Prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami: krótki przewodnik

Zanim zaangażujesz się w nowy projekt, musisz wiedzieć o pewnych rzeczach. Czy koszt jest wart zwrotu? Czy potrafisz to zrobić prawidłowo w terminie? Czy masz zasoby? Prognozowanie zasobów to sposób, w jaki możesz odpowiedzieć na to ostatnie pytanie.

Zasoby to wszystko, czego potrzebujesz do wykonania planu projektu. Od Twojego zespołu po potrzebne narzędzia, materiały, sprzęt, oprogramowanie, przestrzeń biurową i tak dalej. Chcesz wiedzieć, dlaczego prognozowanie zasobów jest tak ważne? Czytaj dalej.

Co to jest prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami?

Prognozowanie zasobów to sposób na oszacowanie liczby zasobów niezbędnych do pomyślnej realizacji projektu. Jest to narzędzie używane przez kierowników projektów i ich zespoły, aby sprawdzić, czy mają zasoby potrzebne do wykonania przydzielonych zadań w projekcie.

Jak już wspomniano, zasoby mogą oznaczać wiele rzeczy. Najcenniejszym zasobem w każdym projekcie są jednak ludzie, dzięki którym ten projekt się urzeczywistnia. Mówiąc o prognozowaniu zasobów, większość kierowników projektów zastanawia się, jak alokować swój zespół, patrząc na ich wydajność, obciążenie i poziomy wykorzystania.

Oznacza to możliwość sprawdzenia, komu powierzono zadania i czy zespół sprawiedliwie dzieli się tym obciążeniem. Jeśli masz tylko kilka zasobów niosących ciężar zespołu, ci ludzie prawdopodobnie się wypalą, a ich morale spadnie. To nie jest sposób na zatrzymanie pracowników lub wykonanie projektu na czas.

Istnieją rozwiązania programowe do zarządzania projektami, które dotyczą prognozowania zasobów. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które rejestruje wydajność w czasie rzeczywistym, aby pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji dotyczących alokacji zasobów. Nasz wykres obciążenia pracą jest oznaczony kolorami, dzięki czemu możesz od razu zobaczyć, kto ma nadmierną alokację, a następnie zrównoważyć obciążenie pracą z tego widoku, aby utrzymać produktywność zespołów. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Prognozowanie zasobów a planowanie zasobów

Prognozowanie zasobów jest używane w planowaniu zasobów. Nie możesz zaplanować swoich zasobów, jeśli nie wiesz, jakie masz zasoby. Te dwa aspekty planowania projektu są ze sobą powiązane i wzajemnie się informują.

Planowanie zasobów to sposób organizowania zasobów potrzebnych do ukończenia projektu. Jak już wspomnieliśmy, zasoby są szerokie i obejmują wiele kategorii. Prognoza zasobów określa te zasoby i określa, czy mogą zaspokoić potrzeby projektu w określonym przedziale czasowym.

Plan zasobów określa dokładnie to, czego potrzebujesz pod względem zasobów. Robi to najpierw, dzieląc zasoby na zasoby do przechowywania, na przykład w gotówce na zasoby nie do przechowywania, które obejmują zespół, sprzęt itp. Harmonogram projektu i jego budżet będą miały duży wpływ na prognozowanie zasobów.

Prognozowanie zasobów a zarządzanie zasobami

Zarządzanie zasobami to miejsce, w którym znajduje się prognozowanie zasobów i planowanie zasobów. Zarządzanie zasobami to szersza praktyka planowania, harmonogramowania i przydzielania zasobów dla projektu, programu lub portfela. Celem zarządzania zasobami jest uzyskanie jak największej wartości z Twoich zasobów poprzez posiadanie odpowiedniego zasobu dostępnego we właściwym czasie do właściwej pracy.

Prognozowanie zasobów jest ważnym aspektem zarządzania zasobami, ponieważ uwzględnia planowanie zasobów. Jednym ze sposobów patrzenia na te zintegrowane praktyki jest spojrzenie na rosyjską lalkę, w której jedno jest w drugim. Zarządzanie zasobami wymaga prognozowania zasobów, aby zrozumieć, jakie zasoby są dostępne i czy będą wystarczające do realizacji działań projektowych.

Bez prognozowania zasobów (i planowania zasobów) zarządzanie zasobami nie byłoby w stanie spełnić swojego mandatu optymalizacji i alokacji zasobów do właściwych inicjatyw. Dotyczy to zarówno jednego projektu, programu, jak i portfela projektów. Zarządzanie zasobami ma na celu zmniejszenie marnotrawstwa i powielania, aby usprawnić i zautomatyzować procesy w celu zwiększenia wydajności.

Korzyści z prognozowania zasobów

Teraz, gdy wiesz, jak zarządzanie zasobami składa się z planowania zasobów i prognozowania zasobów, przyjrzyjmy się, w jaki sposób prognozowanie zasobów przynosi korzyści projektowi. Najbardziej oczywistym jest to, że pozwala kierownikom projektów wiedzieć, z czym pracują i jak efektywnie wykorzystać te zasoby, aby projekt został wykonany na czas iw ramach budżetu.

Jeśli chodzi o Twój zespół, prognozowanie zasobów pozwala zobaczyć, kogo potrzebujesz, aby pomyślnie ukończyć projekt, i pokazuje wszelkie luki, które być może będziesz musiał wypełnić. Prognozowanie zasobów informuje, jakich umiejętności potrzebujesz i ułatwia skupienie się na potrzebnych talentach, aby osiągnąć swoje cele.

Korzystanie z prognozowania zasobów pomaga zrównoważyć podaż i popyt, zapewniając dostępność zasobów odpowiadających wymaganemu obciążeniu. Mówi ci, kogo potrzebujesz w swoim zespole do nadchodzących projektów. Bez prognozowania zasobów możesz przekroczyć budżet lub przekroczyć harmonogram, ponieważ błędnie obliczyłeś zasoby niezbędne do wykonania bieżących zadań.

Innymi słowy, prognozowanie zasobów zapewnia większą wydajność, prowadząc do większych zysków. Dzieje się tak, ponieważ generujesz większe przychody, wiedząc, jakich umiejętności potrzebujesz, aby dostosować się do przyszłych trendów rynkowych. Sprawia również, że planowanie zasobów jest bardziej elastyczne, dzięki czemu możesz się zmieniać w miarę zmian popytu.

Wskazówki dotyczące prognozowania zasobów

Rozumiemy, czym jest prognozowanie zasobów, jak pasuje do planowania zasobów i zarządzania większymi zasobami oraz dlaczego jest korzystne dla projektów. Przyjrzyjmy się, jak przeprowadzić prognozowanie zasobów, aby skorzystać z tych korzyści.

Zacznij od pełnego zrozumienia, jakie umiejętności będą niezbędne do realizacji projektu. Oznacza to znajomość planu projektu i rezultatów. Na tej podstawie możesz tworzyć profile członków zespołu, których potrzebujesz, aby zrealizować cele projektu. Informuje o ofertach pracy lub, w przypadku programu lub portfolio, o spisie umiejętności opracowanym przez biuro zarządzania projektami (PMO).

Powiązane: Darmowy szablon planu projektu dla programu Word

Następnie przejdź poza umiejętności, aby zrozumieć mocne i słabe strony swojego zespołu. Przejrzyj ich wyniki w poprzednich projektach i stwórz wykres, który odwzorowuje ich poziom umiejętności, jakość ich pracy i szybkość wykonywania zadań. Być może będziesz musiał zainwestować w szkolenia, aby podnieść ich do poziomu potrzebnego do projektu lub poszukać rekrutów poza organizacją. Pamiętaj, aby skontaktować się z ich menedżerami i innymi kierownikami projektów, aby uzyskać perspektywę na tych potencjalnych członków zespołu.

Dane historyczne są również przydatne podczas prognozowania zasobów. Stare projekty należy archiwizować i udostępniać do przeglądu, aby można było zobaczyć, w jaki sposób te zasoby były wykorzystywane i czy były wykorzystywane w zbyt małym stopniu lub nadmiernie. Przeglądanie lekcji z przeszłości prognozowania zasobów to świetny sposób na uniknięcie starych błędów.

Pamiętaj, że musisz dopasować odpowiedni zasób do właściwego zadania. Odbywa się to po zebraniu zespołu i obejrzeniu całego projektu. Pamiętaj, nie rób założeń na podstawie tytułów stanowisk i uważaj, aby nie lekceważyć potrzeb związanych z czasem lub zasobami.

Nie zapomnij o wskaźnikach rotacji. Wyniki Twojej firmy i trendy w zatrudnianiu będą miały wpływ na przyciągane przez Ciebie zasoby. Znajomość rynku daje ci przewagę, jeśli chodzi o rekrutację talentów. Przyjrzenie się trendom z przeszłości może pomóc w prognozowaniu przyszłych kierunków rozwoju zasobów.

ProjectManager pomaga w zarządzaniu zasobami

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które planuje, zarządza i śledzi zasoby w czasie rzeczywistym. Nasze funkcje zarządzania zasobami umożliwiają tworzenie profili członków zespołu, śledzenie ich postępów i wydajności oraz równoważenie obciążenia pracą, aby utrzymać ich produktywność.

Planuj, zarządzaj i śledź zasoby w czasie rzeczywistym

Wykresy Gantta doskonale nadają się do planowania projektów i organizowania zadań, zasobów i kosztów na osi czasu. Po ustawieniu planu bazowego ten plan jest przechwytywany i może służyć do porównania rzeczywistego wykorzystania zasobów w projekcie. Informacje te są udostępniane w naszym narzędziu w miarę rozwoju projektów. Użyj pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, aby uzyskać ogólny widok postępu i wydajności projektu, w tym obciążenie pracą i procent wykonania. Nie jest wymagana konfiguracja, jak w przypadku gorszych produktów, i jest gotowa do pracy, kiedy Ty.

Śledź czas spędzony na zadaniach dzięki bezpiecznym grafikom

Na stronie zespołu możesz uzyskać przegląd rozkładu zadań w swoich projektach i powiększyć profil konkretnego członka zespołu. Aby zobaczyć, jak radzi sobie każdy członek, możesz sporządzić dostosowany raport w swoim grafiku i wyświetlić czas, w którym zalogowali się do swoich zadań. Teraz wiesz, czy musisz zmienić alokację zasobów, aby dotrzymać harmonogramu. Nasze bezpieczne ewidencje czasu pracy usprawniają również płace i są blokowane po przesłaniu.

Istnieją inne raporty, które można w pełni dostosować, aby zapewnić pełny widok projektu, co pozwala skupić się na szczegółach, które chcesz zobaczyć. Raporty można również łatwo udostępniać, aby aktualizować interesariuszy. Możesz sprawdzić dostępność swojego zespołu, w tym święta globalne, aby ułatwić przydzielanie zasobów do zadań. Nie możesz przewidzieć przyszłości, ale pomagamy w dokładniejszym prognozowaniu zasobów i zarządzaniu nimi.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym. Oprócz solidnych funkcji zarządzania zasobami istnieją narzędzia do zarządzania zadaniami i ryzykiem, które pomagają utrzymać produktywność projektów. Dołącz do zespołów Siemens, Nestle i Avis, które korzystają z naszego oprogramowania, aby osiągać sukcesy. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.