Identyfikacja i przezwyciężanie ograniczeń zasobów w zarządzaniu projektami

Do realizacji planu projektu potrzebne są zasoby — ludzie, sprzęt i materiały. Zarządzanie tymi zasobami jest częścią sposobu, w jaki dostarczasz udany projekt.

Każde zadanie w planie projektu będzie zawierać zasoby projektowe, takie jak ludzie, czas i budżet. Dlatego musisz znać ich dostępność, aby je zaplanować. Jest to ograniczenie zasobów, a kierownicy projektów muszą nauczyć się zarządzać tymi ograniczeniami, aby projekt mógł posuwać się do przodu.

Jakie są ograniczenia zasobów w zarządzaniu projektami?

Ograniczenie zasobów to dowolne ograniczenie i/lub ryzyko związane z zasobami projektu. Identyfikacja tych ograniczeń zarządzania zasobami jest podstawową czynnością planowania zasobów, która ma miejsce podczas fazy planowania projektu. Ograniczenia zasobów to przeszkody, które mogą wykoleić Twój projekt i uniemożliwić pomyślną realizację.

Ograniczenia wpływają na każdy aspekt cyklu życia projektu. W rzeczywistości najczęstsze ograniczenia w zarządzaniu projektami są określane jako ograniczenie potrójne; czas, koszt i zakres. Projekty mają budżet (koszt), termin (czas), a kierownik projektu musi dokładnie wiedzieć, co projekt będzie obejmował (zakres).

Oprogramowanie do zarządzania projektami zajmuje się zarządzaniem zasobami projektu i posiadaniem narzędzi do szybkiego przydzielania potrzebnych zasobów. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które umożliwia organizowanie, śledzenie i przydzielanie zasobów zgodnie z wydajnością. Zarządzaj swoimi zasobami za pomocą wykresów Gantta online, które bezproblemowo współpracują z naszymi funkcjami zarządzania zasobami. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś!

Potencjalny wpływ ograniczeń zasobów

Ograniczenia zasobów są najczęściej związane z kosztami. Budżet projektu określa doświadczenie i umiejętności zespołu, który tworzysz, a także zasoby pozaludzkie, które możesz pozyskać.

Dlatego dostępność jest tak ważnym elementem ograniczeń zasobów. Bez zarządzania dostępnością zasobów i alokacją zasobów w trakcie projektu możesz szybko znaleźć doskonałe materiały — ale bez zespołu, który z nich skorzysta. (Lub zespół ekspertów, który nie ma sprzętu potrzebnego do wykonywania swoich zadań).

Dlatego koszt, dostępność i dostęp są ściśle powiązane z zarządzaniem ograniczeniami zasobów w projekcie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku projektu, gdy kierownik projektu jest odpowiedzialny za zespoły rozproszone geograficznie, co może jeszcze bardziej skomplikować proces zarządzania zasobami.

Przykłady ograniczeń zasobów

Ograniczenia to czynniki, które ograniczają lub ograniczają wykorzystanie zasobu. Ograniczenia zasobów są zróżnicowane, ale zwykle mają jedną wspólną cechę; koszt. Ludzie, miejsca i rzeczy – wszystko to kosztuje, czy to w formie pensji, wynajmu czy zakupu.

Jeśli pracujesz nad projektem budowlanym i musisz wynająć ciężki sprzęt w marcu, aby wykopać rów, ale wszystkie maszyny są objęte umową do lata, oznacza to ograniczenie zasobów. Musisz zidentyfikować i rozwiązać te ograniczenia w fazie planowania cyklu życia projektu.

W powyższym przykładzie kierownik projektu rozważy rezerwację sprzętu, być może wybierając alternatywną firmę wynajmującą. Tak czy inaczej, powinni podejmować te decyzje na długo przed tym, zanim jakikolwiek grunt zostanie zerwany w projekcie. Te decyzje są udokumentowane w planie zarządzania zasobami, który jest dokumentem planowania projektu, który definiuje sposób zarządzania zasobami projektu. Niezastosowanie się do tego to pewny sposób na wypadnięcie z harmonogramu i przekroczenie budżetu.

Powiązane: Bezpłatny szablon planowania zasobów

Wskazówki dotyczące zarządzania ograniczeniami zasobów

Teraz, gdy rozumiemy ograniczenia zasobów, omówmy niektóre z najlepszych praktyk, których należy użyć. Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania projektami może pomóc w ogólnym zarządzaniu zasobami:

• Bądź strategiczny: zanim zaczniesz zarządzać czymkolwiek, musisz opracować strategię i upewnić się, że jest ona zgodna ze strategią firmy. Wymaga to wiedzy o tym, co próbujesz osiągnąć, w jaki sposób określisz sukces i co pomoże Ci osiągnąć swoje cele.
• Poznaj wymagania projektu: Poznaj swoje terminy, kamienie milowe, cele, budżet i kluczowych konkurentów. Zbieranie wymagań jest warte dodatkowego czasu i wysiłku potrzebnego do pomyślnego skonfigurowania projektu.
• Miej plan awaryjny: Możesz zidentyfikować i przygotować się na ograniczenia zasobów, ale zawsze będą problemy z zarządzaniem zasobami, które wyjdą znikąd. Nie pozwól, żeby cię zepchnęło na bok. Przygotuj plan B, C lub D na nieoczekiwane. Możesz nie wiedzieć, co się stanie, ale powinieneś mieć plan awaryjny, aby wiedzieć, jak zareagujesz.
• Czas śledzenia: zasoby, takie jak projekty, są ograniczone w czasie. Powinieneś wiedzieć, jak długo będziesz ich potrzebować i śledzić wykorzystanie zasobów. Jest to bardzo pomocne, gdy masz do czynienia z powtarzalną pracą. Możliwe, że nie przeznaczasz odpowiedniej ilości czasu.
• Priorytety: nie wszystkie zadania są równe, a zatem nie wszystkie zasoby zostaną równomiernie rozłożone. Poświęć trochę czasu na ustalenie priorytetów swojej pracy. Zdefiniuj różnicę między pilnymi a ważnymi i poznaj wymagany nakład pracy, aby odpowiednio zagospodarować swój harmonogram.
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami: Posiadanie oprogramowania do zarządzania zasobami, które planuje i śledzi Twoje zasoby, pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek. Potrzebujesz funkcji, które udostępniają dane w czasie rzeczywistym i ułatwiają w razie potrzeby realokację zasobów.

Jak wykonywać harmonogramy ograniczone do zasobów

Bez planowania ograniczonego zasobami ograniczenia zasobów są tylko abstrakcyjne. Planowanie z ograniczonymi zasobami zajmuje się scenariuszami, w których zasoby są ograniczone, i umożliwia opracowywanie sposobów zapewnienia terminowego wykonania zadań.

Ukończenie projektów przy ograniczonych zasobach wymaga rozwiązania problemu. Potrzeba kreatywnego kierownika projektu, aby przyjrzeć się projektowi i określić, w jaki sposób przesunąć zasoby, aby wyeliminować ograniczenia. Aby to zrobić, kierownicy projektów muszą zrównoważyć zasoby potrójnego ograniczenia, więc może to oznaczać branie z budżetu, harmonogramu lub zakresu. Bez względu na to, które ograniczenie zostanie zastosowane, rezultatem końcowym musi być projekt, który nadal spełnia swój termin i budżet.

Projekty mogą zakończyć się niepowodzeniem lub nie zostać ukończone, jeśli nie możesz rozwiązać ograniczeń zasobów. Planowanie ograniczone zasobami jest często działaniem równoważącym. Jeśli nie możesz zatrudnić wystarczającej liczby ludzi, aby wyprodukować produkt i zaspokoić popyt, możesz poszukać tańszych materiałów lub zmniejszyć zapasy.

Oczywiście istnieje ryzyko dla jakości Twoich produktów i zadowolenia bazy klientów. Musisz wziąć pod uwagę wszystkie te wyniki podczas tworzenia i dostosowywania harmonogramów.

Jak ProjectManager pomaga w ograniczaniu zasobów

Oczywiście zarządzanie ograniczeniami zasobów i tworzenie harmonogramów ograniczonych zasobami wymaga dużej elastyczności. Do zarządzania wszystkimi tymi zmianami potrzebujesz czegoś więcej niż arkusza kalkulacyjnego. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które daje kierownikom projektów lepszy wgląd w ich ograniczenia zasobów, dzięki czemu mogą szybko i skutecznie reagować.

Utwórz plan zasobów na wykresie Gantta

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest uporządkowanie wszystkich zasobów, a najlepszym sposobem na uzyskanie tych skomplikowanych danych na jednej stronie są interaktywne wykresy Gantta ProjectManagera. Użyj go, aby wyświetlić listę zadań i dodać do nich planowane koszty zasobów. Zależności można łączyć i ustawiać kamienie milowe.

Zarządzaj swoimi zasobami w czasie rzeczywistym

Ludzie są Twoim najważniejszym zasobem i często najtrudniej nimi zarządzać. Funkcje zarządzania zasobami ProjectManagera pomagają efektywniej zarządzać zespołem. Najpierw możesz ustawić ich dostępność. Następnie, przypisując im zadania, korzystaj z oznaczonego kolorami wykresu obciążenia. Możesz przenieść ich pracę bezpośrednio z wykresu, aby pomóc im pracować bardziej produktywnie.

Zobacz postępy swojego zespołu na tablicach Kanban

Uzyskaj przejrzystość przepływu pracy swojego zespołu dzięki tablicom Kanban. Pozwalają zespołowi zarządzać swoimi zaległościami, podczas gdy menedżerowie mają wgląd w pracę swojego zespołu. Widzą nadchodzące bloki i realokują zasoby, aby utrzymać pracę zespołu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje harmonogramy i aktualizuje zasoby w czasie rzeczywistym, aby skutecznie zarządzać projektami. Śledź swój zespół i zasoby nieludzkie, aby dostarczać projekty na czas i w ramach budżetu. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś!