Praca zdalna: 5 kroków do pielęgnowania środowiska, w którym pracownicy dobrze się rozwijają

Pracownicy zdalni stają się nową normą dla firm na całym świecie. Według badań przeprowadzonych przez Global Workplace Analytics pracownicy korzystają z elastyczności i kombinacji środowisk, które ułatwiają zarówno współpracę w biurze, jak i większą koncentrację na zadaniach wykonywanych zdalnie.

Jednak przejście do pracy zdalnej nie zawsze jest łatwym przejściem. Należy wziąć pod uwagę typy osobowości i style pracy poszczególnych osób, a utrzymanie zdrowej równowagi i oddzielenie nastawienia do pracy od czasu osobistego jest kluczowe. Oprócz wspierania pracowników zasobami umożliwiającymi pracę zdalną, menedżerowie i liderzy zespołów powinni pamiętać o tych wskazówkach dotyczących kultywowania pozytywnego i produktywnego środowiska zdalnego dla wszystkich.

1. Zaufanie jest najważniejsze

Zdalni pracownicy nie mogą czuć się tak, jakby musieli udowodnić, że pracują lub są produktywni. Jest to szczególnie ważne dla rodziców i opiekunów, którzy mogą pracować tyle samo godzin w ciągu tygodnia, ale mają inne okresy dyspozycyjności i skupienia niż pracownicy, którzy są głównie w biurze.

Budowanie zaufania zaczyna się od zdalnego włączenia się w zarządzanie — angażowanie pracowników zdalnych może być trudne dla menedżerów przyzwyczajonych do tradycyjnego środowiska biurowego. Poświęć trochę czasu na zrozumienie unikalnych potrzeb swoich zdalnych pracowników i zbuduj połączenie i empatię.

Dodatkowo wiedz, że elastyczność, jaką można znaleźć w zdalnych harmonogramach, nie jest wcale złą rzeczą. Badania pokazują, że pracownicy zdalni zwiększają produktywność, gdy postępują zgodnie z własnymi harmonogramami.

Zdalne zaangażowanie pracowników nie oznacza zmuszania pracowników zewnętrznych do pracy w tych samych polach, co personel w biurze. Elastyczna praca polega na wszechstronności, a zbudujesz silną kulturę pracy zdalnej, jeśli zapewnisz pracownikom swobodę i zaufanie.

2. Ustal normy komunikacji i planowania

Istnieje wiele korzyści ze zdalnej pracy i zarządzania zdalnym zespołem. Mniej oderwania od tradycyjnej siły roboczej może przyczynić się do wyższej wydajności, mniejszego stresu i zwiększenia morale.

Z drugiej strony praca zdalna może przyczynić się do poczucia izolacji i odłączenia. Zaimprowizowane, ale ważne rozmowy na temat bieżącej pracy, które odbywają się twarzą w twarz w biurze, mogą nieumyślnie wykluczyć pracowników zdalnych, jeśli nie zostaną ustalone normy komunikacji. Pamiętaj, że prawie cała komunikacja zdalna odbywa się asynchronicznie. Zespoły powinny uzgodnić, co jest odpowiednie dla różnych typów wiadomości (na przykład, kiedy używać Slacka zamiast poczty e-mail), blokowania kalendarza, dostępności, oczekiwań na odpowiedzi i czasów odpowiedzi podczas przerw lub osobistych blokad czasowych.

Ustal normy zespołowe w zakresie udostępniania i dokumentowania informacji i aktualizacji. Upewnij się, że wszyscy pracownicy w biurze i poza nim mają dostęp do tych samych informacji, zasobów i komunikacji wokół danego projektu lub zadania. Może to zmniejszyć poczucie dezorientacji, zminimalizować ryzyko nieporozumień i zapewnić, że linie komunikacji z pracownikami zdalnymi pozostaną otwarte.

3. Zainwestuj zarówno w technologię, jak i szkolenia

Pracownicy zdalni potrzebują niezawodnego szybkiego Internetu, telefonów komórkowych z hotspotami, VPN i świetnego sprzętu. Zobowiąż się do udostępnienia im tych zasobów tak samo, jak pracownikom na miejscu. Podobnie upewnij się, że cała Twoja organizacja, zarówno w biurze, jak i zdalnie, jest wyposażona w skuteczne narzędzia do czatu i opcje telekonferencji. Jeśli często korzystasz z czatu wideo, skonfiguruj odpowiedni sprzęt w każdej sali konferencyjnej w równym stopniu, aby pracownicy zdalni nigdy nie byli wykluczani ze względu na dostępność sali.

Ważne jest również, aby zapewnić zdalnym pracownikom dokładne szkolenie w zakresie prywatności i bezpieczeństwa. Podczas gdy pracownicy zdalni mogą pracować w domu, w miejscach publicznych, takich jak kawiarnie lub przestrzenie coworkingowe, ważne jest, aby wiedzieli, jak w pełni zabezpieczyć informacje, które mogą być wyświetlane na ich ekranie, lub kiedy umawiać się na spotkania z informacjami poufnymi w bardziej prywatnym otoczeniu.

Wreszcie, ta inwestycja w szkolenia dotyczy również menedżerów. Upewnij się, że każdy menedżer w Twojej organizacji przeszedł formalne szkolenie w zakresie efektywnej pracy ze zdalnymi i rozproszonymi zespołami. Pomaga to zbudować ogólną kulturę integracji zdalnej i zniwelować wszelkie uprzedzenia, jakie poszczególni menedżerowie mogą mieć na temat pracy zdalnej. Stworzy to równe szanse w całej organizacji dla członków zespołu do pracy zdalnej, zgodnie z ich potrzebami.

4. Bądź adwokatem

Pracowników zdalnych łatwo jest zaniedbywać na spotkaniach, imprezach towarzyskich, a nawet przy kierownictwie. Nie dopuść do tego. Zbuduj kulturę integracji pracowników zdalnych, która rozciąga się od spotkań towarzyskich po spotkania zespołowe.

Jednym ze sposobów, aby pracownicy zdalni czuli się jak pełnoprawni uczestnicy spotkań, jest wyznaczenie zdalnego adwokata, który może monitorować komunikację, taką jak czat, a także linię telekonferencji lub ekran. W przypadku pracowników zdalnych świadomość, że mają dodatkowy sposób na „podniesienie ręki” i natychmiastowe zauważenie przez tego adwokata, pomaga uniknąć poczucia, że ​​nie są pełnoprawnymi uczestnikami pokoju. W przypadku pracowników w biurze, zdalne rzecznictwo buduje dobre nawyki dodawania przerw i rutynowych odpraw do spotkań, które pomagają zapewnić, że wszyscy w pomieszczeniu (czy to wirtualnie, czy fizycznie) są w stanie usłyszeć ich głos.

Na koniec pamiętaj, że wszyscy, w tym Twoi zdalni pracownicy, chcą być docenieni za swoje wysiłki. Spróbuj transmitować osiągnięcia pracowników za pośrednictwem swoich kanałów komunikacji. Kanały cyfrowe pozwalają celebrować pracowników zdalnych lub w biurze z równą widocznością. Przekazywanie osiągnięć wszystkich członków zespołu — w tym tych pracujących zdalnie — to świetny sposób na zapewnienie zdalnego zaangażowania pracowników i zachowanie poczucia kultury korporacyjnej.

5. Znajdź czas na czas na twarz

Jeśli chodzi o zdalne zaangażowanie pracowników, pamiętaj, że interakcja twarzą w twarz może być jednym z najważniejszych czynników w zarządzaniu brakiem zaufania i poprawie relacji ze współpracownikami.

Jeśli pracujesz ze zdalnymi pracownikami w różnych geograficznie lokalizacjach poza głównym biurem, pamiętaj, aby spotkać się z nimi podczas wizyty w ich okolicy. Niezależnie od tego, czy skończy się to spotkaniem biznesowym, czy wizytą osobistą, możesz poprosić ich o rekomendacje dotyczące okolicy i zbudować silniejsze relacje, uzyskując z pierwszej ręki informacje o tym, gdzie mieszkają i pracują.

Jeśli pracownicy zdalni mogą od czasu do czasu odwiedzać biuro, pozwól im to robić podczas ważnych wydarzeń, takich jak kwartalne spotkania zespołu i wydarzenia ogólnofirmowe. Są to wspaniałe możliwości zarówno dla pracowników zdalnych, jak i w biurze, aby nadać więcej twarzy i osobowości ludziom, z którymi zwykle kontaktują się tylko za pomocą ekranów.

Równie ważne jest jednak to, aby pracownicy, których okoliczności nie pozwalają na podróże, mieli szansę poczuć się w pełni uwzględnieni w tego typu przypadkowych wydarzeniach. Zastanów się nad zorganizowaniem spotkań zespołowych, aby pracownicy zdalni mogli brać udział w czacie wideo, lub wygospodaruj czas na regularne otwarte czaty, które nie muszą być prowadzone zgodnie z planem pracy.

Transformacja w erze pracy zdalnej

Dostępność rozproszonych zespołów i przetwarzania w chmurze oznacza, że ​​elastyczna praca jest łatwiejsza niż kiedykolwiek. Z pokolenia na pokolenie znaczenie pracy zdalnej prawdopodobnie wzrośnie, a elastyczność pracy jest jedną z najwyżej ocenianych korzyści zawodowych przez milenialsów.

Im bardziej możesz sprawić, by Twoja kultura liczyła się dla pracowników zdalnych, tym lepiej możesz zapewnić, że wszyscy Twoi pracownicy będą czuli się tak, jakby byli częścią tego samego zespołu. Zastanów się, jak możesz zjednoczyć ludzi, aby celebrowali te same wartości i tradycje, aby wszyscy członkowie Twojego zespołu czuli, że są częścią spójnej grupy. Pomaga to promować morale i zwalczać poczucie rozłączenia lub nieufności, które mogą wystąpić w zespołach zdalnych. Posiadanie planu, aby wszyscy pracownicy byli zaangażowani i na bieżąco, ostatecznie przyniesie korzyści wszystkim członkom zespołu. Aby uzyskać więcej wskazówek, jak zarządzać zespołem i strategią społecznościową, niezależnie od tego, jak jest rozmieszczony Twój zespół, śledź Sprout na Twitterze.