Co to jest ładowanie zasobów i dlaczego ma znaczenie w zarządzaniu projektami?

Słyszeliście to niezliczoną ilość razy; zespoły są najcenniejszym zasobem projektów. Oni wykonują pracę. Ale kierownik projektu musi połączyć każdego członka zespołu z tą pracą. Ładowanie zasobów to proces mający na celu utrzymanie pełnego zaangażowania członków zespołu przez cały czas trwania projektu.

Ważna jest możliwość zrównoważenia obciążenia zasobami w całym zespole. Ładowanie zasobów w zarządzaniu projektami pomaga uniknąć nadmiernej alokacji, która może obniżać morale i osłabiać produktywność. Najpierw jednak porozmawiajmy o tym, czym jest ładowanie zasobów, i zapoznajmy się z ładowaniem zasobów a bilansowaniem zasobów.

Co to jest ładowanie zasobów?

Obciążenie zasobów to pełna liczba przydzielonych godzin, które wyznaczyłeś swojemu zespołowi, podzielona przez liczbę godzin, które musisz wykonać. Możesz przeglądać obciążenie zasobów w ujęciu dziennym, tygodniowym, miesięcznym lub projektu.

Problem z ładowaniem zasobów polega na tym, że łatwo jest przydzielić zbyt dużo członków zespołu. Na przykład, jeśli jeden członek zespołu jest w pełni obciążony i musi wkroczyć, aby pomóc lub zastąpić innego członka zespołu z jakiegokolwiek powodu, wówczas ten członek zespołu ma nadmierną alokację.

Jest to jeden ze sposobów, w jaki projekty zbaczają z toru, przekraczają terminy lub wydają wydatki przekraczające budżet projektu. Ładowanie zasobów analizuje pracę, która musi zostać wykonana, i dzieli ją przez pełną pojemność zasobu, na przykład ośmiogodzinny dzień pracy. Pamiętaj, aby uwzględnić spotkania, święta, urlopy, a nawet przerwy w ciągu dnia.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w ładowaniu zasobów. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pozwala zobaczyć dostępne godziny Twojego zespołu, w tym globalne święta dla pracowników zdalnych. Możesz monitorować to na wykresie obciążenia w czasie rzeczywistym, który jest oznaczony kolorami, aby ułatwić odczytanie na pierwszy rzut oka. Jeśli przydzielisz komuś zbyt dużą alokację, możesz ponownie przydzielić zasoby bezpośrednio z wykresu obciążenia pracą. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Ładowanie zasobów a poziomowanie zasobów

Łatwo pomylić ładowanie zasobów z bilansowaniem zasobów. Są podobne pod wieloma względami, ale różnią się pod względem priorytetów. Oba oczywiście zajmują się zarządzaniem zasobami, ale skupiają się na innych zasobach.

Jak omówiliśmy, ładowanie zasobów dotyczy Twojego zespołu, pracowników lub siły roboczej. Każdemu pracownikowi przydzielane jest zadanie lub procent projektu, dopóki nie zostanie on zarezerwowany w 100 procentach. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą przypisywać swoje zespoły i wiedzieć, czy będą musieli przyjąć więcej członków zespołu, aby ukończyć wszystkie prace nad projektem.

Ładowanie zasobów dotyczy przede wszystkim siły roboczej. Poziomowanie zasobów dotyczy również zasobów, ale także czasu, na przykład dat rozpoczęcia i zakończenia projektów i budżetów. Równoważenie zasobów polega na równoważeniu harmonogramów i budżetów z zasobami, dzieląc rzeczy na czas i dostępne zasoby. Jest używany w projektach, które są pod presją czasu.

Podsumowując, ładowanie zasobów umożliwia obliczenie ilości pracy, jaką każdy członek zespołu ma wykonać w określonym czasie na podstawie ich dostępności i możliwości. To wykorzystanie zasobów. Poziomowanie zasobów polega na upewnieniu się, że przydział zasobów jest odpowiedniej wielkości w oparciu o priorytet, harmonogram projektu, kamienie milowe i budżet. Ładowanie zasobów jest ustalone na datę rozpoczęcia i zakończenia projektu, a bilansowanie zasobów można dostosować w celu reagowania na konflikty zasobów.

Jak utworzyć wykres ładowania zasobów

Użyj wykresu obciążenia zasobów, aby zobaczyć, jak praca nad projektem jest przydzielona w zespole. To prosty dokument podobny do podstawowego arkusza kalkulacyjnego. A co najlepsze, możesz go zbudować w trzech krokach.

1. Porównaj członków zespołu z zadaniami

Korzystając z macierzy, zacznij od wylistowania wszystkich członków swojego projektu poziomo u góry. Następnie po lewej stronie wypisz wszystkie zadania, które są niezbędne do ukończenia projektu.

2. Oblicz godziny spędzone na zadaniach

Dowiedz się, ile tygodniowo każdy członek zespołu zajmuje się swoimi zadaniami. Teraz dowiedz się, ile czasu spędzają na każdym z zadań projektowych. Zrób to dla wszystkich członków zespołu projektowego.

3. Porównaj rzeczywiste godziny z docelowym wykorzystaniem

Weź zebrane dane dotyczące planowania zasobów i porównaj je z docelowym wykorzystaniem. Pomoże Ci to określić, ile godzin dziennie zespoły mają pracować nad swoimi zadaniami.

Znaczenie ładowania zasobów w zarządzaniu projektami

Bez zasobów Twój projekt jest tylko planem. Ładowanie zasobów pomaga przy przydzielaniu zespołów, upewniając się, że mają wystarczająco dużo pracy, ale nie za dużo. Zbyt mało zadań i nie pracujesz na pełnych obrotach, co Cię spowolni. Oznacza to opóźnienie w harmonogramie i prawdopodobnie przekroczenie budżetu.

Po drugiej stronie medalu możesz nadmiernie alokować swoje zasoby. Jeśli to zrobisz, jest mało prawdopodobne, że Twoje zespoły będą produktywne i spóźnią się z harmonogramem. Nawet jeśli mogą nadążyć za tempem, nie jest to trwałe. Twój zespół doświadczy wypalenia, które wyeliminuje wielu z nich z projektu lub nie będziesz w stanie zatrzymać członków zespołu. Tak czy inaczej, jest to problem, który pojawia się, gdy kierownicy projektów przeoczą ograniczenia zasobów.

Utrzymuj produktywność swoich zespołów

Ładowanie zasobów to technika, która pomaga zespołom pracować na pełnych obrotach, aby zrealizować projekt na czas iw ramach budżetu. Jeśli chodzi o planowanie, ładowanie zasobów jest kluczowym elementem realistycznego harmonogramu i budżetu. Pozwala menedżerom zrozumieć, jakich zasobów będą potrzebować do projektu i ile prawdopodobnie będą kosztować.

Ładowanie zasobów pomaga nie tylko wiedzieć, ilu członków zespołu i koszty. Bardzo ważne jest również określenie materiałów i sprzętu, które będą niezbędne do realizacji projektu. Nie tylko co, ale także kiedy będziesz ich potrzebować. Wszystko to jest kluczem do właściwego planowania projektu.

Darmowe szablony zarządzania zasobami

Powinno być jasne, że ładowanie zasobów jest ważne. Ale to tylko mała część większego planu zarządzania zasobami. Zarządzanie zasobami to całe planowanie, tworzenie harmonogramów i przydzielanie zasobów, które obejmują zespoły, pieniądze, technologię, materiały, sprzęt — wszystko, czego potrzebujesz do realizacji projektu.

Zarządzanie zasobami wpływa na prawie każdy aspekt Twojego projektu. Dotyczy to oczywiście planowania i harmonogramowania, ale także dostępności i zestawów umiejętności zespołu, wykorzystania zasobów, wydajności i ustalania priorytetów podczas alokacji i wielu innych. Posiadanie rozsądnego planu zarządzania zasobami nie tylko prowadzi do posiadania tego, czego potrzebujesz, kiedy tego potrzebujesz, ale także podnosi morale. Szczęśliwy zespół to produktywny zespół.

ProjectManager ma świetne narzędzia do zarządzania zasobami, do których przejdziemy za chwilę. Jeśli jednak nie jesteś gotowy na aktualizację, pozwól, że opowiemy Ci o darmowych szablonach do pobrania, które mamy w naszej witrynie. Dostępne są szablony zarządzania projektami dla każdej fazy projektu. Oto kilka, które odnoszą się do zarządzania zasobami.

Szablon planu zasobów

Ładowanie zasobów jest częścią ogólnego planowania zasobów. To tam identyfikujesz i organizujesz swoje zasoby, dzięki czemu wiesz, czego potrzebujesz do ukończenia projektu. Nasz bezpłatny szablon planu zasobów dla programu Excel umożliwia planowanie zasobów w połączeniu z harmonogramem i budżetem projektu.

Szablon budżetu projektu

Budżet projektu jest tym, co płaci za zasoby projektu. Niezależnie od tego, czy zasoby wpływają na budżet, czy odwrotnie, podczas planowania projektu należy pamiętać o obu tych kwestiach. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu budżetu projektu dla programu Excel to potężne narzędzie do dokładnego szacowania kosztów projektu, w tym zasobów.

Tygodniowy szablon harmonogramu pracy

Podczas ładowania zasobów masz lepszy pomysł na przydzielanie zasobów i utrzymywanie ich pełnej wydajności. Korzystając z naszego bezpłatnego szablonu tygodniowego harmonogramu pracy dla programu Excel, możesz zorganizować tygodniowy harmonogram pracy swojego zespołu, aby lepiej zarządzać przepływem pracy i obciążeniem pracą, aby utrzymać ich produktywność.

ProjectManager i ładowanie zasobów

Nasze bezpłatne szablony projektów doskonale nadają się do zarządzania zasobami i projektami, ale natrafisz na ścianę, którą może pokonać tylko oprogramowanie do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga w ładowaniu zasobów i zapewnia dostęp do dostępności i obciążenia pracą zespołu w czasie rzeczywistym oraz szybko i łatwo przenosi je, aby uniknąć wąskich gardeł.

Uzyskaj ogólny widok zasobów

Aby mądrze realokować zasoby, musisz monitorować swój projekt w czasie rzeczywistym. Nasz pulpit nawigacyjny na żywo zapewnia przegląd projektu w dowolnym momencie. Nie ma konfiguracji, która mogłaby Cię spowolnić, jak w przypadku produktów gorszej jakości. Możesz zobaczyć stan, procent ukończonych zadań, koszt, obciążenie pracą i więcej na pierwszy rzut oka dzięki kolorowym wykresom i wykresom. Możliwość śledzenia tych wskaźników w czasie rzeczywistym prowadzi do podejmowania bardziej wnikliwych decyzji.

Przydzielaj i śledź zasoby na wykresach Gantta

Zanim będzie można monitorować zasoby, należy je zaplanować. Ładowanie zasobów pomaga, ale korzystanie z naszych interaktywnych wykresów Gantta umożliwia dopasowanie zasobów do członków zespołu przy jednoczesnym śledzeniu kosztów i harmonogramu. Wszystko to odbywa się w trybie online, dzięki czemu można łatwo udostępniać je zespołowi i zainteresowanym stronom. Możesz łączyć zależności, aby uniknąć opóźnień i ustawić plan bazowy, aby zobaczyć, jak rzeczywiste zasoby radzą sobie w porównaniu z planem, realokując je w razie potrzeby, aby dotrzymać harmonogramu.

Oczywiście to nie wszystko. Mamy automatyczne powiadomienia, dzięki którym będziesz na bieżąco informowany o zmianach lub komentarzach dodanych do zadań. Karty czasu pracy śledzą pracę Twojego zespołu, a my mamy szybkie, konfigurowalne i szczegółowe narzędzia do raportowania, które dostarczają więcej danych, a ponadto można je łatwo udostępniać interesariuszom, aby byli na bieżąco.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które zwiększa możliwości zespołów i zapewnia menedżerom narzędzia potrzebne do lepszego planowania, zarządzania i śledzenia pracy w czasie rzeczywistym. Oprócz zarządzania zasobami dostępne są również funkcje do zarządzania zadaniami i ryzykiem. Dołącz do zespołów w Avis, Nestle i Siemens. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

powiązana zawartość

Jeśli nadal interesuje Cię zarządzanie zasobami, trafiłeś we właściwe miejsce. ProjectManager to nie tylko doskonałe oprogramowanie, to internetowe centrum zarządzania projektami. Otrzymujesz nie tylko darmowe szablony, ale także regularne posty na blogu, dokładne eBooki, oficjalne dokumenty i nie tylko. Oto próbka tej treści w odniesieniu do naszego tematu.

• Przewodnik planowania zasobów
• Zarządzanie zasobami: proces, narzędzia i techniki
• Jak mierzyć wykorzystanie zasobów w projekcie
• Jak stworzyć strukturę podziału zasobów (RBS)
• Co to jest histogram zasobów w zarządzaniu projektami?