Plan reakcji na ryzyko w zarządzaniu projektami: kluczowe strategie i wskazówki

Projekty to delikatne operacje. Jest tak wiele, co może na nich wpłynąć; burza odcinająca łańcuch dostaw, awaria sprzętu czy spór pracowniczy to zaledwie trzy możliwe sytuacje w pozornie nieskończonym ciągu zagrożeń.

Plan reakcji na ryzyko, który tworzysz w celu radzenia sobie z tymi ryzykami, który opisuje strategie identyfikacji, oceny i łagodzenia ryzyka, może oznaczać powodzenie lub porażkę projektu. Nic dziwnego, że tak wiele zarządzania projektami koncentruje się na ryzyku!

Kontrolowanie ryzyka, posiadanie planu reagowania na ryzyko i wdrażanie strategii reagowania na ryzyko to metody na lepsze zarządzanie projektem i osiągnięcie sukcesu. Innym sposobem jest posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami do planowania i śledzenia strategii reagowania na ryzyko.

Co to jest ryzyko projektowe?

Ryzyko projektowe to niepewne zdarzenie, które może potencjalnie wpłynąć na projekt, zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Kierownicy projektów muszą stworzyć plany reakcji na ryzyko opisujące strategie łagodzenia ryzyka, których będą używać, aby zminimalizować negatywny wpływ zdarzeń ryzyka.

Powiązane: Darmowy szablon śledzenia ryzyka dla programu Excel

Wielu nie myśli o tym, że ryzyko może być również dobre dla projektu. Negatywne ryzyko? Burza powodująca zaciemnienie, która wstrzymuje produkcję. Pozytywne ryzyko? Cena materiałów potrzebnych do realizacji projektu znacznie spadła. W zarządzaniu projektami ryzyka negatywne są powszechnie określane jako zagrożenia, natomiast ryzyka pozytywne określane są jako szanse.

• Negatywne ryzyko (zagrożenia)
• Pozytywne ryzyko (szanse)

Bez względu na rodzaj ryzyka, jakie otrzymasz, chcesz mieć rejestr ryzyka i plan reakcji na ryzyko, aby sobie z nim poradzić.

Chociaż nie da się przygotować na wszystko, co może wydarzyć się w projekcie, to wykorzystując dane historyczne, doświadczenie i szczęście, można zidentyfikować ryzyka projektowe, które mogą wystąpić, a następnie stworzyć plan reagowania na nie.

Co to jest reakcja na ryzyko?

Reakcja na ryzyko to proces zarządzania zdarzeniami ryzyka, które pojawiają się jako problemy w Twoim projekcie. Procesem reakcji na ryzyko kieruje plan reakcji na ryzyko.

Co to jest plan reagowania na ryzyko?

Plan reakcji na ryzyko to dokument wyjaśniający strategie, które zostałyby podjęte w celu złagodzenia negatywnych ryzyk projektowych. Jest to część większego planu zarządzania ryzykiem, który jest następnie częścią każdego planu zarządzania projektem.

Reakcja na ryzyko jest dokładnie taka, jak się wydaje. Reagujesz na ryzyko. Aby to zrobić, kierownicy projektów muszą współpracować z interesariuszami, zabezpieczyć zasoby dla strategii reagowania na ryzyko i przydzielić właścicieli ryzyka do ich wdrożenia.

Zanim zareagujesz na ryzyko, musisz je zidentyfikować. Identyfikacja ryzyka odbywa się na etapie planowania projektu. Chociaż definicja ryzyka jest niepewna, nie oznacza to, że każde potencjalne ryzyko dla twojego projektu wyjdzie z lewego pola i zaskoczy cię.

Dobra reakcja na ryzyko zaczyna się od dobrej identyfikacji ryzyka. Jak wspomniano powyżej, możesz określić wiele potencjalnych zagrożeń projektowych, przyglądając się podobnym projektom, którymi zarządzałeś, rozmawiając z doświadczonymi członkami zespołu projektowego o tym, co ich zdaniem może się wydarzyć, oraz docierając do interesariuszy i mentorów.

Zebranie wszystkich tych danych to dopiero początek. Teraz musisz to zorganizować. Pomóc może oprogramowanie do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które łączy wszystkich członków zespołu projektowego. Jeśli mają do zasugerowania potencjalne ryzyko, mogą dodać je do widoku listy zadań, jednego z wielu dostępnych widoków projektu. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.

Dlaczego plan odpowiedzi na ryzyko jest ważny w zarządzaniu projektami?

Oczywiście, skoro istnieje ryzyko, ważne jest posiadanie planu reakcji na ryzyko. Zarządzanie projektem polega na organizowaniu działań zgodnie z harmonogramami i ograniczeniami budżetowymi. Ryzyko projektowe może wpłynąć na ten harmonogram i zwiększyć koszty. Im szybciej je zidentyfikujesz i rozwiążesz pojawiające się problemy, tym większe prawdopodobieństwo, że uda Ci się zrealizować projekt.

Dlatego plan reakcji na ryzyko jest sposobem na ograniczenie lub wyeliminowanie wszelkich zagrożeń dla projektu. Może być również wykorzystany do zwiększenia szansy, jaką daje pozytywne ryzyko. Oznacza to, że jeśli istnieje pozytywne ryzyko, które może pomóc projektowi, dobrze przemyślany plan określa, jak szybko uzyskać z niego jak najwięcej korzyści.

Czasami ryzyko nie zostanie rozwiązane. Reakcja na ryzyko jest również sposobem na wdrożenie planu awaryjnego. Oznacza to, że miej plan B, kiedy nie możesz postępować tak, jak byłeś w projekcie.

Ponownie, plan reakcji na ryzyko daje kierownikowi projektu opcje. Zapewnia świadomość wielu zagrożeń, które mogą wystąpić w projekcie i zapewnia różne sposoby ich radzenia sobie.

Rodzaje strategii reagowania na ryzyko

Dużo mówiliśmy o reagowaniu na ryzyko, aby zaradzić pozytywnym i negatywnym zagrożeniom pojawiającym się w Twoim projekcie. W tym miejscu pojawia się plan reagowania na ryzyko.

Plan daje kierownikowi projektu różne strategie reagowania na ryzyko w celu złagodzenia negatywnego ryzyka, jeśli wystąpi. Zgodnie z definicją, ryzyko to niepewność, która może mieć negatywny lub pozytywny wpływ na projekt. W związku z tym istnieją strategie maksymalizacji korzyści z pozytywnego ryzyka.

Powiązane: Darmowy szablon oceny ryzyka IT dla programu Excel

Strategie Reagowania na Ryzyko Negatywne (Zagrożenia)

Poniżej wymieniono cztery strategie dotyczące ryzyka:

1. Unikaj: Ta strategia reagowania na ryzyko polega na usunięciu zagrożenia w dowolny sposób. Może to oznaczać zmianę planu zarządzania projektem, aby uniknąć ryzyka, ponieważ jest to szkodliwe dla projektu.
2. Łagodzenie: Niektórych ryzyk projektowych po prostu nie da się uniknąć. Te, które trzeba złagodzić, czyli zmniejszyć wpływ negatywnego ryzyka na projekt.
3. Przeniesienie: Jak sama nazwa wskazuje, tutaj przeniesiesz lub przekażesz prace związane z rozwiązaniem ryzyka projektu na osobę trzecią, taką jak zakup ubezpieczenia lub uzyskanie gwarancji i gwarancji.
4. Zaakceptuj: Ta strategia reakcji na ryzyko polega na zidentyfikowaniu ryzyka i udokumentowaniu wszystkich informacji dotyczących zarządzania ryzykiem na jego temat, ale nie podejmowaniu żadnych działań, chyba że ryzyko występuje.

Strategie reakcji na ryzyko dla pozytywnych zagrożeń (szanse)

Po drugiej stronie medalu są te pozytywne zagrożenia, które chcesz wykorzystać. Są też trzy strategie:

1. Exploit: Gdy istnieje pozytywne ryzyko lub okazja, które chcesz wykorzystać, musisz dodać więcej zadań lub zmienić plan zarządzania, aby je wykorzystać. Takie podejście wiąże się z ryzykiem, ale często nagroda jest tego warta.
2. Wzmocnij: Tutaj zwiększasz szansę na pozytywne ryzyko wystąpienia w Twoim projekcie.
3. Udostępnij: tutaj podzielisz się odpowiedzią na ryzyko z innymi partnerami w różnych zespołach lub projektach. Może to oznaczać współdzielenie wykwalifikowanego członka zespołu w różnych projektach.

Co zrobić, jeśli ryzyko jest zarówno pozytywne, jak i negatywne?

Czasami ryzyko może zawierać zarówno zagrożenie, jak i szansę. W takim przypadku istnieje kilka strategii reagowania na ryzyko, które możesz zastosować:

1. Akceptuj: tutaj akceptujesz ryzyko i czekasz, aż zostanie określona odpowiednia reakcja, taka jak plan awaryjny lub przydział czasu i kosztów. Decyzję tę należy udostępnić zainteresowanym stronom.
2. Eskaluj: Jeśli ryzyko nie może być monitorowane i wykracza poza zarządzanie projektem, jest eskalowane na wyższy poziom, taki jak zarządzanie programem lub portfelem.

Jak sporządzić plan reakcji na ryzyko

Dopiero po zrozumieniu rodzajów strategii reagowania na ryzyko możesz zacząć opracowywać plan reakcji na ryzyko. Proces planowania reakcji na ryzyko polega na nakreśleniu strategii, których będziesz używać do zarządzania ryzykiem negatywnym (zagrożeniami) i pozytywnym (szanse).

Plan będzie zawierał identyfikację ryzyk, zadań związanych z reagowaniem na nie oraz właściciela ryzyka, który podejmuje działania. Plan jest sposobem na uporządkowanie strategii, aby upewnić się, że żadne kroki nie zostaną pominięte.

Musisz wziąć pod uwagę prawdopodobieństwo i poziom wpływu ryzyka i priorytetyzować swoją reakcję na nie. Następnie określ, czy jest to opłacalne, realistyczne i czy odniesie sukces, jeśli zostanie wykonane. Twoja ocena ryzyka musi zostać uzgodniona przez wszystkie zaangażowane strony, zwłaszcza interesariuszy projektu.

Plan będzie wykorzystywał jedną z wymienionych powyżej strategii reagowania na ryzyko. Wtedy pojawią się wyzwalacze ryzyka, które uruchomią plan. Te odpowiedzi również muszą być traktowane priorytetowo, od niskiego prawdopodobieństwa i małego wpływu do wysokiego prawdopodobieństwa i dużego wpływu. Pomoże Ci to określić, na jakie zagrożenia należy zareagować.

Jak ProjectManager pomaga w reagowaniu na ryzyko

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które pomaga organizować plan, monitorować jego postęp i raportować interesariuszom, aby byli na bieżąco z postępami. ProjectManager dostarcza dane w czasie rzeczywistym, które pomagają szybciej identyfikować ryzyko i śledzić ryzyko w czasie rzeczywistym.

Twórz plany reagowania na ryzyko na wykresach Gantta

Po zidentyfikowaniu prawdopodobnych zagrożeń w projekcie musisz zbudować plan reakcji na ryzyko. Wykres Gantta online ProjectManagera pomaga organizować zadania, przypisywać członków zespołu i ustalać punkt odniesienia. Następnie, jeśli pojawi się ryzyko, możesz śledzić jego rzeczywisty postęp w stosunku do planu, aby upewnić się, że trzymasz się harmonogramu i budżetu. Ponadto wykres Gantta można udostępniać członkom zespołu i interesariuszom, aby wszyscy byli na bieżąco.

Śledź postępy w problemach za pomocą tablic Kanban

Wizualny przepływ pracy oferowany przez widok tablicy kanban to tylko jeden z wielu widoków projektu oferowanych w ProjectManager. Zespoły mogą korzystać z widoku tablicy, aby zarządzać swoimi zaległościami i planować przebiegi, podczas gdy menedżerowie uzyskują przejrzystość procesu i mogą przydzielać zasoby zgodnie z potrzebami, aby zapewnić im pełną wydajność.

Śledź ryzyko w czasie rzeczywistym na pulpitach projektowych

Innym narzędziem zapewniającym menedżerom ogólny wgląd w reakcję na ryzyko jest pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym. W przeciwieństwie do lekkich narzędzi, nasz pulpit nawigacyjny nie musi być konfigurowany. Jest gotowy do pracy, kiedy Ty. Automatycznie zbiera aktualizacje statusu i oblicza metryki projektu, które są następnie wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje, śledzi i raportuje ryzyko związane z projektem za pomocą danych na żywo, które informują o wnikliwych decyzjach. Utrzymuj łączność swoich zespołów, zarówno w biurze, jak i rozproszonych po całym świecie. Zobacz, dlaczego NASA, Bank of America i Ralph Lauren korzystają z naszego narzędzia, aby pracować wydajniej. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś!