Zarządzanie wymaganiami projektu: krótki przewodnik

Każdy projekt ma wymagania, co oznacza, że ​​każdy kierownik projektu powinien mieć przygotowany plan zarządzania wymaganiami. Jak to działa? Załóżmy, że Twoja organizacja buduje nowe centrum dystrybucji, które podobno przyniesie setki nowych miejsc pracy. W jej skład wejdą nowi pracownicy, nowy personel HR i nowy sprzęt.

Ale bez wglądu ze wszystkich stron — specjalistów ds. obsługi klienta, interesariuszy, członków zespołu i bazy klientów — skąd będziesz wiedzieć, jakie są wymagania projektowe, aby centrum dystrybucji odniosło sukces?

Dlatego zarządzanie wymaganiami jest ważnym aspektem do opanowania, ponieważ jest niezbędne do długoterminowego sukcesu projektu.

Jakie są wymagania w zarządzaniu projektami?

W zarządzaniu projektami wymagania to grupa zadań lub warunków, które muszą zostać spełnione, aby pomyślnie zakończyć projekt. Mogą obejmować cechy produktu, jakość, usługi, a nawet procesy. Celem tych wymagań jest zapewnienie zgodności zasobów i długoterminowych celów firmy pod koniec projektu.

Posiadanie tych wymagań dotyczących zarządzania projektami pod ręką jest niezbędne do zarządzania i wykonywania projektów. ProjectManager to oprogramowanie z nieograniczonym przechowywaniem plików i komunikacją w czasie rzeczywistym, działające jako centralne centrum dla wszystkich Twoich wymagań projektowych. Skorzystaj z naszego widoku listy, aby szybko przejrzeć wszystkie wymagania dotyczące projektu, ale każdy z naszych wielu widoków projektu może uzyskać dostęp do plików w dowolnym miejscu i czasie. Jeśli pliki zostaną zaktualizowane, wszyscy zostaną powiadomieni e-mailem i alertami w aplikacji, więc istnieje tylko jedno źródło prawdy. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Rodzaje wymagań projektowych

Ogólnie wymagania można kategoryzować na trzy sposoby: wymagania biznesowe, wymagania dotyczące rozwiązania i wymagania interesariuszy.

Wymagania biznesowe

Wymagania biznesowe to ogólne potrzeby biznesowe związane z realizacją projektu. Wymagania należące do tej kategorii to bardziej fundamentalne, długoterminowe potrzeby, które są zgodne z długoterminowymi celami organizacji.

Wymagania dotyczące rozwiązania

Wymagania dotyczące rozwiązań są bardziej skoncentrowane na produkcie i są nieco głębsze. Mogą być funkcjonalne lub niefunkcjonalne i zapewniają, że efekt końcowy produktu spełnia zarówno to, co produkt musi zrobić, jak i to, co powinien zrobić.

Podobnie jak w powyższym przykładzie, wymagania dotyczące rozwiązania mogą obejmować wymaganie funkcjonalne, takie jak wdrożenie odpowiednich narzędzi, których zespół sprzedaży potrzebuje, aby wykonać swoją pracę z nowym CRM. Niefunkcjonalnym wymogiem byłoby, gdyby narzędzie CRM zawierało również kalendarz marketingu treści, aby pomóc zespołowi marketingowemu, ale niekoniecznie jest to potrzeba.

Wymagania interesariuszy

Wymagania interesariuszy opisują Twój kluczowy personel, który podpisuje kamienie milowe, produkuje pracę, finalizuje produkty i nie tylko. Mogą to być klienci, członkowie zespołu, partnerzy biznesowi lub kluczowi liderzy. Wymaga to wytrwałego kierownika projektu, aby upewnić się, że wymagania wszystkich zaangażowanych interesariuszy są dobrze zrównoważone w całym projekcie. Jest to niezbędne do dobrego zarządzania interesariuszami.

Co to jest zarządzanie wymaganiami?

Zarządzanie wymaganiami to proces dokumentowania, analizowania, śledzenia, priorytetyzacji i walidacji wymagań projektowych. Mówiąc prościej, kierownik projektu musi zebrać wymagania od wszystkich interesariuszy, aby następnie stworzyć plan zarządzania wymaganiami. Plan zarządzania wymaganiami będzie działał jako przewodnik, który zawiera listę wszystkich wymagań projektu oraz określa wytyczne i procedury ich spełnienia.

Następnie po rozpoczęciu projektu zespół zarządzający projektem musi upewnić się, że działania projektowe i produkty są zgodne z wcześniej zdefiniowanymi wymaganiami projektu.

Zarządzanie wymaganiami to ciągła czynność, w której kierownik projektu musi komunikować się z interesariuszami, aby nadążyć za wszelkimi zmianami wprowadzonymi do pierwotnych wymagań. Wszelkie zmiany wymagań projektowych powinny być odpowiednio kontrolowane za pomocą zdefiniowanej polityki zarządzania zmianami.

Plan Zarządzania Wymaganiami (RMP)

Ważne jest, aby mieć plan zarządzania wymaganiami — lub RMP. Ten plan zazwyczaj zawiera następującą listę kontrolną:

• Role i obowiązki interesariuszy : Czy te role zostały zidentyfikowane? Czy do każdego zadania został wyznaczony właściciel, który monitoruje ryzyko i zarządza codziennymi zadaniami?
• Proces zarządzania wymaganiami : Czy zostały one pozyskane, udokumentowane i zrozumiane przez wszystkie działy i interesariuszy?
• Zdefiniuj typy wymagań : Jakie są wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne?
• Odwzoruj artefakty wymagań : może to obejmować dodatkowe dokumenty do przeglądu przez interesariuszy.
• Priorytetyzacja wymagań : Nie każde wymaganie ma jednakowe znaczenie. Jeśli jedno wymaganie ma wiele zależności, przesuwa się wyżej na liście, aby upewnić się, że nie obsługuje wielu innych zadań. Ale czy jest to samodzielna potrzeba? Wtedy można stracić priorytet.
• Spraw, by było możliwe do śledzenia : zdecydowanie jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania wymaganiami jest identyfikowalność. Śledzenie wymagań daje interesariuszom i członkom zespołu wgląd w to, dlaczego wymaganie istnieje, jakie zmiany zostały wprowadzone i czy wymaganie jest kompletne.
• Włącz system numerowania lub wersjonowania : ma to pomóc zarówno zainteresowanym stronom, jak i członkom zespołu uzyskać ocenę, ile poprawek pojawiło się w każdym kamieniu milowym i upewnić się, że ostatnia jest zawsze tą, nad którą pracuje się.
• Opracuj plan komunikacji : Jak już wspomnieliśmy, najlepiej zachować jak największą przejrzystość i wszystko udokumentować. Pomoże to, gdy przyjdzie czas na sprawdzenie, gdzie projekt osiągnął najlepsze wyniki i gdzie wystąpiły czkawki. Plan komunikacji może również zachęcić pracowników do akceptacji, a także zarządzać oczekiwaniami zarówno dla interesariuszy, jak i członków zespołu.

Proces zarządzania wymaganiami w 5 krokach

Wczesne przedstawienie wymagań może przełamać mur komunikacji między użytkownikiem a deweloperem, interesariuszem a członkiem zespołu oraz firmą a klientem. Omówmy proces zbierania tych wymagań.

1. Pozyskiwanie wymagań

Podobnie jak w przypadku każdego dobrze odwzorowanego projektu, proces planowania rozpoczniesz od przeprowadzenia wywiadu i zbadania wymagań i potrzeb projektowych innych osób. Może to być przegląd całej listy interesariuszy, zespołu obsługi klienta, sprzedawców i ich potrzeb lub klientów. Ten proces nazywa się pozyskiwaniem wymagań i jest pierwszym krokiem do zebrania wymagań dla twojego projektu. Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu zbierania wymagań, aby rozpocząć.

2. Dokumentacja i zrozumienie wymagań

Zapisz wszystko i udokumentuj specyfikacje produktu, aby inni członkowie zespołu mogli od samego początku rozumieć zakres projektu. Ta część procesu nazywana jest dokumentacją wymagań i zrozumieniem. Im bardziej szczegółowe możesz uzyskać, tym lepiej.

3. Komunikuj się wcześnie i często

Ułatw tłumaczenie dokumentacji wymagań w różnych działach. Nawet jeśli nigdy nie mieli z Tobą spotkania, powinni od samego początku jasno rozumieć wymagania i zakres projektu. Dołącz zaktualizowane notatki od interesariuszy i spotkań wewnętrznych, aby każda zaangażowana osoba czuła się tak, jakby miała poparcie dla projektu, obserwując rozwój aktualizacji.

Zrozum swoje założenia

Jeśli rozumiesz swoje założenia w projekcie, możesz lepiej zrównoważyć wymagania w nim zawarte. Założenia zazwyczaj dotyczą trzech rzeczy: czasu, budżetu i zakresu. Założenia podczas zarządzania wymaganiami mogą wyglądać tak:

• Zapominając o uwzględnieniu urlopów, WOM i zwolnień lekarskich
• Brak rozważenia, czy narzędzia są sprawne lub czy wymagają naprawy
• Zakładając, że interesariusze przekażą informacje zwrotne podczas realizacji kamieni milowych w odpowiednim czasie

4. Monitoruj i śledź wymagania

W trakcie całego projektu upewnij się, że monitorujesz i śledzisz swoje wymagania na wszystkich poziomach zespołu, zapewniając, że ryzyko pozostaje niskie na każdym etapie. Będziesz także mógł wykorzystać te dane, aby upewnić się, że projekt jest na dobrej drodze z punktu widzenia czasu, zakresu i budżetu, dzięki czemu możesz zgłosić swoje ustalenia kluczowym interesariuszom, gdy przyjdzie czas na przeglądanie kamieni milowych.

5. Zarządzanie wymaganiami podczas realizacji projektu

Wymagania nie są zazwyczaj zarządzane z jednego działu w organizacji; są zarządzane od działów planowania strategicznego po zarządzanie portfelem, zarządzanie programami, zarządzanie projektami i działy ciągłego doskonalenia.

Korzyści z zarządzania wymaganiami w trakcie całego projektu są pięciokrotne: pomaga obniżyć koszty, może poprawić jakość projektu, pomaga skrócić czas potrzebny na ukończenie projektu, zmniejszyć ryzyko i może sprawić, że Twój plan zarządzania zakresem będzie skuteczny.

Jak upewnić się, że wymagania zostały spełnione?

Ważne jest, aby dokonać przeglądu projektu z interesariuszami na każdym etapie, a także na samym końcu. Wykonaj sekcję zwłok, podczas której przejrzysz pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej i listę kontrolną zamknięcia projektu, aby zebrać ostateczne informacje. Możesz także zadać dodatkowe pytania, aby uzyskać nowe informacje. Może to obejmować:

• Czy uważasz, że proces projektowy przebiegł gładko? Tak lub nie?
• Co można było poprawić podczas tego procesu projektowego?
• Czego nauczyłeś się podczas tego procesu projektowego?
• Co polecasz, abyśmy włączyli do projektów w przyszłości?

Pod koniec projektu chodzi o identyfikowalność. Jeśli możesz spojrzeć wstecz na wymaganie i zobaczyć wszystkie zmiany, przez które przeszło, oraz sposób, w jaki zostało ukończone, Ty i Twój zespół możecie ocenić, czy było to oryginalne rozwiązanie. Możesz również dowiedzieć się, czy ma jakieś powiązane wymagania niefunkcjonalne.

Zrozumienie wyniku projektu i jego wymagań obraca się wokół zarządzania identyfikowalnością w całym cyklu życia projektu, dzięki czemu można go później dokładnie przejrzeć.

ProjectManager pomaga w zarządzaniu wymaganiami

Kluczem do każdego świetnego projektu jest zminimalizowanie niespodzianek. W przypadku zarządzania wymaganiami cel jest po prostu taki: stworzyć środowisko, w którym komunikacja to podstawa gry, a wszyscy są na tej samej stronie, więc niespodzianki są ograniczone. ProjectManager posiada narzędzia, które sprawiają, że jest to nie tylko możliwe, ale i proste.

Dzięki naszym opartym na chmurze wykresom Gantta Ty i Twój zespół możecie zobaczyć cały plan projektu w jednym widoku, w tym wszystkie jego zależności. Chcesz edytować wymaganie? Nasze wykresy Gantta są łatwe do edycji i mogą uwzględniać wszelkie zmiany, dzięki czemu można je śledzić.

ProjectManager jest świetny dla zespołów, które chcą komunikować się z większą przejrzystością na wszystkich płaszczyznach. Dzięki wielu widokom, takim jak wykresy Gantta, tablice kanban i listy zadań, możesz łatwo współpracować, udostępniając komentarze kluczowych interesariuszy lub członków zespołu. Dodatkowo, gdy jeden członek zespołu zaktualizuje zadanie, powiadomienia są wysyłane do właściwych osób we właściwym czasie.

Zarządzanie wymaganiami w wielu zespołach nie jest łatwym zadaniem. Upewnij się, że wszyscy zaangażowani w Twój projekt są na tej samej stronie, bez względu na wszystko. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga zespołom skutecznie współpracować na wielu platformach. Zarejestruj się, aby skorzystać z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego już dziś.