Jak zmierzyć wykorzystanie zasobów w projekcie?

Każdy zespół projektowy potrzebuje zasobów do realizacji zadań. Potrzebują narzędzi, sprzętu, materiałów i nie tylko, aby wykonać swoją pracę. Zarządzanie zasobami przez cały cykl życia projektu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu, a pomiar wykorzystania zasobów jest pierwszym krokiem w tym kierunku.

Ci, którzy mają za zadanie zarządzać projektem i skutecznie go dostarczać, muszą wiedzieć, jak utrzymać produktywność swoich zespołów i jak najlepiej wykorzystać wykorzystanie zasobów. Jednym z najważniejszych aspektów tego jest właściwe planowanie i zapewnienie wystarczającej ilości czasu i możliwości dla zespołów projektowych na wykonanie tego, o co ich poproszono.

Innymi słowy, kierownicy projektów muszą doskonalić kluczową umiejętność zarządzania zasobami. Twoje zasoby to coś więcej niż tylko zespół, a każdy zasób odgrywa rolę w posuwaniu projektu do przodu bez przeszkód. Kiedy jednak mówisz konkretnie o czasie swojego zespołu, masz do czynienia z wykorzystaniem zasobów.

Co to jest wykorzystanie zasobów?

W zarządzaniu projektami wykorzystanie zasobów jest miarą liczby godzin rozliczanych przydzielonych do pracownika. Dlatego znajomość wykorzystania zasobów jest bardzo ważna, aby zrozumieć koszty i podejmować decyzje, takie jak dostosowanie planu projektu, budżetu lub harmonogramu.

Wykorzystanie zasobów to sposób, w jaki kierownicy projektów dowiadują się, jak duży jest ich zespół w danym okresie, i upewniają się, które z ich zasobów są niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywane. Daje menedżerom wgląd w to, ile godzin ich zespół spędza nad projektem. Wykorzystanie zasobów różni się od alokacji zasobów, a tę różnicę należy zrozumieć.

Wykorzystanie zasobów może być przytłaczające bez odpowiednich narzędzi do zarządzania zasobami. Aby zmierzyć wykorzystanie zasobów, kierownicy projektów korzystają z oprogramowania wyposażonego w funkcje śledzenia czasu, zarządzania zadaniami i planowania zasobów, takie jak karty czasu pracy i wykresy Gantta. ProjectManager posiada idealne narzędzia do mierzenia, śledzenia i zarządzania wykorzystaniem zasobów. Rozpocznij za darmo.

Wykorzystanie zasobów a alokacja zasobów

Alokacja zasobów to sposób, w jaki kierownik projektu wybiera swój zespół i przydziela zasoby do zadań w całym cyklu życia projektu. Obejmuje to wszelkie zmiany przydziałów i zmiany obciążenia zespołu w miarę potrzeb.

Jednak wykorzystanie zasobów jest bardziej strategiczne, ponieważ mierzy efektywność zasobów. W idealnym przypadku zorganizujesz swój projekt za pomocą alokacji zasobów i doprowadzisz do jego sukcesu, mierząc wykorzystanie zasobów i optymalizując sposób wykorzystania czasu zespołu. Oba procesy współpracują ze sobą, dlatego bardzo ważne jest posiadanie solidnego narzędzia do planowania zasobów, które może pomóc w pomiarze efektywności.

Rodzaje wykorzystania zasobów

Chociaż istnieje tylko jedna definicja wykorzystania zasobów, istnieją różne podejścia do jej pomiaru, które są wykorzystywane do różnych celów w planowaniu zasobów. Oto najczęściej używane rodzaje wykorzystania zasobów.

Ogólne wykorzystanie

Mierząc całkowite wykorzystanie zasobów, kierownicy projektów dodają czas, jaki członek zespołu spędza na wszystkich rozliczanych, nierozliczanych i strategicznych działaniach, które są mu przydzielone, i porównują go z całkowitym dostępnym czasem. Pomaga to określić, czy czas członka zespołu jest całkowicie wykorzystywany i jak można go lepiej wykorzystać.

Wykorzystanie płatne

Rozliczane godziny to godziny pracy, które są naliczane klientowi po zakończeniu pracy. W związku z tym wykorzystanie zasobów podlegających rozliczeniu jest obliczane, gdy klient lub kierownik projektu musi określić liczbę godzin pracownika podlegających rozliczeniu, z wyłączeniem godzin niepodlegających rozliczeniu i działań strategicznych. Ta metoda wykorzystania zasobów jest bardzo przydatna podczas mierzenia i porównywania wydajności pracowników.

Wykorzystanie niepodlegające rozliczeniu

Wszystkie działania, które nie są uznawane za podlegające rozliczeniu, są klasyfikowane jako niepodlegające rozliczeniu. Ta metoda jest stosowana, gdy kierownicy projektów muszą ocenić, jak efektywne jest wykorzystanie ich zasobów. Wysokie wykorzystanie niepodlegające rozliczeniu może oznaczać, że zespół spędza zbyt dużo czasu na zadaniach niekrytycznych.

Wykorzystanie strategiczne

Organizacje mają długoterminowe cele, które są częścią ich planów strategicznych. Aby zrealizować te plany, muszą realizować strategiczne projekty i programy. Wykorzystanie zasobów strategicznych mierzy liczbę godzin, które członkowie zespołu spędzają na tych strategicznych działaniach.

Teraz, gdy poznaliśmy różne rodzaje wykorzystania zasobów, możemy je zmierzyć za pomocą formuł wykorzystania zasobów.

Formuła wykorzystania zasobów

Istnieje wiele formuł obliczających wykorzystanie zasobów. Służą do uzyskiwania różnych informacji, a nawet możesz je utworzyć, aby spełnić Twoje potrzeby w zakresie zarządzania zasobami. Najczęściej stosowaną formułą wykorzystania zasobów jest formuła ekwiwalentu pełnego czasu pracy (FTE):

Wykorzystanie zasobów = Godziny przydzielone dla pracownika / Całkowita liczba godzin dostępnych dla pracownika * 100

Ta formuła oblicza procent wykorzystania zasobów każdego członka zespołu lub zespołu jako całości w oparciu o stosunek ich całkowitego dostępnego czasu do przepracowanych godzin. Aby zmierzyć różne typy wykorzystania zasobów, po prostu zmień wartość godzin przydzielonych pracownikowi na godziny rozliczane, niepodlegające rozliczeniu i godziny strategiczne.

Jak mierzyć wykorzystanie zasobów

Obecnie większość firm korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami wyposażonego w funkcje śledzenia czasu i zarządzania zasobami, aby mierzyć, śledzić i zarządzać wykorzystaniem zasobów w dowolnym momencie. Oto kilka ogólnych kroków, które można wykonać, aby zmierzyć wykorzystanie zasobów za pomocą oprogramowania, takiego jak ProjectManager.

Powiązane: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami w 2022 r

1. Zdefiniuj godziny rozliczane i niepodlegające rozliczaniu

Pierwszym krokiem do dokładnego pomiaru wykorzystania zasobów jest zdefiniowanie działań rozliczanych i niepodlegających rozliczeniu, które wykona Twój zespół. Po określeniu, że możesz obliczyć całkowite wykorzystanie, wykorzystanie do rozliczenia i wykorzystanie niepodlegające rozliczeniu.

2. Określ dostępne godziny każdego członka zespołu

Teraz musisz określić dostępne godziny dla każdego członka zespołu na podstawie ich umów, które mogą być między innymi w pełnym wymiarze godzin, w niepełnym wymiarze godzin lub w cenach jednostkowych. Teraz masz informacje potrzebne do przypisywania pracy i korzystania z grafików, aby śledzić wykorzystanie zasobów.

3. Użyj grafików do pomiaru wykorzystania zasobów

Ewidencja czasu pracy jest niezbędnym narzędziem do pomiaru wykorzystania zasobów, ponieważ pozwala dokumentować czas zespołu, korzystać z formuł wykorzystania zasobów i mierzyć ogólne wykorzystanie zasobów.

4. Użyj formuły wykorzystania zasobów

W zależności od potrzeb możesz wybrać pomiar wykorzystania zasobów rozliczanych, nierozliczanych lub strategicznych. Po prostu użyj powyższych formuł wykorzystania zasobów, aby zmierzyć wykorzystanie zasobów.

5. Określ produktywność pracownika

Na podstawie analizy wykorzystania zasobów można określić, którzy pracownicy mają nadmierną alokację, niedostatecznie przydzieleni i którzy z nich mają niską wydajność, na podstawie analizy porównawczej partnerów i pracy, którą wykonali w zakresie elementów dostarczanych.

Dlaczego wykorzystanie zasobów jest ważne?

Powinno być jasne, dlaczego wykorzystanie zasobów ma kluczowe znaczenie dla prowadzenia projektu, ale nie zaszkodzi zagłębić się w korzyści płynące z takiego procesu. Po pierwsze, wykorzystanie zasobów jest kluczem do utrzymania produktywności w projekcie. Jeśli twój zespół jest przeciążony, nie będzie działał na optymalnym poziomie.

Wykorzystanie zasobów zapewnia również wgląd w projekt. Im większa przejrzystość i im lepiej monitorujesz swój projekt, tym mniej prawdopodobne jest, że pominiesz ważne kroki. Dzięki temu możesz wyłapać ryzyko, zanim przerodzi się w problemy, które mogą Cię zmylić.

Wszystko to oznacza, że ​​uzyskasz większy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki — lub w kategoriach biznesowych — ROI. Jeśli upewnisz się, że Twoje zasoby nie są nadmiernie opodatkowane lub nadużywane, będziesz pracować wydajniej i zwiększyć swoje zyski.

Wreszcie, proces wykorzystania zasobów daje kierownikom projektów narzędzia do sprawniejszej pracy. Mogą szybko zmieniać harmonogram swoich zasobów, co oznacza, że ​​mogą unikać problemów lub szybko rozwiązywać problemy. Utrzymuje projekt na dobrej drodze.

Szablony zarządzania zasobami

Mamy dziesiątki darmowych szablonów do zarządzania projektami, które pomogą Ci zarządzać Twoimi projektami. Oto trzy szablony, które są bardzo pomocne przy pomiarze wykorzystania zasobów i mogą pomóc w zaspokojeniu potrzeb związanych z zarządzaniem zasobami.

Szablon planu zarządzania zasobami

Nasz bezpłatny szablon planu zarządzania zasobami to doskonałe narzędzie do dokumentowania godzin pracy Twojego zespołu i śledzenia ich na osi czasu. Możesz go dostosować w razie potrzeby, a następnie użyć go jako pliku Excela do pobrania lub zaimportować do ProjectManagera, dzięki czemu Ty i Twój zespół będziecie mieć do niego dostęp w dowolnym miejscu i czasie.

Szablon macierzy RACI

Macierz RACI jest idealnym narzędziem do uzyskania przeglądu obowiązków członka zespołu, określania ich odpowiedzialności, odpowiedzialności i ról w projekcie. Nasz darmowy szablon macierzy RACI jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia procesu analizy wykorzystania zasobów.

Szablon pulpitu nawigacyjnego

Pulpity nawigacyjne to świetny sposób na monitorowanie kondycji projektu z perspektywy wysokiego poziomu. Dzięki naszemu szablonowi pulpitu nawigacyjnego zarządzania projektami możesz monitorować koszty, obciążenie pracą i zadania, co czyni go doskonałym narzędziem do śledzenia wykorzystania zasobów

Jak ProjectManager oblicza dla Ciebie wykorzystanie zasobów

Używanie różnych równań do obliczania wykorzystania zasobów wymaga czasu. Czy nie byłoby wspaniale, gdyby istniało narzędzie, które automatycznie wykonuje te obliczenia, więc nie musisz tego robić? ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które właśnie to robi.

Dysponujemy pełnym pakietem narzędzi do zarządzania projektami, które są ze sobą zintegrowane, co pozwala na udostępnianie danych i pozostawanie w tym samym programie do zarządzania projektem. Jedną z podstawowych funkcji jest nasze oprogramowanie do zarządzania zasobami, które alokuje zasoby i pozwala śledzić ich koszty, jednocześnie zapewniając widoczność dostępności Twojego zespołu. Możesz nawet zrównoważyć ich obciążenie pracą, wszystko za pomocą jednego narzędzia.

Dane w czasie rzeczywistym

Oto jak to działa. Ponieważ nasze oprogramowanie działa w chmurze, wszystkie Twoje dane są aktualne, co pomaga podejmować decyzje dzięki informacjom w czasie rzeczywistym. Zawsze możesz zobaczyć, kto nad czym pracuje, korzystając z naszej strony zarządzania zespołem. Tam otrzymasz listę członków zespołu ze szczegółami dotyczącymi ich zadań, terminów i postępów.

Zanim będziesz wiedzieć, kto co robi, aby móc przypisywać im zadania, musisz określić ich dostępność. Możesz to skonfigurować na stronie zarządzania zespołem, która pozwala określić dni pracy, święta i płatne dni wolne dla zespołu. Można to zrobić, jeśli Twój zespół jest na miejscu lub jest dystrybuowany w dowolnym miejscu na świecie, dzięki naszej funkcji świąt globalnych.

Wykres Gantta online

Po zablokowaniu dostępności swojego zespołu możesz przydzielić zasoby na wykresie Gantta online. W tym widoku projektu możesz również przypisywać zadania członkom zespołu, sprawdzając, ile godzin mają na wykonanie swojej pracy. Zwróć uwagę, czy są one nadmiernie lub niedostatecznie przydzielone. Uzyskaj nawet szacunki dotyczące kosztów zasobów.

Solidne funkcje zarządzania zasobami

Chlebem i masłem naszego oprogramowania do wykorzystania zasobów jest strona obciążenia. Tutaj otrzymujesz kolorowy wykres obciążenia pracą każdego członka zespołu i tego, czy przydzielono mu za dużo lub za mało zadań. Nie są potrzebne żadne równania dotyczące wykorzystania zasobów. Co najlepsze, jeśli chcesz zrównoważyć obciążenie pracą, aby zwiększyć produktywność i uniknąć wypalenia, po prostu dokonaj ponownej alokacji bezpośrednio ze strony obciążenia. Nie martw się, jeśli zarządzasz wieloma zespołami, możesz filtrować stronę według projektu, zespołu lub daty.

ProjectManager może zrobić o wiele więcej, aby zwiększyć wydajność Twojego projektu. Mamy grafików, które są automatycznie aktualizowane, gdy zespoły pracują nad zadaniami. Możesz śledzić ich godziny. Dostępny jest również pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który zapewnia wgląd w postępy na wysokim poziomie i raportowanie jednym kliknięciem, aby uzyskać głębszy dostęp do danych. Planuj, monitoruj i raportuj za pomocą jednego narzędzia. Zobacz, jak może to pomóc Ci zwiększyć produktywność, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.