Jak zrobić plan zarządzania ryzykiem

Identyfikujesz je, rejestrujesz, monitorujesz i planujesz: ryzyko jest nieodłączną częścią każdego projektu. Niektóre zagrożenia projektowe z pewnością staną się obszarami problematycznymi — na przykład realizacja projektu w okresie świątecznym i konieczność planowania harmonogramu projektu wokół nich. Jednak w każdym projekcie istnieje wiele zagrożeń, które bez oceny ryzyka i strategii ograniczania ryzyka mogą stanowić niepożądaną niespodziankę dla Ciebie i Twojego zespołu zarządzającego projektem.

W tym miejscu pojawia się plan zarządzania ryzykiem — aby pomóc złagodzić ryzyko, zanim stanie się ono problemami. Ale najpierw, czym jest zarządzanie ryzykiem?

Co to jest zarządzanie ryzykiem?

Zarządzanie ryzykiem to część zarządzania projektami, która zajmuje się zarządzaniem potencjalnymi ryzykami projektowymi. Zarządzanie ryzykiem jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych aspektów zarządzania projektami.

Proces zarządzania ryzykiem składa się z następujących głównych etapów:

• Identyfikacja ryzyka: Pierwszym krokiem do zarządzania ryzykami projektowymi jest ich identyfikacja. Będziesz musiał korzystać ze źródeł danych, takich jak informacje z poprzednich projektów lub opinie ekspertów w danej dziedzinie, aby oszacować wszystkie potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na Twój projekt.
• Ocena ryzyka: Po zidentyfikowaniu ryzyka związanego z projektem, musisz nadać im priorytet, patrząc na ich prawdopodobieństwo i poziom wpływu.
• Łagodzenie ryzyka: Teraz nadszedł czas, aby stworzyć plan awaryjny z działaniami łagodzącymi ryzyko w celu zarządzania ryzykiem projektu. Musisz także zdefiniować, którzy członkowie zespołu będą właścicielami ryzyka odpowiedzialnymi za monitorowanie i kontrolowanie ryzyka.
• Monitorowanie ryzyka: Ryzyko musi być monitorowane przez cały cykl życia projektu, aby można było je kontrolować.

Jeśli jedno ryzyko, które przekroczyło Twój próg, ma spełnione warunki, może to narazić cały projekt na niebezpieczeństwo. Zwykle nie istnieje tylko jedno ryzyko na projekt; istnieje wiele kategorii ryzyka, które wymagają oceny i dyskusji z interesariuszami.

Powiązane: Szablon śledzenia ryzyka

Dlatego zarządzanie ryzykiem musi być procesem zarówno proaktywnym, jak i reaktywnym, który jest stały przez cały cykl życia projektu. Teraz zdefiniujmy, czym jest plan zarządzania ryzykiem.

Co to jest plan zarządzania ryzykiem?

Plan zarządzania ryzykiem określa sposób realizacji procesu zarządzania ryzykiem projektu. Obejmuje to fundusze, narzędzia i podejścia, które będą wykorzystywane do wykonywania działań związanych z identyfikacją, oceną, łagodzeniem i monitorowaniem ryzyka.

Plan zarządzania ryzykiem zazwyczaj obejmuje:

• Metodologia: Zdefiniuj narzędzia i podejścia, które będą wykorzystywane do wykonywania działań związanych z zarządzaniem ryzykiem, takich jak ocena ryzyka, analiza ryzyka i strategie ograniczania ryzyka.
• Rejestr ryzyka: Rejestr ryzyka to wykres, na którym można udokumentować wszystkie informacje dotyczące identyfikacji ryzyka projektu.
• Struktura podziału ryzyka: Jest to wykres, który pozwala zidentyfikować kategorie ryzyka i hierarchiczną strukturę ryzyk projektowych.
• Macierz oceny ryzyka: Macierz oceny ryzyka umożliwia analizę prawdopodobieństwa i wpływu ryzyk projektowych, dzięki czemu można nadać im priorytety.
• Plan reakcji na ryzyko: plan reakcji na ryzyko to dokument dotyczący zarządzania projektem, który wyjaśnia strategie ograniczania ryzyka, które zostaną zastosowane w celu zarządzania ryzykiem projektu.
• Role i obowiązki: Członkowie zespołu zarządzania ryzykiem mają obowiązki jako właściciele ryzyka. Muszą monitorować ryzyka projektowe i nadzorować swoje działania w odpowiedzi na ryzyko.
• Finansowanie: Mieć sekcję, w której identyfikujesz fundusze wymagane do wykonywania działań związanych z zarządzaniem ryzykiem.
• Czas: Dołącz sekcję, aby zdefiniować harmonogram działań związanych z zarządzaniem ryzykiem.

Jak zrobić plan zarządzania ryzykiem

W przypadku każdego projektu związanego z projektowaniem i tworzeniem stron internetowych, projektu budowlanego lub projektu produktu będzie istniało ryzyko. Taka jest naprawdę natura zarządzania projektami. Ale właśnie dlatego zawsze najlepiej jest jak najbardziej ich wyprzedzić, opracowując plan zarządzania ryzykiem. Poniżej przedstawiono kroki w celu sporządzenia planu zarządzania ryzykiem.

1. Identyfikacja ryzyka

Identyfikacja ryzyka następuje na początku fazy planowania projektu, a także w całym cyklu życia projektu. Chociaż wiele zagrożeń uważa się za „znane zagrożenia”, odkrycie innych może wymagać dodatkowych badań.

Możesz utworzyć strukturę podziału ryzyka, aby zidentyfikować wszystkie ryzyka związane z projektem i sklasyfikować je według kategorii ryzyka. Możesz to zrobić, przeprowadzając wywiady ze wszystkimi interesariuszami projektu i ekspertami branżowymi. Wiele ryzyk projektowych można podzielić na kategorie ryzyka, takie jak techniczne lub organizacyjne, i wyszczególnić według określonych podkategorii, takich jak technologia, interfejsy, wydajność, logistyka, budżet itp. Dodatkowo utwórz rejestr ryzyka, który możesz udostępnić wszystkim przeprowadzono wywiady dotyczące scentralizowanej lokalizacji wszystkich znanych zagrożeń ujawnionych w fazie identyfikacji.

Możesz wygodnie utworzyć rejestr ryzyka dla swojego projektu za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami online. Na przykład użyj widoku listy w ProjectManager, aby uchwycić wszystkie ryzyka projektu, dodać poziom priorytetu i przypisać członka zespołu do własnego identyfikowania i rozwiązywania go. Lepsze niż aplikacje z listą rzeczy do zrobienia, możesz dołączać pliki, tagi i monitorować postępy. Zobacz, jaki procent ukończenia pracy nad rozwiązaniem problemu. Zachowaj ryzyko przed wykolejeniem projektu, zapisując się na bezpłatną wersję próbną ProjectManagera.

2. Ocena ryzyka

W następnej fazie dokonasz przeglądu jakościowego i ilościowego wpływu ryzyka — na przykład prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka w porównaniu z wpływem, jaki miałoby ono na projekt — i sporządziłeś mapę tego ryzyka.

Najpierw zrobisz to, przypisując prawdopodobieństwo ryzyka wynik od niskiego do wysokiego prawdopodobieństwa. Następnie określisz swój wpływ na ryzyko od niskiego do średniego do wysokiego i przypiszesz każdemu wynik. To da ci wyobrażenie o tym, jak prawdopodobne jest, że ryzyko wpłynie na powodzenie projektu, a także jak pilna będzie potrzebna reakcja.

Aby ułatwić wszystkim członkom zespołu zarządzania ryzykiem i interesariuszom projektu zrozumienie macierzy oceny ryzyka, przypisz ogólną ocenę ryzyka, mnożąc wynik poziomu wpływu przez wynik prawdopodobieństwa ryzyka. Możesz zacząć od naszego bezpłatnego szablonu oceny ryzyka.

3. Stwórz plan reakcji na ryzyko

Reakcja na ryzyko to plan działania, który jest podejmowany w celu złagodzenia ryzyka projektu, gdy wystąpi. Plan reakcji na ryzyko obejmuje strategie ograniczania ryzyka, które zastosujesz w celu złagodzenia wpływu ryzyka w projekcie. Robienie tego zwykle ma swoją cenę — kosztem Twojego czasu lub budżetu. Dlatego przed utworzeniem planu zarządzania ryzykiem warto przeznaczyć czas i pieniądze na potrzeby zarządzania ryzykiem.

4. Przypisz właścicieli ryzyka

Dodatkowo będziesz chciał również przypisać właściciela ryzyka do każdego ryzyka projektu. Członkowie zespołu zarządzania ryzykiem, którzy są właścicielami ryzyka, stają się odpowiedzialni za monitorowanie przypisanego im ryzyka i nadzór nad wykonaniem reakcji na ryzyko, jeśli to konieczne.

Dodatkowo będziesz chciał również przypisać właściciela ryzyka do każdego ryzyka projektu. Członkowie zespołu zarządzania ryzykiem, którzy są właścicielami ryzyka, stają się odpowiedzialni za monitorowanie przypisanego im ryzyka i nadzór nad wykonaniem reakcji na ryzyko, jeśli to konieczne.

Tworząc rejestr ryzyka i macierz oceny ryzyka, wymień właścicieli ryzyka, aby nikt nie był zdezorientowany, kto będzie musiał wdrożyć strategie reagowania na ryzyko po wystąpieniu ryzyka projektowego, a każdy właściciel ryzyka może podjąć natychmiastowe działania.

Upewnij się, że zapisałeś, jaka jest dokładna reakcja na ryzyko dla każdego ryzyka projektowego w rejestrze ryzyka i poproś o zatwierdzenie planu reakcji na ryzyko przez wszystkich interesariuszy przed wdrożeniem. W ten sposób możesz mieć zapis problemu i rozwiązanie do przejrzenia po sfinalizowaniu całego projektu.

5. Zrozum swoje wyzwalacze

Może się to zdarzyć z lub bez ryzyka, które już wpłynęło na Twój projekt — zwłaszcza podczas etapów realizacji projektu, jako środka przeglądu postępu projektu. Jeśli tak, rozważ przeklasyfikowanie istniejących zagrożeń.

Nawet jeśli te wyzwalacze nie zostały spełnione, najlepiej jest opracować plan tworzenia kopii zapasowych w miarę postępu projektu — być może warunki dla określonego ryzyka nie będą istniały po osiągnięciu określonego punktu w projekcie.

6. Zrób plan kopii zapasowej

Potraktuj swój rejestr ryzyka i macierz oceny ryzyka jako żywy dokument. Ryzyka projektowe mogą ulec zmianie w klasyfikacji w dowolnym momencie projektu, dlatego ważne jest, aby w ramach procesu opracować plan awaryjny.

Planowanie awaryjne obejmuje odkrywanie nowych zagrożeń podczas etapów projektu i ponowną ocenę istniejących zagrożeń, aby sprawdzić, czy spełnione zostały jakiekolwiek warunki dla tych zagrożeń. Każda zmiana klasyfikacji ryzyka oznacza niewielkie dostosowanie planu awaryjnego.

7. Zmierz próg ryzyka

Mierzenie progu ryzyka polega na odkryciu, które ryzyko jest zbyt wysokie, i skonsultowaniu się z interesariuszami projektu w celu rozważenia, czy warto kontynuować projekt — warto, niezależnie od tego, czy jest to czas, pieniądze czy zakres.

Oto, jak zazwyczaj określa się próg ryzyka: rozważ ryzyko, które ma „bardzo wysoki” wynik lub więcej niż kilka „wysokich” wyników i skonsultuj się z zespołem kierowniczym i interesariuszami projektu, aby ustalić, czy sam projekt może być ryzyko niepowodzenia. Ryzyka projektowe wymagające dodatkowych konsultacji to ryzyka, które przekroczyły próg ryzyka.

Aby uważnie obserwować ryzyko, które powoduje problemy w projekcie, użyj oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager posiada pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które są osadzone w naszym narzędziu, w przeciwieństwie do innych programów, w których musisz je samodzielnie zbudować. Automatycznie obliczamy stan Twojego projektu, sprawdzając, czy zdążyłeś na czas, czy spóźniłeś się. Uzyskaj ogólny wgląd w wydatki, postępy i nie tylko. Im szybciej zidentyfikujesz ryzyko, tym szybciej możesz je rozwiązać.

Najlepsze praktyki w zakresie utrzymania planu zarządzania ryzykiem

Plany zarządzania ryzykiem zawodzą tylko na kilka sposobów: stopniowo z powodu niewystarczającego budżetu, poprzez błędy w modelowaniu lub przez całkowite ignorowanie ryzyka.

Twój plan zarządzania ryzykiem to taki, który stale ewoluuje w trakcie cyklu życia projektu, od początku do końca. Dlatego najlepszymi praktykami są skupienie się na fazie monitorowania planu zarządzania ryzykiem. Kontynuuj ocenę i ponowną ocenę ryzyka i jego wyników oraz eliminuj ryzyko na każdym etapie projektu.

Pulpity nawigacyjne projektu i inne funkcje śledzenia ryzyka mogą uratować życie, jeśli chodzi o utrzymanie planu zarządzania ryzykiem. Obejrzyj poniższy film, aby zobaczyć, jak ważne mogą być pulpity zarządzania projektami, dane w czasie rzeczywistym i raporty projektowe, jeśli chodzi o utrzymanie projektów na ścieżce i w budżecie.

Oprócz rutynowego monitorowania ryzyka, przy każdym kamieniu milowym przeprowadź kolejną rundę rozmów z tą samą listą kontrolną, z której korzystałeś na początku projektu, i ponownie przeprowadź wywiady z interesariuszami projektu, członkami zespołu zarządzania ryzykiem, klientami (jeśli dotyczy) i ekspertami branżowymi .

Zapisz ich odpowiedzi, w razie potrzeby dostosuj rejestr ryzyka i macierz oceny ryzyka oraz zgłaszaj wszystkie istotne aktualizacje planu zarządzania ryzykiem kluczowym interesariuszom projektu. Ten proces i poziom przejrzystości pomogą Ci zidentyfikować wszelkie nowe zagrożenia do oceny i poinformują Cię, czy jakiekolwiek wcześniejsze zagrożenia wygasły.

Jak ProjectManager może pomóc w Twoim planie zarządzania ryzykiem

Nie pozwól, aby ryzyko nie zostało zgłoszone. Dzięki ProjectManager uzyskasz dostęp do wspólnych przestrzeni roboczych, które pomagają rozwiązywać zagrożenia szybciej i łatwiej niż kiedykolwiek wcześniej. Używaj narzędzi do planowania projektów i zadań, aby identyfikować zagrożenia i przypisywać im właścicieli ryzyka. Uzyskaj pełny wgląd w to, które zadania są przypisane do których członków zespołu, i obserwuj w czasie rzeczywistym, jak radzą sobie z tymi zagrożeniami. Oznacz je jako gotowe i zarchiwizuj na później — oferujemy nieograniczone miejsce w chmurze, aby ułatwić prowadzenie dokumentacji.

Śledzenie i raporty

ProjectManager błyszczy również w fazie monitorowania. Nasz opatentowany pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zapewnia podgląd na żywo krytycznych wskaźników projektu, takich jak poślizg, obciążenie pracą, budżety i inne. Dodatkowo uzyskaj automatyczne raportowanie, które pozwala tworzyć raporty za pomocą zaledwie kilku naciśnięć klawiszy, dzięki czemu zawsze możesz działać, gdy spełnione są warunki ryzyka. Śledzenie ryzyka nigdy nie było łatwiejsze.

Ryzyko może się zdarzyć bez względu na projekt. Ale jeśli masz odpowiednie narzędzia do lepszego poruszania się po procesie planowania zarządzania ryzykiem, możesz lepiej złagodzić błąd. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które aktualizuje się w czasie rzeczywistym, dostarczając wszystkich najnowszych informacji na temat zagrożeń, problemów i zmian. Rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny i zacznij lepiej zarządzać ryzykiem.