Jak utworzyć politykę pracy zdalnej (+ szablon)

Praca w domu to gigantyczna impreza.

Zasadniczo możesz robić, co chcesz. Brak zasad. Brak wymagań. Czysty chaos – śmiało śpij do południa i nie martw się o czas w firmie.

…nie brzmi całkiem dobrze, prawda?

Chociaż jestem pewien, że są ludzie, którzy wykorzystują swoją pracę zdalną, większość pracowników zdalnych pracuje ciężej niż kiedykolwiek. Chcą udowodnić, że praca zdalna jest skuteczna, aby zachować ten ogromny przywilej.

Ale jeśli chcesz mieć pewność, że pracownicy zdalni wykonują to, czego od nich oczekujesz, musisz utworzyć zasady pracy zdalnej lub pracy hybrydowej.

Czym dokładnie jest polityka pracy zdalnej i jak ją stworzyć?

Nie martw się – pod koniec tego przewodnika znajdziesz wszystkie odpowiedzi.

Co to jest polityka pracy zdalnej?

Zacznijmy od podstaw. Co to jest polityka pracy zdalnej?

Zasadniczo jest to dokument, który określa zasady i wymagania dotyczące pracy zdalnej i elastycznej organizacji pracy.

Określa również oczekiwania wobec pracowników i rozlicza ich z działań podczas pracy zdalnej.

Istnieje kilka różnych rodzajów podobnych polityk, które warto zbadać, ale różnice są nieco powierzchowne, ponieważ wszystkie służą temu samemu celowi:

• Zasady pracy zdalnej. Zasady pracy zdalnej określają zasady i oczekiwania dotyczące sytuacji, w których pracownicy będą pracować zdalnie przez większość czasu lub przez cały czas.
• Elastyczne zasady pracy. Elastyczne zasady pracy są bardziej skoncentrowane na pracownikach, którzy mają elastyczną organizację pracy. Na przykład mogą mieć możliwość okazjonalnej pracy w domu lub mogą mieć możliwość wyboru własnych godzin.
• Zasady pracy hybrydowej. Hybrydowe polityki pracy przeznaczone są dla pracowników, którzy spędzają swój czas z podziałem na pracę w biurze i pracę w domu.

Szczerze mówiąc, możesz nazwać swoją politykę, jak chcesz.

Liczy się tylko to, abyś przedstawił wszystkie swoje oczekiwania wobec pracowników tak jasno i konkretnie, jak to tylko możliwe.

9 ważnych pytań, na które należy odpowiedzieć w polityce pracy zdalnej

Zanim usiądziesz do napisania polityki pracy zdalnej, musisz odpowiedzieć na następujące pytania.

1. Kiedy pracownicy mogą pracować zdalnie?

To jest największe pytanie, na które musisz odpowiedzieć.

Czy zamierzasz zmusić pracowników do przychodzenia do pracy raz w tygodniu, aby się zobaczyć i obsługiwać duże spotkania? Czy będziesz organizacją w pełni zdalną? Czy pracownicy mogą zmienić status pracy według własnego uznania? Czy są dni, w których praca zdalna jest zabroniona?

Nie ma tu dobrych ani złych odpowiedzi; każda organizacja będzie inna. Ale musisz mieć solidne zrozumienie tego, co chcesz osiągnąć.

2. Jakie są podstawowe wymagania dotyczące pracy zdalnej?

Jeśli Twoi pracownicy będą pracować zdalnie, jakie są podstawowe wymagania?

Na przykład, czy muszą przestrzegać pewnych najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa? Czy muszą przyjść do biura, jeśli ich o to poprosisz? Czy chcesz, aby osiągnęli cele związane z produktywnością?

Nie bój się tutaj wchodzić w szczegóły; im bardziej konkretna jesteś, tym lepiej.

3. Jakie są Twoje oczekiwania dotyczące harmonogramu i dostępności?

Jak oczekujesz, że pracownicy będą pracować, komunikować się i ogólnie być dostępni do wymiany informacji związanych z pracą?

Czy potrzebujesz, aby pracownicy byli online i byli dostępni na spotkania i czaty według typowego harmonogramu od 9 do 5? A może dajesz im większą elastyczność planowania? Czy są określone godziny dnia, w których wszyscy w firmie powinni być online?

4. W jaki sposób dystrybuowane są urządzenia techniczne i inne zasoby do pracy zdalnej?

Czy zapewnisz swoim zdalnym pracownikom wszystkie urządzenia, technologie i zasoby, których potrzebują, aby odnieść sukces?

Na przykład, czy będziesz rozdawać swoim pracownikom nowe laptopy i akcesoria komputerowe, czy też będą oni odpowiedzialni za dostarczanie własnych urządzeń? Jeśli zajmujesz się dystrybucją urządzeń, czy firma zachowa własność tych urządzeń przez cały czas trwania umowy?

5. Jak należy postępować z technologią, aby zachować bezpieczeństwo?

Cyberbezpieczeństwo jest jeszcze ważniejsze w erze pracy zdalnej. Jeśli nawet jeden z Twoich pracowników jest narażony na atak, może to doprowadzić do upadku całej organizacji.

Jak oczekujesz, że Twoi pracownicy będą obchodzić się z bezpieczeństwem podczas pracy w Twojej organizacji? Na przykład, czy są odpowiedzialni za logowanie się do VPN? Czy muszą przestrzegać pewnych nawyków związanych z hasłami? Z jakimi sieciami mogą się łączyć i jakich urządzeń mogą używać?

5. Czy będzie dostępne biuro?

Czy Twoja firma posiada biuro, a jeśli tak, to czy obecni pracownicy mogą z niego korzystać według własnego uznania?

Zapewnienie pracownikom zdalnym możliwości powrotu do tradycyjnego miejsca pracy, gdy potrzebują zmiany scenerii lub miejsca do współpracy z innymi współpracownikami, ma pewną wartość.

Jednak możesz nie być w stanie tego zaakceptować. Czy zapewnisz stypendia na przestrzenie coworkingowe lub alternatywne aranżacje w przypadku braku biura?

6. Czy wpłynie to na wynagrodzenia, świadczenia lub podatki?

W jaki sposób nowe ustalenia dotyczące pracy zdalnej wpłyną na płace, świadczenia i/lub podatki firmy?

Czy zapewnisz pracownikom dodatkową premię za wyposażenie się w przyzwoitą pracę w domu? Czy obniżysz płacę lub zmniejszysz świadczenia teraz, gdy pracownicy nie będą dojeżdżać do pracy lub parkować w centrum? Jakie są konsekwencje podatkowe nowej lokalizacji pracy?

7. Jak zmieni się kultura firmy?

Czy ci się to podoba, czy nie, kultura Twojej firmy ulegnie zmianie.

Nie można ustanowić kultury firmy dla osobistego miejsca pracy i zachować wszystko nienaruszone podczas przechodzenia na politykę pracy zdalnej lub pracy hybrydowej; po prostu zbyt trudno jest utrzymać koordynację i kontakt między ludźmi.

Wyprzedź sprawy, przedstawiając, w jaki sposób twoja kultura będzie ewoluować stąd (i jak ją wzmocnisz).

8. Kto będzie zarządzał pracownikami zdalnymi?

Czy pracownicy zdalni będą mieli bezpośredniego przełożonego odpowiedzialnego za przydzielanie im zadań, kierowanie ich pracą oraz udzielanie im porad i wsparcia? Jeśli nie, w jaki sposób pracownicy zdalni zostaną pociągnięci do odpowiedzialności za swoją pracę?

9. Czy te zarysy mogą ulec zmianie?

Mogę odpowiedzieć na to za Ciebie. Prawidłowa odpowiedź brzmi tak.

Zawsze powinieneś zostawić miejsce na elastyczność i ulepszenia w przyszłości; upewnij się, że wyraźnie zaznaczysz, że wszystkie zasady dotyczące pracy zdalnej i pracy hybrydowej mogą ulec zmianie.

Mając odpowiedzi na te pytania, powinieneś mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć opracowywanie polityki pracy zdalnej.

Szablon polityki pracy zdalnej

Oto szablon zasad pracy zdalnej, którego możesz użyć:

—

Wstęp

Zacznij od napisania krótkiego wprowadzenia. Wyjaśnij, czym jest ta polityka, jakie są jej intencje oraz jak pracownicy powinni czytać i korzystać z tego dokumentu. Należy również wyjaśnić, że ten dokument podlega dalszym zmianom i że pracownicy są odpowiedzialni za przeglądanie najnowszej dokumentacji w celu upewnienia się, że przestrzegają właściwych zasad.

Podstawowe oczekiwania

Następnie utwórz sekcję przeglądu, która określa oczekiwania wobec pracowników.

Pamiętaj, aby uwzględnić podsekcje dotyczące następujących kwestii (z których większość omówiłeś, odpowiadając na pytania w naszej poprzedniej sekcji):

• Dostępność i harmonogram.
• Technologie i narzędzia.
• Spotkania i komunikacja.
• Szkolenia i zasoby.
• Współpraca i kultura.
• Płaca, podatki i świadczenia.
• Onboarding i dokumentacja.

Narzędzia i bezpieczeństwo

Następnie skup się na narzędziach, które zamierzasz zapewnić swoim pracownikom oraz na Twoich oczekiwaniach w zakresie bezpieczeństwa i prywatności.

• Urządzenia i dostęp do internetu.
• Oprogramowanie i inne narzędzia techniczne.
• VPN i środki bezpieczeństwa.
• Rekompensata za akcesoria i inne potrzeby domowego biura.
• Fizyczne przestrzenie spotkań.

Ważne zasady i konsekwencje

W tej sekcji przedstawisz wszystkie ważne zasady, których pracownicy muszą przestrzegać, aby pozostać częścią firmy. Nie bój się być zbędnym w innych sekcjach; powinna to być sekcja szybkiego odniesienia, która na pierwszy rzut oka odpowiada na większość pytań pracowników.

Pamiętaj też, aby przedstawić potencjalne konsekwencje nieprzestrzegania zasad. Czy będzie obowiązywał system stylu „3 uderzenia” w przypadku naruszeń? Czy pracownicy podlegają umorzeniu, zawieszeniu lub obniżonym wynagrodzeniu?

Kultura firmy i współpraca

Poświęć tę sekcję kulturze firmy i współpracy pracowników. Jak zmienią się oczekiwania dotyczące komunikacji i współpracy? Co zrobisz, aby kultura firmy była jak najmocniejsza?

Prawa pracowników

Na koniec upewnij się, że opisałeś prawa swoich pracowników, w tym między innymi:

• Monitoring i prywatność.
• Wynagrodzenie za godziny i nadgodziny.
• Prawa do świadczeń.
• Podstawy wypowiedzenia.

4 wskazówki dotyczące tworzenia i rozpowszechniania polityki pracy zdalnej

Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby tworzyć i rozpowszechniać zasady dotyczące pracy zdalnej.

1. Rozpowszechnij wcześniej zasady pracy zdalnej.

Jak najszybciej oddaj swoją politykę pracy zdalnej w ręce swoich pracowników, zwłaszcza jeśli pracują oni już w domu.

Nie chcesz być przez sześć miesięcy w trybie pracy zdalnej i od tego momentu całkowicie zmieniać oczekiwania wszystkich. Chcesz również dać swoim pracownikom dużo czasu na przeczytanie, zrozumienie i podjęcie działań w związku z tą polityką.

2. Uzyskaj opinię prawną.

Pracuj z prawnikiem. Dokładnie przeanalizuj zasady dotyczące pracy zdalnej.

Czy są jakieś słabe punkty lub dziury? Czy są jakieś prawa przysługujące Twoim pracownikom, z których nie odwołałeś się bezpośrednio? Czy masz jakieś roszczenia lub ustalone przez Ciebie zasady, które są technicznie niezgodne z prawem lub można je zakwestionować w sądzie?

Uporządkuj to wszystko przed wysłaniem zasad.

3. Uzyskaj podpisy i przejrzyj informacje.

Upewnij się, że każdy pracownik poświęci czas na zapoznanie się z polityką i podpisanie dokumentu stwierdzającego, że go rozumie.

W przypadku redundancji dobrym pomysłem jest również zorganizowanie spotkania, podczas którego wspólnie z pracownikami przeglądasz dokument i odpowiadasz na wszelkie pytania (ponieważ nie oszukujmy się, przynajmniej niektórzy z Twoich pracowników go nie przeczytają, bez względu na to, jak bardzo błagać).

Przechowuj podpisane kopie zasad pracy zdalnej w pliku na wypadek, gdybyś musiał się do nich później odwołać.

4. Okresowo oceniaj i aktualizuj politykę.

Twoja polityka dotycząca pracy zdalnej powinna być „żywym dokumentem”, regularnie poddawanym ponownej ocenie i przepisywaniu.

Przynajmniej raz w roku przejrzyj politykę i sprawdź, czy są jakieś sekcje, które wymagają aktualizacji lub przepisania; jeśli odkryjesz nowe wady, zajmij się nimi i rozpowszechniaj zasady dotyczące podpisów nowych pracowników.

Lepsze zarządzanie zdalnymi pracownikami

Zarządzanie zdalnym zespołem może być trudne.

Ale jest to o wiele łatwiejsze dzięki dobrej polityce pracy zdalnej oraz odpowiednim narzędziom i miejscu.

A jeśli przeczytałeś ten przewodnik, oznacza to, że jesteś już w połowie drogi.

Więc, co dalej?

Dzięki EmailAnalytics masz drugą połowę równania — doskonałe narzędzie do pomiaru produktywności, zaangażowania i wydajności pracowników. Dzięki niemu możesz analizować liczbę e-maili wysyłanych przez Twoich pracowników, ich najbardziej pracowite pory dnia i wiele, wiele więcej.

Ale o wiele łatwiej jest ci pokazać, niż ci powiedzieć. Zarejestruj się więc już dziś na darmowy okres próbny i przekonaj się sam!