5 podstawowych wskazówek dotyczących kontroli harmonogramu w zarządzaniu projektami

Projekty składają się z wielu ruchomych części. Jednym ze sposobów określania, czy projekt jest opóźniony, czy przed terminem, jest kontrola harmonogramu.

Planowanie, harmonogramowanie i kontrola projektu idą w parze podczas zarządzania projektem, aby zdążyć na czas i dotrzymać terminów. Dowiedzenie się, czym jest kontrola harmonogramu i co możesz zrobić, aby jak najlepiej ją zastosować, może pomóc Ci zrealizować kolejny projekt na czas i w ramach budżetu.

Co to jest kontrola harmonogramu?

Kontrola harmonogramu jest używana w zarządzaniu projektami do monitorowania działań i zadań, aby zapewnić, że postępujesz zgodnie z planem. Oczywiście to coś więcej niż tylko monitorowanie stanu. Kontrola harmonogramu projektu oznacza również aktualizację procesów projektowych i zarządzanie zmianami.

Najczęstszym sposobem na to jest utworzenie linii bazowej. Linia bazowa przedstawia oczekiwane postępy w realizacji projektu. Gdy masz plan bazowy harmonogramu, możesz spojrzeć na swój rzeczywisty postęp i porównać go z postępem planowanym, co pozwala wiedzieć, czy jesteś z wyprzedzeniem, czy opóźniony.

Cały ten proces jest uproszczony za pomocą oprogramowania do planowania projektów, takiego jak ProjectManager. ProjectManager pozwala zbudować harmonogram projektu, ustalić punkt odniesienia i śledzić postępy w czasie rzeczywistym. Utrzymanie harmonogramu pod kontrolą nigdy nie było prostsze.

Kontrola harmonogramu jest częścią większego procesu zarządzania projektem, jakim jest kontrola i monitorowanie. Oznacza to, że projekty muszą być uważnie obserwowane, a gdy nastąpi zmiana, która nastąpi, zmiany te muszą być aktywnie kontrolowane. To zadanie kierownika projektu, który stworzył harmonogram i jest odpowiedzialny za jego wykonanie.

Dlaczego kontrola harmonogramu projektu jest ważna?

Kontrola harmonogramu projektu jest niezbędna, ponieważ służy do monitorowania i kontrolowania postępu projektu. Projekt, który nie dotrzymuje terminu, nie jest sukcesem. Chociaż istnieje wiele wskaźników służących do pomiaru sukcesu projektu, trzymanie się harmonogramu jest jednym z najbardziej podstawowych.

Innym ważnym aspektem kontroli harmonogramu jest zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy projektu. Informuje ich o zmianach i ich wpływie na projekt. Ponadto informuje interesariuszy, w jaki sposób zareagujesz na problemy, aby przywrócić projekt na właściwe tory. Proces ten jest kluczem do utrzymania interesariuszy w pętli i powinien być wykonywany przez cały cykl życia projektu.

Planowanie projektów, harmonogramowanie i kontrola pracy od ręki w celu zmniejszenia wpływu na budżet. Korzyścią jest stabilność finansowa, którą projekty muszą zapewnić po kosztach zatwierdzonych przez interesariuszy. Tworzy również dokumentację, która może być pomocna podczas badania danych historycznych dla przyszłych projektów podobnych do tego, którym obecnie zarządzasz.

Kiedy kontrola harmonogramu ma największe znaczenie?

Kontrola harmonogramu ma znaczenie w całym projekcie. Interesariusze będą chcieli znać stan harmonogramu od momentu jego utworzenia do zakończenia projektu. Dlatego powinna być wpisana do Twojego harmonogramu, gdy go opracujesz.

Oczywiście jest to najważniejsze, kiedy zaczynasz realizować harmonogram. Wtedy harmonogram nie jest już abstrakcją, ale praktycznym narzędziem do wykonywania zadań na czas iw ramach budżetu. To właśnie w fazie realizacji projektu na Twój harmonogram będą miały wpływ siły wewnętrzne i zewnętrzne, które mogą potencjalnie wykoleić Twoje postępy.

Monitorowanie i kontrolowanie harmonogramu odbywa się przez cały czas realizacji, od rozpoczęcia pierwszego zadania do zakończenia ostatniego. Jednak chociaż w tym momencie sterowanie harmonogramem ma największe znaczenie, nigdy się nie kończy. Dokumentuj swoje zmiany podczas realizacji: sposób, w jaki na nie zareagowałeś i wyniki są kluczowe dla tej fazy projektu.

Powiązane: Szablony planowania projektów

Jak wykonać kontrolę harmonogramu w zarządzaniu projektami?

Kontrola harmonogramu w zarządzaniu projektami to sposób na upewnienie się, że harmonogram przebiega zgodnie z planem. Ten proces składa się z pięciu kroków:

1. Ustal standardy: Aby wiedzieć, czy harmonogram nie jest realizowany, musisz ustalić standardy. Oznacza to, że musisz określić metryki, za pomocą których będziesz mierzyć wydajność swojego projektu.
2. Mierz wydajność: w trakcie realizacji harmonogramu musisz uzyskać dane o jego postępie i prowadzić ewidencję. Pomiar jest kluczowy. Możliwość mierzenia wydajności harmonogramu to sposób, w jaki porównujesz go z punktem odniesienia. Pomocny może być pulpit nawigacyjny.
3. Porównaj swoje wyniki: Porównaj swój pomiar postępów projektu z utworzonym punktem odniesienia. Dokonując tych regularnych porównań, chcesz być wyczulony na wszelkie odchylenia. Zidentyfikuj je, ponieważ są kluczowe dla następnego kroku.
4. Określ problemy: Po zidentyfikowaniu odchylenia od linii bazowej następnym krokiem jest ustalenie, dlaczego tak się stało. Tylko określając przyczynę zmiany, możesz opracować właściwy plan reakcji i rozwiązać ją.
5. Podejmij działanie: w razie potrzeby podejmij działania, aby rozwiązać problem. Można to zrobić, dostosowując przychody, koszty, zyski, produkt, czas, zasoby i tak dalej.

Wszystko to można zrobić za pomocą ProjectManagera. Zobacz, co nasze narzędzie może zrobić, aby pomóc Ci w planowaniu, oglądając ten samouczek wideo.

5 wskazówek dotyczących kontroli harmonogramu podczas planowania i harmonogramowania

To ważne i wiesz, jak to zaplanować, ale jakie są wskazówki dotyczące planowania i harmonogramowania projektu pod kątem kontroli harmonogramu? Najlepszym sposobem planowania kontroli jest zastosowanie technik ułatwiających monitorowanie i zarządzanie zmianami. Oto pięć:

• Przeglądy wydajności: użyj tego, aby mierzyć, porównywać i analizować wydajność swojego harmonogramu. Istnieje kilka sposobów na wybranie wydajności, którą chcesz przejrzeć, na przykład rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia, procent ukończenia i pozostały czas trwania pracy w toku.
• Metoda ścieżki krytycznej: Ścieżka krytyczna pomaga przewidzieć, jak długo potrwa projekt, analizując sekwencję działań i odkrywając, które są niezbędne, a które można pominąć i nadal pomyślnie realizować projekt.
• Symulacja Monte Carlo: Ta technika pomaga określić ilościowo całkowity koszt projektu, co pozwala obliczyć zdefiniowany rozkład całkowitych kosztów projektu i możliwych dat ukończenia.
• Histogram zasobów: Używając histogramu zasobów, możesz pokazać zużycie i dostępność zasobów według okresu.
• Analiza wariancji: Wariancja to różnica między planowanym a rzeczywistym harmonogramem projektu. Ta analiza pomaga określić przyczynę wariancji.

Jak ProjectManager pomaga w kontroli harmonogramu

Wszystkie te techniki są pomocne, ale aby lepiej monitorować i śledzić swoje postępy oraz kontrolować harmonogram, musisz użyć oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które przechwytuje informacje na żywo, aby pomóc kierownikom projektów w podejmowaniu lepszych i bardziej wnikliwych decyzji.

Twórz dynamiczne harmonogramy na wykresach Gantta

Nasz interaktywny wykres Gantta stanowi potężne narzędzie do planowania projektów. W przeciwieństwie do mniej zaawansowanych narzędzi, które tylko ustalają priorytety, łączą zależności i dodają kamienie milowe, możesz także filtrować ścieżkę krytyczną i natychmiast ustawiać plany bazowe projektu.

Śledź swój harmonogram za pomocą pulpitu nawigacyjnego

Monitorowanie i śledzenie są niezbędne do kontroli harmonogramu projektu. Musisz widzieć swoje rzeczywiste postępy w czasie rzeczywistym i działać szybko, gdy odbiega to od planu. Uzyskaj widok na wysokim poziomie dzięki naszemu pulpitowi nawigacyjnemu, który nie wymaga konfiguracji. Pulpit nawigacyjny rejestruje kilka metryk projektu, w tym wariancję, i wyświetla zautomatyzowane wyniki w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów.

Użyj szczegółowych raportów do analizy problemów

Czasami potrzebujesz głębszego wglądu w dane. Tutaj przydają się nasze raporty dotyczące wariancji, kosztów i wiele więcej, dostępne za jednym kliknięciem. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko te informacje, które chcesz zobaczyć. Następnie wydrukuj lub udostępnij wyniki jako plik PDF. Jest to świetne rozwiązanie do zarządzania oczekiwaniami interesariuszy i aktualizowania ich.

To tylko kilka funkcji ProjectManagera, które mogą pomóc w kontroli harmonogramu. Dostępne są również automatyczne alerty, narzędzia do zarządzania zasobami i karty czasu pracy, aby śledzić czas, jaki zespół spędza na wykonywaniu zadań. Ponadto zespoły mogą korzystać z wielu widoków, dzięki czemu każdy może pracować tak, jak chce. Po co zawracać sobie głowę garstką aplikacji, skoro można zapewnić jakość na czas iw ramach budżetu?

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje zadania, zespoły i projekty. Posiada funkcje, które pomogą Ci na każdym etapie projektu, od planowania po monitorowanie i raportowanie. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów w organizacjach od NASA po Ralpha Laurena, który używa naszego narzędzia do realizacji swoich projektów. Wypróbuj ProjectManagera już dziś.