Zbieranie wymagań: krótki przewodnik

Wyobraź sobie, że przejmujesz inicjatywę w nowym projekcie IT, który obejmuje budowę call center od sieci do serwerów. Samo centrum obsługi telefonicznej pomieści setki miejsc pracy i wypełni lukę między klientem a produktem.

Istnieje wiele wymagań związanych z dużym projektem, takim jak ten i jako kierownik projektu śledzisz je wszystkie. Zbieranie wymagań to krok w procesie zarządzania wymaganiami, który składa się ze zbierania, dokumentowania i analizowania wymagań projektowych.

Zaczniemy od definicji zbierania wymagań, a następnie przyjrzymy się procesowi i narzędziom, których możesz użyć.

Co to jest zbieranie wymagań?

Zbieranie wymagań lub pozyskiwanie wymagań to proces określania wszystkich wymagań projektu. Istnieją dwa główne typy wymagań projektowych, wymagania biznesowe i techniczne.

Wymagania biznesowe określają, co organizacja osiągnie z projektem, podczas gdy wymagania techniczne wyjaśniają, w jaki sposób projekt musi zostać wykonany. Są one gromadzone w fazie inicjacji cyklu życia projektu, ale kierownicy projektów muszą je monitorować przez cały czas trwania projektu, ponieważ mogą się zmieniać.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w gromadzeniu wymagań. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które porządkuje Twoje wymagania. Skorzystaj z naszego widoku listy zadań, aby zbierać, ustalać priorytety i przypisywać wymagania dotyczące projektu. Ponadto, gdy już znajdą się w naszym oprogramowaniu, są śledzone w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitów nawigacyjnych na żywo i funkcji raportowania. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Naprawdę skuteczne zbieranie i zarządzanie wymaganiami rozpoczyna się na samym początku projektu i musi odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jak długi będzie harmonogram projektu?
• Kto będzie zaangażowany w projekt?
• Jakie są zagrożenia dla procesu zbierania wymagań?
• Jaki jest nasz ostateczny cel w zrozumieniu naszych wymagań projektowych?
• Jakie są nasze wymagania techniczne i biznesowe?

Brzmi to dość prosto, ale jest niezwykle ważne. Gdy zespół projektowy zgromadzi wymagania, należy je zebrać w dokumencie wymagań.

Co to jest dokument wymagań?

Dokument wymagań służy do wyjaśnienia, czego wymaga produkt. Wśród rzeczy, które definiuje, jest wizja produktu i sposób jej osiągnięcia do końca projektu. Nie zawiera jednak szczegółów dotyczących sposobu, w jaki zostanie dostarczony. Chodzi o umieszczenie produktu w kontekście, dlaczego produkt jest potrzebny lub jaki problem rozwiązuje. Szczegóły, jak to zrobi, nie są uwzględnione.

Powiązane: Bezpłatny szablon zbierania wymagań

Dlaczego zbieranie wymagań jest ważne?

Wróć do ostatniego projektu, którym zarządzałeś. Jakie zagrożenia wyszły na jaw? Jakie zasoby Ci się skończyły? Czy było jakieś pełzanie zakresu lub wpadki budżetowe? A ogólnie, jaki był wpływ tych niedociągnięć na projekt jako całość?

Terminy, zakres, przekroczenie kosztów – bez właściwej identyfikacji wymagań na początku, wszystkie te elementy zostaną naruszone. Wpłynie to na problemy projektowe produktu i wystąpią opóźnienia rozwojowe. Ostatecznie Twój produkt nie zostanie skonfigurowany pod kątem optymalnego sukcesu, ponieważ jego budżet zostanie przekroczony.

Proces zbierania wymagań

Jak więc zebrać wymagania w najbardziej efektywny i zarządzalny sposób? Zazwyczaj zbieranie wymagań składa się z kilku dyskretnych kroków.

1. Wyznacz i przypisz

Po pierwsze: kto będzie osobą, która powie wszystkim, że jesteś kierownikiem projektu? Upewnij się, że ta osoba rozumie, dlaczego ta rola jest tak ważna — każdy musi zgłaszać się do Ciebie ze wszystkimi aktualizacjami projektu, ponieważ będziesz działać jako centrum wiedzy na temat postępu projektu.

Będziesz także chciał określić, kto będzie kluczowym interesariuszem. Będą to ludzie, którzy przeprowadzają burzę mózgów, analizują, zatwierdzają lub odrzucają aktualizacje projektu. Zazwyczaj składają się z klientów, kierowników zespołów, kierowników działów, członków zarządu, partnerów biznesowych lub producentów. To oni będą mieli największy wpływ na ogólny postęp projektu.

2. Uzyskaj wymagania i wywiad

Następnie będziesz chciał przeprowadzić wywiad ze wszystkimi zidentyfikowanymi interesariuszami. Zadaj im pytania takie jak:

• Co znajduje się na Twojej liście życzeń dla tej aktualizacji produktu?
• Jaki jest twój ostateczny cel tego projektu?
• Co chcesz, żeby ten produkt zrobił, czego jeszcze nie robi?
• Co w pierwszej kolejności zainteresowało Cię tym produktem?
• Jakie zmiany przekonałyby Cię do polecania tego produktu innym?
• Jakich narzędzi potrzebujesz, aby ten projekt odniósł sukces?
• Jakie masz obawy dotyczące tego procesu projektowego?

3. Zbierz i udokumentuj

Zapisz absolutnie wszystko. Pisz, aż nie będziesz mógł już pisać. Zapisz każdą odpowiedź i utwórz łatwo dostępne repozytorium, do którego (zatwierdzone) inne osoby mogą uzyskać dostęp, jeśli potrzebują odwołać się do wszelkich informacji zebranych podczas fazy zbierania wymagań.

Ta dokumentacja będzie pomocna nie tylko pod koniec projektu, gdy będziesz zastanowić się nad osiągniętymi celami, zrealizowanymi aktualizacjami, dodanymi funkcjami i naprawionymi błędami, ale także pomoże w zarządzaniu oczekiwaniami interesariuszy i utrzymaniu członków zespołu w skupieniu i śledzeniu.

4. Wymień wszystkie założenia i wymagania

To jest mięso całego procesu. Po udokumentowaniu celów i oczekiwań wszystkich osób możesz utworzyć plan zarządzania wymaganiami, który będzie wykonalny, mierzalny i wymierny.

W tej fazie odpowiesz:

• Jak długi będzie harmonogram projektu? Zaplanuj swoją oś czasu, a następnie zmapuj swoje wymagania na tej osi czasu. Pomoże to w przypadku, gdy niektóre wymagania są zależne od zależności.
• Kto będzie zaangażowany w projekt? Czy będą to całe zespoły projektowe i programistyczne, czy tylko kilka wybranych z każdego? Którzy członkowie zespołu będą dostępni? Którzy członkowie zespołu specjalizują się w rodzajach zagadnień, którymi będzie się zajmował projekt?
• Jakie są zagrożenia dla procesu zbierania wymagań? Zdefiniuj wszystkie założenia i udokumentuj wszystkie ryzyka, które mogą mieć wpływ na Twoje wymagania. Zrozum, że Twoje założenia są zazwyczaj podzielone na trzy kategorie: czas, budżet i zakres. Mogą one wahać się od założenia PTO, urlopów i zwolnień chorobowych, do założenia, że ​​interesariusze będą dostarczać informacje zwrotne w odpowiednim czasie.
• Jaki jest nasz ostateczny cel w zrozumieniu naszych wymagań projektowych? Jaki jest cel czasowy, cel budżetowy i cel zakresu? Czy będzie to bardziej bezpośrednie konkurowanie na rynku z konkurentem? Czy będzie to rozwiązanie problemu klienta, czy naprawienie błędu?

Odpowiadając na wszystkie powyższe pytania w jasny i zwięzły sposób, będziesz mieć pełną mapę swoich wymagań gotową do przedstawienia interesariuszom.

5. Monitoruj postęp

Po uzyskaniu zgody interesariuszy na przedstawione wymagania, wdrożysz je do harmonogramu i procesu projektu. W tym momencie upewnij się, że masz metodę monitorowania i śledzenia wszystkich wymagań we wszystkich zespołach, aby zapewnić, że wyzwalacze ryzyka pozostaną niskie.

Będziesz także chciał użyć tych danych do raportowania postępów projektu zainteresowanym stronom, przekazywania opinii kierownikom działów i upewniania się, że projekt jest na dobrej drodze z punktu widzenia czasu, zakresu i budżetu.

Techniki zbierania wymagań

Teraz, gdy wiemy, czym jest zbieranie wymagań i zbadaliśmy etapy procesu zbierania wymagań, będziesz chciał mieć dobre źródła, z których można je uzyskać. Głównymi źródłami są interesariusze, tacy jak klienci, użytkownicy itp. Inne źródła mogą obejmować ekspertów, analityków i informacje o konkurentach.

Po zidentyfikowaniu źródeł istnieje szereg technik, które można zastosować w celu zebrania wymagań. Jest to proces iteracyjny i żadna technika zbierania wymagań nie wykona tego zadania sama. Musisz użyć tylu, ile uznasz za konieczne. Oto niektóre z najważniejszych technik zbierania wymagań.

Scenariusze przypadków użycia

Przypadek użycia to dokument wyjaśniający, w jaki sposób użytkownicy będą wykonywać zadania w Twoim produkcie. Jest napisany z punktu widzenia użytkownika i wykonywany w krokach, które obejmują: kto używa produktu, czego od produktu oczekuje, cel użytkownika, kroki, które podejmuje, aby wykonać swoje zadanie i jak produkt reaguje na jego działanie.

Burza mózgów

Przeprowadź burzę mózgów z grupą uczestników, którzy mogą powiedzieć, co chcą o produkcie, o ile uważają, że jest to ważne. Poproś moderatora, aby poprowadził grupę, organizując i ustalając priorytety ich odpowiedzi. Zacznij od wyjaśnienia celu sesji burzy mózgów, poproś grupę, aby przedstawiła jak najwięcej pomysłów, nie krytykuj ani nie dyskutuj, a po zakończeniu zbierz wszystkie informacje.

Powiązane: Szablon bezpłatnych elementów akcji

Mapowanie myśli

Mapy myśli to kolejny sposób na zbieranie pomysłów. Polega na stworzeniu mapy myśli, która zaczyna się od umieszczenia głównej idei na środku strony. Następnie użyj linii, strzałek, dymków i różnych kolorów, aby pokazać związek między głównym tematem a ideami z niego wynikającymi. Pozwala na organiczny rozwój pomysłów związanych z Twoją główną ideą. Pokazuje, jak różne fakty są ze sobą powiązane.

Narzędzia do zbierania wymagań

Pod koniec projektu zdolność do analizy i zrozumienia sukcesu lub porażki jest całkowicie uzależniona od narzędzi, których używasz do dokumentowania wszystkiego.

Tak więc, jak wspomnieliśmy, zanim zaczniesz, będziesz potrzebować repozytorium dla całej swojej dokumentacji. Być może jest to system udostępniania plików, w którym wszystkie dokumenty mogą być dostępne dla wielu użytkowników z tego samego serwera. Lub potrzebne narzędzie obejmuje system śledzenia czasu, którego możesz użyć do przeanalizowania czasu, jaki każdy członek zespołu spędził na pewnych obszarach poprzednich projektów, aby zrozumieć, jak długo może im to zająć w tym jednym.

Korzystne byłoby również pobranie szablonu zbierania wymagań, aby uzyskać dostęp do procesu projektowego. Pomoże to wszystkim dostosować się do wymagań biznesowych, wymagań użytkowników i wymagań systemowych.

Niezależnie od narzędzi, upewnij się, że można uzyskać do nich dostęp z wielu lokalizacji, na wielu komputerach, bez względu na to, gdzie znajduje się każda zaangażowana osoba. Będziesz chciał, aby wszyscy mogli jak najłatwiej komunikować się, wysyłać aktualizacje i przekazywać opinie we wszystkich kanałach.

Szablony zbierania wymagań

Bez względu na technikę lub ich kombinację w celu zebrania wymagań, musisz zebrać je w dokumencie. Szablony to świetne narzędzie do zbierania wymagań i nie tylko. ProjectManager jest internetowym centrum darmowych szablonów związanych z dowolnym aspektem projektu. Oto kilka, które mogą Ci pomóc w zbieraniu wymagań.

Szablon zbierania wymagań

Pierwszym darmowym szablonem jest nasz szablon wymagań dla programu Word. Dostępna jest strona tytułowa, która pozwala odróżnić gromadzone wymagania od innych projektów oraz miejsce do śledzenia wszelkich zmian w dokumencie. Następnie możesz opisać projekt, jego cel, zakres i harmonogram. Jest nawet miejsce, w którym interesariusze mogą uchwycić swoje przemyślenia.

Szablon analizy interesariuszy

Mówiąc o interesariuszach, nasz bezpłatny szablon analizy interesariuszy dla programu Excel pomoże Ci zidentyfikować interesariuszy i zarządzać nimi. Możesz użyć tego bezpłatnego szablonu, aby opisać interesariuszy zaangażowanych w projekt, jaki jest ich związek z projektem i poziom zaangażowania, co pomoże Ci zaplanować, jak nimi zarządzać.

Szablon planu projektu

Na koniec będziesz musiał zebrać wszystkie te informacje i wykorzystać je do opracowania swojego planu. Nasz bezpłatny szablon planu projektu dla programu Word pomaga określić zakres pracy i podzielić ją na zadania, które można wykonać. Jest też miejsce na zarządzanie obciążeniem zespołu. Szablon planu projektu obejmuje wszystkie zebrane wymagania i wykorzystuje je w praktyce.

ProjectManager pomaga w spełnieniu wymagań

Kluczem do każdego wielkiego projektu jest zebranie wszystkich wymagań od samego początku. Wymaga to płynnej metody komunikacji we wszystkich kanałach i repozytorium, które może przechowywać dane przez nieskończony czas. ProjectManager posiada narzędzia, które sprawiają, że jest to nie tylko możliwe, ale i łatwe. Dzięki naszemu oprogramowaniu opartemu na chmurze Ty i Twój zespół możecie przechowywać nieograniczoną liczbę dokumentów, dzięki czemu możecie przechowywać dowolne prośby od ludzi przez dowolny czas.

Zaplanuj swój projekt na interaktywnych wykresach Gantta

Potrzebujesz wykresu Gantta, który jest wielofunkcyjny z systemem śledzenia czasu? Nasze oprogramowanie obsługuje narzędzia hybrydowe, które można dostosowywać w miarę postępów projektu. Nasz Gantt robi wszystko, z czego Gantty są znane, a nawet więcej. Możesz filtrować ścieżkę krytyczną i ustawić linię bazową, aby śledzić rozbieżność między planowanym wysiłkiem a rzeczywistym postępem.

Użyj wielu widoków projektu

Nasze oprogramowanie ma wiele widoków projektów, więc to, co planujesz na Gantcie, jest aktualizowane w całym narzędziu, niezależnie od tego, czy jest to tablica kanban, lista zadań, arkusz lub widok kalendarza. Każdy może pracować tak, jak chce i komunikować się w czasie rzeczywistym, bez względu na to, gdzie się znajduje.

Współpraca z rdzeniem

ProjectManager jest świetny dla zespołów, które chcą komunikować się z większą przejrzystością w wielu lokalizacjach. Dzięki naszemu oprogramowaniu możesz efektywnie i łatwo współpracować, dodając komentarze od kluczowych interesariuszy lub członków zespołu. Ponadto osoby wyznaczone mogą planować zadania i wysyłać alerty, aby upewnić się, że klienci są dobrze zarządzani, a oś czasu pozostaje nienaruszona.

Nasza platforma jest jedynym źródłem prawdy dla Twojego projektu. Powiadomienia e-mail i alerty w aplikacji informują Cię o komentarzach i postępach. Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym i raporty dostępne jednym kliknięciem dostarczają aktualne dane potrzebne do podejmowania wnikliwych decyzji w celu realizacji udanego projektu.

Zbieranie wymagań w wielu zespołach i zarządzanie nimi nie jest łatwym zadaniem. Upewnij się, że członkowie zespołu i interesariusze są na bieżąco bez względu na wszystko. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga zespołom efektywnie współpracować w wielu kanałach. Zacznij już dziś za darmo.