Skalowanie agencji: Lekcje wzrostu i zmian

Kierowanie i skalowanie szybko rozwijającej się agencji było niesamowitą podróżą, zwłaszcza że budowanie biznesu nie było nawet na moim radarze, kiedy sześć lat temu zacząłem niezależnie doradzać.

W ciągu ostatnich sześciu lat, budując Eyeful Media, polegałem na mojej sieci i współpracownikach, szczególnie tych z doświadczeniem w agencjach, aby pomyślnie kierować naszym rozwojem. Uczyłem się bezcennych lekcji na każdym kroku.

Chociaż nauczyliśmy się niektórych lekcji wcześnie, wiele z nich przyszło, gdy dojrzeliśmy. Naszą podróż podzieliliśmy na etapy w oparciu o model cyklu życia organizacji Adizes:

• Dzieciństwo.
• Wzrost go-go.
• Adolescencja.
• Główny.

Zdaliśmy sobie sprawę z konieczności dostosowania i doskonalenia naszego podejścia na każdym etapie.

Wiele z najważniejszych możliwości rozwoju, które udało nam się wykorzystać, zostało zebranych na podstawie opinii naszych klientów i pracowników.

Te ważne lekcje wyciągnięte na każdym etapie naszej podróży ewoluowały wraz z dojrzewaniem jako organizacja.

Ustawianie motywów rozwoju biznesu

Aby zapewnić przejrzystość i ukierunkowanie, co roku wyznaczaliśmy temat, który reprezentował stan naszej działalności.

W 2020 roku skupiliśmy się na budowie infrastruktury. Rok 2021 był przeznaczony na ustanowienie struktury. W 2022 roku naszym celem była poprawa efektywności, która pozostaje priorytetem w 2023 roku.

Jedną z najważniejszych rzeczy, jakie zrobiliśmy, było staranne opracowanie i udoskonalenie naszej misji, wizji i wartości.

Jasność w tych kwestiach pozwoliła nam skalować się w sposób, który wydaje nam się odpowiedni, w tym zatrudnianie osób dopasowanych do kultury oraz budowanie infrastruktury, struktury i wydajności w sposób zgodny z tym, co chcemy osiągnąć i za czym się opowiadamy.

Rok infrastruktury (2020)

W pierwszych latach naszej agencji opieraliśmy się na sieci kontrahentów i konsultantów.

Ponieważ jednak w 2020 r. zaczęliśmy zatrudniać pracowników pełnoetatowych (FTE), potrzebowaliśmy silniejszej infrastruktury, aby wspierać nasz rosnący zespół.

Głównym powodem przejścia na etaty była większa przewidywalność personelu podczas pozyskiwania klientów.

Poniższe elementy to wszystko, co chciałbym, abyśmy wdrożyli znacznie wcześniej, więc jeśli pozwala na to Twój budżet, rozważ wprowadzenie ich, gdy tylko będziesz mógł sobie na to pozwolić:

Uzyskaj rozwiązanie płacowe

Przejście od płacenia kontrahentom przez PayPal do używania Gusto do listy płac znacznie uprościło nasze procesy.

Dzięki Gusto wydawanie 1099 i W2 stało się bardziej wydajne. Integracja z Corpnet i benefity pomogły nam również efektywniej zarządzać pracownikami w różnych stanach.

Zainwestuj w wysokiej jakości narzędzia komunikacyjne

Zdaliśmy sobie sprawę z potrzeby bezproblemowej współpracy i uaktualniliśmy Google Chat do Slacka na podstawie opinii naszego zespołu.

Inwestowanie w narzędzia komunikacyjne, które ułatwiają efektywną pracę zespołową i wymianę informacji, ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku agencji zdalnych.

Wybierz oprogramowanie do księgowości dla firm

Zacznij od solidniejszego oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks Online, aby uniknąć późniejszej migracji danych z wersji przeznaczonej dla niezależnych freelancerów.

Spójność w nazewnictwie projektów oraz tworzeniu działów i klas zapewni cenne informacje do analizy wzrostu.

Zautomatyzuj gromadzenie danych raportowania

Aby zredukować liczbę zadań ręcznych i zaoszczędzić czas naszego zespołu na analizę, początkowo używaliśmy Supermetrics do pobierania danych do arkuszy kalkulacyjnych. (Jednakże wraz ze wzrostem naszych potrzeb przyjęliśmy Domo, bardziej kompleksowe rozwiązanie do raportowania, aby tworzyć szczegółowe raporty wewnętrzne i zewnętrzne w ciągu roku naszej wydajności).

Dokładnie śledź czas

Chociaż wielu nie lubi śledzenia czasu, uznaliśmy jego znaczenie dla zrozumienia rentowności projektu i klienta.

Śledzenie czasu działało od pierwszego dnia, ponieważ było nam potrzebne do celów rozliczeniowych, ale zaktualizowaliśmy je do rozwiązania, które lepiej integruje się z resztą naszego stosu technologicznego.

(Uwaga: w późniejszych latach zaczęliśmy przeprowadzać głębszą miesięczną analizę odsetka całkowitego czasu śledzonego i rentowności klienta/projektu, ale to przygotowało grunt)

Skorzystaj z rozwiązania do zarządzania projektami

Zastosuj narzędzie do zarządzania projektami, aby usprawnić przepływy pracy i poprawić wydajność. Nasz pierwszy pracownik SEO naciskał na zarządzanie projektami.

Odkąd przestałem pełnić rolę lidera w firmie, nie zdawałem sobie sprawy z jej znaczenia w kojarzeniu wielu organizacji w równoległych strumieniach pracy.

Zainwestuj w narzędzia, które ułatwią Twojemu zespołowi dzielenie się opiniami

Jako agencja zorientowana na wartości ważne jest, aby stale monitorować, jak radzą sobie nasi pracownicy. Wdrożyliśmy 15five po sugestii znajomego, który prowadzi znacznie większą agencję.

Chociaż duże firmy zwykle korzystały z narzędzi do zarządzania pracownikami, jest to jedna z niewielu rzeczy, które zmieniły grę.

Zbuduj niestandardowy szablon PowerPoint / Prezentacje Google

Może to zabrzmieć głupio, ale jedną z naszych najlepszych inwestycji było zatrudnienie projektanta do stworzenia szablonu Prezentacji Google.

Spędzaliśmy niezliczone godziny na przerabianiu talii, ponieważ były niespójne. To była ogromna oszczędność czasu i kosztowała nas mniej niż 2000 USD.

Odciąż księgowość i uzyskaj CPA, który może obsługiwać wiele stanów

Kiedyś kategoryzowałem każdy wydatek w QuickBooks ręcznie. Chociaż zarządzanie własną księgowością na wczesnym etapie podróży firmy jest w porządku, aby zrozumieć swoje wydatki, w pewnym momencie przestaje to być najlepszym wykorzystaniem czasu.

Zapłać komuś (jak Corpnet), aby utworzył dla ciebie stany na podatki i znalazł księgowego. Po kilku pierwszych latach działalności musieliśmy również zatrudnić nowego CPA. Przerośliśmy nasz pierwszy ze względu na złożoność działania w wielu stanach.

Stwórz nadrzędny plan operacyjny

Jako założyciel możesz mieć jasny obraz tego, dokąd chcesz iść z agencją i co jest dla Ciebie ważne.

Ale kiedy zatrudniasz więcej liderów, chcesz mieć pewność, że jest to również jasne dla nich. Spisanie planu na papierze pomaga również zidentyfikować luki i możliwości.

Skonfiguruj dyski współdzielone i uporządkuj swoje dokumenty

Byłoby dobrze, umieszczając wszystkie dokumenty w jednym folderze i przeszukując. Jednak nie każdy może tak pracować, a późniejszy powrót i uporządkowanie dokumentów może być bardzo bolesny.

Zbuduj zorganizowaną, skalowalną strukturę plików, która ułatwi wdrażanie nowych pracowników. Kiedy szybko się rozwijasz, potrzebujesz ludzi, którzy szybko się rozwijają, a poświęcenie czasu na zorganizowanie pomoże przyspieszyć ten proces.

Przy okazji upewnij się, że umieściłeś wszystkie umowy w zorganizowanym folderze.

Zidentyfikuj strumienie przychodów i wydatków

Określ, co chcesz sprzedać, w jaki sposób chcesz za to zapłacić i dostosować zasoby do rodzaju pracy, którą chcesz wykonać.

W ciągu pierwszych kilku lat możesz chcieć podjąć się wszelkich projektów, które staną Ci na drodze, ale w miarę skalowania możesz zdecydować się na rozszerzenie lub zmniejszenie zakresu swojej oferty.

Rok struktury (2021)

Na tym etapie naszym głównym celem było stworzenie solidnych podstaw i udoskonalenie naszych procesów pod kątem skalowalności i inicjatyw strategicznych.

Naszym celem było uwolnienie zespołu do strategicznych inicjatyw i usprawnienie procesu onboardingu.

Odejście od codziennych zadań może być trudne, zwłaszcza jeśli zaczynałeś jako marketer, a teraz musisz zostać „prawdziwym” dyrektorem generalnym.

Jednak delegowanie obowiązków i stworzenie solidnej struktury zespołu jest kluczowe, gdy zatrudniasz odpowiednich ludzi.

Zmaksymalizuj posiadaną technologię, ustandaryzuj praktyki i rozważ użycie bardziej zaawansowanych narzędzi do skutecznej konsolidacji i prezentacji danych.

Wprowadź dodatkowe poziomy zarządzania, aby zapewnić efektywną komunikację i zgodność w ramach agencji. Eksplorowanie partnerstw i zabezpieczanie linii kredytowej może również wspierać rozwój Twojej agencji na tym etapie.

Zbuduj solidny proces wdrażania

Onboarding prowadziłem przez kilka pierwszych lat, ponieważ chciałem mieć pewność, że ludzie rozumieją nasze wartości. Ale to nie było wydajne ani skalowalne i nie było tak skuteczne, jak mogłoby być.

Niektórzy z naszych liderów postanowili zbudować lepszy proces z większą przejrzystością oczekiwań na pierwsze 90 dni, linkami do ważnych dokumentów oraz spotkaniami i pozdrowieniami z różnymi współpracownikami.

Ustal strukturę zespołu

Na tym etapie zaczęliśmy budować dodatkowe warstwy zarządzania, w tym dodawać dyrektorów grup. Pozwoliło to naszemu zespołowi mieć menedżerów, do których można było zwrócić się o pomoc, i zapewniło większą przejrzystość ról.

Wdrażaj roczne przeglądy

Nigdy nie byłem wielkim fanem ocen rocznych, ponieważ uważam, że menedżerowie powinni przekazywać informacje zwrotne przez 365 dni w roku.

Jednak niektórzy z naszych bardziej ekologicznych pracowników chcieli bardziej ustrukturyzowanego procesu, który pomógłby im zrozumieć, co trzeba zrobić, aby przejść na wyższy poziom.

Zaczęliśmy to robić w Dokumentach Google, ale potem przenieśliśmy ten proces do 15 Five.

Zabezpiecz linię kredytową

Najlepszy czas na uzyskanie linii kredytowej jest wtedy, gdy jej nie potrzebujesz.

Jako lider odpowiadasz za środki utrzymania swoich pracowników i ich rodzin. Przygotuj linię bezpieczeństwa, jeśli napotkasz problem z przepływem gotówki.

Ulepsz swoją markę

Możesz latać pod radarem przez kilka pierwszych lat. Gdy zaczniesz się skalować, nawet pocztą pantoflową, rozważ przeprojektowanie strony internetowej lub odświeżenie logo. Tylko upewnij się, że nie przepłacasz!

Wynajmij z wyprzedzeniem, ale nie za dużo

W miarę jak Twoja agencja będzie się skalować, a przychody staną się bardziej przewidywalne, rozważ przejście z modelu zatrudniania „dokładnie na czas” na dodawanie pracowników z niewielkim wyprzedzeniem.

Nie przesadzaj, aby nie mieć do czynienia z bezczynną przepustowością (podobnie jak kwiaty, godziny agencji są nietrwałe – kiedy już ich nie ma, nie ma ich!). Ale obsadzenie personelu daje zespołowi więcej możliwości na szkolenia i pokrycie nieobecności.

Skorzystaj z usług wykonawców, aby szybko skalować zasoby, jeśli projekt pojawia się znikąd i potrzebujesz przepustowości.

Rok efektywności (2022)

Wydajność stała się naszym głównym celem, ponieważ chcieliśmy zoptymalizować nasze procesy, wprowadzić automatyzację i poprawić rentowność klientów i projektów.

Kładziemy również duży nacisk na rozwój naszych pracowników. Chociaż szkolenie przywódcze może nie być związane z wydajnością, Twoim celem zawsze powinno być ograniczenie mimowolnej rotacji i stworzenie możliwości rozwoju dla Twojego zespołu. Coaching może pomóc w obu tych sprawach.

Zdobądź asystenta

Jako założyciel często podejmujesz się zadań, których nikt inny nie jest w stanie wykonać.

Może to obejmować takie czynności, jak konfigurowanie adresów e-mail dla nowych pracowników lub odpowiadanie na pytania dotyczące korzyści. Weź pod uwagę koszt alternatywny swojego czasu i zrzuć te pozycje na asystenta.

Twórz procesy i szablony

Poruszanie się po implementacji procesów w przypadku wczesnych pracowników może być trudne. Prawdopodobnie napotkasz opór, więc upewnij się, że otrzymujesz ich opinie wcześnie i często.

Szablony mogą zawierać opcje, takie jak plany 90-dniowe lub plany raportowania, ale Twoim celem powinno być częste znajdowanie wszystkiego, co jest odtwarzane, aby zaoszczędzić czas zespołu.

Możesz także być w stanie tworzyć podejścia do projektów i treści wielokrotnego użytku, chociaż chcesz uniknąć wykonywania pracy, która wydaje się „puszką” lub foremką do ciastek.

Poważnie podchodź do rentowności klienta i projektu

Zawsze powinieneś mieć dobry puls w zakresie rentowności, ale możesz być skłonny zaakceptować niższe marże w ciągu pierwszych kilku lat, gdy budujesz swoją reputację.

Upewnij się, że dobrze orientujesz się w rzeczywistych kosztach zarządzania kontami w oparciu o przydzielony zespół i jego konkretne koszty.

Rozwijaj swoich ludzi – i to nie tylko dzięki platformom taktycznym/szkoleniom marketingowym

Nie zakładaj, że ludzie mają takie same umiejętności jak ty. Pamiętaj, że prawdopodobnie widziałeś o wiele więcej niż oni.

Zbuduj solidny kalendarz szkoleń obejmujący takie tematy, jak aktywne słuchanie, prowadzenie trudnych rozmów i dostosowywanie materiałów do klientów na różnych poziomach organizacyjnych.

Zreorganizuj swój zespół

Ludzie, którzy cię tu dostali, niekoniecznie są tymi, którzy prowadzą cię do następnego poziomu rozwoju, ale chcesz pozostać lojalny wobec ludzi wykonujących dobrą robotę.

Jedną z najtrudniejszych części rozwoju firmy jest zrozumienie, czy konieczna jest zmiana niektórych ról pracowników lub ich relacji podwładnych. Ważne jest również, aby upewnić się, że członkowie zespołu pasują do Twojej marki i wartości.

Ktoś może być niesamowicie pracowity, ale najlepiej odejść od niego, jeśli nie pasuje do kultury. Rygorystyczny proces rekrutacji może pomóc z góry sprawdzić ludzi. Jednak nie zawsze możesz to zrobić dobrze.

Zaktualizuj swoje dokumenty prawne

Teraz, gdy masz więcej pracowników i klientów, upewnij się, że masz prawnika, który przejrzy Twoje umowy konsultingowe, podręczniki dla pracowników, umowy o pracę, umowy o zachowaniu poufności i inne podobne dokumenty.

Przepisy często się zmieniają, a Ty chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest chroniona.

Przejrzyj swoje konta bankowe

Możesz mieć podstawowe konto czekowe od momentu założenia agencji.

W miarę rozwoju Twojej firmy porozmawiaj z bankierem o uaktualnieniu konta i rozważ dodanie połączonego konta oszczędnościowego, abyś mógł zacząć gromadzić odsetki.

Możesz także zaoszczędzić na opłatach za przelewy.

Zaktualizuj swój pakiet raportów

Teraz, gdy prawdopodobnie pracujesz z większą liczbą klientów, przyjrzyj się bardziej zaawansowanemu pakietowi raportowania, takiemu jak Domo, Tableau lub innemu rozwiązaniu, które spełnia potrzeby Twojej firmy.

Zbuduj prawdziwy budżet

Mając dojrzałą firmę w swoich rękach, nadszedł czas, aby zacząć działać i zarządzać w ramach zaplanowanego budżetu.

W pierwszym roku będziesz się mylić, ale zrozumienie, gdzie przychody rosną szybciej lub wolniej niż oczekiwano, a gdzie wydatki odbiegają od Twoich planów, jest świetnym ćwiczeniem.

6 dodatkowych wskazówek dotyczących rozwoju agencji, o których warto pamiętać

Otrzymuj częste informacje zwrotne od klientów i swojego zespołu

Nie ma nic ważniejszego niż upewnienie się, że Twoi klienci i członkowie zespołu czują się wysłuchani.

Zbieraj kwartalne lub częstsze informacje zwrotne, w tym NPS, eNPS i Start/Stop/Continue.

Zwracaj uwagę na opinie, które otrzymujesz, aby zbudować silną i trwałą agencję.

Dywersyfikuj swoje przychody

Możesz nie być w stanie tego kontrolować, gdy jesteś na wczesnym etapie i akceptujesz większość tego, co pojawia się na twojej drodze.

Konsultanci ds. rozwoju agencji mogą zalecić skupienie się na określonej niszy i jest to zachowanie równowagi, aby upewnić się, że chronisz kondycję firmy i źródła utrzymania, za które jesteś odpowiedzialny w obliczu tej porady.

Unikaj umieszczania zbyt dużej części swojej firmy w rękach jednego klienta lub pionu. Równoważenie osób utrzymujących z jednorazowymi projektami jest ważne, aby Twoja firma była zdrowa.

Łatwiej jest zatrudnić pomocników, a jednorazowe projekty mogą być lukratywne, o ile nie napotkasz zbyt wielu pełzających zakresów.

Powiedz „nie”, gdy czujesz, że to rozciąganie lub jeśli klient nie pasuje

Nic dobrego nie może wyniknąć z podjęcia projektu, którego nie masz odpowiednich umiejętności.

Zaufaj perspektywom swojego zespołu kierowniczego i nie polegaj wyłącznie na własnej intuicji. Lepiej odejść łaskawie i nawet polecić inną firmę, niż dostarczać poniżej przeciętnej pracy.

Pamiętaj, że zawsze możesz odejść, jeśli klient nie pasuje do ciebie, ponieważ poniża personel, zawsze stara się wycisnąć więcej lub jest ogólnie złym partnerem.

Wdrażaj minima, które pozwolą Ci wykonywać najlepszą pracę

Na wczesnych etapach rozwoju firmy możesz być skłonny dostosować się do minimalnych wynagrodzeń lub opłat projektowych.

Z biegiem czasu dowiesz się, ile godzin musi mieć Twój zespół na wykonanie pracy, z której Ty i oni jesteście dumni i która jest w stanie osiągać wyniki.

Nie wstydź się swoich stawek. Naliczaj tyle, ile jesteś wart Ty i Twoja praca.

Dowiedz się, jakie typy ludzi rozwijają się w Twojej firmie

Biorąc pod uwagę szybkość i złożoność naszej pracy, stwierdziliśmy, że trudno jest zatrudnić więcej młodszych osób, które wymagają codziennych praktycznych wskazówek.

Cofnij się, przyjrzyj się wzorcom tego, kto się rozwija, a kto rezygnuje lub osiąga gorsze wyniki i odpowiednio dostosuj zatrudnienie.

Będziesz chciał, aby ludzie mieli odpowiednie wartości i umiejętności, co wymaga wysiłku.

Miej oko na drobne wydatki

Jeśli pracujesz w pełni zdalnie, przekonasz się, że większość Twoich wydatków to ludzie i oprogramowanie – a oprogramowanie może się szybko sumować.

Jedna szybka wskazówka to regularne sprawdzanie, czy freelancerzy nadal są częścią Twojego grafiku, aby móc anulować e-maile, zarządzanie projektami, śledzenie czasu i inne wydatki, które szybko się sumują.

Przeprowadzaj kwartalny audyt całego oprogramowania, aby upewnić się, że Twój zespół nadal aktywnie z niego korzysta.

Obejmuje różne etapy wzrostu i zmiany

Skalowanie agencji to ekscytująca podróż pełna wyzwań i lekcji. Możesz z powodzeniem skalować swoją agencję, dywersyfikując przychody, dokonując strategicznych rekrutacji, wdrażając wydajne procesy i koncentrując się na rozwoju zespołu.

Korzystaj z różnych etapów rozwoju, dostosowuj się do zmieniających się potrzeb swojej agencji i konsekwentnie oceniaj i optymalizuj swoje działania.

Pamiętaj, że każdy etap podróży przynosi cenne informacje, które przyczyniają się do sukcesu Twojej agencji.