Analiza przyczyn źródłowych: krótki przewodnik

Problemy pojawiają się w prawie każdym projekcie. Ale świadomość problemu to jedno; zastanawianie się, jak rozwiązać ten problem, to kolejna rzecz. Jeśli nie dotrzymujesz terminów i pogarsza się jakość Twojego produktu lub usługi, pojawia się problem.

Aby rozwiązać ten problem, musisz użyć technik, które zapewnią Twojemu zespołowi przestrzeń do otwartości i uczciwości, tak abyś mógł omówić sposoby rozwiązania problemu. Jednym ze sposobów na to jest użycie analizy przyczyn źródłowych.

Co to jest analiza przyczyn źródłowych?

Jak sama nazwa wskazuje, analiza przyczyn źródłowych to technika rozwiązywania problemów, która oferuje zespołom możliwość zidentyfikowania problemów, które powodują problem.

Analiza przyczyn źródłowych jest wykorzystywana, gdy pojawiają się problemy z projektem, zwłaszcza te, które negatywnie wpływają na klienta. Może to obejmować narzekanie klienta na jakiś aspekt projektu, blokowanie zespołów i opóźnianie się rezultatów.

Oczywiście problemy w projekcie nie wynikają z jednej przyczyny. Właśnie dlatego analiza przyczyn źródłowych jest skonfigurowana w celu uchwycenia różnych przyczyn, które powodują napotkany problem.

Dlaczego analiza przyczyn źródłowych jest ważna?

Problemy są złe! Psują harmonogram projektu i generują koszty, a analiza przyczyn źródłowych pomaga je rozwiązać. To powinno być wystarczającą zachętą do zastosowania tej metody. Analizy przyczyn źródłowych pomagają również zapobiegać ponownemu wystąpieniu problemu. Gdy już wiesz, na czym polega problem i jak go zatrzymać, możesz zapobiec jego ponownemu wystąpieniu.

Podejście iteracyjne

Innym powodem, dla którego warto korzystać z analizy przyczyn źródłowych, jest to, że jest to narzędzie do ciągłego doskonalenia, czyli jak utrzymać jakość produktu lub usługi. Żaden projekt nie kończy się sukcesem, jeśli jego jakość nie spełnia oczekiwań interesariuszy.

Dokumentacja

Projekty znane są z dokumentacji. Są badania, studia wykonalności i wiele więcej. Istnieje nawet dokumentacja podczas zamykania projektu. Jednak często dokumentacja problemów projektowych i sposobów ich rozwiązywania jest zaniedbywana. Analiza przyczyn źródłowych to sposób na udokumentowanie procesu i zastosowanie go w przyszłych projektach.

Doskonalenie procesów

Inne rzeczy, które metoda może zidentyfikować, to niedociągnięcia w procesie, które można naprawić, ponownie dodając przyszłe wydajności, ale także zauważając luki w szkoleniu zespołu. W związku z tym może otworzyć możliwości doprowadzenia zespołu do tabaki i uczynienia go bardziej wartościowymi zasobami.

Jak przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych

Podczas przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych ważne jest, aby nie wiązać się z objawami. Pamiętaj, że jest to analiza mająca na celu odkrycie głównych przyczyn. To są miejsca, na których chcesz się skupić i naprawić wszelkie bolączki projektowe.

1. Zidentyfikuj problem: Bez jasno zdefiniowanego problemu nie ma możliwości cofnięcia się i wyszukania przyczyn w procesie, który go spowodował. To najważniejszy krok: poznanie problemu i określenie jego zakresu.
2. Pracuj wstecz: aby odkryć potencjalne przyczyny zidentyfikowanego problemu, prześledź kroki. Ponownie, prawdopodobnie jest więcej niż jeden. Zanotuj tyle, ile jest odpowiednich. Część tego procesu obejmuje burzę mózgów z zespołem, wykorzystanie mapowania procesów i diagramu rybiej ości, aby uchwycić różne przyczyny prowadzące do problemu.
3. Ustal, jaka jest pierwotna przyczyna: istnieją inne narzędzia, które mogą pomóc, takie jak pięć przyczyn, do których przejdziemy za chwilę, drzewo błędów, drzewo przyczyn i zdarzeń i wiele innych.
4. Wymyśl rozwiązania: ponownie burza mózgów z zespołem jest pomocna. To ci, którzy są blisko projektu i jego realizacji, będą twoim najlepszym źródłem, aby znaleźć sposób na rozwiązanie problemu.
5. Implementuj rozwiązanie: Pamiętaj, że nie jest to jednorazowa rzecz, ale musi być trwałe i że rozwiązanie faktycznie robi to, co zostało zaplanowane. Wymaga to cierpliwości i kontynuacji, przyprowadzając każdego, kto będzie dotknięty zmianą.
6. Monitoruj, śledź i raportuj rozwiązanie: oprogramowanie do zarządzania projektami może ułatwić ten krok.

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które zbiera dane w czasie rzeczywistym, aby zapewnić dokładniejsze informacje i podejmować wnikliwe decyzje. Monitoruj postępy i wydajność na wysokim poziomie za pomocą pulpitów nawigacyjnych na żywo, a następnie korzystaj z raportów, które można filtrować jednym kliknięciem, aby udostępniać je interesariuszom i informować ich na bieżąco.

5 powodów analizy przyczyn źródłowych

Jedna z najlepszych technik podczas przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych nosi nazwę „Pięć dlaczego”. Takie podejście to po prostu pytanie „dlaczego?” w kółko. To ćwiczenie pozwala głębiej zagłębić się w problem i jego przyczyny, zamiast akceptować pierwszą odpowiedź i przybliża cię do tego, co faktycznie powoduje problem.

Najlepszym sposobem zrozumienia tej techniki jest podanie przykładu. Zauważ, że chociaż nazywa się to „Pięć dlaczego”, może to być tylko kilka lub dziesiątki, zanim dotrzesz do pierwotnej przyczyny problemu.

Powiedzmy, że budujesz most, ale nie dotrzymujesz terminów.

P: „Dlaczego nie dotrzymuje się terminu?”
O: Zespół nie mógł ukończyć zadania na czas.
P: „Dlaczego zespół nie mógł zakończyć zadania na czas?”
O: Materiały były opóźnione.
P: „Dlaczego materiały zostały opóźnione?”
O: Nie było żadnych kontynuacji z dostawcami.
P: „Dlaczego nie było dalszych działań z dostawcami?”
O: Zespoły nie były odpowiednio przeszkolone.
P: „Dlaczego zespoły nie zostały odpowiednio przeszkolone?”
O: Metodologia hybrydowa ma luki…

To ćwiczenie pytań i odpowiedzi prowadzi do głównej przyczyny problemu z niedotrzymaniem terminów. W tym przypadku jest wiele problemów, w tym brak szkoleń, słabe relacje z dostawcami i tak dalej. Podstawową przyczyną jest metodologia, która niewłaściwie zarządzała projektem.

Schemat rybiej kości

Analiza przyczyn źródłowych dotyczy przyczyny i skutku. Aby zidentyfikować i udokumentować przyczyny, potrzebny jest jakiś diagram lub dokument. Najczęściej używany w schemacie rybim, zwany również diagramem Ishikawy i diagramem w jodełkę.

Schemat rybiej kości jest tak zwany, ponieważ wygląda jak szkielet ryby. Pośrodku znajduje się linia, z której wyrastają kolce od góry i od dołu, a każdy kolce zbiera przyczyny problemu. Prowadzą tam, gdzie byłaby głowa ryby, co jest problemem samym w sobie.

ProjectManager oferuje dziesiątki darmowych szablonów zarządzania projektami, w tym ten szablon analizy przyczyn źródłowych. Skorzystaj z bezpłatnego szablonu, aby rozpocząć burzę mózgów ze swoim zespołem i znaleźć rozwiązanie, które zapobiegnie ponownemu pojawieniu się problemów.

Analiza zmian

Inną z wielu technik stosowanych w analizie przyczyn źródłowych jest analiza zmian. Analiza zmian służy do identyfikacji i zrozumienia, co może się wydarzyć, jeśli zmiana zostanie przyjęta, a także co jest potrzebne do osiągnięcia tej zmiany, jak ją zaprojektować, a także wiele związanych z nią zagrożeń, w tym wpływ na zasoby, wysiłek i harmonogram.

To świetny sposób na uzyskanie rekomendacji umożliwiających pomyślne dodanie zmiany. Można go również wykorzystać do znalezienia przyczyn problemu. Oczywiście, aby ta technika zadziałała, musi istnieć podstawa do porównania. Będzie to również wymagało wielu zasobów, a wyniki nie zawsze są rozstrzygające. Dlatego wymagane jest wiele testów, aby wykonać kopię zapasową wyników.

Zasady analizy przyczyn źródłowych

Jak wspomniano powyżej, ogólną zasadą analizy przyczyn źródłowych jest znalezienie tego, co powoduje problem, aby można go było poprawić i zmienić procesy, które go spowodowały. Jednak aby to zadziałało, analiza przyczyn źródłowych musi być przeprowadzana systematycznie.

Inną zasadą analizy przyczyn źródłowych jest to, że może być tylko jedna. Tak, mogą istnieć dziesiątki przyczyn, które są gromadzone na diagramie rybiej kości, ale przyczyna podstawowa jest pojedyncza. Może to oznaczać, że będziesz musiał poświęcić dużo czasu, aby go znaleźć, ale zawsze tam jest. Ważne jest, aby kontynuować śledztwo, dopóki nie znajdziesz sprawcy.

Aby Twoje śledztwo zadziałało, musisz ustalić harmonogram wydarzeń. Pozwala to zrozumieć związek między różnymi przyczynami i dotrzeć do przyczyny źródłowej. Robiąc to, nie tylko rozwiązujesz problem, ale zmieniasz kulturę korporacyjną z reakcyjnej na proaktywną. Ten styl rozwiązywania problemów zmniejszy problemy, które musisz reagować na nadgodziny.

Jak ProjectManager pomaga w analizie

Dotarcie do pierwotnej przyczyny problemu zapewnia większą wydajność, co pomaga utrzymać projekt na ścieżce. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga znajdować problemy i zapewnia narzędzia do rozwiązywania problemów i bardziej efektywnej pracy.

Wyłapywanie problemów, zanim staną się problemami, to najlepszy sposób na płynne działanie projektu. Ponieważ ProjectManager jest narzędziem opartym na chmurze, otrzymujesz dane na żywo, które pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji. Pozwala również szybciej wyłapywać rozbieżności i szybciej reagować na nie, aby uniknąć opóźnień projektu lub przekroczenia budżetu.

Uzyskaj ogólny wgląd w swoje postępy i wyniki dzięki naszemu pulpitowi nawigacyjnemu w czasie rzeczywistym. Jest już skonfigurowany, w przeciwieństwie do innych aplikacji, i automatycznie oblicza wariancje projektu, obciążenie pracą, czas, zadania i inne elementy, które są wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach. To tak, jakby mieć natychmiastowy raport o stanie bez konieczności robienia czegokolwiek.

Twoi interesariusze są zainwestowani w projekt i będą chcieli być na bieżąco z wszelkimi zmianami, które mogą wpłynąć na ich wynik finansowy. Nasze funkcje raportowania ułatwiają tworzenie raportów za pomocą jednego kliknięcia i można je udostępniać na różne sposoby, aby dostosować komunikację do preferencji interesariuszy. Co więcej, każdy z naszych raportów można filtrować, aby wyświetlać tylko te dane, które chcesz udostępnić.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje zadania, zespoły i projekty w celu zwiększenia produktywności. Dane w czasie rzeczywistym umożliwiają szybsze znajdowanie problemów i unikanie ich przekształcenia się w problemy. Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych na żywo i dynamicznych raportów, aby analizować i rozwiązywać problemy już dziś, rejestrując się za darmo już dziś.