Pomysły na spotkania sprzedażowe, które utrzymają motywację i koncentrację Twojego zespołu

Opublikowany: 2022-01-17

Firmy na całym świecie mają wspólny problem: spotkania . Mają ich zbyt wiele, trwają zbyt długo lub obejmują osoby, które tak naprawdę nie muszą tam być lub, w wielu przypadkach, połączenie wszystkich trzech.

Bez względu na przyczynę, faktem jest, że zbyt wiele firm nadal organizuje spotkania, które nie są tak produktywne lub celowe, jak mogłyby być.

Według statystyk zgłoszonych przez Erika Devaneya z Drift, przeciętny pracownik marnuje 31 godzin miesięcznie na bezproduktywnych spotkaniach, podczas gdy szacowany koszt niepotrzebnych spotkań dla amerykańskich firm wynosi 37 miliardów dolarów.

Rzeczywiście, dyrektor HubSpot, Dan Tire, nienawidzi spotkań. W niedawnej rozmowie powiedział mi: „Spotkania to kac z lat 80-tych. Wtedy byli do niczego, a teraz są jeszcze gorsi”.

Trudno się spierać.

Według statystyk zgłoszonych przez Erika Devaneya z Drift, przeciętny pracownik marnuje 31 godzin miesięcznie na bezproduktywnych spotkaniach, podczas gdy szacowany koszt niepotrzebnych spotkań dla amerykańskich firm wynosi 37 miliardów dolarów.

Oczywiście nie oznacza to, że nie powinniśmy organizować spotkań oznacza to po prostu, że musimy przemyśleć, w jaki sposób je organizujemy. Musimy wymyślić pomysły na spotkania sprzedażowe, które zmaksymalizują nasz czas i wysiłek.

Chociaż problem dotyczy wszystkich branż i działów, zespoły sprzedaży muszą być szczególnie świadome marnowania czasu na spotkaniach, ponieważ czas spędzony na spotkaniach to czas, którego nie sprzedają a to oznacza utratę przychodów.

Zasady organizacji produktywnego spotkania sprzedażowego

Zanim przejdziemy do pomysłów na spotkania sprzedażowe, aby utrzymać motywację i koncentrację zespołu sprzedaży, najpierw upewnij się, że dobrze znasz podstawy. Oto kilka ogólnych zasad przeprowadzania produktywnych spotkań (sprzedażowych lub innych):

Wyznacz jeden cel

Każde spotkanie powinno obracać się wokół osiągnięcia jednego konkretnego celu. Spotkania nastawione na więcej niż jeden cel zwykle tracą koncentrację, więc jeśli w programie jest wiele celów, poważnie zastanów się, czy możesz zostawić mniej pilne cele na inny czas.

Nie możesz wymyślić celu?

W takim razie prawdopodobnie nie powinieneś mieć spotkania.

Przypisz lidera

Przypisz lidera

Wszystkie spotkania powinny mieć kogoś odpowiedzialnego za zapewnienie, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

Wyznacz tę osobę z wyprzedzeniem – to da jej czas na zastanowienie się nad swoją rolą na spotkaniu, tak jak to planują.

Utrzymuj spotkania jak najkrótsze (i trzymaj się swojego harmonogramu)

Spotkania są zazwyczaj zaplanowane w przedziałach półgodzinnych lub godzinnych. Wyobrażam sobie, że ważnym tego powodem jest to, że chociaż możesz to nadpisać, 30 minut jest domyślnym ustawieniem w Kalendarzu Google.

Utrzymuj krótkie spotkania

Podczas gdy niektóre spotkania mogą wymagać pół godziny lub więcej, wiele nie.

Spotkanie czysto motywacyjne może zająć tylko 10 minut, podczas gdy burza mózgów może zająć całą godzinę.

Bądź realistą, ile czasu potrzebujesz, i nie wpadaj w klasyczną pułapkę planowania spotkań w blokach półgodzinnych lub godzinnych, tylko dlatego, że Google jest skonfigurowany w ten sposób i do tego jesteś przyzwyczajony.

W rzeczywistości Gary Vaynerchuk opowiada się za planowaniem spotkań w bardzo krótkich i bardzo precyzyjnych przedziałach czasowych zaledwie 7, a nawet 5 minut i dlaczego nie? Świadomość, że do osiągnięcia celu pozostało mniej niż 10 minut, a zegar tyka jest świetnym motywatorem. Zapobiegnie to również klasycznemu marnowaniu czasu – przeciąganiu spotkań na całe pół godziny lub godzinę tylko dlatego, że według kalendarza powinieneś tam być tak długo.

Według Dana wszystkie jego spotkania handlowe są ograniczone do 25 minut. „Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest ktoś, kto bełkocze o absurdalnych rzeczach, którymi nikt się nie przejmuje” – powiedział.

Dlaczego 25 minut? „Tak właśnie żyjemy dzisiaj. Wszyscy jesteśmy zajęci. Twój zespół sprzedaży podziękuje Ci za to, ponieważ daje im dodatkowe pięć minut na sprawdzenie swoich wiadomości e-mail. Jeśli nie masz 25 minut do przebrnięcia, Dan sugeruje albo odwołanie spotkania, albo zamianę go na dziesięciominutowe.

Program Spotkania Sprzedaży

Częścią upewnienia się, że spotkania sprzedażowe są jak najbardziej produktywne i nie marnują niczyjego cennego czasu, jest stworzenie optymalnego planu spotkań sprzedażowych.

Nie tylko potrzebujesz, aby spotkania sprzedażowe miały charakter edukacyjny i motywacyjny, ale również chcesz, aby Twoi handlowcy czekali na spotkania i cieszyli się, że mogą w nich uczestniczyć.

To rzadka okazja w tygodniu pracy, aby spotkać się na spotkanie w zespole – i, według Dana, trochę zabawy.

Dlatego nie lekceważ tego, jak ważne jest stworzenie idealnego planu spotkania i przez lata doskonal go metodą prób i błędów.

Twoje najbardziej udane segmenty będą tymi częściami spotkania, na które regularnie czekają Twoi przedstawiciele, które zachęcą ich do rozmowy.

Jak możesz to osiągnąć?

Dan wierzy, że wszystko, co próbujesz wcisnąć podczas spotkania, powinno mieć wpływ. Po prostu pokrój puch.

Na naszym czacie podzielił się swoją własną strukturą spotkań sprzedażowych: taką, w której nie ma miejsca na drobiazgi.

Powitanie i wprowadzenie

Sekcja powitalna i wprowadzająca nie musi być długa – w rzeczywistości nie powinna być – ale powinna nadać ton spotkaniu i zapewnić wszystkim poczucie komfortu.

Jeśli na spotkaniach pojawi się ktoś nowy, Dan zadaje im trzy przełamujące lody pytania. Pierwsze dwa: Kim jesteś? Jak długo jesteś w HubSpot? Trzecie pytanie jest trochę dziwaczne, na przykład „Jaki jest twój ulubiony ser?” lub „Gdzie było ostatnie miejsce, do którego byłeś?”

Recenzja z zeszłego tygodnia

Dan mówi: „W tym momencie zespół zadaje sobie pytanie: „Czy są jakieś wiszące czady z zeszłego tygodnia?”

Jeśli tak, zastanów się, który z nich powinien zostać przeniesiony na ten tydzień – zapewnienie ciągłości jest kluczem do upewnienia się, że wszystkie punkty zostały rozwiązane i nic nie przebije się przez szczeliny.

Rurociąg

Jedna z najbardziej znaczących części spotkań, sekcja Pipeline, polega na upewnieniu się, że zespół jest na dobrej drodze do osiągnięcia celu.

Dan mówi: „Wygrywamy jako zespół, przegrywamy jako zespół”. Tu nie chodzi o zawstydzanie kogokolwiek. A jeśli liczby nie są dobre, zachęca pracowników, aby „nie przejmowali się tym” i pamiętali, że wszystkie organizacje mają dobre i złe miesiące.

Nie więcej niż trzy ważne rzeczy

Ta część spotkania dotyczy informowania zespołu – ale nigdy więcej niż trzy punkty. Dan mówi, że jeśli jest więcej niż trzy rzeczy do poruszenia, nie wszystkie mogą być aż tak ważne i można je przenieść na następne spotkanie.

Naucz się nowej umiejętności w siedem minut

Następnie Dan włącza do spotkania część edukacyjną, podczas której może pomóc podnieść umiejętności swojego zespołu. Według Dana wystarczy siedem minut, aby nauczyć się nowej umiejętności.

Często zadawane pytania

Dan ostrzega liderów spotkań, aby nie pozwalali sekcji FAQ na przekroczenie limitu czasu.

„Jestem dość hardkorowy, jeśli chodzi o moje 25 minut”, mówi. „Jeśli to świetne pytanie i jest na czasie, powiem: „Dobrze, teraz zajmiemy dwie minuty, aby na nie odpowiedzieć”. Albo powiem: „To świetne pytanie, pozwól, że nagram film i wyślę go zespołowi”. Albo powiem: „Czy to przeszkadza innym ludziom? Czy to wielka sprawa dla wszystkich? Jeśli tak, wezmę dodatkowe pięć minut.

Jeśli pytanie jest ważne, ale nie na czas, Dan zaleca przeniesienie go na następne spotkanie, jeśli zegar się kończy.

Motywacyjne zakończenie

To jest twój moment, aby wzmocnić swoją drużynę, aby zniszczyć cele.

„Chodźmy po to, skończmy mocno” – mówi Dan. Chodzi o zwiększenie motywacji zespołu i musi to być wysoka energia.

Wyjaśnia: „To jest jak drużyna piłkarska: wchodzisz i idziesz BOOM!”

Skoncentruj się na pozytywach

Zachowaj żale na spotkaniach jeden na jednego spotkania grupowe powinny tylko wspominać o osiągnięciach i tym, co poszło dobrze.

Publiczne omawianie błędów rzadko przynosi jakiekolwiek korzyści. Jest to zawstydzające dla osoby (lub osób) zaangażowanej i demotywujące dla reszty zespołu. Przedstawia również zainteresowanych liderów w złym świetle i prawdopodobnie (negatywnie) wpłynie na uczucia ich podwładnych wobec nich.

Rozważ swoich zdalnych pracowników

Firmy zatrudniające pracowników zdalnych czy to jeden, dwóch, czy cały zespół mają do smażenia zupełnie inny czajnik.

Pracownikom zdalnym znacznie łatwiej jest rozproszyć się i wyjść ze spotkania niż pracownikom fizycznie obecnym, którzy robią to samo. Trudniejsze, jeśli nie niemożliwe, jest również wdrożenie niektórych z poniższych koncepcji.

Oznacza to, że musisz zachować szczególną ostrożność podczas spotkań, w których biorą udział pracownicy zdalni. Tym bardziej, jeśli w spotkaniu biorą udział zarówno pracownicy lokalni, jak i zdalni (ponieważ pracownicy zdalni bardzo łatwo czują się wykluczeni i odłączają się).

Jeśli dotyczy to Ciebie, pamiętaj o kilku rzeczach:

  • Zawsze ważne jest, aby spotkania były jak najkrótsze. Jest to jeszcze ważniejsze, gdy zaangażowani są pracownicy zdalni.
  • Upewnij się, że każdy ma szansę wypowiedzieć się.
  • Traktuj zdalnych pracowników tak, jakby byli w pokoju.
  • Upewnij się, że wszyscy uczestnicy mówią głośno, wyraźnie i do wszystkich — niezależnie od tego, czy są w sali, czy nie.
  • Zainwestuj w wysokiej jakości sprzęt. Zrób to trochę źle, a Twoi zdalni pracownicy mogą w ogóle nie być na spotkaniu.

Pomysły na spotkania sprzedażowe, które utrzymają motywację i koncentrację Twojego zespołu

Po zapoznaniu się z podstawami prowadzenia produktywnego spotkania powinieneś być gotowy do dywersyfikacji treści swoich spotkań i odkrywania nowych sposobów, aby utrzymać motywację i koncentrację zespołu sprzedaży podczas ich trwania.

Pamiętaj tylko, że treść każdego spotkania – sprzedaż lub inna – będzie się różnić w zależności od uczestników i ich hierarchii. Na przykład spotkanie dyrektora generalnego z dyrektorem ds. marketingu różniłoby się znacznie od spotkania dyrektora ds. marketingu i jego zespołu kierowniczego. Struktura prawdopodobnie zmieniłaby się ponownie, gdyby spotkanie składało się z CMO lub szefa sprzedaży i grupy nowych pracowników.

Niech to będzie zabawne

Jeśli chodzi o najlepsze pomysły na spotkania sprzedażowe, zapewnienie, że są zabawne i przyjemne, jest kluczem do zaangażowania pracowników.

Dan relacjonuje: „Jeśli ci faceci lub kobiety nie wychodzą ze spotkania sprzedażowego całkowicie podekscytowani, myśląc, że jesteś całkiem zabawny, to nie było to dobre spotkanie. A jeśli nie jesteś zabawny, znajdź kogoś, kto może być zabawny. Musisz mieć wpływ, musisz dodać wartość, musisz upewnić się, że wszystko jest gotowe. A jeśli to zrobisz, odniesiesz duży sukces”.

Aby to zrobić, Dan podchodzi do swoich spotkań tak, jak robiłby to na stojąco. On nawet je „motywuje”.

„Czy kiedykolwiek odbyłeś spotkanie sprzedażowe w piżamie?” On pyta. „Musisz mieć swoje kostiumy. Zabierz psa na spotkanie sprzedażowe. Jeśli nie masz psa, wynajmij psa.”

„Chcesz po prostu utrzymać to luźno”, mówi. „Bądź zabawny. Daj im trochę informacji, ale powinni stamtąd wypłynąć, mówiąc: „Dobra, nie zapomnę tego spotkania, na którym wszyscy mieli swojego psa”. A potem osiągnąłeś swój cel.

Udostępniaj informacje wewnętrzne

Przejrzyste firmy mają szczęśliwszych i bardziej zaangażowanych pracowników – przede wszystkim dlatego, że szczerość i szczerość wobec pracowników rodzi kulturę zaufania i otwartości oraz poczucie, że wszyscy pracujecie nad wspólnym celem.

Aby rozpocząć przyjmowanie bardziej otwartej i uczciwej kultury w Twojej firmie, spraw, aby dzielenie się informacjami stało się stałym elementem spotkań sprzedażowych.

Poproś personel o odgrywanie ról

Na kilka dni przed spotkaniem daj swoim pracownikom motyw przewodni i poproś ich, aby przygotowali na jego podstawie odgrywanie ról. Teoretycznie może to być cokolwiek, ale oto kilka pomysłów, które mają sens w środowisku sprzedażowym: Odgrywanie ról personelu

  • Jak przezwyciężyli trudny sprzeciw.
  • Najtrudniejszy ton, jaki kiedykolwiek zrobili.
  • Najbardziej żenujący moment jako sprzedawcy.
  • Jak poradzili sobie z kłótliwą perspektywą.

W przypadku niektórych z nich możesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje. Na przykład możesz rozwinąć ten ostatni punkt, aby przyjrzeć się takim rzeczom, jak kontakt z potencjalnym klientem, który:

  • Uważa, że ​​mają większą wiedzę niż Ty w swojej dziedzinie
  • Oskarża cię o kłamstwo
  • Twierdzi, że jest zainteresowany, ale porozmawia tylko z kimś nad tobą

Odgrywanie ról jest co najmniej zabawne, ale może też być naprawdę pouczające – zwłaszcza jeśli zachęcisz bardziej doświadczonych członków personelu do odgrywania scenariuszy, które mogą być nowe dla mniej doświadczonych pracowników.

Nie zmuszaj jednak personelu do udziału niewiele osiągniesz, zawstydzając swój zespół. To powiedziawszy, odgrywanie ról jest szalenie cenne, jeśli chodzi o doskonalenie umiejętności sprzedażowych. Każdy, kto nie lubi odgrywać ról przed kolegami, powinien nadal odgrywać role w nieco bardziej prywatnym miejscu.

„Odgrywanie ról jest najbardziej niedostatecznie wykorzystywanym, a także najbardziej niedocenianym narzędziem szkoleniowym w zakresie sprzedaży w całej branży sprzedaży”. Marcus Sheridan, Lew sprzedaży

Zagraj w grę (z nagrodami)

Gry, które mają pomóc Twoim pracownikom we współpracy, mogą wzmocnić relacje i zwiększyć pewność siebie.

Istnieje niezliczona ilość pomysłów na gry integracyjne online, więc nie będę teraz zagłębiał się w szczegóły, ale oto kilka szybkich sugestii dotyczących gier, które moim zdaniem działają dobrze i są łatwe do zorganizowania.

Prawda i kłamstwa – poproś każdą osobę, aby wymyśliła dwa fakty o sobie i jedno kłamstwo. „Fakty” są następnie udostępniane grupie, a reszta zespołu musi odgadnąć, który z nich jest kłamstwem.

Polowania na śmieciarzy – połącz swoją drużynę w pary i daj im listę głupich zadań do wykonania – na przykład odnalezienie trudnego do znalezienia przedmiotu lub zrobienie selfie z nieznajomym. Aby uzyskać maksymalną liczbę punktów za budowanie zespołu, upewnij się, że łączysz w pary członków zespołu, którzy jeszcze się nie związali.

Upuszczenie jajka – podziel swoją drużynę na małe grupy i rzuć wyzwanie, aby stworzyli urządzenie, które pomieści niegotowane jajko (coś w rodzaju tego, co widzisz poniżej) i zapobiegnie jego pękaniu po upuszczeniu na twardą powierzchnię.

Gra upuszczania jajek

Przeprowadź (krótką) sesję szkoleniową

Wybierz jeden temat i zorganizuj mini sesję szkoleniową, której celem jest doskonalenie umiejętności personelu w danym obszarze lub nauczenie nowych umiejętności. Zorganizuj sesję treningową

Gdy robisz to po raz pierwszy, prawdopodobnie sam będziesz chciał przejąć rolę trenera; jednak zachęcam do otwierania przyszłych slotów dla całego zespołu (tak jak w przypadku odgrywania ról, nie zmuszaj nikogo do wzięcia udziału lepiej dla wszystkich, jeśli wszyscy uczestnicy są chętni).

Zorganizuj Impromptu Awards Show

Ceremonie wręczenia nagród są często zarezerwowane dla pracy wigilijnej lub innego dorocznego spotkania. To dobrze, ale często oznacza to, że mniejsze osiągnięcia są w dużej mierze nierozpoznawane.

Oprócz „oficjalnej” corocznej ceremonii, podczas jednego ze swoich regularnych spotkań przyznaj mniejsze wygrane swojego zespołu improwizowanymi nagrodami (oczywiście wraz z nagrodami).

Zaskocz swój personel

Zorganizuj spotkanie pod koniec dnia i zaskocz pracowników czynnością niezwiązaną z pracą (jedzenie i napoje to zazwyczaj bezpieczny zakład po prostu pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wymagania żywieniowe wszystkich osób i to, co mogą lubić osoby niepijące/kierowcy). Zaskocz swój personel

To jedno z tych spotkań, które prawdopodobnie powinieneś zaplanować na pół godziny, a nawet godzinę. Tylko pamiętaj, aby poinformować swój zespół z wyprzedzeniem, kiedy powinien zakończyć dzień i udać się do sali konferencyjnej.

Wymieszać rzeczy

Unikaj przestrzegania ustalonego programu. Opłucz i powtórz, a twój zespół szybko się znudzi. Co gorsza, mogą mieć trudności z zapamiętaniem szczegółów spotkania (jest to powszechne zjawisko zwane nasyceniem uwagi).

Zapobiegaj temu, mieszając używany format, planowane działania i długość spotkań.