Zaplanuj plan zarządzania: jak go stworzyć i utrzymać?

Właściwy plan zarządzania harmonogramem pomoże Ci dostarczyć projekt na czas. Proces planowania projektu rozpoczyna się przed sporządzeniem harmonogramu i trwa przez cały cykl życia projektu. Idealny plan obejmuje ustalenie oczekiwań oraz zawiera informacje o tym, jak opracować, zarządzać, realizować i kontrolować harmonogram projektu.

Chociaż nie jest to niezbędna część każdego projektu, złożone projekty powinny mieć plan zarządzania harmonogramem, aby Twój zespół był na bieżąco. Niezależnie od tego, czy używasz go w całym projekcie, jest to ważna podstawa, którą musisz znać w swojej praktyce zarządzania projektami.

Co to jest plan zarządzania harmonogramem?

Plan zarządzania harmonogramem to dokument wyjaśniający, w jaki sposób harmonogram projektu będzie tworzony, śledzony i zarządzany. Plany zarządzania harmonogramem różnią się w zależności od projektu, ale generalnie określają metodologię tworzenia harmonogramów, pomiary wydajności, narzędzia i procedury, które zostaną zastosowane.

Powiązane: Szablony planowania projektów

Tworzenie planu zarządzania harmonogramem to pierwszy krok w procesie planowania projektu, ponieważ określa on zasady, które będą przestrzegane podczas tworzenia harmonogramu projektu i zarządzania nim.

Po utworzeniu planu zarządzania harmonogramem kierownicy projektów używają oprogramowania do zarządzania projektami do tworzenia harmonogramów projektów za pomocą takich narzędzi, jak wykresy Gantta, listy zadań i kalendarze projektów. ProjectManager to solidne oprogramowanie do zarządzania projektami, które posiada wszystkie funkcje planowania projektów potrzebne do stworzenia harmonogramu projektu.

Role i obowiązki

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest ustalenie, kto co zrobi. Musisz przypisać kogoś, kto jest właścicielem harmonogramu, zwykle kierownika projektu. Następnie zdecyduj, kto ma uprawnienia do aktualizowania harmonogramu w Twoim oprogramowaniu do planowania. Prawdopodobnie będzie to również kierownik projektu; jednak większe projekty mogą mieć administratora projektu, który obsługuje to zadanie. W niektórych przypadkach sam zespół zaktualizuje harmonogram, zapisując swój status podczas pracy nad zadaniem. Ostateczną akceptację wydaje zazwyczaj kierownik projektu.

Aktualizacja harmonogramu

Częścią planu jest decydowanie, jak często będziesz aktualizować harmonogram. Czasami rozpoczyna się tydzień w poniedziałek rano. Innym razem możesz zaktualizować harmonogram innego dnia lub zdecydować się na aktualizacje co dwa tygodnie. Cotygodniowe aktualizacje są uważane za normę i są wysoce zalecane, ale częstotliwość, z jaką aktualizujesz swój harmonogram, zależy od projektu, interesariuszy, organizacji i nie tylko.

Informacja zwrotna

Informacja zwrotna jest integralnym procesem w każdym planie zarządzania harmonogramem. Harmonogramy są elastyczne, a raporty o stanie, które otrzymujesz od członków pierwszego zespołu projektu, mają kluczowe znaczenie dla zaspokojenia zmieniających się potrzeb projektu. Aby upewnić się, że ten kanał pozostanie otwarty i nic się nie rozpadnie, musisz określić sposób przekazywania opinii. Może to odbywać się poprzez raporty o stanie, spotkania zespołu lub inną komunikację.

Zmiany w harmonogramie

Wraz ze zmianą harmonogramów zmiany muszą zostać przejrzane i zatwierdzone. Ponownie członek zespołu, zwykle kierownik projektu, musi zostać wyznaczony jako zatwierdzający zmiany terminów. Jeśli jednak zmiana wykracza poza zaakceptowany przepływ w harmonogramie, prawdopodobnie wymaga zatwierdzenia przez wyższe kierownictwo i/lub interesariuszy projektu.

Narzędzia do planowania

Wymień narzędzia, których będziesz używać do tworzenia harmonogramu i zarządzania nim. Ważne jest również, aby pamiętać, kto i w jakim zakresie będzie korzystał z tych narzędzi. Określ role, takie jak tylko do odczytu, edycja i aktualizacja itp.

Raportowanie

Raporty pozwalają komunikować postępy interesariuszom, uzyskiwać dane w celu podejmowania lepszych decyzji i utrzymywać projekt na bieżąco. Ta część planu zarządzania harmonogramem przedstawia rodzaje raportów, których potrzebujesz, które będą generować i otrzymywać w trakcie projektu oraz ich częstotliwość.

Zaplanuj integrację

Ten ostatni składnik jest przeznaczony dla tych, którzy zarządzają harmonogramem, który jest częścią większego harmonogramu lub harmonogramem jednego projektu w programie lub portfelu projektów. W takim przypadku musisz śledzić inne harmonogramy i upewnić się, że Twój jest zgodny z ogólną osią czasu i strategią innych.

Jak zrobić plan zarządzania harmonogramem

Plan zarządzania harmonogramem jest częścią większego planu zarządzania projektem i jest środkiem zapewniającym osiągnięcie rezultatów projektu. Opisuje również procesy, które umożliwiają dotrzymanie terminów.

Plan zarządzania harmonogramem składa się z czterech części: opracowanie harmonogramu, kontrola harmonogramu, zmiany harmonogramu i harmonogram projektu. Zagłębmy się w każdy z tych tematów.

Opracowanie harmonogramu

Gdy ktoś z zespołu projektowego otrzyma to zadanie, zbiera informacje od zespołu i spisuje procedury, które pomagają lepiej oszacować czas trwania każdego zadania, powiązane koszty i zasoby niezbędne do wykonania zadania.

Obejmuje to dokładny audyt wszystkiego, co jest niezbędne do harmonogramu projektu (w tym oprogramowania do zarządzania projektami), kto jest odpowiedzialny za opracowanie harmonogramu i zarządzanie nim, kto ma uprawnienia do wprowadzania zmian i tak dalej.

Kontrola harmonogramu

W tym momencie musisz określić, jak mierzyć i kontrolować swój harmonogram. Oznacza to możliwość porównania zaplanowanego harmonogramu i kosztów z rzeczywistym harmonogramem i kosztami. Musisz określić sposób mierzenia harmonogramu, np. procent wykonania, godziny, koszt itp.

Ktoś z zespołu będzie odpowiedzialny za mierzenie postępów. Czasami jest to kierownik projektu, ale nie zawsze jest to odpowiednia osoba do pracy. Zespół jest zwykle zbyt zajęty, by przyjąć tę rolę. Podejmij tę decyzję w oparciu o swój projekt, swój zespół i regularność, z jaką te pomiary będą wykonywane.

Zmiany w harmonogramie

Jak wspomnieliśmy, zmiany niewątpliwie zajdą w projekcie, takie jak dodatkowy czas lub koszty, i ważne jest, abyś miał kogoś, kto akceptuje te zmiany. Ta osoba jest zwykle sponsorem projektu, kimś, kto nie jest zaangażowany w codzienne czynności.

Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać w przypadku zmian: Czy jest to powód do zmiany harmonogramu? Czy w grę wchodzi formalność? Jakie są ramy czasowe na realne wdrożenie zmiany? I oczywiście kto jest upoważniony do zatwierdzenia zmiany?

Harmonogram projektu

Harmonogram jest często częścią planu projektu i jest dołączany jako jeden z dokumentów lub jako załącznik. Gdy projekt jest większy, a harmonogram jest dłuższy i bardziej skomplikowany, zazwyczaj jest on włączany do oprogramowania do zarządzania projektami.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga zarządzać planem i harmonogramem projektu. Zobacz jak, oglądając ten krótki film.

Lista kontrolna zarządzania harmonogramem

Aby upewnić się, że Twój harmonogram zawiera wszystkie niezbędne części i uniknąć pełzania zakresu, upewnij się, że masz odpowiedzi na poniższe pytania.

• Jak opracujesz harmonogram?

Wybierz oprogramowanie, które oferuje narzędzia ułatwiające tworzenie harmonogramu i zarządzanie nim, takie jak wykres Gantta, który gromadzi i porządkuje zadania na osi czasu. Powinieneś także znać techniki, których użyjesz, aby lepiej oszacować czas, jaki zajmie twój projekt.

• Kto jest w pętli?

Zidentyfikuj interesariuszy, którzy muszą być na bieżąco z postępami i dowiedz się, jak często i w jaki sposób chcą otrzymywać aktualizacje.

• Jak i kiedy mierzy się wydajność?

Istnieje wiele sposobów monitorowania i śledzenia postępu i wydajności projektu. Przed wykonaniem harmonogramu upewnij się, że masz odpowiednie narzędzia, od pulpitów nawigacyjnych, które zawierają migawki na wysokim poziomie, po raporty, które zagłębiają się w dane.

• Jak pozostaniesz na dobrej drodze?

Jak już wspomniano, projekty się zmieniają i w pewnym momencie możesz znaleźć się za późno. To nie koniec świata, ale wymaga odpowiedzi, aby wrócić na czas. Niektóre powszechnie stosowane techniki to zawieszanie się (dodawanie większej ilości zasobów), szybkie śledzenie (wykonywanie kilku zadań jednocześnie), zmiana zakresu lub rewizja harmonogramu.

• Jak będą zarządzane zasoby?

Poznaj zasoby potrzebne do wykonania każdego zadania i dowiedz się, jak pasują do Twojego harmonogramu. Będziesz chciał mieć pod ręką wszystkie niezbędne materiały, gdy Twój zespół będzie gotowy do wykonania tego zadania.

Szablony zarządzania harmonogramem

Oferujemy dziesiątki darmowych szablonów zarządzania projektami, które pomogą Ci zarządzać projektami. Oto trzy szablony, które idealnie nadają się do tworzenia harmonogramu projektu i zbierania niezbędnych informacji do planu zarządzania harmonogramem.

Szablon wykresu Gantta

Wykresy Gantta to wszechstronne narzędzie, które pozwala kierownikom projektów tworzyć, śledzić i zarządzać harmonogramami projektów. Możesz użyć naszego bezpłatnego szablonu wykresu Gantta jako pliku Excel lub zaimportować go do ProjectManagera, aby utworzyć harmonogram projektu, do którego Ty i Twój zespół macie dostęp online.

Szablon struktury podziału pracy

Utworzenie struktury podziału pracy pozwala wizualizować zadania projektowe i odpowiednio je ustalać. Jest to podstawowy krok podczas tworzenia harmonogramu projektu. Możesz pobrać nasz szablon struktury podziału pracy lub skorzystać z naszego internetowego wykresu Gantta, który ma wbudowaną funkcję struktury podziału pracy, która automatyzuje ten proces.

Szablon zakresu projektu

Przed utworzeniem planu zarządzania harmonogramem musisz zdefiniować zakres projektu, który zawiera wszystkie prace projektowe, które należy wykonać. Ważne jest, aby określić również, co nie zostanie zrobione, aby móc stworzyć dokładny harmonogram projektu.

Jak ProjectManager pomaga planować plany zarządzania

Zarządzanie harmonogramem jest jak mniejszy projekt osadzony w większym. Niezależnie od wielkości projektu, istnieją terminy do spełnienia, zasoby do zarządzania i zespoły do ​​przypisania. Musisz sprawić, by wszyscy pracowali na pełnych obrotach oraz monitorowali ich postępy i obciążenie pracą. To bardzo dużo do zrobienia, i tu pojawia się ProjectManager. Nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie zapewnia porządek i produktywność.

Do zbudowania harmonogramu, a następnie zarządzania, potrzebne jest solidne narzędzie. Nasz internetowy wykres Gantta zbiera zadania związane z projektem i dodaje daty rozpoczęcia i zakończenia, które wypełniają oś czasu projektu. Następnie możesz oznaczyć zadania jako priorytetowe, aby Twój zespół wiedział, co i kiedy jest najważniejsze do wykonania. Aby łatwo śledzić postępy, cały harmonogram można podzielić na odrębne fazy dzięki naszej funkcji kamieni milowych.

Koszty pracy i zasobów można również zbierać na wykresie Gantta. Po ukończeniu harmonogramu możesz filtrować, aby zobaczyć ścieżkę krytyczną, a nawet ustawić linię bazową, która pozwala zmierzyć wariancję projektu. Zawsze będziesz wiedzieć, czy jesteś na dobrej drodze, czy musisz wprowadzić poprawki, aby wrócić do harmonogramu. Jeśli chcesz coś zmienić w swoim harmonogramie, po prostu przeciągnij i upuść zadanie do nowej daty, a wszystko zostanie automatycznie zaktualizowane.

Zespoły mają możliwość organizowania własnej pracy za pomocą jednego z naszych wielu widoków projektów, takich jak dynamiczna lista zadań lub kalendarz. Widok tablicy kanban wizualizuje przepływ pracy, dzięki czemu menedżerowie mogą zobaczyć, kto nad czym pracuje. Istnieją również funkcje zarządzania zasobami, które zapewniają zespołom to, czego potrzebują, bez przeciążania ich. Nasza strona obciążenia pracą zapewnia równowagę między zadaniami Twojego zespołu, co zapewnia większą produktywność.

Wreszcie, komunikowanie wyników projektu interesariuszom sprawia, że ​​są zadowoleni i pozwalają utrzymać harmonogram. Nasze raporty dostępne jednym kliknięciem można filtrować, aby wyświetlać tylko dane, które chcesz zobaczyć Ty i Twoi interesariusze. Udostępnianie w formacie PDF lub nawet wydrukowanie podczas prezentacji dla interesariuszy jest proste. ProjectManager kontroluje Twój harmonogram i zapewnia przejrzystość, której potrzebujesz, aby być na bieżąco.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane, oparte na chmurze narzędzie, które buduje i zarządza harmonogramami projektów, wykonuje plany, monitoruje postępy i sporządza raporty dotyczące wydajności. To Twój punkt kompleksowej obsługi dla wszystkich Twoich potrzeb związanych z zarządzaniem projektami. Zobacz, dlaczego pomogliśmy dziesiątkom tysięcy zespołów w zarządzaniu setkami tysięcy projektów i skorzystaj z tej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.