Jak śledzić dostępność zasobów w zarządzaniu projektami

Projekty są zaplanowane i zaplanowane, ale to dopiero wstęp do prawdziwej pracy. Realizacja projektów w celu dotrzymania terminów bez przekraczania budżetu wymaga od kierownika projektu zrozumienia dostępności zasobów. Jest to część większego procesu zarządzania zasobami.

Zasoby to wszystko, co jest wykorzystywane do realizacji zadań projektowych, w tym materiały, sprzęt, robocizna i nie tylko. Porozmawiamy o różnych typach zasobów projektowych, dlaczego są one tak ważne w zarządzaniu projektami i jak oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga w zarządzaniu dostępnością zasobów.

Co to jest dostępność zasobów?

Dostępność zasobów to zrozumienie, czego potrzebujesz do realizacji projektu, kiedy tego potrzebujesz iw jakich okolicznościach. Możliwość skoordynowania zasobów potrzebnych do realizacji projektu jest kluczem do udanego projektu, który dotrzyma terminu i budżetu.

Ustalenie sposobu dystrybucji i alokacji zasobów jest częścią każdego skutecznego planu zarządzania zasobami. Po pierwsze, kierownik projektu musi wiedzieć, jakie zasoby są potrzebne do realizacji projektu. Łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

Następnie musisz znać wszystkie zasoby, od narzędzi, których użyje Twój zespół, po zespół, który zbierzesz. Gdy masz już dokładną listę zasobów, musisz je złożyć jak kawałki układanki, aby pasowały do ​​​​twojego harmonogramu, tak aby były dostarczane wtedy, gdy ich potrzebujesz. W przeciwnym razie będą kosztowne opóźnienia.

Oprogramowanie do zarządzania projektami z narzędziami do zarządzania zasobami jest niezbędne do planowania i tworzenia harmonogramów zasobów. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z potężnymi wykresami Gantta, które mogą organizować zasoby i łączyć je z zadaniami projektowymi. Możesz połączyć wszystkie cztery typy zależności, aby uniknąć opóźnień, a nawet filtrować ścieżkę krytyczną, aby pomóc w ustalaniu priorytetów pracy. Po ustawieniu linii bazowej rejestrujesz swój plan zasobów i możesz go śledzić w czasie rzeczywistym, porównując planowany nakład z rzeczywistym nakładem. Poznaj dostępność zasobów i trzymaj się harmonogramu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Rodzaje zasobów projektu

Lista zasobów projektu jest prawie nieskończona, ale można je podzielić na dwie kategorie, materialne i niematerialne. Zasoby materialne to znaczenie materialne, ludzie, miejsca i rzeczy. Zasoby niematerialne nie są materialne, takie jak energia, morale, czas, informacje itp.

Nie oznacza to, że ta dychotomia definiuje wszystkie zasoby projektu. Są takie, które są trudniejsze do sklasyfikowania, na przykład pieniądze. Jest namacalny, ponieważ możesz go trzymać w dłoni i policzyć. Ale jest również niematerialny, ponieważ jego wartość zależy od państwa, które go wydało.

W związku z tym zasoby projektu wymagają nieco więcej szczegółów, aby odpowiednio je zdefiniować. W zarządzaniu projektem pomocne jest spojrzenie na zasoby podzielone na te siedem kategorii: ludzie, informacje, materiały, narzędzia, energia, kapitał i czas. Zdefiniujmy każdy z tych terminów i podaj przykład ilustrujący go dla lepszego zrozumienia.

Ludzie

Są to Twoje zasoby ludzkie, takie jak zespoły, które gromadzisz w celu realizacji projektu. Mówi się, że ludzie są twoim najcenniejszym zasobem. Jest ku temu powód. Bez twojego zespołu pozostałe sześć kategorii zasobów jest obojętnych. Możesz mieć wszystkie pieniądze świata i wspaniały zestaw narzędzi, ale bez ekipy masz tylko jałowe miejsce pracy. Poświęć trochę czasu na zebranie zespołu posiadającego umiejętności i doświadczenie potrzebne do osiągnięcia Twoich celów.

Informacja

Wiedza, którą Ty i Twój zespół musicie posiadać, aby ukończyć projekt, jest również zasobem. Niezależnie od tego, czy musisz ich szkolić, czy przychodzą do projektu z już wyuczonymi umiejętnościami, informacje te są nieocenione dla powodzenia projektu. Informacje mogą dotyczyć wszystkiego, od wiedzy o tym, jak korzystać z narzędzi wymaganych do wykonania zadań, po zrozumienie procesów i metodologii projektu. Informacje są elastyczne i zespoły też muszą być elastyczne. Ponieważ wszystko się zmienia, każdy musi szybko się dostosować.

Materiały

Materiały są łatwe do zrozumienia, ponieważ są namacalne. Obiekty te są używane podczas realizacji projektu i mogą to być dowolne przedmioty, od cegieł i zaprawy murarskiej, jeśli pracujesz na budowie, po papier i ołówki, jeśli pracujesz w bardziej abstrakcyjnym środowisku. Ale generalnie materiały są związane z bardziej konkretnymi projektami, takimi jak budowa lub produkcja. Branże te muszą radzić sobie z zarządzaniem łańcuchem dostaw i pozyskiwaniem materiałów, co dodaje kolejną warstwę do dostępności zasobów.

Narzędzia

Narzędzia to kolejny materialny zasób. Są one jednak używane przez cały cykl życia projektu, a nie wyłącznie podczas fazy wykonania. Narzędzia obejmują szeroką gamę narzędzi, od narzędzi budowlanych i produkcyjnych, takich jak młoty i ciężkie maszyny, po sprzęt i oprogramowanie. Komputery są używane do prawie każdego projektu, a stosowane oprogramowanie jest bardziej dostosowane do rodzaju projektu. Niezależnie od przypadku, narzędzia są niezbędnymi zasobami dla każdego projektu, a ich dostępność jest kluczem do sukcesu projektu.

Energia

Wielu może nie uwzględniać energii na liście wymaganych zasobów, ale jest ona niezbędna. Energia może oznaczać energię napędzającą narzędzia i maszyny używane w projekcie do narzędzia lub oprogramowania, które sprawiają, że Twój zespół jest produktywny. W przypadku większości projektów energia to elektryczność. Obsługuje twój komputer, który jest miejscem pracy dla rozwoju oprogramowania i nie tylko. Ale budownictwo, a nawet niektóre projekty produkcyjne wymagają innych rodzajów energii, czy to benzyny, czy oleju napędowego. Zapewnienie nieprzerwanego źródła energii ma kluczowe znaczenie i powinno być częścią każdego planowania dostępności zasobów.

Powiązane: 10 bezpłatnych szablonów programu Excel dotyczących produkcji

Pieniądze

Wszyscy wiedzą, że projekty są martwe, jeśli nie są finansowane, a jednak tak często pieniądze nie są uwzględniane w planach dostępności zasobów. Ale oczywiście zanim projekt będzie mógł ruszyć do przodu, potrzebujesz wsparcia finansowego ze strony interesariuszy. Jeśli nie masz odpowiednich funduszy lub źle zarządzasz swoim budżetem, projekt nie będzie kontynuowany. Mając pieniądze, możesz zdobyć więcej niemal każdego zasobu, ale bez pieniędzy utkniesz.

Czas

Czas to zasób, którym możesz zarządzać, ale nigdy nie możesz go kontrolować. W zarządzaniu projektami nie ma przerw w pracy, więc dokładne planowanie zasobów, aby były tam, kiedy ich potrzebujesz, to kolejny krytyczny aspekt zarządzania zasobami. Posiadanie projektu na osi czasu to świetny sposób na obejrzenie całego projektu od początku do końca i cofnięcie się od terminu ostatecznego, aby mieć pewność, że wykonasz wszystko w wyznaczonym czasie. Czas jest uniwersalny i wpływa na każdy projekt, ale jest jednym z bardziej nieuchwytnych zasobów na tej liście.

Dlaczego ważne jest śledzenie dostępności zasobów?

Możliwość śledzenia zdolności zasobów jest kluczem do zarządzania zasobami. Jeśli nie wiesz, gdzie są twoje zasoby, nie jesteś w stanie dostarczyć ich tam, gdzie powinny być, kiedy muszą tam być. Dlatego tak ważne jest planowanie, harmonogramowanie i optymalizacja zasobów projektowych. W przeciwnym razie marnujesz zasoby projektu, a to kosztuje czas i pieniądze.

Dostępność zasobów można śledzić na wiele sposobów. Trzy z bardziej powszechnych metod to planowanie zasobów, planowanie zasobów i optymalizacja zasobów. Skorzystaj z nich, aby monitorować swoje zasoby i efektywniej je wykorzystywać.

Planowanie zasobów

Planowanie zasobów służy do najbardziej efektywnego przydzielania zasobów do zadań lub projektów. Częścią tego jest zaplanowanie daty rozpoczęcia i daty zakończenia, które będą potrzebne do ukończenia projektu przez zasoby. Te daty są oparte na wydajności i dostępności zasobów.

Planowanie zasobów

Planowanie zasobów polega na określeniu zasobów potrzebnych do projektu oraz sposobu ich pozyskania i przydzielenia. Dotyczy to zarządzania projektami, ale jest również krytyczną częścią zarządzania portfelem, gdy trzeba dzielić zasoby między wiele projektów.

Optymalizacja zasobów

Optymalizacja zasobów odnosi się do metod zapewniających dopasowanie dostępności zasobów ludzkich i pozaludzkich do harmonogramu projektu. Niektóre techniki umożliwiające osiągnięcie tego celu obejmują bilansowanie zasobów (dostosowywanie dat rozpoczęcia i zakończenia), wygładzanie zasobów (utrzymywanie wymagań w ramach budżetu, aby uniknąć dodawania kolejnych zasobów) i odwracanie alokacji zasobów (rozpoczynanie od ostatniego lub najbardziej krytycznego zadania i planowanie wstecz).

Jak zarządzać dostępnością zasobów za pomocą ProjectManager

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które zapewnia narzędzia do planowania, zarządzania i śledzenia zasobów w czasie rzeczywistym. Nasze oprogramowanie posiada karty czasu pracy, które pozwalają śledzić koszty pracy i zobaczyć, jaki procent zadań Twojego zespołu jest ukończonych. Istnieje również wiele widoków projektów, takich jak listy zadań, tablice Kanban i inne, które pozwalają zespołom pracować tak, jak chcą, podczas gdy menedżerowie zyskują przejrzystość swojego procesu. Menedżerowie mogą identyfikować potencjalne wąskie gardła i szybko przenosić zasoby, aby zespoły pracowały na pełnych obrotach.

Monitoruj obciążenie swojego zespołu za pomocą wykresów obciążenia pracą

Planowanie i harmonogramowanie zasobów to tylko pierwszy krok; musisz je również śledzić. Dzięki naszemu oprogramowaniu możesz wyświetlić listę umiejętności i dostępności swojego zespołu, w tym PTO, urlopy i święta globalne, co ułatwia wdrażanie i przydzielanie zadań w mgnieniu oka. Po przełączeniu na stronę obciążenia oznaczoną kolorami możesz szybko zobaczyć, kto ma nadmierną alokację. Po prostu przenieś ich zadania bezpośrednio z wykresu, aby zrównoważyć ich obciążenie pracą i zwiększyć produktywność zasobów.

Śledź wykorzystanie zasobów za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Kolejnym narzędziem do śledzenia zasobów w Twoim projekcie jest nasz pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym. Nie wymaga czasochłonnej konfiguracji, jak w przypadku lekkiego oprogramowania. Nasz pulpit nawigacyjny na żywo natychmiast zbiera dane w czasie rzeczywistym i automatycznie wyświetla je w łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Możesz śledzić czas, koszty i więcej. Wystarczy kliknąć pulpit nawigacyjny, aby uzyskać ogólny widok swojego projektu lub portfolio.

Jeśli potrzebujesz więcej szczegółów niż to, co jest dostępne na pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, możesz łatwo wygenerować szereg raportów dotyczących stanu projektu, statusu portfela, wariancji, grafików i innych. Każdy raport można dostosować, dzięki czemu możesz filtrować dane, aby pokazać tylko to, co chcesz zobaczyć. Ponadto wszystkie raporty można łatwo udostępniać w różnych formatach, aby interesariusze byli na bieżąco informowani.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie ich pracy w czasie rzeczywistym. Oprócz zarządzania zasobami dostępne są funkcje zarządzania zadaniami i zarządzania ryzykiem na platformie współpracy, która łączy zespoły z różnych działów i stref czasowych. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które korzystają z naszego narzędzia. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.