Struktura podziału ryzyka dla projektów: kompletny przewodnik po RBS

W projektach niepewność to pewność. Pojawią się zagrożenia i zagrożą pomyślnej realizacji projektu. Korzystanie ze struktury podziału ryzyka (RBS) jest sposobem na przygotowanie się na nieoczekiwane.

Struktura podziału ryzyka doskonale nadaje się do identyfikowania i ustalania priorytetów zagrożeń, dzięki czemu wiesz, które z nich będą miały większy lub mniejszy wpływ. To pierwszy krok w planowaniu, zarządzaniu i ograniczaniu ryzyka w Twoich projektach.

Jaka jest struktura podziału ryzyka w zarządzaniu projektami?

Struktura podziału ryzyka to narzędzie do zarządzania ryzykiem, czyli wszelkimi zdarzeniami, których nie planowałeś lub nie spodziewałeś się. Ryzyko jest zwykle postrzegane jako negatywny wpływ na budżet, harmonogram lub jakość projektu. Istnieją jednak również pozytywne zagrożenia, które mogą przynieść korzyści projektowi.

Tak czy inaczej, kierownicy projektów muszą przygotować się na ryzyko, dobre lub złe — może ono kolidować z celami projektu. Struktura podziału ryzyka rozkłada ryzyka na wykresie hierarchicznym, zaczynając od wyższego poziomu i przechodząc w dół do ryzyka wyższego poziomu.

Czasami kierownicy projektów tworzą strukturę podziału ryzyka podczas inicjowania projektu, aby sprawdzić, czy praca jest w ogóle opłacalna. Częściej zajmiesz się tym na etapie planowania, kiedy przydzielasz role i obowiązki członkom zespołu.

Cztery kategorie ryzyka w projekcie

Istnieją cztery kategorie ryzyka. Można je dalej rozbić, ale większość struktur podziału ryzyka dzieli ryzyko na te cztery kategorie:

• Zewnętrzne: ryzyka poza Twoją kontrolą, takie jak środowiskowe, regulacyjne, dostawcy, konkurencja itp.
• Wewnętrzne: Zagrożenia występujące w Twojej organizacji, w tym brak zasobów, opóźnienia w finansowaniu lub błędy w ustalaniu priorytetów.
• Techniczne: do tej kategorii należą zakres, wymagania i inne kwestie techniczne.
• Zarządzanie: Ryzyko związane z planowaniem, komunikacją, kontrolą i tak dalej.

Na przykład w przypadku ryzyka najwyższego poziomu można zacząć od szerokiego tematu, takiego jak ryzyko techniczne, zarządcze, zewnętrzne lub harmonogramowe. Na następnym poziomie można by dokładniej zdefiniować te kategorie jako ryzyko projektowania, finansowania lub zasobów. Możesz coraz bardziej precyzować swoje ryzyko, osiągając poziom szczegółowy lub tak precyzyjnie oceniać ryzyko, jak to jest właściwe dla projektu. Oczywiście nigdy nie można przestać, ale byłoby to szkodliwe.

Dlaczego warto korzystać ze struktury podziału ryzyka w zarządzaniu projektami?

Struktura podziału ryzyka pomaga zrozumieć ryzyko. Ułatwia identyfikację i ocenę ryzyka w Twoim projekcie. Możesz zobaczyć, które projekty wymagają szczególnej uwagi i zidentyfikować powtarzające się ryzyka i koncentrację ryzyka. Możesz nawet użyć tego narzędzia, aby poznać całkowitą ekspozycję na ryzyko projektu i podsumować potencjalne straty, jednocześnie przedstawiając proces zarządzania ryzykiem.

Aby prawidłowo zarządzać ryzykiem, musisz korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które monitoruje Twoją pracę w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz wykryć problem, gdy się pojawi, a nie po tym, jak szkoda już została wyrządzona.

Pulpit nawigacyjny ProjectManagera jest skonfigurowany i gotowy do pracy, automatycznie zbiera i oblicza dane projektu, które są następnie wyświetlane w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów. Śledź metryki na czas, koszt, wariancję i nie tylko oraz szybko wychwytuj anomalie, aby złagodzić ich wpływ. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo.

Jak stworzyć strukturę podziału ryzyka dla projektu?

Struktura podziału ryzyka to prosta siatka, z szeroką definicją ryzyka na górze, z bardziej szczegółowymi definicjami w miarę przesuwania się w dół siatki. Można go również skonfigurować jako arkusz kalkulacyjny, a ryzyko staje się bardziej zdefiniowane w miarę przesuwania się od lewej do prawej.

Tworząc strukturę podziału ryzyka, chcesz wykonać następujące trzy kroki.

1. Zidentyfikuj kategorie ryzyka dla RBS

Pierwszym krokiem jest identyfikacja głównych kategorii ryzyka. Jak zauważono, podstawowe kategorie struktury podziału ryzyka to zewnętrzne, wewnętrzne, techniczne i zarządcze. W zależności od branży, w której pracujesz, kategorie te mogą być nieco bardziej precyzyjne.

Na przykład rozwój oprogramowania może mieć ograniczenia związane z inżynierią produktu, środowiskiem programistycznym i programami. Ogólnie rzecz biorąc, te główne kategorie identyfikacji ryzyka obejmują:

• Harmonogram
• Budżetowy
• Techniczny
• Kierownictwo
• Klient
• Umowny
• Pogoda
• Polityczny
• Środowiskowy

Metodą identyfikacji ryzyka w celu znalezienia ryzyka może być burza mózgów z zespołem, warsztaty i wywiady w celu przeglądu danych historycznych, analizy mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń (SWOT) i nie tylko. Dobrze jest również sporządzić wykres RACI (odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany), aby pomóc określić zarządzanie interesariuszami w zakresie ryzyka.

2. Zagrożenia specyficzne dla podziału w RBS

Następnie chcesz podzielić kategorie pierwszego poziomu na kategorie drugiego poziomu: Oznacza to rozpoczęcie obszernego tematu i doprecyzowanie tego tematu na coraz mniejsze fragmenty.

Na przykład w kategorii klienta możesz podzielić ją na mniejsze tematy, takie jak zespół klienta, zespół projektowy, cele, finansowanie i taktyka.

Następnie, w ramach zespołu projektowego, możesz zauważyć, że nie ma wystarczających zasobów do wykonania zadań lub Twój zespół nie jest wystarczająco doświadczony i wymaga więcej szkoleń, aby skutecznie wykonywać swoje zadania.

Prawdopodobnie wystarczą trzy poziomy ryzyka. Co więcej, możesz ugrzęznąć w drobiazgach bez większego zwrotu za wysiłek.

3. Oceń ryzyko i wpływ

Po rozbiciu ryzyka warto je ocenić, aby określić, które mogą mieć największy wpływ na projekt. To jest początek Twojej analizy ryzyka. Ustalając priorytety ryzyka, wiesz, które z nich zasługuje na natychmiastową uwagę, a które można poczekać lub nawet uniknąć.

Odbywa się to poprzez ocenę każdego ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa jego wystąpienia, a jeśli tak, możliwego wpływu na projekt. To, jak oceniasz każdy z tych czynników, zależy od kierownika projektu, ale dobrą zasadą jest rozbicie prawdopodobieństwa na cztery:

• Wysoka (80-100 procent)
• Średnio-wysoka (60-80 procent)
• Średnio-niski (30-60 procent)
• Niskie prawdopodobieństwo (0-30 procent)

Jeśli chodzi o uderzenie, tradycyjnie dzieli się je na trzy: wysokie (krytyczne), średnie (umiarkowane) i niskie (minimalne). Twoje ustalenia będą częścią twojego raportowania ryzyka i możesz przydzielić członków zespołu, aby wypatrywali tych zagrożeń. Po uzyskaniu oceny ryzyka dodaj je wszystkie do rejestru ryzyka, jeśli pojawiają się jako problemy w projekcie.

Korzyści ze stosowania struktury podziału ryzyka

Zagrożenia to niewiadome, ale to nie znaczy, że nie możesz nimi zarządzać. Struktura podziału ryzyka to narzędzie, które pomaga zidentyfikować i uporządkować ryzyka w projekcie. To pierwszy krok w ograniczaniu ryzyka. Twój plan zarządzania ryzykiem pozwala określić, jakie zasoby będą niezbędne do rozwiązania problemów pojawiających się w Twoim projekcie.

Możliwość dokładnej oceny ryzyka prowadzi do większego prawdopodobieństwa sukcesu projektu. Nie każde ryzyko jest złe, ale brak planu przeciwdziałania ryzyku nigdy nie jest dobry. Bez przygotowania się na ryzyko nie można wykorzystać pozytywnych stron i złagodzić negatywnych.

Korzystanie ze struktury podziału ryzyka zarządza ryzykiem i ustala plan zarządzania ryzykiem. Wiedza o tym, co może się wydarzyć w trakcie projektu, a następnie wiedza, na który potencjalny problem (lub szansa) warto zareagować, to sposób zarządzania ryzykiem i przekształcenia tego, co może być katastrofą, w drobny wstrząs na drodze.

Powiązane : Darmowe szablony zarządzania projektami

Przykłady struktury podziału ryzyka

Chociaż już wspomnieliśmy, że istnieje wiele przykładów struktury podziału ryzyka, różnią się one w zależności od branży, dla której są przeznaczone. Rzeczywista warstwowa struktura RBS jest w zasadzie taka sama.

Instytut Zarządzania Projektami ma na swojej stronie internetowej materiał konferencyjny na temat RSB. Artykuł „Użyj struktury podziału ryzyka (RBS) w celu zrozumienia ryzyka” jest pomocny, jeśli próbujesz zrozumieć, czym jest struktura podziału ryzyka i jak z niej korzystać.

Oto kilka przykładów, które dają wyobrażenie o tym, jak wyglądałby dla niektórych branż. Przykłady struktury podziału ryzyka obejmują następujące elementy.

Przykład ogólnej struktury podziału ryzyka

Przykład struktury podziału ryzyka budowlanego

Przykład struktury podziału ryzyka rozwoju oprogramowania

Jak stworzyć RBS za pomocą ProjectManagera

Możesz znaleźć szablony struktury podziału ryzyka, które pomogą Ci zidentyfikować i zaplanować ryzyko w projekcie online, ale szablon jest dokumentem statycznym i nie jest pomocny, gdy pojawiają się problemy i muszą być przypisane i śledzone. Najlepiej przesłać ten szablon RBS do ProjectManager, oprogramowania w chmurze, które może pomóc w planowaniu, śledzeniu i raportowaniu ryzyka.

Wykonaj rozwiązywanie ryzyka na wykresach Gantta

Zarządzanie ryzykiem polega na identyfikowaniu ryzyka i tworzeniu planów rozwiązania lub wykorzystania problemu, jeśli pojawi się on w Twoim projekcie. Interaktywne wykresy Gantta ProjectManagera zapewniają narzędzia do planowania, ustalania priorytetów, łączenia zależności i przypisywania zespołu. Uzyskaj ścieżkę krytyczną bez skomplikowanych i czasochłonnych obliczeń. Następnie ustaw linię bazową, aby śledzić rzeczywisty postęp w porównaniu z planem i upewnij się, że jesteś na dobrej drodze.

Twórz przepływy pracy na tablicach Kanban

Ponieważ ProjectManager ma wiele widoków projektu, które pasują do tego, jak wolisz pracować, po prostu przełącz się z widoku Gantta na widok Kanban. Teraz możesz zdefiniować cykl produkcyjny ryzyka, tworząc niestandardowe kolumny do identyfikacji, pracy i rozwiązywania. Zespoły mogą zarządzać swoimi zaległościami i planować sprinty w celu rozwiązania ryzyka, podczas gdy menedżerowie mogą wgląd w swoją pracę i mogą w razie potrzeby realokować zasoby, aby utrzymać ich wydajność w pracy.

Twórz raporty z postępów w kilka sekund

Korzystaj z raportów dostępnych za jednym kliknięciem ProjectManagera, aby śledzić rozwiązanie ryzyka i informować interesariuszy o postępach w ograniczaniu ryzyka. Istnieją obszerne raporty dotyczące stanu projektu lub portfela, ale bardziej szczegółowe dotyczące czasu, kosztów i obciążenia pracą. Wszystkie są pomocne przy zarządzaniu ryzykiem. Każdy raport można filtrować, aby pokazać tylko to, co chcesz zobaczyć i łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, aby mogli być na bieżąco.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga zespołom hybrydowym pracować tak, jak pracują, kiedy chcą i gdziekolwiek się znajdują. Zdobądź narzędzie, które zapewnia jedno źródło prawdy i jest wystarczająco elastyczne, aby pracować tradycyjnie lub w bardziej zwinnym środowisku. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo!