Jak napisać zapytanie ofertowe (RFP), które napędza odpowiedzi

Jako marketer masz wiele rzeczy na głowie i nie możesz zarządzać wszystkim samodzielnie. Co więcej, niektóre zadania są po prostu niemożliwe lub niepraktyczne do ręcznego zarządzania. W pewnym momencie będziesz musiał współpracować z innymi firmami, które oferują narzędzia lub usługi, które pomogą Ci wydajniej wykonywać swoją pracę. W tym miejscu pojawia się zapytanie ofertowe, które umożliwia przyciągnięcie potencjalnych dostawców, którzy mogą pomóc w osiągnięciu celów biznesowych.

Jeśli nigdy wcześniej nie pisałeś zapytania ofertowego (RFP), możesz nie wiedzieć, jak zacząć lub co musisz uwzględnić. Dobra wiadomość jest taka, że ​​jesteśmy tutaj, aby pomóc. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces pisania udanego zapytania ofertowego, które zapewni odpowiedzi od najbardziej opłacalnych dostawców. Zanurkujmy od razu.

Jak napisać zapytanie ofertowe, które napędza odpowiedzi:

Co to jest zapytanie ofertowe (RFP)?

Zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe to dokument zawierający listę wymagań, które dostawcy muszą spełnić, aby ukończyć projekt. Zwykle wysyłane przez firmy, które muszą znaleźć odpowiednie rozwiązanie technologiczne lub profesjonalną usługę, służy jako otwarte zaproszenie dla dostawców do składania ofert. To pozwala im przyciągnąć potencjalnych dostawców, którzy mogą zapewnić im potrzebne narzędzia lub którym mogą zlecić część swojej pracy.

Prawidłowe sformułowanie zapytania ofertowego ma kluczowe znaczenie, ponieważ wyszczególnia wszystkie kryteria, które dostawcy muszą spełnić, aby wygrać przetarg. Dzięki temu możesz zbierać oferty od najbardziej odpowiednich dostawców, co ułatwia wybór odpowiedniego dla Twojej firmy.

8 kroków do napisania zapytania ofertowego

Więc jeśli zapytanie ofertowe jest tak ważne, jak je napisać? Zapoznaj się z poniższymi krokami, aby zacząć pisać własne zapytanie ofertowe.

1: Zdefiniuj projekt, zakres i budżet

Zacznij od jasnej definicji, czym jest projekt i zrozum rolę, jaką będzie w nim odgrywał dostawca. Innymi słowy, zanim napiszesz zapytanie ofertowe, zastanów się, czego potrzebujesz od dostawcy. Przedyskutuj, czego oczekujesz od dostawcy, jak to zrobić i jak długo powinno to zająć.

Ponadto musisz także porozmawiać o tym, ile jesteś skłonny wydać na usługę lub platformę. Zapewnia to solidne podstawy dla zapytania ofertowego, ponieważ wyraźnie wiesz, czego szukasz.

2: Podaj wprowadzenie

Teraz, gdy masz już jasne pojęcie, czego szukasz, nadszedł czas, aby napisać wprowadzenie wyjaśniające Twój projekt i oczekiwania. Wprowadzenie powinno być w stanie pomóc potencjalnym dostawcom zrozumieć cel Twojego zapytania ofertowego i czego potrzebują, aby pomóc Ci osiągnąć. Byłaby to również dobra okazja, aby wyjaśnić, czy napotykasz jakieś wyzwania i jak sprzedawca może pomóc Ci je pokonać.

Oprócz tych podstawowych informacji możesz również dołączyć dodatkowe informacje o swoim projekcie. Mogą to być szczegóły, takie jak kiedy zamierzasz rozpocząć projekt i jak długo będzie trwał. Wprowadzenie powinno pomóc potencjalnym dostawcom lepiej zorientować się w Twoich potrzebach, aby mogli ocenić, czy są w stanie im sprostać.

3: Przedstaw historię swojej firmy i projektu

Następnie nadszedł czas, aby przedstawić firmę sprzedawcom. Przedstaw im krótką historię swojej firmy i tego, co robisz, a także projekt, którego się podejmujesz. Porozmawiaj o wartościach swojej marki, historii i innych ważnych informacjach ogólnych. Te informacje powinny być w stanie pomóc dostawcom zrozumieć Twój rynek i obecną sytuację Twojej firmy.

Pamiętaj, że wielu potencjalnych dostawców mogło nigdy wcześniej nie słyszeć o Twojej firmie. Ułatw im podjęcie świadomej decyzji, dając im poczucie tego, kim jesteś jako marka. Mogą następnie wykorzystać te informacje do oceny, czy są one odpowiednie dla Twoich potrzeb i czy zechcą z Tobą współpracować.

4: Opisz swoje wymagania

Teraz przychodzi najważniejsza część, w której dokładnie opisujesz, czego potrzebujesz od dostawcy. Podaj szczegółowe informacje o usługach lub rozwiązaniach, które pomogą Ci osiągnąć cel. Pamiętaj, aby podać szczegółowe informacje, takie jak poziom doświadczenia, którego szukasz (w przypadku rozwiązań serwisowych). W przypadku rozwiązań programowych możesz również podać szczegółowe informacje, takie jak wymagany poziom dostępu w zależności od wielkości zespołu.

Ważne jest, aby w tej sekcji podać jak najwięcej szczegółów, aby potencjalni dostawcy mogli wiedzieć, czy oferują rozwiązanie, którego potrzebujesz. Pomoże im to zdecydować, czy powinni wysłać propozycję, czy nie, umożliwiając natychmiastowe filtrowanie opcji w celu uzyskania propozycji od najbardziej odpowiednich potencjalnych klientów.

Na przykład, jeśli szukasz agencji marketingu w mediach społecznościowych , być może potrzebujesz agencji, która zajmie się planowaniem, produkcją i harmonogramem treści. Ponadto możesz nawet potrzebować ich do zarządzania społecznością w Twoim imieniu. W takim przypadku agencja, która nie oferuje zarządzania społecznością, może zrezygnować z wysyłania oferty, więc nie musisz tracić czasu na przeglądanie jej propozycji.

Alternatywnie, powiedzmy, że szukasz narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi dla trzyosobowego zespołu. I chcesz mieć możliwość planowania treści, planowania postów, monitorowania komentarzy i analizowania wyników w jednym miejscu. W ten sposób tylko ci dostawcy, którzy spełniają powyższe wymagania, wyślą Ci ofertę do przejrzenia, dzięki czemu będziesz mógł natychmiast przefiltrować opcje.

5: Podaj instrukcje dotyczące składania

Dostawcy, którzy planują wysłać ofertę, powinni wiedzieć, jak odpowiedzieć na Twoje zapytanie ofertowe. Upewnij się, że przekazujesz jasne instrukcje dotyczące struktury, którą powinni kierować się w swojej propozycji, a także tego, co muszą uwzględnić. Gdy wszystkie wnioski są sformatowane w podobny sposób, łatwiej będzie Ci przetworzyć informacje i je ocenić.

Na przykład możesz wymagać, aby zawierały określoną liczbę nagłówków. Lub możesz nawet poprosić ich o dostarczenie listy punktów pod każdym nagłówkiem. Dodatkowo możesz poprosić ich o przesłanie próbek ich poprzedniej pracy, studiów przypadku i wersji demonstracyjnych, aby lepiej ocenić jakość ich pracy lub możliwości platformy.

6: Podaj swoje kryteria wyboru

Ważne jest również, aby dołączyć szczegółową listę kryteriów, według których będziesz oceniać wnioski. Daje to dostawcom wyobrażenie o tym, jak będą oceniani, aby mogli zrozumieć swoje szanse na wygranie oferty. W związku z tym tylko najbardziej wykwalifikowani dostawcy odpowiedzą na Twoje zapytanie ofertowe, co ułatwi Ci wybór dostępnych opcji.

Podaj szczegółowe informacje o swoich priorytetach, podstawowych wymaganiach i preferencjach, aby dostawcy dokładnie wiedzieli, czego szukasz i jak pozycjonować ich oferty. Na przykład możesz nadać priorytet agencjom specjalizującym się w produkcji treści poza ich usługami marketingowymi. Podstawowymi wymaganiami może być umiejętność planowania i realizacji kampanii marketingowych w mediach społecznościowych, podczas gdy możesz preferować agencje, które mają doświadczenie we współpracy z firmami z określonej branży.

7: Określ oś czasu zapytania ofertowego

Ponadto ważne jest, aby wszyscy zaangażowani znali docelowy harmonogram. Kiedy spodziewasz się otrzymać odpowiedzi? Kiedy zostanie ogłoszony wybrany dostawca? Pamiętaj o uwzględnieniu tych kluczowych terminów, aby dostawcy nie musieli ciągle kontaktować się z Tobą w celu uzyskania aktualizacji, gdy nie dokonasz wyboru.

Oprócz tego chciałbyś również podać czas rozpoczęcia i zakończenia projektu. Znajomość tych ram czasowych pozwoli dostawcom zaplanować harmonogramy i ocenić ich dostępność, zanim zdecydują się odpowiedzieć. Jest to korzystne dla obu stron, ponieważ nie chcesz skończyć ze współpracą z dostawcą, który ostatecznie nie byłby w stanie pomóc Ci dotrzymać terminu. Ponadto dostawcy będą w stanie zrozumieć, czy mogą dopasować Twój projekt, biorąc pod uwagę ich bieżące obciążenie pracą.

Jest to szczególnie ważne w przypadku zapytań ofertowych, które poszukują rozwiązań serwisowych. Pamiętaj, że w zależności od tego, jak szczegółowe są Twoje wymagania, będziesz musiał odpowiednio dostosować harmonogram. Jeśli sprzedawcy muszą przedstawić bardzo szczegółową ofertę, mogą potrzebować więcej czasu na zaplanowanie odpowiedzi.

8: Sprawdź, popraw i opublikuj

Teraz, gdy spisałeś wszystkie kluczowe informacje, nadszedł czas, aby sprawdzić swoje zapytanie ofertowe. Szukaj błędów ortograficznych i gramatycznych, a także skomplikowanych zdań, które mogą być trudne do zrozumienia. Chcesz wyglądać na profesjonalistę i godnego zaufania, jednocześnie unikając wszelkich szans na nieporozumienia.

Oprócz podstaw, upewnij się, że szukasz błędów, które mogą być szkodliwe dla osi czasu Twojego projektu. Na przykład literówka w terminie może spowodować utratę potencjalnych dostawców, ponieważ nie będą oni w stanie go dotrzymać lub ogromne opóźnienie w otrzymaniu propozycji. Alternatywnie brak 0 w budżecie projektu może oznaczać utratę potencjalnych dostawców, którzy odmówili składania ofert, ponieważ wynagrodzenie było zbyt niskie.

Wprowadź niezbędne poprawki i ponownie przejrzyj zapytanie ofertowe, aby upewnić się, że jest profesjonalne i jasne. Wtedy będziesz mógł w końcu opublikować swoje zapytanie ofertowe.

Najlepsze praktyki pisania skutecznych zapytań ofertowych

Oprócz prostego wykonania powyższych kroków, istnieje pewien sposób, aby upewnić się, że Twoje zapytanie ofertowe otrzyma odpowiedzi, na które zasługuje. Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, aby napisać skuteczne zapytanie ofertowe.

• Zachowaj prostotę i łatwość zrozumienia

Aby uniknąć nieporozumień, upewnij się, że używasz języka zrozumiałego dla potencjalnych dostawców. Możesz ograniczyć branżowy żargon i używać prostego angielskiego, zachowując przy tym profesjonalizm. Staraj się unikać długich zdań i zamiast tego skróć je do krótszych, bardziej krótkich zdań, które są łatwiejsze do przetworzenia.

• Wykorzystaj w pełni nagłówki i wypunktowania

Nagłówki i wypunktowania sprawiają, że zapytanie ofertowe jest łatwiejsze do zrozumienia w porównaniu z dużymi blokami tekstu. Wykorzystaj je jak najlepiej, aby podzielić swoje zapytanie ofertowe i uczynić je bardziej czytelnym.

• Bądź tak szczegółowy, jak to możliwe

Nie przegap ważnych szczegółów, które mogą pomóc potencjalnym dostawcom lepiej zrozumieć Twój projekt i wymagania. Sprzedawcy są bardziej skłonni do odpowiedzi z właściwą propozycją, gdy mają jasne wyobrażenie o tym, czego szukasz i jaką rolę odegrają.

Przykład zapytania ofertowego

Nadal nie wiesz, jak powinno wyglądać Twoje zapytanie ofertowe? Rzućmy okiem na przykład, jak wygląda typowe zapytanie ofertowe, aby uzyskać lepszy pomysł.

Zapytanie ofertowe: Usługi mediów społecznościowych dla czerwcowego rocznika
16 grudnia 2022 r
Wydany przez: June's Vintage
Osoba kontaktowa: June Phillips
[e-mail chroniony]
(445)917-3069

Wstęp

June's Vintage, sklep detaliczny zajmujący się sprzedażą odzieży vintage, przyjmuje propozycje znalezienia wiarygodnej agencji do zarządzania naszymi mediami społecznościowymi w naszym imieniu.Celem jest:

• Rozwijaj naszą społeczność w mediach społecznościowych.

• Angażuj naszych odbiorców na bieżąco.

• Utrzymuj silną obecność marki w wiodących sieciach społecznościowych (Instagram, Facebook i TikTok).

Celem tego zapytania ofertowego jest znalezienie agencji mediów społecznościowych, która zapewni najlepszą ogólną wartość i zapewni imponujące wyniki.Mamy nadzieję uruchomić projekt testowy przez trzy miesiące, po którym być może zdecydujemy się na długoterminową współpracę.

Tło

Nasza firma vintage została założona w 2007 roku i od tego czasu stworzyła silną bazę klientów w całej Filadelfii.Większość naszych klientów to lokalni entuzjaści mody w wieku od 25 do 50 lat, którzy robią zakupy w sklepach stacjonarnych.Jednak w miarę rozszerzania się na kanały zakupów online istnieje możliwość rozszerzenia tego zasięgu poza obszar lokalny.Okazało się to wyzwaniem, ponieważ nasza obecność w mediach społecznościowych jest dość ograniczona i brakuje nam czasu i wiedzy, aby aktywnie angażować naszych odbiorców w mediach społecznościowych.

Przegląd projektu

Chcielibyśmy móc konsekwentnie publikować posty i kontaktować się z odbiorcami na trzech kluczowych platformach mediów społecznościowych — Instagramie, Facebooku i TikToku.W związku z tym poszukujemy agencji, która może nam pomóc w następujących kwestiach:

• Stwórz solidną strategię w mediach społecznościowych wraz z kalendarzem publikacji.

• Rozwijaj świeże pomysły na treści i dbaj o tworzenie treści zgodnie z kalendarzem wydawniczym.

• Planuj i publikuj posty w naszym imieniu.

• Monitoruj i odpowiadaj na komentarze klientów.

• Przeprowadź tygodniową kampanię reklamową, aby przyciągnąć nowych obserwujących/klientów.

Nasz budżet wynosi 2500 USD miesięcznie z pewną dozą elastyczności w zależności od poziomu usług, które mogą być świadczone.Idealnie byłoby, gdybyśmy zatrudnili agencję, która ma doświadczenie w pracy z małymi sklepami detalicznymi i lokalnymi firmami.

Wskazówki dotyczące wniosków

Wszystkie propozycje należy utworzyć w poniższym formacie (listy wypunktowane będą bardzo mile widziane):

• Streszczenie wykonawcze

• Zaplecze biznesowe

• Podkreśl swój wyjątkowy atut sprzedaży

• Zapewnij odpowiednie doświadczenie, które kwalifikuje Cię do projektu

• Szczegóły proponowanych rezultatów i usług

• Zwróć uwagę na narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi, których użyjesz do wykonania niezbędnych zadań

• Nie sposób udostępniania nam treści do zatwierdzenia

• Uwzględnij swoje stawki

• Referencje i/lub studia przypadków

• Dostarcz próbki treści w mediach społecznościowych stworzonych dla poprzednich klientów

• Dodatkowe warunki współpracy z Twoją agencją

Prosimy o przesłanie propozycji w formacie .pdf naadres [chroniony e-mailem] do 30 stycznia 2023 r.

Kryteria oceny

June's Vintage użyje następujących kryteriów do oceny propozycji i wyboru odpowiedniego dostawcy:

• Doświadczenie w dostarczaniu kompleksowych rozwiązań dla mediów społecznościowych przez co najmniej 24 miesiące

• Reagowanie na wymagania określone powyżej

• Konkurencyjność stawek usług

• Referencje od byłych/obecnych klientów

• Narzędzia i technologie wykorzystywane do wykonywania niezbędnych zadań

Oś czasu

June's Vintage spodziewa się zakończyć zapytanie ofertowe i projekt zgodnie z następującym harmonogramem:

• Opublikowanie zapytania ofertowego – 16 grudnia 2022 r

• Termin składania ofert – 30 stycznia 2023 r

• Termin wyboru dostawcy – 15 lutego 2023 r

• Finalizacja umowy i inne rozmowy projektowe – 20 lutego 2023 r

• Data rozpoczęcia projektu – 1 marca 2023 r

• Wstępne zakończenie projektu – 31 maja 2023 r

Pierwsze kroki z pierwszym zapytaniem ofertowym

Teraz, gdy już wiesz dokładnie, jak wygląda zapytanie ofertowe i co należy w nim uwzględnić, nadszedł czas, aby napisać własne. W Internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych szablonów, które mogą pomóc w przygotowaniu idealnego zapytania ofertowego.