając ze zdalnego zarządzania projektami.

W przeciwieństwie do innych metodologii zdalne zarządzanie projektami jest elastyczne. Nie kieruje się sztywnym zestawem ani regułami, chociaż sprawdza się zarówno w przypadku tradycyjnego, jak i zwinnego podejścia. Może nawet obsługiwać hybrydowe zarządzanie pracą, które łączy różne style pracy i zapewnia ich kompatybilność.

ProjectManager ma wiele widoków projektów i danych w czasie rzeczywistym, co sprawia, że ​​zespoły hybrydowe czują się, jakby pracowały razem, bez względu na to, gdzie się znajdują. Listy zadań porządkują projekt i twoją indywidualną pracę, a ponadto możesz ustawić priorytet i wyświetlić status, aby wiedzieć, czy spełniasz harmonogram. Zespoły mogą komentować zadania w celu lepszej współpracy. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!

Korzyści ze zdalnego zarządzania projektami

Jak pokazały ostatnie wydarzenia, zaletą zdalnego zarządzania projektami jest to, że utrzymuje włączone światła. Oznacza to, że wiele firm mogło kontynuować działalność dzięki narzędziom do zarządzania projektami, które pozwalają im pracować z domu. Chociaż jest to ważne, istnieją inne zalety zdalnego zarządzania projektami.

Zarządzanie zadaniami

Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami pozwalają zespołom przejąć kontrolę nad swoją pracą i zapewniają menedżerom przejrzystość monitorowania ich pracy bez przeszkadzania im. Narzędzie do planowania może przydzielić im pracę ze szczegółowymi opisami. Następnie zespoły mogą zarządzać swoimi zaległościami i planować sprinty. Prowadzi to do bardziej wzmocnionych zespołów i zapewnia dobre morale, lepszą retencję i produktywność.

Opłacalny

Jeśli masz zdalny zespół, zaoszczędzisz pieniądze na powierzchni biurowej i narzędziach. Te oszczędności mogą zostać przeznaczone na rozwój firmy lub wynagrodzenia Twojego zespołu. Mówiąc o zespołach, oni też zyskują. Nie muszą już wydawać pieniędzy na dojazdy do pracy, czy to na transport publiczny, czy na benzynę, a także na normalne zużycie ich samochodów.

Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Praca jako w pełni zdalny zespół lub w modelu hybrydowym może podnieść morale. Szczęśliwy zespół to zespół produktywny. Cokolwiek wypracujesz między kierownictwem a pracownikami, z pewnością przyniesie to korzyści obu. Mniej podróży oznacza więcej czasu w domu z rodziną. Może to również pomóc w rekrutacji talentów dalej, niż było to możliwe.

Raportowanie i informacje zwrotne

Zarządzanie projektami dla zespołów zdalnych wyróżnia się przejrzystością dzięki lepszemu raportowaniu postępów i wydajności. Komunikacja to droga dwukierunkowa, a informacje zwrotne od zespołów to także potężny sposób na ciągłe doskonalenie procesów. Współpraca zdalna buduje silniejsze więzi, a raportowanie pozwala na lepsze podejmowanie decyzji.

Wyzwania zdalnego zarządzania projektami

Zarządzanie projektami dla zespołów zdalnych nie jest magiczną kulą. Istnieją wyzwania związane z zarządzaniem projektami i poza zarządzaniem projektami. Niektóre branże nie mogą pracować zdalnie, nawet gdyby chciały. Ale ci, którzy mają luksus pracy poza strukturą biura, wciąż mogą napotykać przeszkody, niezależnie od tego, w jakiej metodzie zarządzania projektami pracują.

Współpraca

Chociaż istnieją narzędzia do współpracy, które łączą ludzi, niektórzy twierdzą, że współpraca jest zawsze lepsza, gdy zespoły znajdują się fizycznie w tym samym pomieszczeniu. Tekst, czat i inne narzędzia do przesyłania wiadomości są pozbawione niuansów i często mogą być mylące. Korzystanie z konferencji głosowej lub wideokonferencji to rozwiązanie, ale nawet one nie są tym samym, co zespół pracujący obok siebie.

Powiązane: Trendy w zarządzaniu projektami 2022: spojrzenie w przyszłość

Wydajność

Jak można się domyślić, każdy pozytywny wpływ na zdalne zarządzanie projektami może być również traktowany jako negatywny. Na przykład wydajność może ucierpieć, gdy zespoły pracują w domu. Są rzeczy, które po prostu nie są w biurze, takie jak naczynia, dzieci i tak dalej.

Budowanie zespołu

Tworzenie zespołu jest łatwe, ale posiadanie więzi w zespole i rozwijanie zaufania jest trudne, nawet jeśli fizycznie pracują w tej samej przestrzeni. Może to być wykładniczo trudniejsze w przypadku zespołów hybrydowych i klientów, gdy nie jesteście razem osobiście. Budowanie zespołu może się zdarzyć, ale może być trudniejsze i potrwać dłużej.

Tworzenie zdalnego zespołu projektowego

Aby zebrać grupę, wykonaj następujące kroki:

1. Dowiedz się, z jakim typem struktury zdalnej pracujesz.
2. Znajdź odpowiednich kandydatów. Oczywiście tych, których umiejętności odpowiadają Twoim potrzebom, ale potrzebujesz też ludzi, którzy dobrze się komunikują i szybko reagują.
3. Upewnij się, że Twoje wytyczne i oczekiwania są jasne, takie jak godziny pracy, częstotliwość odpraw, śledzenie czasu, cele, kto ma władzę do czego itp.
4. Utrzymuj kontakt z zespołem za pośrednictwem wirtualnych spotkań, czatów itp., aby zapewnić zespołom poczucie łączności.
5. Upewnij się, że masz wiarygodny kanał, z którego wszyscy korzystają zarówno do bezpośredniego czatu, ogłoszeń i opinii.
6. Miej odpowiednie narzędzia do współpracy, aby zespół projektowy mógł współpracować bez względu na to, gdzie się znajduje.
7. Miej narzędzia do zarządzania, takie jak karty czasu pracy, aby Twój zespół rozliczał się z tego, ile czasu spędza na zadaniach.

Rodzaje zdalnych zespołów projektowych

Istnieją różne rodzaje zespołów zdalnych. Musisz zdecydować, co pasuje do kultury Twojej firmy i odpowiada potrzebom Twoich pracowników. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją trzy rodzaje zdalnych zespołów projektowych. Są to:

W pełni zdalny

Jak można się spodziewać po nazwie, w pełni zdalny zespół to taki, w którym wszyscy pracują z domu lub w osobnych biurach w całym regionie lub nawet w różnych strefach czasowych.

Hybrydowy

Zespół hybrydowy to taki, w którym członkowie zespołu są rozdzieleni, niektórzy pracują razem w biurze, a inni z domu lub różnych biur.

Elastyczny

Elastyczne lub elastyczne zespoły mogą pracować w domu lub w biurze, a także w przestrzeni kolokowanej, zgodnie z umową między nimi a zarządem.

Jak zarządzać zdalnym zespołem projektowym

Kiedy skompletujesz swój zespół zdalnego zarządzania projektami i zdefiniujesz jego strukturę pracy, zaczyna się prawdziwa praca.

• Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest zebranie zdalnych zespołów na spotkanie i ustalenie jasnych oczekiwań podczas planowania projektu. Mamy nadzieję, że zatrudniłeś członków zespołu, którzy potrafią zarządzać sobą podczas pracy zdalnej, ale niezależnie od tego, każdy musi znać swoje role i obowiązki. Pomocna może być macierz RACI.
• Każdy dzień należy rozpocząć od zameldowania. Ludzie mogą wyjaśnić, co zrobili i czego oczekują w ciągu nadchodzącego dnia. To dobry moment, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją swoje zadania. Linie komunikacji powinny pozostać otwarte, ale codzienne spotkanie standup jest dobrym punktem wyjścia.
• Chociaż chcesz mieć osoby startujące samodzielnie, członków zespołu i niezależnych członków zespołu, którzy mogą zarządzać sobą, projekt nadal wymaga procesów zarządzania pracą i utrzymania wysokiej produktywności. Niezależnie od preferowanej przez Ciebie metodyki lub odpowiedniej dla projektu, wszystko jest w porządku, ale upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, jaka jest, jak działa i jak często mają aktualizować swój status.
• Będziesz chciał wspierać swoje zdalne zespoły. Gdy nie ma stałej interakcji twarzą w twarz, jak w biurze, członkowie zespołu mogą czuć się odizolowani i porzuceni. To prowadzi do słabego morale i nieszczęśliwych członków zespołu, czego nie chcesz. Znajdź sposoby, aby pozostać z nimi w kontakcie, niezależnie od tego, czy są to cotygodniowe spotkania jeden na jednego, czy inne sposoby na poinformowanie ich, że są słyszani.
• Wreszcie, potrzebujesz hybrydowego narzędzia do zarządzania pracą, które łączy zespoły bez względu na to, gdzie się znajdują, jaki jest ich poziom umiejętności lub dział, aby umożliwić im łączenie się z innymi i pracę z narzędziami, które chcą wykonać swoją pracę. Narzędzia do zarządzania pracą w chmurze pomagają przełamać bariery odległości, więc poszukaj takiego, które jest wystarczająco elastyczne, aby służyć kierownikom projektów i członkom zespołu.

Najlepsze narzędzia do zdalnego zarządzania projektami

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zdalnego zarządzania projektami. Niektóre są lepsze od innych w łączeniu zespołów hybrydowych i ułatwianiu bardziej produktywnego zarządzania pracą. Oto krótka lista niektórych z lepszych narzędzi do zdalnego zarządzania projektami, które pomogą Ci połączyć zespoły hybrydowe w celu wydajnego zarządzania pracą.

Menadżer projektu

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które ułatwia zdalne zarządzanie projektami z danymi w czasie rzeczywistym, udostępnianie plików, komentowanie na poziomie zadań oraz możliwość oznaczania wszystkich członków zespołu projektowego i włączania ich do rozmowy. Możesz przypisywać zadania i zarządzać powiadomieniami przez e-mail, a także w narzędziu, aby wszyscy byli na bieżąco.

Wiele sposobów pracy

Istnieje wiele widoków projektów, które pozwalają każdemu pracować tak, jak chce. Menedżerowie mogą z wyprzedzeniem tworzyć ustrukturyzowane plany za pomocą narzędzi do planowania projektów, takich jak wykres Gantta online, który filtruje ścieżkę krytyczną i ustala punkty odniesienia, tak aby podczas realizacji projektu można było śledzić zaplanowany i rzeczywisty wysiłek. Plany Gantta można następnie udostępniać zainteresowanym stronom i całemu zespołowi.

Zaawansowane funkcje współpracy zespołowej

Zespoły mogą pracować na listach zadań, które nie tylko zbierają pracę. Pokazują priorytet, status, mogą dołączać pliki do zadań, dodawać komentarze i wiele więcej. Istnieją również tablice kanban do wizualizacji przepływu pracy i widoku kalendarza. Wszystkie widoki projektu są aktualizowane jednocześnie, więc nikt nigdy nie pracuje ze starymi danymi.

Dane w czasie rzeczywistym

Menedżerowie projektów mogą monitorować postępy i wydajność bez względu na to, gdzie i kiedy pracują ich zespoły. Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym nie wymagają terminowej konfiguracji. Automatycznie zbierają dane projektu, analizują liczby i wyświetlają wykresy i wykresy, które pokazują wariancje projektu, koszty i nie tylko. Raportowanie jednym kliknięciem pozwala jeszcze bardziej zagłębić się w dane i można je filtrować oraz udostępniać zainteresowanym stronom.

Luźny

Slack to narzędzie komunikacji, które łączy zespoły. Możesz tworzyć określone kanały dla zespołów, działów itp. Dostępny jest czat jeden na jednego oraz konferencje wideo i głosowe. To świetne narzędzie, dzięki któremu wszyscy pracują na tej samej stronie, nawet jeśli nigdy nie spotkali się osobiście.

Miejsce pracy Google

Google Workplace to narzędzie, które pomaga zespołom współpracować. Dostępny jest pakiet aplikacji, które zapewniają łączność wszystkim, takich jak Gmail, Kalendarz Google, Meet i Dysk, które zawierają bezpłatne dokumenty, arkusze kalkulacyjne i oprogramowanie do prezentacji, które mogą być udostępniane i używane przez zespoły.

Trello

Trello to sposób na zarządzanie projektami i pomaganie zespołom we współpracy. Wykorzystuje model tablicy kanban do zarządzania zadaniami i integruje się z innymi aplikacjami. Jeśli szukasz rozwiązania opartego tylko na Kanban, może to być odpowiednie narzędzie dla Ciebie.

Najlepsze praktyki w zakresie zdalnego zarządzania projektami

Niektóre wskazówki dotyczące zarządzania projektami, o których należy pamiętać, są takie, że niezależnie od tego, czy pracujesz w trybie całkowicie zdalnym, czy hybrydowym, musisz być przejrzysty podczas określania celów projektu i procesu, z którego będziesz korzystać. Dzięki temu zespoły są na tej samej stronie co Ty i pomaga im motywować. Nie zaszkodzi rozpocząć każdy dzień od spotkania standup, gdy program na nadchodzący dzień pracy jest jasno określony.

Raporty o stanie są podstawą zdalnego zarządzania projektami. Zespoły muszą informować kierowników projektów na bieżąco, a kierownicy projektów muszą być w stanie jasno komunikować się z zespołami. Kiedy członkowie zespołu nie są razem pod jednym dachem, łatwo stracić kontakt. Utrzymywanie silnych więzi komunikacyjnych sprawia, że ​​zdalne zarządzanie projektami działa. Chcesz, aby członkowie zespołu wiedzieli, co muszą zrobić, a kierownicy projektów muszą pozostać otwarci na informacje zwrotne od zespołu.

Posiadanie jednego źródła prawdy ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zarządzania zespołem w zakresie zdalnego zarządzania projektami bez kosztownych opóźnień. Jeśli zespoły pracują na jednym zestawie danych, a kierownicy projektów mają inny, na horyzoncie pojawiają się kłopoty. Posiadanie narzędzia do zdalnego zarządzania projektami, które jest oparte na chmurze, oznacza dane w czasie rzeczywistym, które są udostępniane we wszystkich widokach projektu, aby wszyscy pracowali nad najbardziej aktualnymi informacjami.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zdalnego zarządzania projektami, które organizuje pracę i ułatwia pracę zespołów hybrydowych na całym świecie i w firmie. Wiele widoków projektu pozwala zespołom pracować tak, jak chcą, a menedżerowie otrzymują narzędzia do raportowania, których potrzebują do monitorowania zasobów, postępów i wydajności, aby utrzymać projekt na torze. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!