RFP: Krótki przewodnik po zapytaniach ofertowych (załączone szablony)

Po zatwierdzeniu projektu jest prawdopodobne, że realizacja będzie wymagała towarów i usług poza zakresem organizacji zarządzającej pracą. Proces pozyskiwania ofert od zewnętrznych dostawców i wykonawców odbywa się za pomocą dokumentu zwanego zapytaniem ofertowym lub, częściej, RFP.

To za pośrednictwem tego kanału kierownicy projektów zbierają zainteresowane strony i podejmują decyzję, z kim zawrzeć umowę na projekt. Najlepszym sposobem na zapoznanie się z tym procesem jest skorzystanie z szablonu zapytania ofertowego, który pozwala wypełnić puste pola w celu stworzenia dokładnego zapytania ofertowego. Poniżej udostępnimy kilka szablonów zapytań ofertowych, z których możesz skorzystać, ale najpierw lepiej zrozumiemy, o czym mówimy.

Co to jest zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe (RFP) służy do wyszukiwania dostawców i wykonawców, którzy mogą dostarczyć projektowi firmy niezbędne produkty i usługi, które wykraczają poza to, co organizacja pozyskująca może zapewnić wewnętrznie. RFP jest więc dokumentem, który pozyskuje te prace i umożliwia dostawcom i wykonawcom składanie ofert na pracę.

RFP zawiera przegląd projektu, aby dać firmom przetargowym jasny opis tego, co jest potrzebne i jak mogą pomóc osiągnąć te cele. Wyjaśni proces i warunki umowy, aby kierować oferentami. Większość organizacji prowadzi działalność za pomocą zapytań ofertowych, a rządy prawie zawsze będą prowadzić działalność w ten sposób.

Po wysłaniu wielu zapytań ofertowych będziesz mieć wybór zainteresowanych stron, które mogą dostarczyć towary i usługi, których potrzebujesz, które najlepiej pasują do Twoich potrzeb, zarówno pod względem oferowanych umiejętności, jak i sposobu, w jaki spełniają wymagania Twojego budżetu.

RFP to nie tylko sposób na uproszczenie zakupów dla dostawców i wykonawców, którzy spełniają kryteria Twojego projektu; wyszczególniają również zakres prac oraz wysokość zapłaty za towary i usługi. Jasne przedstawienie tego w zapytaniu ofertowym pomaga uniknąć nieporozumień dotyczących odszkodowania, dat dostawy i innych.

Jaka jest różnica między zapytaniem ofertowym, zapytaniem ofertowym i zapytaniem ofertowym?

Istnieje tak wiele różnych rodzajów formularzy wniosków, że ich rozróżnienie może być nieco mylące. Na przykład istnieje żądanie informacji (RFI), które jest wykorzystywane, gdy firma wie, czego chce od oferenta, ale wymaga więcej szczegółów. RFI są zatem mniej obszernymi dokumentami, ponieważ dotyczą bardziej wyjaśnienia informacji dostarczonych przez dostawcę lub wykonawcę.

Innym dokumentem biznesowym, często mylonym z zapytaniem ofertowym, jest zapytanie ofertowe (RFQ). Dokumenty te są znowu mniej szczegółowe i zamiast tego skupiają się wyłącznie na tym, ile dostawca lub wykonawca chce za swoje towary lub usługi. Zapytanie ofertowe może również prosić o informacje o tym, w jaki sposób dostawca lub wykonawca spełni Twoje wymagania.

Krótko mówiąc, RFI i RFQ są tak naprawdę podzbiorami RFP, które jest zaproszeniem do składania wniosków wyższego poziomu w celu rozwiązania problemu biznesowego lub potrzeby projektu. Zazwyczaj jest znacznie bardziej szczegółowy i formalny, ze ścisłymi zasadami udzielania zamówień, w tym treści, harmonogramu itp. Wszystkie trzy dokumenty są często używane razem, w pewnym połączeniu, a czasami nawet niezależnie.

RFP w zarządzaniu projektami

RFP są szczególnie ważne w przestrzeni zarządzania projektami, ponieważ pomagają utrzymać porządek kierowników projektów i pomagają im podejmować kluczowe decyzje biznesowe. Każde zapytanie ofertowe przedstawia różne opcje dostawców wraz ze szczegółami dotyczącymi cen, etapów procesu, warunków umowy i nie tylko.

To właśnie za pośrednictwem tych zapytań ofertowych kierownicy projektów mogą przesiewać informacje w celu określenia najlepszej ścieżki do przodu w imieniu swojej organizacji. Do kierownika projektu należy wybór zapytania ofertowego, które najlepiej pasuje do projektu i jego celów, aby wybrać idealnego dostawcę dla projektu.

Menedżerowie projektów RFP są nie tylko krytycznymi myślicielami i liderami zespołów, ale są zorientowani na szczegóły, cierpliwi i strategiczni, aby działać jako rzecznik swojej organizacji.

Proces RFP: Jak stworzyć RFP

Nie ma ustalonych zasad tworzenia zapytania ofertowego, ponieważ mogą się one różnić w zależności od firmy, branży oraz organizacji nastawionych na zysk i non-profit. Jednak mają wspólny cel i zwykle proces RFP trafi w te istotne punkty.

1. Utwórz granice projektu

Zanim pióro trafi na papier, porozmawiaj z przełożonymi w swojej organizacji o ograniczeniach dla projektu, takich jak najwyższy zatwierdzony przez nich budżet, elastyczność terminów, jakie wymagania są niezbędne i itd.

2. Zidentyfikuj interesariuszy

Zapytanie ofertowe to skomplikowana sprawa, która wymaga głębokiej znajomości projektu i organizacji. Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy i wybierz reprezentatywną grupę, która jest otwarta na spotkanie z kimkolwiek, kogo przypiszesz do nadzorowania procesu, aby mogli użyć ich jako płyty rezonansowej.

3. Wywiad z interesariuszami

Po zidentyfikowaniu interesariuszy i gdy jesteś w trakcie ustalania, kto może być na wezwanie w przypadku jakichkolwiek pytań, poproś ich również o zdefiniowanie potrzeb projektu. Ich odpowiedzi będą informować nie tylko o procesie RFP, ale o całym projekcie.

4. Napisz zapytanie ofertowe

W pisaniu zapytania ofertowego można pomóc, korzystając z szablonu zapytania ofertowego, do którego poniżej podamy linki. Generalnie mają one następującą strukturę.

• Tło organizacyjne
• Krótki opis projektu
• Wymagania i cele projektu
• Budżet projektu
• Kamienie milowe i terminy
• Dalsze informacje i/lub pytania
• Dane kontaktowe i termin składania wniosków

5. Utwórz kryteria punktacji

Zanim wyślesz zapytanie ofertowe, przejrzyj je jeszcze raz, ale tym razem uszereguj ważność odpowiedzi otrzymanych od dostawców i wykonawców, którzy na nie odpowiedzą. To dobra metoda na wyselekcjonowanie mniejszej grupy wykwalifikowanych kandydatów.

6. Wyślij zapytanie ofertowe

Oczywiście cały sens tego procesu polega na dostarczeniu go w ręce potencjalnych dostawców i wykonawców. Dlatego musisz znaleźć najlepsze miejsce na opublikowanie zapytania ofertowego, aby dotarło do właściwych osób. Warto zatrudnić konsultantów, którzy poprowadzą Cię przez ten etap.

7. Przejrzyj odpowiedzi

Po upływie terminu nadsyłania zgłoszeń zbierz wszystkie odpowiedzi i przejrzyj je szybko, aby zorientować się w proponowanych rozwiązaniach. Następnie możesz zastosować opracowany wcześniej system punktacji.

8. Badania

Możesz otrzymać odpowiedzi oferujące rozwiązanie, którego nie znasz. Ważne jest, aby przeprowadzić badania i sprawdzić, czy mogą one być wykonalne, nawet jeśli nie są one na twoim radarze. Kolejna część badania obejmuje wykonanie prac w tle na dostawcach i wykonawcach, którzy odpowiedzieli, aby uzyskać lepszy obraz tego, z kim możesz zlecić pracę.

9. Wybierz dostawcę lub wykonawcę

Wybierz dostawcę lub wykonawcę, który spełnia Twoje kryteria; następnie sprawdź ich historię, aby śledzić ich pracę w poprzednich projektach. To zainicjuje negocjacje, ponieważ propozycja jest właśnie taka. Może być zaakceptowany tak, jak jest, lub może wymagać trochę tam iz powrotem. Gdy wszyscy znajdą się na tej samej stronie, podpisz umowę.

Przykłady zapytań ofertowych

Byliśmy ogólnie w kwestii zapytań ofertowych, ale w rzeczywistości istnieje kilka różnych typów, które odnoszą się do konkretnej branży lub etapu rozwoju projektu. Oto kilka przykładów RFP, ale istnieje wiele innych, a RFP mogą różnić się stylem w zależności od organizacji i branży.

• Marketingowe zapytanie ofertowe: Kiedy agencja marketingowa tworzy swoje materiały marketingowe, niezależnie od tego, czy jest to studium przypadku, czy kampania, często zatrudnia talenty za pośrednictwem jednego z nich.
• Branding RFP: Tworzenie marki dla organizacji wymaga wytycznych, a organizacja będzie miała określone oczekiwania, które są określone w tego typu RFP.
• Zaprojektuj RFP: To RFP jest skierowane do grafików w celu opracowania reklam drukowanych, internetowych, mobilnych lub innych.
• Zapytanie o stronę internetową: Kiedy budujesz stronę internetową, musisz zatrudnić programistów stron internetowych i inne specyficzne talenty związane z projektowaniem stron internetowych, które odpowiedzą na tego rodzaju zapytanie ofertowe.
• RFP rządowe: Każda praca wykonywana dla agencji rządowej wymaga RFP, które określa szczegółowe wymagania związane z tym biurem.
• Zapytanie ofertowe dla organizacji non -profit: Podczas pracy z organizacją non-profit obowiązują inne kryteria niż w przypadku firmy nastawionej na zysk, które zostaną szczegółowo opisane tutaj.
• Finansowe RFP: RFP w finansach to często formalne kwestionariusze, które inwestorzy wysyłają do firm świadczących usługi finansowe, aby pomóc im wybrać odpowiedniego partnera finansowego.
• RFP budowlane: Organizacje mogą uzyskać dodatkowe informacje i lepiej zrozumieć, jak osiągnąć swoje cele za pomocą zapytań ofertowych, co ostatecznie pomoże im wybrać najlepszego dostawcę.
• Zaopatrzenie RFP: RFP są często jednym z pierwszych kroków w procesie zamówień i pomagają firmom w wyborze dostawcy spełniającego ich listę kryteriów. RFP w zamówieniach często następują po zapytaniu o informacje (RFI).
• RFP dotyczące nieruchomości: w nieruchomościach agenci przygotowują RFP w imieniu swoich najemców, aby określić ważne punkty i warunki ekonomiczne dla każdej transakcji.

Szablony zapytań ofertowych

Szablony zapytań ofertowych mają różne kształty i rozmiary. Najprostsze to może tylko kilka stron, ale mogą się rozszerzać do kilkudziesięciu. Niektóre mają okładki i krzykliwe prezentacje, podczas gdy inne są zwykłymi, dokumentami zawierającymi tylko fakty.

To, co jest dla Ciebie odpowiednie, zależy od projektu i Twojej organizacji, a może po prostu od osobistych preferencji. Poniżej znajduje się kilka witryn oferujących do pobrania szablony zapytań ofertowych. Odwiedź je i sprawdź, czy jest taki, który Ci odpowiada.

• Punkt centralny
• SzablonLAB
• Zupa techniczna
• Punkt orientacyjny CRM
• Microsoft

RFP to projekt: spróbuj użyć oprogramowania do zarządzania procesem

RFP, nawet z szablonem RFP, który Cię poprowadzi, to nic, co można szybko złożyć. Obejmuje badania i dokładny podział nadchodzącego projektu. W rzeczywistości jest to projekt w projekcie. Ma więc sens, że oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ProjectManager, może pomóc w tworzeniu zapytania ofertowego.

Zaplanuj swoje zapytanie ofertowe za pomocą naszego interaktywnego wykresu Gantta, na którym wszystkie zadania są zaplanowane na osi czasu. Ustaw kamienie milowe na osi czasu, aby podzielić pracę na łatwiejsze do zarządzania segmenty, takie jak dostarczanie opisu projektu, celów, założeń i budżetu.

Nasze tablice kanban to wizualne narzędzie, które pokazuje przepływ pracy i pomaga uniknąć wąskich gardeł, utrzymując zasoby dopasowane do pojemności. Podejmij wszystkie kroki w procesie zapytania ofertowego i przygotuj każdą kartę kanban, która ma miejsce na jej opisanie, oznacz ją jako priorytet i nie tylko.

Po przypisaniu obserwuj, jak przechodzi z kolumny do kolumny, wskazując, gdzie w procesie się znajduje. Członkowie zespołu mogą komentować na poziomie zadania, jeśli mają pytania, i oznaczać innych członków projektu, aby w razie potrzeby włączyć ich do rozmowy. Współpraca pomaga wszystkim pracować wydajniej.

Gotowy, aby to zapytanie ofertowe zakończyło się sukcesem? Nie ryzykuj, korzystaj z ProjectManager, oprogramowania w chmurze, które pomaga pracować wydajniej. Uzyskaj funkcje potrzebne do lepszego planowania, monitorowania i raportowania swojej pracy. Wypróbuj narzędzie za darmo w 30-dniowej wersji próbnej.