Co to jest dokument RFP w marketingu, biznesie i projektowaniu stron internetowych i jak mogę go napisać?

Bez względu na to, w jakiej firmie pracujesz, rozpoczęcie projektu od zera nigdy nie jest łatwe. Ale kiedy już oświetlisz swój projekt na dużą skalę – taki jak kampania marketingowa, projekt strony internetowej lub inicjatywa zmiany marki – możesz wykonać kolejny krok: wybrać odpowiedniego partnera, który pomoże Ci go zrealizować. Aby zrobić to w jak najmniej bolesny i najbardziej wyczerpujący sposób, będziesz musiał napisać dokument RFP.

Wbrew temu, co możesz początkowo sądzić, pisanie zapytania ofertowego nie musi być trudne ani żmudne. I na szczęście dla Ciebie przygotowaliśmy wszystkie najlepsze praktyki i wytyczne. Jeśli zastosujesz się do naszych instrukcji, Twoje zapytanie ofertowe wykona pracę za Ciebie — każdy potencjalny partner będzie dokładnie wiedział, czego szukasz, a Ty będziesz w stanie łatwo określić, czy są one odpowiednie dla Twojej marki i projektu.

Co to jest zapytanie ofertowe?

RFP to skrót od „zapytanie ofertowe”. Zasadniczo RFP to dokument, który firmy tworzą i wysyłają do potencjalnych usługodawców lub dostawców, gdy muszą zlecić projekt na zewnątrz. Zawarte są w nim szczegóły dotyczące firmy wydającej i projektu pod ręką.

Zazwyczaj RFP zawiera szczegółowe informacje dotyczące zakresu projektu, terminów i rezultatów, istniejących zabezpieczeń i dostępnego budżetu. Ten dokument jest następnie dostarczany do różnych potencjalnych partnerów. Podczas gdy niektóre firmy wysyłają swoje zapytania ofertowe w formie papierowej, większość jest dystrybuowana za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Jeśli dostawcy są zainteresowani pracą nad projektem, odpowiedzą, przesyłając swoje propozycje. W ten sposób firma klienta może porównać to, co mogą im zaoferować różni dostawcy i wybrać, kto według nich ma najlepszą wartość dla ich projektu.

Dlaczego firmy potrzebują zapytania ofertowego?

Z perspektywy wystawcy pisanie zapytania ofertowego może wydawać się niczym innym jak nadmiernym obciążeniem pracą. Przeciwnie!

Wybór odpowiedniej firmy outsourcingowej często może stanowić różnicę między udanym a nieudanym projektem. Bezpośrednim rezultatem zainwestowania czasu w stworzenie dobrze napisanego zapytania ofertowego jest jakość odpowiedzi, które otrzymasz. Zazwyczaj zapytanie ofertowe zawiera również zestaw wytycznych dotyczących formatu odpowiedzi, za pomocą których dostawcy powinni odpowiedzieć. To z kolei sprawia, że ​​porównywanie różnych wykonawców, którzy oferują podobną usługę, jest znacznie łatwiejszym zadaniem.

Ponadto dokładny przegląd projektu pomoże dostawcy outsourcingu dokładnie zrozumieć, czego potrzebujesz. Sądząc po opisach i terminach zawartych w zapytaniu ofertowym, będą oni w stanie dokładnie określić, czy mogą spełnić Twoje wymagania. Może to uchronić Cię przed potencjalną katastrofą z wykonawcami, którzy przesadzają, nie dotrzymują terminów i rezygnują z projektu w ostatniej chwili. Mając przed sobą dokładnie opisany projekt, potencjalni partnerzy będą mniej skłonni do niedoceniania Twoich potrzeb lub przeceniania własnych możliwości ich zaspokojenia. A w dalszej kolejności może to spowodować lub zepsuć twój projekt.

Na koniec spójrzmy na znaczenie zapytania ofertowego z innej perspektywy. Oczywiście głównym celem zapytania ofertowego jest uzyskanie informacji o dostawcach, z których możesz wybierać. Jednak dostawcy muszą również wyrazić zainteresowanie współpracą z Tobą. W końcu partnerstwo to droga dwukierunkowa. Pisząc i rozpowszechniając zapytanie ofertowe, możesz również przedstawić swoją firmę i tożsamość marki innym firmom, z którymi możesz współpracować. Napisanie dobrze zorganizowanego, kompleksowego zapytania ofertowego sprawi, że pozostawisz dobre pierwsze wrażenie i poinformujesz ich o swojej misji i podstawowych wartościach.

Dokumenty zapytania ofertowego: podstawy

Zasadniczo Twoje zapytanie ofertowe będzie składało się z trzech odrębnych części – Twojej firmy, projektu i informacji administracyjnych.

Twoja firma

Pierwsza część zawiera informacje o Twojej firmie. Pomyśl o tym jako o sekcji O nas, która posłuży jako wyjątkowe wprowadzenie do Twojej firmy. Nie tylko zaprezentujesz się jako potencjalny partner, ale także pomożesz sprzedawcy zrozumieć swoją misję, grupę docelową i jednocześnie pożądane rezultaty.

Projekt

Jak sama nazwa wskazuje, druga część zawiera wyczerpujące informacje o projekcie, przy którym potrzebujesz pomocy. Chociaż dobrym pomysłem jest umieszczenie krótkiego opisu projektu na pierwszej stronie dokumentu, zachowaj główne szczegóły dla tej sekcji.

Na przykład, jeśli Twoim celem jest zbudowanie nowej strony internetowej dla Twojej firmy, informacje, które musisz zawrzeć, będą specyficzne dla dziedziny projektowania stron internetowych. Jednak w dalszej części tego artykułu rozszerzymy szczegóły dotyczące konkretnego projektu, które należy uwzględnić w zapytaniach ofertowych dotyczących projektowania stron internetowych, marketingu i projektowania logo. Jednak informacje firmowe i materiały administracyjne są uniwersalne dla wszystkich tematów RFP.

Informacje administracyjne

Ostatnia część będzie zawierała informacje administracyjne o projekcie, takie jak odpowiedź na RFP, co powinna zawierać propozycja i jak będzie działał proces oceny propozycji. Dokładne wypełnienie tej części ułatwi Ci porównanie otrzymanych propozycji.

Powiedz potencjalnym partnerom, kim jesteś

Tak jak ważne jest, aby lepiej zrozumieć potencjalne agencje i firmy outsourcingowe, muszą one wiedzieć, kim jesteś i co Twoja marka ma na celu – i nie ma lepszego sposobu, aby się dowiedzieć, niż poprzez ich własne przedstawienie! Przedstaw się i zostaw dobre wrażenie w całym dokumencie zapytania ofertowego.

Upewnij się jednak, że nie zanudzisz swoich czytelników na śmierć, opowiadając historię swojej firmy w straszliwych szczegółach. Zacznij od podstawowego wprowadzenia do Twojej usługi lub produktu. Powinno to być krótkie, ale wystarczająco długie, aby nakreślić obraz tego, kim jesteś. I są szanse, że masz już taki fragment tekstu napisany w innym miejscu.

Wspaniała rzecz do uwzględnienia — zwłaszcza jeśli szukasz witryny internetowej, logo lub usług marketingowych — to unikalna cecha Twojej firmy. Coś, co wyróżnia Cię na tle konkurencji, jest prawdopodobnie tym samym, co chcesz podkreślić.

Dodatkowo rozwiń nieco swoją misję i wartości firmy. To da pewien kontekst projektowi, który inicjujesz, a także motywację, która za nim stoi. Jeśli będziesz miał szczęście, zapewni to, że znajdziesz idealnego kandydata, który wyznaje podobne wartości. A kto wie, może skończysz z partnerstwem, które wykracza poza tymczasowe cele projektu!

Na koniec porozmawiaj o swoich klientach. Staraj się nie mówić zbyt szeroko – zdefiniowanie grupy demograficznej sprawi, że Twoi partnerzy dokładnie zrozumieją, do kogo powinni kierować reklamy. Przedstaw zainteresowania lub cechy wspólne dla Twoich odbiorców i dlaczego wybrali Twoją markę zamiast konkurencji. W stosownych przypadkach podaj ich średni wiek, płeć, położenie geograficzne, pochodzenie ekonomiczne i kulturowe. Podejdź do tej części ostrożnie i dokładnie, używając różnych wskaźników, aby upewnić się, że decyzje są oparte na informacjach, a nie na osobistych preferencjach lub „przeczuciu”.

Co zawrzeć w dokumencie RFP

Centralnym i najważniejszym elementem Twojego zapytania ofertowego jest sekcja szczegółów projektu, o której pokrótce poruszyliśmy wcześniej. Zawarte informacje będą się różnić w zależności od charakteru Twojego projektu, ale wszystkie opisy projektów RFP będą miały pewne uniwersalne elementy.

Pamiętaj, aby napisać o celu tego projektu i wynikach, które masz nadzieję osiągnąć. Dotknij podstawowych problemów, które chcesz rozwiązać. Pomoże to specjalistom, z którymi ostatecznie będziesz pracować, w opracowaniu dobrych, zrównoważonych rozwiązań – po prostu upewnij się, że wiedzą, że jesteś otwarty na wysłuchanie ich profesjonalnych opinii i sugestii.

Ponadto musisz również podać standardy marki i jakości, elementy dostarczane, oczekiwany harmonogram (w tym daty rozpoczęcia i zakończenia), warunki płatności i inne szczegóły umowy, warunki i postanowienia.

Przyjrzyjmy się teraz konkretnym informacjom, które należy uwzględnić podczas pisania dokumentu zapytania ofertowego dla kampanii marketingowej, projektu projektowania witryny internetowej i inicjatywy projektowania logo.

Uzyskaj dodatkowe informacje biznesowe wysyłane bezpośrednio na Twój e-mail. Zapisz się do naszego newslettera!

Jak napisać zapytanie ofertowe dla projektów stron internetowych?

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest już obecna w sieci WWW, czy po prostu zdecydowałeś się przejść na technologię cyfrową, wybór odpowiedniego projektanta i programisty jest czymś, co powinieneś umieścić wysoko na swojej liście priorytetów. W końcu Twoja witryna jest zarówno cyfrową wizytówką, jak i pomocnym narzędziem marketingu cyfrowego. Dzięki niemu większość potencjalnych klientów będzie wchodzić w interakcję z Twoją firmą, dzięki czemu posiadanie doskonałej, funkcjonalnej strony internetowej zapewni Ci świetne pierwsze wrażenie.

Przede wszystkim określ główny cel witryny. Czy będzie to serwis e-commerce czy przestrzeń informacyjna? Czy wolisz, aby generował nowe leady, czy informował inwestorów? Jakie interakcje powinni mieć z nim Twoi klienci? Kim jest Twoja grupa docelowa i kogo chcesz przyciągnąć? Tworzysz witrynę B2B (Business to Business) lub B2C (Business to Consumer)?

Twoja witryna najprawdopodobniej będzie miała kilka zastosowań – podstawowe, drugorzędne, a może nawet trzeciorzędne. Istnieją różne rodzaje stron internetowych, a programiści i projektanci często się specjalizują. Zdefiniuj swoje potrzeby najlepiej jak potrafisz, aby znaleźć profesjonalistę, który zna Twoją niszę.

Jeśli masz już stronę internetową, podaj link! Wyjaśnij dokładnie, co lubisz, a czego nie; napisz o jego dobrych i złych elementach. Nigdy nie możesz być zbyt szczegółowy na temat tego, w jaki sposób dobrze ci służył i w jaki sposób cię rozczarował.

Nie zapomnij, aby firmy zajmujące się projektowaniem i tworzeniem witryn internetowych wiedziały, jakie materiały i materiały już posiadasz. Na przykład schematy, makiety, funkcjonalności i oprogramowanie, które już posiadasz, mogą znacznie obniżyć ostateczną cenę. Ponadto możesz poprosić o opinie i sugestie profesjonalistów zajmujących się projektowaniem i programowaniem stron internetowych, z którymi się kontaktujesz! Poświęciłeś czas, aby szczegółowo opisać cel witryny i grupę docelową, a będziesz potrzebować firmy, która może zapewnić bezcenne informacje.

Jeśli musisz zacząć od zera lub musisz radykalnie zmienić istniejącą witrynę, musisz również określić, na jakiej platformie chcesz ją zbudować. Platformy takie jak WordPress, Magento i Drupal mają swoje zalety i wady, w zależności od rodzaju witryny, której potrzebujesz. Jeśli masz silne preferencje, opisz to w swoim zapytaniu ofertowym. I odwrotnie, jeśli chcesz, aby agencja zaproponowała platformę, daj im znać.

Zrób listę funkcji, które powinna mieć Twoja witryna. Następnie podziel listę na funkcje, których absolutnie potrzebujesz i te, które są na Twojej liście życzeń. Utworzenie zorganizowanej listy spowoduje, że dostawcy przedstawią kompleksowy podział kosztów na pozycje listy, co (ponownie) ułatwi proces porównania.

Na koniec przeprowadź własne badania, aby określić, co konkurenci i inne modne marki umieszczają na swoich stronach internetowych. Może to zainspirować Cię do uwzględnienia w zapytaniu ofertowym pewnych ważnych funkcji, o których być może nie pomyślałeś inaczej.

Gdy Twoje zapytanie ofertowe będzie gotowe, możesz zajrzeć do naszej sekcji Lista agencji, aby znaleźć niesamowite firmy zajmujące się projektowaniem i programowaniem stron internetowych oraz ich dane kontaktowe!

Jak napisać zapytanie ofertowe dla kampanii marketingowych

Opanowałeś już procesy tworzenia produktu lub świadczenia usługi – ale upewnienie się, że docierasz do potencjalnych klientów i namawiasz ich do działania, to coś innego. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz poprawić zaangażowanie marki, promować określony produkt lub usługę, czy po prostu chcesz rozwinąć swoją firmę, często dobrym pomysłem jest zatrudnienie agencji marketingowej do konkretnych kampanii lub ogólnych wskazówek strategicznych.

Pierwszą rzeczą, którą musisz uwzględnić w swoim zapytaniu ofertowym, jest krótki opis konkretnego problemu. Określ, co przeszkadza Ci w Twojej konkretnej pozycji na rynku. Czy masz do czynienia z niskimi wskaźnikami retencji, czy sprzedaż osiągnęła poziom plateau? Czy przyciągasz nowych leadów, a jeśli tak, to ile z powodzeniem przekształcasz w szanse? Czy Twój branding jest spójny? Czy Twoja obecna komunikacja rezonuje z odbiorcami? Opowiedz im też trochę o swoich konkurentach. Co Cię wyróżnia?

Określ swoje cele biznesowe i napisz, co chcesz osiągnąć dzięki swojej strategii marketingowej. Czy chciałbyś poszerzyć bazę klientów, czy masz bardziej konkretny cel, np. osiągnięcie docelowej sprzedaży pojedynczego produktu? Czy po prostu zwiększanie świadomości marki jest Twoim głównym celem, czy też potrzebujesz przedefiniować swoją markę? Czy musiałbyś przemyśleć swoje treści i sposób, w jaki komunikujesz się z grupą docelową? Jakie wskaźniki zastosujesz, aby wskazać sukces? Szczegółowe opisanie Twoich problemów i celów pomoże agencji dokładnie zrozumieć, w jaki sposób mogą Ci pomóc.

Ponadto zdecyduj, czy chcesz przeprowadzić kampanię lokalną, czy globalną i czy jakiekolwiek inicjatywy powinny być cyfrowe czy fizyczne. Oczywiście zależy to od charakteru Twojego produktu, demografii i budżetu.

Powinieneś określić, czy potrzebujesz pomocy w określeniu strategii marketingowej, rozpoczęciu kampanii reklamowej, wykorzystaniu mediów na swoją korzyść lub w rozwijaniu tożsamości i projektu marki. Następnie możesz wymienić dokładnie to, co masz na myśli. Opisz zakres swoich potrzeb marketingowych. Czy oczekujesz produkcji materiałów drukowanych w formie papierowej i jak powinien być dystrybuowany? Potrzebujesz stworzyć stronę internetową i konta w mediach społecznościowych? Czy będą wymagały optymalizacji multimediów lub wyszukiwarek?

Wraz z listą potrzebnych rezultatów i wyników, powinieneś poinformować agencje, co już masz. Wskaż, czy posiadasz jakieś zdjęcia i materiały wideo oraz czy są one aktualne. Daj im przegląd swojej obecności w Internecie, podając link do Twojej witryny i kont w mediach społecznościowych. Opisz posiadane treści. Wspomnij, czy prowadzisz jakiekolwiek kampanie reklamowe i opisz wyniki, jakie przyniosły.

Na koniec poświęć trochę czasu na opisanie swoich obecnych i docelowych odbiorców. Opowiedz, co wiesz o swoich dotychczasowych klientach i omów, jakiego klienta chciałbyś pozyskać. Co chciałbyś, aby osoba, która po raz pierwszy dowiedziała się o Twojej firmie, zrobiła? Określ, kim są, gdzie mieszkają i jak komunikujesz się z nimi na poziomie emocjonalnym. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o swoich klientach i rozwinąć z nimi interakcję, określ to w swoim zapytaniu ofertowym.

Po uszczegółowieniu tych informacji zapoznaj się z najlepszymi agencjami marketingowymi, które mogą pomóc Ci osiągnąć Twoje cele biznesowe!

Jak napisać zapytanie ofertowe na projekt logo i projekty brandingowe?

Jeśli chcesz zdefiniować (lub przedefiniować) wizualny aspekt swojej firmy, będziesz potrzebować logo i zapytania ofertowego dotyczącego marki. W przypadku tych zapytań ofertowych szczególnie ważne jest przedstawienie wyczerpującego opisu firmy, gdy trzeba zająć się wizualną marką. W końcu logo ma w pełni reprezentować firmę.

Wiele agencji projektowych korzysta z księgi znaku firmowej, aby stworzyć spójne logo i tożsamość. Ale poczekaj – czym właściwie jest księga znaku i czy faktycznie jej potrzebujesz?

Zasadniczo księga znaku (zwana również „przewodnikiem stylu”) to zestaw cech definiujących Twoją markę. Służy jako przewodnik po rozwoju każdego produktu, komunikacji i kampanii marketingowej, którą uruchamia Twoja firma. Stworzenie księgi znaku pozwoli Ci uniknąć niespójności w stylu, jakości i charakterze w całym zakresie Twojej działalności.

Księga znaku zawsze będzie zawierać Twoje logo, ale zwykle zawiera również zatwierdzoną paletę kolorów, rodzinę czcionek, projekt wizytówki i papieru firmowego, układ strony internetowej, ton copywritingu, zatwierdzone obrazy, a nawet styl ilustracji i inne elementy graficzne wykorzystywane przez Twoją markę. W większości przypadków niektóre elementy księgi znaku powstają w tym samym czasie co logo. Jednak nie masz do nich dostać wszystko w tym samym czasie, więc upewnij się, aby określić to, czego potrzebujesz!

Jeśli masz już logo i księgę znaku, ale chcesz dokonać drobnych zmian, nakreśl to. Podaj materiały, które aktualnie posiadasz, a następnie wyjaśnij, co w nich lubisz, a czego nie. Zaproponuj zmiany, które chciałbyś zmienić. Jeśli masz już pomysł na to, czego chcesz, opisz to.

Ewentualnie, jeśli chciałbyś zaprojektować całkowicie nowy projekt logo od zera, wspomnij o typach, które obecnie sobie wyobrażasz. Czy znak słowny pasowałby do ciebie lepiej niż logo obrazkowe? Czy połączenie zadziała? Nie wahaj się poprosić projektanta o pomoc w podjęciu decyzji po wybraniu profesjonalnego partnera!

Jeśli masz już pomysł na styl, w jakim chciałbyś umieścić swoje logo, wyjaśnij to jak najlepiej. Opisz kolory, które chcesz, wybierz kształty geograficzne, które Twoim zdaniem pasują do Twojej marki, i dodaj swój własny rysunek – nawet jeśli jest niezgrabny! Wiele agencji, które współpracują z klientami, aby zaprojektować skuteczną tożsamość, wykorzystuje to jako inspirację w drodze. Powinieneś również określić, czy chcesz otrzymywać wiele pomysłów na projekt do wyboru. Ale uważaj – to zwiększy koszty!

Na koniec wyjaśnij, w jaki sposób logo będzie używane. Czy zostanie wydrukowany na Twoim produkcie? Na jakie materiały lub odcienie zostanie umieszczony? Czy potrafisz przewidzieć rozmiar, w jakim będzie używany najczęściej – tak mały jak nadruk na długopisach, czy tak duży jak billboardy? Na podstawie tych informacji projektanci będą dokładnie wiedzieć, co Ci zaoferować. Określenie sposobu, w jaki Twoje logo będzie używane na wczesnym etapie, zapewni Ci sukces!

Co więcej, te najlepsze agencje zajmujące się projektowaniem logo i brandingiem mogą pomóc Ci odkryć udaną tożsamość marki.

Właściwa odpowiedź na zapytanie ofertowe

Aby proces był łatwiejszy dla obu stron, warto zamieścić szczegółowe, konkretne informacje o szczegółach administracyjnych.

Przede wszystkim określ dokładnie, czego oczekujesz w propozycji. Aby upewnić się, że masz wystarczającą ilość informacji do oceny respondentów, będziesz potrzebować ustandaryzowanego zestawu danych pochodzących od każdego potencjalnego partnera. Poproś ich o opisanie możliwego harmonogramu projektu i oszacowanie budżetu na pozycję. Wspomnij, czy chcesz otrzymywać streszczenia poprzednich, podobnych projektów lub wymienione doświadczenie i wiedzę techniczną. Możesz również poprosić o profesjonalne biografie lub portfolio osób, które zajęłyby się Twoim projektem. Na koniec stwórz zestaw pytań związanych z projektem, aby ocenić ich zrozumienie i kreatywność.

Dokładne określenie, jak powinna wyglądać propozycja, sprawi, że proces wyboru będzie szybki i bezbolesny. Określ format, w jakim chcesz przesłać propozycję (na przykład .doc, plik PRD lub wersję papierową). Podaj ostateczny termin składania wniosków i wskaż, kiedy wnioskodawcy mogą spodziewać się wiadomości od Ciebie. Możesz również powiedzieć im, czy wolisz, aby jakiekolwiek potencjalne rozmowy kwalifikacyjne odbywały się osobiście, przez telefon lub za pośrednictwem wideokonferencji (chociaż informacje te można również odbyć w późniejszym terminie). Na koniec dołącz wszystkie informacje kontaktowe swojej firmy!

Zapytanie ofertowe? Bułka z masłem!

Chociaż na początku może wydawać się to przerażającym zadaniem, stworzenie dokładnego RFP naprawdę nie jest trudne. Gdy już zdecydujesz, czego dokładnie potrzebuje Twoja marka, aby odnieść sukces, pisanie zapytania ofertowego jest płynnym procesem. Co więcej, istnieją łatwe w użyciu narzędzia, które pomogą Ci utworzyć zapytanie ofertowe — na przykład wypróbuj Nusii i PandaDoc, aby rozpocząć.

Teraz już wiesz dokładnie, co musisz zawrzeć w swoim zapytaniu ofertowym. Twoim wynikiem końcowym powinien być dokument o długości kilku stron. Miejmy nadzieję, że ostateczna wersja będzie kompleksowym przeglądem projektu, który dostarczy wszystkich niezbędnych informacji.

Jeśli zastosujesz się do punktów, które wymieniliśmy powyżej, na pewno znajdziesz respondentów, którzy są dobrze dopasowani do Twojego projektu, co pozostawia Cię przed trudnym wyborem – którą z tych niesamowitych agencji wybrać? Bez wątpienia dobrze napisany dokument z zapytaniem ofertowym będzie początkiem pięknej przyjaźni.

Potrzebujesz więcej łatwych i praktycznych wskazówek dotyczących rozwoju firmy? Zarejestruj się w codziennej dawce DesignRush!