Czym jest optymalizacja zasobów? Techniki i najlepsze praktyki

Optymalizacja zasobów jest kluczem do realizacji udanego projektu. Zasoby to oczywiście wszystko, co jest wykorzystywane do realizacji projektu, w tym zasoby ludzkie i inne niż ludzkie. Techniki zarządzania zasobami utrzymują projekt zgodnie z harmonogramem.

Aby dysponować odpowiednimi zasobami we właściwym czasie, kierownicy projektów muszą znać techniki optymalizacji zasobów. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób optymalizacja zasobów przynosi korzyści ogólnej dyscyplinie zarządzania projektami, w tym niektórym najlepszym praktykom podczas zarządzania projektem i portfelem projektów.

Czym jest optymalizacja zasobów?

Optymalizacja zasobów to ogólny termin obejmujący szeroki zakres metod stosowanych w zarządzaniu projektami w celu dopasowania zasobów projektu do harmonogramu projektu. Zajmuje się alokacją i zarządzaniem zasobami w możliwie najbardziej efektywny sposób. Tymi zasobami może być wszystko, od materiałów i sprzętu po siłę roboczą.

Aby każda organizacja odniosła sukces i pozostała konkurencyjna w swojej branży, optymalizacja zasobów ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga firmom i projektom przebiegać płynnie. Znajomość dostępnych zasobów i efektywne ich planowanie jest niezbędne, aby każda organizacja mogła osiągnąć swoje cele strategiczne w ramach czasowych i budżetowych.

Niektóre sposoby optymalizacji zasobów polegają na zarządzaniu obciążeniem zasobów ludzkich poprzez dostosowanie zadań projektowych do terminów i dostępnych zasobów. Jest to jeden ze sposobów, w jaki organizacja może zmieścić się w budżecie. Inne techniki optymalizacji zasobów obejmują wyrównywanie zasobów, wygładzanie zasobów i odwrotną alokację zasobów.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga w pełni wykorzystać zasoby i zarządzać nimi w taki sposób, aby zasoby były dostępne wtedy, gdy ich potrzebujesz. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami zarządzania zasobami, które pomagają dopasować zasoby do harmonogramu projektu. Wdrażając swój zespół, ustaw ich dostępność, w tym PTO, urlopy i święta globalne, aby ułatwić przypisywanie. Następnie przejdź do oznaczonego kolorami wykresu obciążenia pracą i łatwo zobacz, kto ma nadmierną alokację. Równoważ obciążenie pracą bezpośrednio z tego wykresu, aby zespoły pracowały wydajniej. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego optymalizacja zasobów jest ważna w zarządzaniu projektami?

Optymalizacja zasobów jest ważna w zarządzaniu projektami, ponieważ pomaga projektom zwiększyć produktywność i wydajność. Oznacza to, że można dotrzymać harmonogramów projektów i dotrzymać budżetów projektów. Interesariusze zawsze obserwują postępy, aby upewnić się, że spełniasz ich oczekiwania dotyczące projektu, co obejmuje realizację kamieni milowych i brak nadmiernych wydatków.

Kolejną kwestią w zarządzaniu projektami jest morale zespołu. Jeśli Twój zespół jest niezadowolony, nie będzie ze sobą dobrze współpracować ani nie będzie tak produktywny, jak to możliwe, co negatywnie wpłynie na Twój harmonogram i budżet. Jednym ze sposobów na zadowolenie zespołów nie jest przepracowywanie ich, ale utrzymywanie ich przydzielonych do wydajności. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą maksymalnie wykorzystać swój zespół bez wypalania ich, co nie tylko wpływa na projekt, ale także na utrzymanie pracowników.

Planując projekt, kierownicy projektów będą szukać ścieżki krytycznej, aby wiedzieć, które zadania należy wykonać, aby pomyślnie zrealizować projekt. Znajomość ścieżki krytycznej prowadzi do lepszego ustalania priorytetów zadań. Optymalizacja zasobów pomaga kierownikom projektów zapewnić im zasoby potrzebne do wykonania tych krytycznych zadań bez konieczności wprowadzania zmian w harmonogramie lub budżecie.

Techniki optymalizacji zasobów

Wspomnieliśmy już o trzech najbardziej powszechnych technikach optymalizacji zasobów: wyrównywaniu zasobów, wygładzaniu zasobów i odwrotnej alokacji zasobów. Każda z nich jest ważna i warta zdefiniowania oraz podania większej ilości szczegółów, aby zrozumieć, jak działają.

Poziomowanie zasobów

Bilansowanie zasobów ma miejsce, gdy data rozpoczęcia i data zakończenia są dostosowywane, aby umożliwić zakończenie projektu przy użyciu posiadanych zasobów. Pomaga to znaleźć równowagę między zapotrzebowaniem a dostępnością zasobu i pozwala uniknąć wypalenia zespołu. Menedżerowie projektów używają tego do przydzielania zadań z odpowiednimi zasobami, takimi jak członek zespołu, który ma kwalifikacje do wykonania tej konkretnej pracy.

Pomaga to w wykorzystaniu zasobów i zmniejsza deficyty, jednocześnie zwiększając efektywność zasobów projektu. Może pomóc w uniknięciu nadmiernej alokacji i pomaga w dostarczaniu wysokiej jakości wyników. Może to jednak skutkować opóźnieniem innych projektów, przekroczeniem budżetu i może wymagać przydzielenia dodatkowych zasobów.

Wygładzanie zasobów

Wygładzanie zasobów jest stosowane w przypadku ograniczeń czasowych. Nazywane również planowaniem ograniczonym czasowo, wygładzanie zasobów utrzymuje wymagania w ramach budżetu i pozwala uniknąć wykorzystania większej ilości zasobów niż przydzielono na projekt. Aby to zrobić, trzeba mieć dostęp do obciążenia zasobów ludzkich. Pomaga to w dostarczaniu na czas w opłacalny sposób, ale wymaga nadawania priorytetów niektórym zadaniom i opóźniania innych.

Odwrotna alokacja zasobów

Odwrotna alokacja zasobów rozpoczyna się od ostatniego lub najbardziej krytycznego zadania i działa wstecz od harmonogramu, od którego bierze swoją nazwę. Będziesz chciał użyć tej techniki optymalizacji zasobów, gdy istnieje ustalony termin lub krytyczne zadania muszą zostać wykonane w określonym dniu. Pozwala to na określenie dat rozpoczęcia potrzebnych zasobów.

Powiązane: 15 szablonów arkuszy kalkulacyjnych Excel do śledzenia zadań, kosztów i czasu

Korzyści z efektywnej optymalizacji zasobów

Zawsze lepiej jest zarządzać zasobami niż ich nie robić, ale skuteczna optymalizacja zasobów wiąże się z określonymi korzyściami. Po pierwsze, pomaga w planowaniu zasobów, dzięki czemu masz zasoby z odpowiednimi zestawami umiejętności do zadań. Pomaga również w prognozowaniu popytu, szybko reagując na zmieniające się zapotrzebowanie klientów.

Skuteczna optymalizacja zasobów pomaga kierownikom projektów lepiej planować zasoby ludzkie. Proces ten nie tylko można usprawnić, ale zapewnia również odpowiedni zasięg, który zapobiega obniżaniu morale i produktywności.

Istnieją również oszczędności dzięki równoważeniu obciążenia pracą oraz identyfikowaniu i usuwaniu zasobów, których nie używasz. Ponadto im lepiej znasz swoje zasoby, tym lepiej możesz planować przyszłe projekty, harmonogramy i budżety. Co najważniejsze, uzyskujesz przejrzystość swoich projektów, co buduje zaufanie, lepsze zrozumienie, a tym samym większy sukces.

Uzyskasz również wgląd w umiejętności swojego zespołu. Narzędzia programowe, takie jak ProjectManager, zapewniają przegląd zestawów umiejętności Twojego zespołu oraz ich dostępność. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą przeglądać potencjalnych członków zespołu i wybierać tych, których umiejętności są zgodne z nadchodzącymi pracami nad projektem.

Najlepsze praktyki optymalizacji zasobów

Aby zwiększyć wydajność w swojej organizacji, bez względu na branżę, w której pracujesz, będziesz chciał skorzystać z optymalizacji zasobów. Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić skuteczną strategię optymalizacji zasobów.

1. Zmierz swoją pojemność zasobów

Aby prawidłowo zaplanować zasoby, należy je najpierw zidentyfikować. Proces alokacji musi rozpocząć się od poznania zasobów, które są dostępne do przydzielenia, a następnie upewnienia się, że żadne z nich nie jest nadmiernie alokowane poza ich możliwości. Wymaga to dokładnego oszacowania zasobów przed rozpoczęciem projektu. Następnie, jeśli to konieczne, kierownik projektu może poprosić o dodatkowe zasoby, aby wypełnić luki w swoim planie zasobów lub przygotować się na ewentualne niedobory lub nadwyżki.

2. Śledź wykorzystanie zasobów

Optymalizacja zasobów to tylko pierwszy krok. Aby utrzymać wykorzystanie zasobów, należy je monitorować, najlepiej w czasie rzeczywistym. Można to zrobić za pomocą różnych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak pulpity nawigacyjne, raporty i inne funkcje zarządzania zasobami. Rejestrują wykorzystanie zasobów i dają kierownikom projektów wgląd w ich rzeczywistą wydajność, którą mogą następnie porównać z planowaną wydajnością.

3. Użyj oprogramowania do zarządzania zasobami

Większość z tych najlepszych praktyk optymalizacji zasobów wymaga użycia oprogramowania do zarządzania zasobami. Będziesz potrzebować rozwiązania online, które może dostarczać dane w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci podejmować bardziej wnikliwe decyzje podczas zarządzania zasobami. Powinien również mieć możliwości raportowania, które pokazują obciążenie pracą, wariancję i więcej, a także pulpit nawigacyjny, który zapewnia ogólny widok postępów i wydajności, gdy jest to potrzebne.

Jak ProjectManager pomaga w optymalizacji zasobów

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które zapewnia kierownikom projektów dane w czasie rzeczywistym i łączy zespoły w różnych działach lub strefach czasowych. Nasze oprogramowanie posiada funkcje zarządzania zasobami, które pomagają wdrażać zespoły i śledzić ich obciążenie pracą w czasie rzeczywistym. Możesz także monitorować obciążenie pracą, koszt, czas i więcej na pulpitach nawigacyjnych w czasie rzeczywistym, które ilustrują te wskaźniki na łatwych do odczytania wykresach i wykresach, gdy potrzebujesz ogólnego wglądu w projekt. Nie ma czasochłonnej konfiguracji, jak w przypadku lekkich narzędzi. To plug-and-play.

Zmierz koszty pracy za pomocą kart czasu pracy

Zarządzanie kartami czasu pracy zespołu może pomóc w śledzeniu kosztów pracy. Zespoły mogą rejestrować godziny w dowolnym miejscu, za pomocą połączenia internetowego lub naszej aplikacji mobilnej. Ponieważ te godziny są aktualizowane w oprogramowaniu, karty czasu pracy są aktualizowane automatycznie. Możesz dodawać zadania z różnych projektów, kopiować grafik z poprzedniego tygodnia, jeśli wykonujesz te same zadania, a nawet automatycznie wypełniać karty czasu pracy w razie potrzeby. Nasze karty czasu pracy są bezpieczne i po przesłaniu do administratora do zatwierdzenia są zablokowane i nie można ich zmienić. Możesz wygenerować raport grafiku, aby zobaczyć, jaki procent zadań członka zespołu jest zakończony, aby wiedzieć, czy projekt przebiega zgodnie z planem.

Zaplanuj zasoby z wieloma widokami planowania

Oczywiście, zanim będziesz mógł monitorować koszty pracy, musisz je zaplanować. Nasze oprogramowanie ma wiele widoków projektów, co oznacza, że ​​możesz zaplanować swój projekt na potężnych wykresach Gantta, które łączą wszystkie cztery zależności zadań, aby uniknąć opóźnień, a nawet filtrować ścieżkę krytyczną. Po zaplanowaniu zadań, kosztów i zasobów ustaw punkt odniesienia, aby śledzić odchylenia w projekcie w czasie rzeczywistym. Plan Gantta można łatwo udostępniać i wykorzystywać w wielu widokach projektu. Zespoły mają możliwość wykonywania swojej pracy na tablicach Kanban, listach zadań, kalendarzach lub widoku arkusza, aby mieć narzędzia lepiej dopasowane do ich zadań.

Nasze oprogramowanie umożliwia planowanie, zarządzanie i śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, czy są to zasoby ludzkie, czy inne. Ale to tylko jeden aspekt tego, co potrafi nasze narzędzie. Mamy funkcje zarządzania zadaniami i zarządzania ryzykiem, które pomagają zachować produktywność i uniknąć kosztownych opóźnień, które mogą wytrącić Cię z harmonogramu.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga planować, zarządzać i śledzić projekty w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy umożliwia udostępnianie plików, komentarzy i nie tylko w dowolnym miejscu i czasie. Dołącz do zespołów Avis, Siemens i Nestle, które już korzystają z naszego narzędzia do skutecznego zarządzania swoimi projektami. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.