Co to jest pełzanie zakresu w zarządzaniu projektami?

A gdyby coś mogło spowodować śmierć ambitnego projektu strony internetowej? Twoje pierwsze myśli mogą być takie, że może to być zwlekanie, brak planowania lub niedoświadczeni projektanci, ale w rzeczywistości jest coś jeszcze bardziej niebezpiecznego: pełzanie zakresu .

Gdy projekty przekraczają swoje początkowe cele, coraz więcej zadań jest nawarstwionych, aż do momentu, gdy mija się z terminem, a wszyscy tracą energię. Gdy to się zacznie, powrót do zdrowia może być trudny.

Czy boisz się, że Ty lub Twoja organizacja ulegnie pełzaniu zakresu? Dzięki planowaniu, komunikacji i stonowanym oczekiwaniom możesz to zatrzymać.

Nauczmy się rozpoznawać i unikać pełzania zakresu — zanim to nastąpi.

Kiedy zdecydujesz się zająć nowym projektem, pierwszą rzeczą, którą robisz, jest stworzenie planu. Zakres projektu jest częścią planowania projektu i obejmuje zapisywanie celów, wyników projektu, kosztów i innych punktów związanych z projektem.

W zakresie projektu określasz wszystko, począwszy od terminów, obowiązków różnych członków, środków kontroli jakości i całkowitego kosztu projektu.

Zakres projektu jest w istocie przewodnikiem po projekcie dla zespołu i klientów i często jest zawarty w umowie. Pomaga wszystkim skoncentrować się na swoich zadaniach i daje klientom namacalny harmonogram realizacji projektu.

Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy wymagania projektu i rezultaty wykraczają poza początkową wizję. W zarządzaniu projektami pełzanie zakresu jest jedną z głównych przyczyn niepowodzeń. Występuje, gdy napływają nowe żądania, które wiążą się z dodatkowymi zmianami, przeróbkami, przeprojektowaniem i dodatkowymi wymaganiami.

Istnieje wiele powodów, dla których pojawia się pełzanie zakresu, w szczególności słaba komunikacja między interesariuszami projektu oraz brak wstępnej identyfikacji tego, co jest potrzebne do zabezpieczenia celów projektu.

Oto przykład działania pełzania zakresu:

Wyobraź sobie, że Ty i Twój zespół pracujecie nad stroną startową WordPressa dla klienta. Witryna musi mieć stronę główną, stronę z informacjami i mały sklep internetowy. Termin realizacji to zaledwie trzy tygodnie. Chociaż jest to krótki termin, Ty i Twój zespół jesteście pewni, że strona internetowa będzie działać na czas.

W końcu w przeszłości tworzyłeś strony internetowe WordPress i wiesz dokładnie, co i jak długo zajmie Ci wykonanie projektu. Nie ma rażących wyzwań i masz wszystkie niezbędne narzędzia i zasoby, których będziesz potrzebować, w oparciu o wstępnie określony zakres projektu

Jednak po tygodniu od rozpoczęcia projektu klient prosi o więcej funkcji i dodatkowych funkcjonalności na stronie. Na początku proszą tylko o niewielką korektę, którą można włączyć do istniejącego zakresu projektu. Ale potem proszą o większe zmiany, takie jak rozbudowany sklep, dodanie bloga do witryny, dostosowanie logo, usługi SEO i utworzenie większej liczby stron, które nie zostały uwzględnione w pierwotnej umowie.

Zanim się zorientujesz, zakres projektu przeszedł z „małej witryny WordPress ze sklepem internetowym” do pełnowymiarowej witryny z mnóstwem funkcji i stron. Niestety nie możesz już ukończyć projektu przed upływem trzytygodniowego terminu.

To złowroga rzecz w pełzaniu lunety: zwykle zaczyna się od małego, więc nie zauważysz, dopóki nie będzie za późno.

Oto kilka typowych i możliwych do uniknięcia przyczyn pełzania zakresu:

Brak planowania dodatkowych żądań jest jedną z głównych przyczyn pełzania zakresu. Jeśli pierwotna umowa określała, jak poradzić sobie z tymi nowymi wymaganiami (tj. wydłużenie terminu, zwiększenie kosztów, zatrudnienie dodatkowego personelu itp.), to nie będą one stanowić problemu i nie można ich uznać za rozszerzenie zakresu.

Ale założenie, że projekt będzie przebiegał bez zmian, nieuchronnie powoduje, że nie będziemy w stanie sobie z nimi poradzić, gdy się pojawią.

Brak komunikacji to kolejna istotna przyczyna pełzania zakresu. Czasami projekt jest tylko między tobą a jednym klientem. Innym razem klientem jest cała firma, a to oznacza, że ​​jest wielu przełożonych, którzy będą chcieli mieć coś do powiedzenia w projekcie.

Bez względu na to, z kim pracujesz, słaba komunikacja często prowadzi do tego, że oczekiwania wymykają się spod kontroli. Nawet jeśli robisz to sam, dobrze jest ustalić, czego chcesz i jasno określić jako zestaw zadań z terminem.

Nałożenie zbyt wielu wersji może zabić projekt projektowania stron internetowych. Każda witryna będzie potrzebować kilku zmian, gdy będziesz próbował uchwycić wizję klienta, ale gdy posunie się za daleko, może to całkowicie zepsuć harmonogram

Te mini-zadania są tak małe, że możesz nawet nie zauważyć, ile czasu zajmują, ale mogą wyrządzić poważne szkody, jeśli nie utrzymasz ich pod kontrolą. Ta szczególna praktyka pracy nad projektem, który przekroczył punkt malejących zysków, jest często nazywana złoceniem .

Źle zdefiniowany zakres projektu może mieć fatalne skutki dla powodzenia projektu. Jeśli członkowie Twojego zespołu, kierownicy projektów i inni interesariusze nie są jasno sprecyzowani w zakresie wymagań i wyników projektu, w pewnym momencie nieuniknione jest awaria.

Pełzanie zakresu może wystąpić w dowolnym momencie projektu, ale jest kilka etapów, na których należy zachować szczególną czujność

• Podczas początkowej fazy planowania, gdy próbujesz stworzyć listę rozsądnie osiągalnych celów
• Po wysłaniu czegoś do klienta może poprosić o więcej poprawek i uzupełnień, niż masz na to czasu, lub o poprawki, które zajęłyby zbyt dużo czasu.
• Kiedy ktoś zostanie pominięty w procesie planowania, może przyjść później, by poprosić o zmiany.
• W połowie projektu, pozwalający na dodanie nieograniczonej liczby zadań do harmonogramu, może sprawić, że projekt zacznie wyglądać znacznie mniej realistycznie.
• Kiedy planowanie dobiegnie końca, a Ty ciężko pracujesz nad zadaniem, a korespondencja jest mniejsza, klient będzie miał czas na wymyślenie większej liczby pomysłów.
• Gdy jeden z terminów zostanie przekroczony, łatwiej jest pozwolić mu się trochę poślizgnąć i nałożyć na problem.
• Zaraz pod koniec ostatnich kilku zadań ktoś z pewnością powie: „Ale co, jeśli dodamy…?”

Krótko mówiąc, pełzanie zasięgu może pojawić się na dowolnym etapie projektu, ale jeśli już przewidujesz jego nadejście, znacznie łatwiej jest się przed nim zabezpieczyć.