Jak prowadzić udany okrągły stół online

Nasz dostęp do technologii pozwala nam wykorzystywać naszą kreatywność do tworzenia coraz bardziej zróżnicowanych i kwalifikowanych doświadczeń na żywo.

Wyobraź sobie na przykład organizację imprez firmowych, które tradycyjnie wymagają od firmy posiadania wystarczającej ilości miejsca, aby pomieścić uczestników. W erze cyfrowej nie stanowi to już problemu.

Jeśli chcesz zorganizować okrągły stół, aby rozwiązać wewnętrzne problemy firmy lub zaoferować treści wartościowe dla osoby kupującej, możesz skorzystać z wideokonferencji, aby połączyć większą liczbę mówców. Możliwe jest nawet zapraszanie ludzi jako obserwatorów.

Aby wydarzenie zakończyło się sukcesem, niezbędna jest jednak wiedza, jak najlepiej poprowadzić okrągły stół, zapewniając udział publiczności i osiągnięcie kilku korzyści.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? W tym poście dowiesz się:

Czytaj dalej!

Co to jest okrągły stół?

Okrągły stół to nic innego jak wydarzenie z propozycją promowania dyskusji wśród uczestników , którymi mogą być członkowie firmy lub po prostu osoby zaproszone przez organizatorów.

Bardzo często zdarza się, że uczestnicy reprezentują różne branże. Dlatego wydarzenie przybiera formę spotkania eksperckiego , z tą zaletą, że uczestnicy biorą w nim udział dobrowolnie, co zwiększa produkcję ekscytujących spostrzeżeń.

Chodzi o to, aby dać wszystkim zaangażowanym osobom możliwość wniesienia wkładu w debatę. Chociaż jest to doskonałe do promowania różnorodnych i kwalifikowanych doświadczeń, należy uważać, aby nie zamienić dyskusji w bałagan.

Dlatego okrągłe stoły, oprócz ograniczonej liczby uczestników, powinny mieć silnego mediatora. Nie stanowi to problemu, ponieważ główne narzędzia przeznaczone do zdalnych spotkań oferują zasoby moderacyjne.

Do tej pory przedstawialiśmy okrągłe stoły jako duże sesje burzy mózgów. W ten sposób bez wątpienia przynoszą korzyści uczestnikom. Jednak jego komercyjne wykorzystanie jest również bardzo powszechne.

Niejednokrotnie sponsor dba o wszystkie niezbędne inwestycje związane z wydarzeniem, zazwyczaj w zamian za wyeksponowanie swojej marki.

Ponieważ spotkanie ekspertów jest czymś atrakcyjnym dla publiczności, możliwe jest również przekształcenie okrągłego stołu w treści marketingu cyfrowego i udostępnienie ich publiczności.

Jakie są korzyści z prowadzenia Okrągłego Stołu?

Jak widzieliście, okrągłe stoły to doskonałe miejsca do pogłębionych dyskusji. To, w jaki sposób ta przewaga może przynieść Twojej firmie korzyści, zależy bezpośrednio od Twoich celów.

Wyobraź sobie sytuację, w której firma zdaje sobie sprawę, że musi uporać się z problemem, ale kierownictwo nie jest pewne rozwiązania.

Menedżerowie zapraszają ekspertów z różnych sektorów na okrągły stół, wyjaśniając proponowaną dyskusję.

Dzięki temu kierownictwo firmy znajdzie się wśród ogromnej różnorodności spostrzeżeń, które można bezpośrednio zastosować do optymalizacji działań marki.

Jednocześnie uczestnicy mają niepowtarzalną okazję uczenia się od swoich rówieśników, nawet jeśli dopiero co ich poznali. Taka wymiana spostrzeżeń jest jedną z najskuteczniejszych form uczenia się w środowisku korporacyjnym.

Jest to jeszcze bardziej widoczne, gdy weźmiemy pod uwagę rzeczywistość firm międzynarodowych, które mają członków w różnych lokalizacjach.

Korzystając z wyspecjalizowanych platform, łatwo zgromadzić wszystkich odpowiednich uczestników na jednym spotkaniu. Tym samym, w przeciwieństwie do tradycyjnych spotkań, nie ma ograniczeń co do udziału profesjonalistów.

Okrągłe stoły przełamują hierarchie

Jedno z najstarszych odniesień do okrągłych stołów pochodzi z Opowieści króla Artura, jednej z najsłynniejszych opowieści zachodniego społeczeństwa.

Według legendy Artur zbierał swoich doradców przy okrągłym stole, właśnie po to, aby zilustrować ideę, że tam wszyscy są równi. Innymi słowy, okrągły stół nie ma hierarchii, ponieważ opinie wszystkich uczestników mają taką samą wagę.

Chociaż odniesienie jest mityczną historią, koncepcja doskonale pasuje do okrągłych stołów, które koncentrują się na tym artykule.

Bez określonych liderów uczestnicy czują się znacznie bardziej zmotywowani do wyrażania swoich opinii, co wzbogaca debatę na nieocenionym poziomie.

Okrągłe stoły mogą być wykorzystane do poprawy autorytetu marki

Pamiętasz, jak wspominaliśmy o możliwości znalezienia sponsorów dla twoich okrągłych stołów?

W takich sytuacjach często zdarza się, że wydarzenie jest otwarte dla szerszej publiczności, co nie oznacza, że ​​powinno być dostępne dla wszystkich.

Wyobraź sobie na przykład, że Twoja agencja będzie promować okrągły stół z udziałem świetnych ekspertów ds. marketingu cyfrowego. Aby zwiększyć świadomość, zapraszasz wybraną grupę osób, które mogą być Twoimi klientami VIP, partnerami strategicznymi i innymi członkami branży.

To wydarzenie można łatwo wykorzystać jako część strategii brandingowej. Powiązanie jakości debaty z wizerunkiem marki i przyczynienie się do wzrostu Twojego autorytetu rynkowego.

Jakich błędów należy unikać podczas prowadzenia Okrągłego Stołu?

Zanim zaczniemy mówić o wskazówkach dotyczących prowadzenia okrągłych stołów, należy wspomnieć o kilku błędach, których należy unikać. Jednym z najczęstszych jest brak dbałości o zarządzanie czasem.

Musisz tak zaplanować dyskusję, aby nie przekroczyła wyznaczonego czasu ani nie zakończyła się przed czasem. Jeśli debata ucichnie po tym, jak ktoś odpowie na pytanie, moderator powinien zainterweniować, aby odświeżyć atmosferę i poprowadzić wydarzenie do przodu.

Innym powszechnym problemem jest brak jasności w omawianych tematach. Nawet jeśli zgromadzisz najlepszych mówców, mogą oni mieć słabe występy, jeśli nie rozumieją, jakiego rodzaju informacje zwrotne powinni przekazać.

Dlatego tak ważne jest posiadanie silnego mediatora, a przede wszystkim umiejętność komunikowania się z uczestnikami.

Inną sytuacją, która może zaszkodzić sukcesowi okrągłego stołu, jest koncentracja wypowiedzi jednej lub dwóch osób. Bez udziału wszystkich nie jest możliwe osiągnięcie pożądanych rezultatów.

Kiedy takie spotkania odbywają się za pośrednictwem wideokonferencji, nierzadko można zauważyć, że niektórzy uczestnicy czują się bardziej onieśmieleni.

Niezbędne jest rozpoznanie tych sytuacji i podjęcie niezbędnych interwencji w celu dostosowania okrągłego stołu i poprawy jego jakości.

Jak skutecznie przeprowadzić Okrągły Stół?

A teraz przejdźmy od razu do sedna: jakich praktyk i technik możesz użyć do prowadzenia rozmów przy okrągłym stole?

Czytaj dalej i dowiedz się!

Zdefiniuj swoje cele

To zawsze pierwszy krok. Zdefiniowanie celów pozwala stworzyć podstawę dla dalszej części procesu. W końcu na podstawie tego, co chcesz osiągnąć przy okrągłym stole, zdecydujesz, które z nich zaprosić, jakie tematy poruszyć i wiele więcej.

Niezbędne jest zaangażowanie wszystkich zespołów zaangażowanych w proces planowania, produkcji i oceny przy okrągłym stole. Tylko dzięki zrozumieniu celów osoby te będą mogły odpowiednio działać, aby zapewnić ich osiągnięcie.

Można poruszyć kilka tematów. Do Ciebie należy wybór takiego, który zainteresuje Twoich potencjalnych gości, a jednocześnie będzie związany z działalnością Twojej firmy.

Ostrożnie wybierz listę uczestników

Po zdefiniowaniu celów i tematów nadszedł czas na podsumowanie listy uczestników. Najpierw musisz ustalić, ilu uczestników chcesz wziąć w wydarzeniu.

W przypadku okrągłych stołów liczba ta zwykle wynosi od 6 do 10 osób. Jeśli jednak uważasz, że jest możliwość przedłużenia tego limitu, nic nie stoi na przeszkodzie.

Po wybraniu uczestników upewnij się, że zebrałeś odpowiednie informacje o każdym z nich.

Ich praca, dziedziny wiedzy i doświadczenie zawodowe mają bezpośredni wpływ na to, w jaki sposób mogą przyczynić się do rozmowy, dlatego ważne jest, aby o nich wiedzieć.

Znajomość ich cech ułatwia też komunikację z nimi. W końcu musisz przejść przez punkty, które mają omówić. Moderator jest ważnym sojusznikiem w tej misji.

Wybierz silnego moderatora

Możesz zapomnieć o wszystkich korzyściach płynących z okrągłego stołu, jeśli jest on prowadzony nieefektywnie, gdy wiele osób mówi jednocześnie lub ucieka od głównych tematów.

Istotne jest, aby wszyscy uczestnicy mieli takie same ramy czasowe na zabranie głosu. Unikanie długich ciszy jest również kluczem do podtrzymania dyskusji.

Moderator powinien być w stanie poradzić sobie ze wszystkimi tymi sytuacjami. Jeśli czuje, że dyskusja zmierza w ślepą uliczkę, powinien zachęcić uczestników do znalezienia bardziej kreatywnych dróg wyjścia.

Mody są również odpowiedzialne za motywowanie mniej pewnych siebie uczestników do udziału i uspokajanie prelegentów, którzy dają się ponieść emocjom.

Dobrą praktyką jest udostępnienie moderatorowi przewodnika zawierającego pytania wprowadzające i główne punkty dyskusji. Mediatora nie należy jednak postrzegać jako uczestnika. Ich rolą jest jedynie moderowanie, a nie eksponowanie swoich opinii.

Utrzymuj zaangażowanie uczestników

Nie ma okrągłego stołu, jeśli nie ma zaangażowanych ludzi. Jeśli celem okrągłego stołu jest wymiana pomysłów, należy upewnić się, że uczestnicy są zaangażowani w rozmowę.

Jedną z możliwości jest stworzenie interaktywnego środowiska . Na przykład dodaj sesję pytań i odpowiedzi, w której publiczność wysyła pytania do uczestników okrągłego stołu i odpowiada na nie na żywo. Ludzie uwielbiają być słyszani, a czekanie na ich odpowiedzi sprawi, że będą uważni i zaangażowani.

Kolejną wskazówką jest korzystanie z pomocy wizualnych . Badania wskazują, że ludzie zapamiętują 6,5 razy więcej informacji, gdy są narażeni na kombinację elementów wizualnych i ustnych, w porównaniu z samymi elementami ustnymi. Dlatego używaj wykresów, wykresów, krótkich filmów i obrazów, aby utrzymać uwagę odbiorców.

Dobrym pomysłem jest również zaplanowanie krótkich przerw podczas dłuższych sesji, aby dać uczestnikom szansę na odświeżenie się i naładowanie baterii. Dodatkowo rozważ włączenie działań energetyzujących, takich jak krótkie lodołamacze lub ćwiczenia rozciągające, aby utrzymać poziom energii i skupienie.

Na koniec pamiętaj, że nic z tego nie zadziała, jeśli nie dostarczysz odpowiednich treści . Dobrą wskazówką jest zmiana przeznaczenia treści, co oznacza ponowne wykorzystanie materiałów w nowym formacie. Na przykład artykuł o wysokiej skuteczności może stać się tematem rozmów przy okrągłym stole.

Transkrypcja rozmowy

Mówiąc o zmianie przeznaczenia, oprócz przesyłania strumieniowego okrągłego stołu i oferowania go użytkownikom na żywo, możesz go używać do tworzenia innych materiałów. Najczęstszymi przykładami są e-booki i posty na blogach.

Oczywiście w tym celu musisz wyznaczyć członka personelu z pojedynczą misją transkrypcji całej rozmowy.

Gdy masz już gotową transkrypcję, następnym krokiem jest bezproblemowa konwersja jej do innego formatu. WriterAccess to platforma, która może połączyć Cię z najlepszymi pisarzami, którzy poradzą sobie z zadaniem z finezją i precyzją.

Zainwestuj w odpowiednią platformę i narzędzia

Wreszcie, niezwykle ważne jest, aby pracować z najbardziej odpowiednią platformą i narzędziami. Różne opcje na rynku oferują zasoby ułatwiające cały proces, od promocji po wydarzenie.

Ponieważ mówimy o spotkaniach zdalnych, konieczne jest sprawdzenie, czy platforma ma niezbędne funkcje do obsługi okrągłego stołu. Zoom i GoToMeeting to dobre przykłady platform, które można wykorzystać do mniejszych wydarzeń.

Niektóre opcje oferują bardziej zaawansowane funkcje, takie jak Hubilo, w tym dostosowywanie wyglądu i charakteru wydarzenia w celu reprezentowania Twojej marki. Dlatego przed wyborem platformy sprawdź, co oferują.

Tablice do wspólnej burzy mózgów, takie jak Stormboard, oraz narzędzia do głosowania, takie jak Poll Everywhere, mogą utrzymać zaangażowanie odbiorców.

Pamiętaj, wybór narzędzi będzie zależał od konkretnych potrzeb i celów dyskusji przy okrągłym stole.

Ostatnie słowa

Prowadzenie okrągłego stołu to sposób na promowanie pogłębionych dyskusji z udziałem profesjonalistów i ekspertów. W rezultacie możesz wygenerować cenne spostrzeżenia i zachęcić wszystkich uczestników do udziału.

Zdefiniuj swoje cele, uczestników i moderatorów i zacznij planować kolejne udane wydarzenie.

Chcesz odkryć więcej sekretów, aby wznieść swoją markę na nowy poziom? Nasz skrupulatnie opracowany biuletyn to podstawowe źródło informacji, dostarczające bezcennych informacji, które pomogą Ci w tworzeniu i wdrażaniu zwycięskich strategii. Subskrybuj The Beat!