Przybliżony rząd wielkości (ROM): Zrozumienie szacunków ROM

Nikt nie musi ci mówić, że projekty kosztują. Ale ile będą kosztować, to pytanie otwarte. Im bliżej możesz zbliżyć się do dokładnej prognozy kosztów projektu, tym większe prawdopodobieństwo, że uda Ci się zrealizować projekt. Przybliżony rząd wielkości (ROM) może pomóc w lepszym oszacowaniu kosztów projektu.

Ale co to jest ROM i jak obliczyć szacunki ROM? Wyjaśnimy proces, zdefiniujemy termin i szczegółowo opiszemy kroki, aby dokonać przybliżonego oszacowania rzędu wielkości. To świetne narzędzie do określania kosztów projektu, ponieważ chociaż nie jest w 100% dokładne, jest statystycznie zgodne z celem i lepsze niż opieranie budżetu na intuicji.

Co to jest przybliżony rząd wielkości (ROM)?

Jak już wspomniano, przybliżony rząd wielkości to technika szacowania kosztów projektu. Jest to powszechne w wielu typach projektów, od opracowania strategii po projekty wdrożeniowe. Znajdziesz go również w projektach IT i projektach budowlanych.

Przybliżony rząd wielkości jest stosowany podczas przygotowywania projektu, na przykład w fazie inicjacji podczas tworzenia uzasadnienia biznesowego dla projektu. Jest to klucz do określenia, jakie zasoby finansowe są potrzebne i określone w karcie projektu.

Zrozumiałe jest, że interesariusze i decydenci chcą mieć dokładny obraz swojej inwestycji, zanim przystąpią do realizacji projektu. Przybliżony rząd wielkości daje im przynajmniej przybliżone oszacowanie, ile projekt wyda i ile może potencjalnie zarobić.

Ale jak dokładne jest oszacowanie ROM? Według Księgi Wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK) Project Management Institute szacunki ROM są dokładne od -25 do +75 procent, choć inni twierdzą, że ich zakres wynosi +/-50 procent. Możesz użyć obu zakresów, aby znaleźć bardziej konserwatywną prognozę kosztów.

Niezależnie od tego, jakie oszacowanie otrzymasz po wykonaniu przybliżonego rzędu wielkości, musisz śledzić te koszty w miarę ich naliczania, aby zmieścić się w budżecie. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga zaplanować budżet, zaplanować zasoby i śledzić je w czasie rzeczywistym. Zaplanuj swoje koszty na naszym interaktywnym wykresie Gantta, a następnie ustaw linię bazową, aby uchwycić planowany budżet i porównać go z rzeczywistym budżetem. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Co to jest oszacowanie pamięci ROM?

Szacunek przybliżony rzędu wielkości to obliczenie, które wymaga formuły. Ta formuła jest dwojaka, aby uchwycić górną i dolną granicę zakresu. Wzory znajdują się poniżej.

Górna granica = ROM Estimate x (1 + 75 procent) = ROM Estimate x 1,75
Dolna granica = ROM Estimate x (1 – 25 procent) = ROM Estimate x 0,75

Chociaż równania są dość proste, obliczenie oszacowania ROM lub zakresu może być trudne. Możesz to zrobić za pomocą ustalonych technik szacowania, które omówimy nieco dalej na blogu.

Jednak przybliżony rząd wielkości jest zwykle wykonywany we wczesnych fazach projektu, kiedy wiele danych potrzebnych do technik szacowania może być niedostępnych. W związku z tym oszacowanie ROM opiera się na ocenie ekspertów wysokiego szczebla i można je również przeprowadzić za pomocą szacowania trzypunktowego (określonego poniżej).

Jak dokonać oszacowania ROM

W tym momencie prawdopodobnie pomyślisz, że szacowanie ROM nie jest tak dokładne, jak początkowo myślałeś. Prawda jest taka, że ​​technika ta jest mniej matematyczną pewnością niż rodzajem sztuki. Powyższa formuła jest łatwa do naśladowania, ale do określenia jej dokładności potrzebny jest dotyk artysty. Jest to szczególnie ważne podczas określania szacunkowej wartości ROM.

Chociaż istnieje sposób na oszacowanie pamięci ROM, wymaga to pewnego doświadczenia, wiedzy i finezji, aby jak najlepiej wykorzystać tę technikę. W rzeczywistości istnieją różne sposoby oszacowania pamięci ROM w zależności od projektu i stosowanych technik, chociaż preferowane jest oszacowanie analogiczne.

Dobrym punktem wyjścia jest uwzględnienie kilku czynników, nawet zgadywania. Możesz użyć swojej intuicji, aby określić zakres zasobów potrzebnych w projekcie. Nie chodzi o to, że wyciągniesz tę liczbę z powietrza, ale zamiast tego użyjesz danych, które ustaliłeś dla projektu, aby oszacować na podstawie tego i swojego doświadczenia.

Powiązane: Bezpłatny szablon planu zasobów dla programu Excel

Pracując nad oszacowaniem ROM, zasięgnij opinii ekspertów. Zwróć uwagę na tych, którzy zarządzają podobnymi projektami lub kierowników w organizacji, którzy mogą mieć wyjątkowe spojrzenie na koszty. Mogą pomóc w przetwarzaniu posiadanych danych projektowych i dodać cenne informacje.

Celem ROM jest tylko przybliżone oszacowanie, z rozbieżnością około -25 procent do + 75 procent, ale jest dość dokładne. Nie wybieraj oszacowania, które najlepiej pasuje do twojego projektu, ponieważ unieważnia to pracę, którą włożyłeś w oszacowanie ROM. Aby uniknąć stronniczości, oprzyj się na badaniach i prawdziwych danych, które Cię poprowadzą.

Pamiętaj, że oszacowanie ROM jest tylko punktem wyjścia. Stanowi bazę, na której można zbudować dokładną prognozę kosztów. Zakres jest zawsze dobrym oknem, przez które można spojrzeć na krajobraz kosztów projektu. Oszacowanie możesz zbudować tylko na podstawie istniejących danych, chociaż brakuje niektórych informacji, to dopiero początek.

Techniki szacowania ROM

Podaliśmy ogólne wytyczne, ale pominęliśmy szczegóły. Próbując dowiedzieć się, jaka jest szacunkowa pamięć ROM, możesz zastosować kilka technik. Jak wspomniano, analogia jest najbardziej popularna, chociaż stosuje się również parametryczne i niektóre inne.

Możesz użyć jednej lub kombinacji technik szacowania, aby pomóc w ustaleniu oszacowania pamięci ROM. Kierownik projektu jest zwykle tym, który dokonuje oszacowania ROM, ale powinien zasięgnąć wskazówek ekspertów i kierowników technicznych w zależności od rodzaju projektu.

Estymacja parametryczna

Szacowanie parametryczne wykorzystuje stawki jednostkowe z poprzednich projektów, które są podobne do tego, który inicjujesz. Pomaga to określić, jakie będą koszty nowego projektu. Jest to technika szacowania najbardziej przydatna, gdy masz dużo danych ze starych projektów, a nowy projekt ma bardzo podobny zakres. Następnie możesz użyć tej samej formuły dla nowego projektu, co starsze.

Szacowanie analogiczne

Szacowanie analogiczne wykorzystuje dane z podobnych projektów z przeszłości, ale w bardziej ogólny sposób. Ta technika najlepiej sprawdza się podczas analizowania czasu trwania i prognozowania kosztów nowego projektu, który jest podobny do starszych. Jest to również technika używana, gdy jest mniej danych o nowym projekcie. Porównania obejmują zakres, koszty, czas trwania i więcej, chociaż w większości przypadków analogiczne szacowanie jest stosowane wyłącznie dla czasu trwania i kosztów. Jednak projekty się zmieniają i często poprzedni projekt nie jest tak jasną prognozą dla nowego.

Szacowanie trzypunktowe

Szacowanie trzypunktowe ma trzy oceny do szacowania: optymistyczne, realistyczne i pesymistyczne. To trójtorowe podejście pomaga uwzględnić niepewność w szacowaniu projektów. Aby obliczyć szacowanie trzypunktowe, najpierw zdefiniuj pojęcia: optymistyczny zakłada brak ryzyka, pesymistyczny zakłada ryzyko i najprawdopodobniej bardziej realistyczne jest wystąpienie ryzyka. Następnie obliczasz średnią: E = (O + M + P) /3. Inne równanie jest używane w PERT, które oznacza technikę oceny i przeglądu programu. Pobiera średnią ważoną trzech wartości: E = (O + 4M + P) /6. Jedynym problemem jest to, że Twoje dane muszą być dokładne.

Szacowanie od dołu

Innym sposobem mierzenia kosztów i czasu trwania w projekcie jest szacowanie oddolne, które agreguje składniki niższego poziomu struktury podziału pracy (WBS). Jednak użycie najbardziej szczegółowego poziomu projektu może zapewnić dokładniejszą prognozę, pokazując kierownikom projektów dostępne elementy projektu przed rozpoczęciem projektu. Ponieważ patrzy na wszystko, co jest związane z potrzebami projektu, jest to zwykle najdokładniejszy pomiar kosztów projektu.

Oszacowanie ROM a oszacowanie ostateczne

Oszacowanie ROM nie jest tym samym, co ostateczne oszacowanie, chociaż oba można zastosować w procesie szacowania. Szacunek ROM jest dokonywany we wczesnej fazie projektu i ma rozbieżność od -25 do +75 procent. Jak sama nazwa wskazuje, jest to przybliżone oszacowanie kosztów projektu.

Ostateczne oszacowanie jest dokładniejsze, jak sugeruje tytuł. Jego zmienność dokładności wynosi od -5 do -10 procent. Kolejna różnica różni się od przybliżonego rzędu wielkości, ostateczne oszacowanie wymaga zastosowania podejścia oddolnego. Ta prognoza jest sporządzana na etapie planowania projektu, a ponieważ jest tak szczegółowa, jest czasochłonna.

Przykład przybliżonego rzędu wielkości

Dużo mówiliśmy w streszczeniu o pamięci ROM, ale może to pomóc spojrzeć na praktyczny przykład. Naszym przybliżonym przykładem rzędu wielkości jest budowanie aplikacji. Najpierw przyjrzysz się poprzednim aplikacjom o podobnej funkcjonalności, nad którymi pracowałeś, aby pomóc Ci określić ramy czasowe.

Następnie spójrz na swoje wydatki, takie jak zespoły, które będziesz musiał zatrudnić do wykonania projektu, inżynierii i marketingu nowej aplikacji, oprogramowania, którego będą potrzebować do wykonywania swojej pracy, itp. To da ci oszacowanie pamięci ROM.

Następnie podłączysz swoje dane, aby uzyskać zakres poziomu wysiłku. Ten zakres będzie się wahał od małego, powiedzmy 20 godzin w ciągu dwóch tygodni, kosztem 1000 USD, do wysokiego, który może wynosić około 200 godzin w ciągu dwóch miesięcy, kosztując 10 000 USD.

Użycie przybliżonego rzędu wielkości do obliczenia tego zakresu pomaga lepiej określić liczbę kosztów związanych z projektem, liczbę potrzebnych osób i czas trwania. Możesz jeszcze bardziej zawęzić to okno, szukając wskazówek ekspertów, danych historycznych i innych technik szacowania.

ProjectManager pomaga w szacowaniu ROM

Umiejętność dokładnego oszacowania to pierwszy krok. Szacunkowy rząd wielkości pomaga lepiej planować, ale po wykonaniu tego planu musisz trzymać się swojego budżetu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga monitorować koszty w czasie rzeczywistym. Funkcje zarządzania ryzykiem umożliwiają identyfikowanie i śledzenie problemów, które mogą prowadzić do nadmiernych wydatków. Narzędzia do współpracy oznaczają, że wszyscy pracują na najbardziej aktualnych danych. Ale to dopiero początek.

Śledź koszty za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Menedżerowie projektów potrzebują widoku swojego projektu na wysokim poziomie, kiedy tylko tego chcą. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym nie wymaga konfiguracji, jak w przypadku innych lekkich konkurentów, i automatycznie rejestruje i oblicza sześć wskaźników projektu, w tym koszty. Są one wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach. Aby uzyskać więcej informacji, skorzystaj z naszych dostosowanych narzędzi do raportowania, które można łatwo udostępniać interesariuszom w celu ich aktualizacji.

Monitoruj obciążenie swojego zespołu

Łatwo przekroczyć budżet, jeśli nie zarządzasz swoimi zasobami. Nasze funkcje zarządzania zasobami ułatwiają sprawdzanie dostępności Twojego zespołu, w tym PTO i świąt globalnych, co ułatwia przypisywanie zadań. Ale jeśli przesadzasz z jednym członkiem zespołu, nie zarządzasz właściwie swoimi zasobami. Ryzykujesz wypalenie, które jest kosztowne. Nasz wykres obciążenia pracą jest oznaczony kolorami, dzięki czemu możesz szybko sprawdzić, kto ma za dużo zadań, a kto za mało. Następnie zrównoważ ich obciążenie pracą bezpośrednio z wykresu i zwiększ produktywność oraz utrzymuj koszty w linii.

Możliwość dokładnego oszacowania kosztów za pomocą technik, takich jak ROM, jest niezbędnym narzędziem do powodzenia projektu. ProjectManager to oprogramowanie, które pomaga dostarczyć projekt na czas iw ramach szacowanych kosztów. Nie możesz trzymać się swojego budżetu, jeśli nie widzisz danych w czasie rzeczywistym, dlatego nasze narzędzie jest preferowane przez specjalistów ds. zarządzania projektami na całym świecie.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, planować i śledzić koszty projektu, czas trwania i nie tylko. Nasze nieograniczone miejsce do przechowywania plików pozwala również używać naszego narzędzia jako scentralizowanego centrum dla całej dokumentacji projektowej. Funkcje zarządzania zadaniami utrzymują Cię na bieżąco, a karty czasu pracy pomagają śledzić czas, jaki Twój zespół spędza na zadaniach. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.