Jak kontrolować konflikty w harmonogramie w zarządzaniu projektami

Ostatnią rzeczą, jakiej chce kierownik projektu, jest konflikt harmonogramu. Ale konflikt harmonogramu to ewentualność w zarządzaniu projektami. Chociaż zadaniem kierownika projektu jest zapewnienie niezakłóconego przepływu pracy, to jego obowiązkiem jest również rozwiązywanie konfliktów w harmonogramie, gdy się pojawią — problemu, którego nie da się uniknąć.

Zanim będziesz mógł kontrolować konflikt harmonogramów, musisz zrozumieć, co to jest. Następnie możesz opracować strategie unikania konfliktów w harmonogramie i zastosować pomocne narzędzia do planowania projektów. Przyjrzymy się każdemu z tych tematów, a pod koniec tego bloga będziesz wiedział, jak zarządzać harmonogramami, aby zapobiec konfliktom harmonogramów.

Co to jest konflikt w harmonogramie?

Konflikt w harmonogramie jest po prostu wtedy, gdy masz dwie lub więcej czynności, które będą miały miejsce w tym samym czasie. Oczywiście mogą istnieć zadania, które są wykonywane jednocześnie, ale tylko wtedy, gdy planujesz mieć wystarczające zasoby i czas, aby je pomieścić. Ale ta strategia jest zamierzona, podczas gdy konflikty w harmonogramie zwykle są przypadkowe.

Kiedy masz konflikt w harmonogramie, nie będziesz w stanie wykonać przydzielonych zadań. Członkowie Twojego zespołu będą zbyt rozproszeni, a inne zasoby potrzebne do wykonania zadania mogą nie być dostępne. Konflikt w harmonogramie może prowadzić do niedotrzymania terminów, przekroczenia budżetu i obniżenia morale projektu. Żadne z nich nie jest warte ryzyka związanego z niechlujnym planowaniem, które prowadzi do konfliktów w harmonogramie.

Nie oznacza to, że błędy w harmonogramie są zawsze odpowiedzialne za konflikty w harmonogramie. Istnieją wypadki wynikające z błędu ludzkiego i istnieje ryzyko nieodłącznie związane z każdym projektem. Tak czy inaczej, prawdopodobnie będziesz musiał poradzić sobie z konfliktami w harmonogramie. Im bardziej jesteś przygotowany, tym lepiej. Częścią przygotowań jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami w celu planowania projektów.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga planować, zarządzać harmonogramem i śledzić go w czasie rzeczywistym. Skorzystaj z naszych potężnych wykresów Gantta, aby uporządkować swoje zadania i zasoby. Możesz połączyć wszystkie cztery typy zależności zadań, aby uniknąć konfliktów i opóźnień w harmonogramie. Filtruj według ścieżki krytycznej i zobacz, które zadania są niezbędne do pomyślnego zrealizowania projektu. Po ustaleniu linii bazowej możesz śledzić swoje postępy w czasie rzeczywistym i wykrywać wszelkie problemy, rozwiązywać je i dotrzymywać harmonogramu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Jak uniknąć konfliktu harmonogramu w zarządzaniu projektami

Czasami nie da się uniknąć konfliktu w harmonogramie. Pojawiają się spotkania w ostatniej chwili, nieporozumienia i inne problemy. Ale poza anomalią istnieją sposoby, aby upewnić się, że twój harmonogram jest wolny od konfliktów harmonogramów. Kierowcom projektów zaleca się podjęcie tych środków ostrożności.

Użyj struktury podziału pracy, aby jasno zdefiniować zakres projektu

Każdy wie, że projekty składają się z wielu zadań. Ale często pomija się fakt, że istnieje narzędzie do identyfikowania tych zadań. W przypadku korzystania ze struktury podziału pracy (WBS) można mapować elementy wynikowe i zadania w projekcie. Jest to diagram drzewa, który jest zwieńczony końcowym elementem dostarczanym, a mniejsze, które do niego prowadzą, rozgałęziają się poniżej. Zapewnia to pełny zakres projektu i pomaga uniknąć konfliktów w harmonogramie, ponieważ łatwiej jest uniknąć konfliktów, gdy z góry znasz całą pracę i elementy dostarczane.

Zidentyfikuj wszelkie zależności zadań

Oczywiście nie wszystkie zadania są sobie równe. Często istnieją zależności między zadaniami lub zadania, które mogą być uruchamiane lub zatrzymywane do momentu uruchomienia lub zatrzymania innego zadania. Jako prosty przykład, zależność zadania jest jak ściana, której nie można pomalować, dopóki nie zostanie zbudowana. Zależności zadań mogą drastycznie wpłynąć na harmonogram projektu, dlatego ważne jest, aby je zidentyfikować, aby uniknąć kosztownych opóźnień lub konfliktów harmonogramów. Warto również zwrócić uwagę, jaki to rodzaj zależności od zadania. Są cztery: start to start, który zaczyna się, gdy zaczyna się inny; zaczynać do końca, który zaczyna się, gdy kończy się inny, kończyć do końca, który kończy się, gdy kończy się inny i kończyć, aby zaczynać, który kończy się innym początkiem.

Ustal kolejność zadań w projekcie

Harmonogramy projektów powinny być zgodne z sekwencją, aby upewnić się, że nie popełnisz podwójnego zanurzenia. Rozpoczyna się ogólnie od zdefiniowania celów projektu i zidentyfikowania wszystkich interesariuszy. Prowadzi to do ostatecznego terminu, który określa, kiedy wszystkie produkty muszą zostać ukończone. W tym momencie będziesz chciał skorzystać z WBS, aby wyświetlić listę wszystkich elementów dostarczanych, zadań i kroków, które podejmiesz, aby ukończyć projekt. Skonfigurujesz procesy i procedury. Członkowie zespołu zostaną przypisani do zadań, które będą miały daty rozpoczęcia i zakończenia. Ten harmonogram jest następnie udostępniany zespołowi, a wszelkie znalezione konflikty w harmonogramie można zmienić przed wykonaniem projektu.

Powiązane: 25 niezbędnych szablonów i arkuszy kalkulacyjnych programu Excel do zarządzania projektami

Przypisz role i obowiązki

Innym sposobem uniknięcia konfliktów w harmonogramie jest upewnienie się, że każdy w zespole projektowym ma przydzieloną rolę i rozumie swoje obowiązki. Daje to każdemu członkowi zespołu odpowiedzialność za część projektu, co prowadzi do wyższej jakości i terminowej realizacji zadań. To dlatego, że każdy członek zespołu będzie odpowiedzialny. Będą odpowiedzialni za rozwiązywanie wszelkich problemów, takich jak opóźnienia, brakujące zasoby i konflikty.

Zidentyfikuj ścieżkę krytyczną

Ścieżka krytyczna to najdłuższa sekwencja czynności, które muszą zostać wykonane na czas, aby cały projekt zakończył się sukcesem. Innym sposobem spojrzenia na to jest to, że ścieżka krytyczna oddziela te zadania, które są niezbędne do realizacji projektu, od innych, które można zaniedbać, jeśli czas i pieniądze staną się problemem. Jest to bardzo ważne, aby zaplanować z oczywistych powodów. Znasz teraz zadania, które są krytyczne i możesz się na nich skoncentrować, podczas gdy inne można opóźnić w przypadku konfliktu, a także wiesz, ile masz płynności lub luzu.

Utwórz harmonogram projektu

Powyżej opisano kroki tworzenia harmonogramu projektu. Bez harmonogramu projektu lecisz na ślepo. Nie jest to zalecane w przypadku małych projektów, a już na pewno nie w przypadku dużych, bardziej złożonych. Posiadanie harmonogramu projektu umożliwia również śledzenie projektu poprzez porównywanie planowanych postępów z rzeczywistymi postępami. Dzięki temu wszyscy pracują na tej samej stronie, więc wiedzą, co należy zrobić i kiedy. Wszystko to działa na rzecz udanego projektu z mniejszą liczbą konfliktów w harmonogramie.

Jakie narzędzia do planowania projektów mogą pomóc w rozwiązywaniu konfliktów w harmonogramie?

Tworzenie harmonogramu projektu jest częścią fazy planowania w zarządzaniu projektami. Zarządzanie projektami zawiera narzędzia do planowania, które mogą pomóc zarówno w planowaniu, jak i realizacji projektu. Przyjrzyjmy się trzem popularnym typom narzędzi do planowania projektów i temu, jak pomagają one zmniejszyć konflikty w harmonogramie.

1. Wykresy Gantta

Dotknęliśmy już wykresów Gantta. Są to konie pociągowe tradycyjnych metodologii zarządzania projektami. Świetnie nadają się do projektów, które następują po fazach, gdy jedna rzecz dzieje się po drugiej. Szczegółowo przedstawiają cały projekt na wizualnej osi czasu, która pokazuje wszystkie zadania i czas ich trwania. Często możesz dodawać kamienie milowe, zależności linków i inne elementy, aby zaplanować projekt od początku do końca.

2. Kalendarze projektów

Kalendarz projektu może nie być tak solidny jak wykres Gantta, ale jest też dużo prostszy w tworzeniu i używaniu. Kalendarze są od dawna używane w planowaniu, ponieważ działają. Są narzędziem wizualnym, które wyświetla miesiąc na stronie i podaje daty rozpoczęcia i zakończenia. Łatwo je udostępniać i rozumieć, dlatego od niemal samego początku są podstawą planowania projektów.

3. Tablice Kanbana

Tablice Kanban są bardziej nowoczesnym narzędziem. To wizualny system przepływu pracy, który dzieli harmonogram produkcji na kolumny na tablicy z zadaniami reprezentowanymi przez karty, które poruszają się po planszy w trakcie ich wykonywania. Dzięki temu kierownik projektu może zobaczyć cały proces i wychwycić problemy, takie jak konflikty w harmonogramie, zanim zespół je napotka. Kierownik projektu może następnie ponownie przydzielić zasoby, aby rozwiązać problem i zapewnić niezakłóconą pracę zespołu.

ProjectManager to solidne oprogramowanie do planowania projektów

Wszystkie trzy narzędzia do planowania projektów znajdziesz w ProjectManager, wielokrotnie nagradzanym oprogramowaniu do zarządzania projektami, które pomaga planować, zarządzać i śledzić projekty w czasie rzeczywistym. Planowanie zaczyna się od wprowadzenia zespołu. Nasze oprogramowanie pozwala ustawić dostępność zespołu, w tym PTO, urlopy i święta globalne, co ułatwia przypisywanie. Tworząc harmonogram projektu, możesz uniknąć konfliktów w harmonogramie, wiedząc, kto jest dostępny i kiedy.

Użyj wielu narzędzi do planowania projektów

Po zaplanowaniu projektu na naszym wykresie Gantta możesz udostępnić ten plan swojemu zespołowi projektowemu. Ale członkowie zespołu nie potrzebują wszystkich funkcji wykresu Gantta, dlatego mamy wiele narzędzi projektowych. Mogą wykonywać swoją pracę na dowolnym narzędziu, z którym czują się komfortowo, takim jak listy zadań, tablice Kanban, a nawet kalendarze. Wszystkie udostępniają te same dane i aktualizują je w czasie rzeczywistym jednocześnie, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Monitoruj postęp projektu za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Aktualizowanie narzędzi do planowania projektów to tylko jeden z aspektów danych w czasie rzeczywistym. Posiadanie danych na żywo oznacza, że ​​kierownicy projektów mogą monitorować harmonogram projektu i upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z planem. Menedżerowie projektów mogą uzyskać ogólny przegląd projektu, przełączając się na pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym. Automatycznie zbierają dane na żywo i wyświetlają je na łatwych do odczytania wykresach i wykresach, które mierzą takie wskaźniki, jak czas, koszt, obciążenie pracą i wiele innych. W przeciwieństwie do lekkiego oprogramowania alternatywnego, nie jest wymagana czasochłonna konfiguracja. Jest gotowy, kiedy jesteś.

Harmonogramowanie jest niezbędne do dostarczenia projektu na czas. Nasze oprogramowanie umożliwia to dzięki wielu widokom projektów, pulpitom nawigacyjnym w czasie rzeczywistym i raportom, które wnikają głębiej w dane. Raporty można dostosowywać tak, aby skupiały się tylko na ważnych danych. Można je łatwo udostępniać, aby interesariusze byli na bieżąco informowani o postępach w projekcie. Dzięki naszemu oprogramowaniu możesz planować, zarządzać i śledzić swój harmonogram od początku do końca.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które łączy zespoły z różnych działów i kontynentów. Możesz planować swój harmonogram i udostępniać go rozproszonym zespołom oraz śledzić ich postępy w dowolnym miejscu i czasie. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do realizacji udanych projektów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.