Siedem prostych zasad dla bardziej efektywnej komunikacji e-mail

Bez względu na branżę, dziedzinę, karierę, codzienne obowiązki lub obowiązki komunikacja jest integralną częścią Twojego sukcesu.

Dotyczy to zwłaszcza SEO i link buildingu, gdzie komunikacja jest niezbędna do edukacji klientów, prowadzenia kampanii, zabezpieczania linków i prezentacji wyników.

E-mail jest prawdopodobnie podstawowym sposobem komunikacji w dzisiejszym cyfrowym świecie. Jeśli nie możesz dobrze komunikować się za pośrednictwem poczty e-mail, prawdopodobnie będziesz mieć problemy.

Korzyści ze skutecznej komunikacji

1. Buduje zaufanie, ustala zakres projektu i określa oczekiwania.
2. Przekazuje i podkreśla prawidłowe informacje.
3. Identyfikuje przeszkody zespołowe i ułatwia rozwiązywanie problemów.
4. Umożliwia zrozumienie obu stron.
5. Zapewnia satysfakcję klienta, zespołu i osoby.

Twoja umiejętność dobrego prezentowania się, przekazywania pomysłów i prezentacji to podstawa sukcesu.

Powiem jasno: Wiedza, umiejętności i uczciwość są niezbędne w każdej firmie. Ale umiejętność dobrej komunikacji jest kluczowa we wszystkich aspektach pracy.

Dobra komunikacja zwiększa wartość, wzbudza zaufanie, buduje pewność siebie, rozwiązuje problemy, ujawnia przeszkody i ułatwia praktycznie każdy element kampanii SEO i relacje z klientami, przełożonymi i członkami zespołu.

Komunikacja jest podwójnie cenna w budowaniu linków, które wymaga bezpośredniej komunikacji z innymi właścicielami witryn w celu zabezpieczenia linków. Musisz skutecznie komunikować, DLACZEGO w ich interesie (lub w ich odbiorcach) leży łączenie linków.

Zasady skutecznej komunikacji e-mail (i zasięgu)

1. Użyj szablonów do formatu.
2. Poznaj swoich odbiorców.
3. Prowadź z wartością.
4. Bądź jasny i zwięzły.
5. Aktywny język wygrywa.
6. Wysyłaj kompletne e-maile.
7. Podejmować właściwe kroki.

Jaki jest cel Twojego e-maila? Każdy element Twojego e-maila (temat, struktura, dobór słów) powinien to wspierać.

1) Szablony: jak formatować e-maile

Każdy otrzymał okropne masowo produkowane e-maile z szablonem zawierającym zerową personalizację.

Jeśli otrzymam jeszcze jeden e-mail „Drogi Webmasterze” …

Mimo to żarliwie wierzę w wartość szablonów. Szablony prowadzą do systemów i procesów, które prowadzą do dobrze sformatowanych wiadomości e-mail, które są łatwe do odczytania i zrozumienia (nie wspominając o produkcji).

Moja praktyczna zasada dotycząca tego, czy używam szablonu, to:

1. Czy wysyłam wiele e-maili do podobnych odbiorców?
2. Czy w przyszłości wyślę podobny e-mail?
3. Czy istnieje optymalny sposób uporządkowania informacji w celu przekazania mojego przekazu?

Sekretem dobrego szablonu jest segmentacja listy. Twój szablon powinien być dostosowany do Twoich odbiorców, pozostawiając w razie potrzeby wystarczająco dużo miejsca na wariancje.

O ile nie odpowiadam na wątek lub nie wysyłam unikalnego e-maila, jest bardzo prawdopodobne , że używam jakiejś formy szablonu.

Nawet ręcznie pisane wiadomości e-mail mają format ogólny (szablon AKA). Pomyśl o różnych e-mailach, które musisz wysyłać każdego dnia. Założę się, że istnieje kilka ogólnych szablonów, które stosujesz, nawet jeśli piszesz każdy e-mail indywidualnie.

Oto przykład szablonu, którego często używam:

Tego używam, gdy zamieszczam w poście pozytywną wzmiankę o kimś lub jego firmie. To pomaga mi nawiązać kontakt, ostrzega ich, że zostali wymienieni i dlaczego, a może nawet zapewni mi kilka udostępnień społecznościowych.

Tworzenie procesów jest kluczem do efektywności. Ten pomysł na optymalizację nie powinien być nowy dla tłumu SEO

2) Poznaj swoich odbiorców

Najważniejszą zasadą komunikacji jest oparcie całej rozmowy wokół odbiorców.

Pomyśl o tym:

Jak rozmawiasz z kolegą? Kierownik? Klient? Dobry przyjaciel? Twój rodzic?

Styl, ton, dobór słów i sposób komunikacji różnią się w zależności od odbiorców. To komunikacja 101 – musisz uporządkować rozmowę, która ma sens i jest skuteczna dla tej grupy odbiorców.

Oto, co powinieneś wiedzieć o swoim kontakcie przed napisaniem e-maila:

1. Nazwa
2. Pozycja tytułu
3. Osobowość
4. Autorytet/wpływ
5. Ich styl komunikacji
6. Jak często są wystawiane
7. Twoja relacja zawodowa.

Jeśli wysyłasz podobne e-maile, niezależnie od odbiorców, komunikujesz się nieefektywnie.

3) Komunikacja na pierwszym miejscu!

Zawsze jest powód, DLACZEGO wysyłasz e-mail.

Aby skutecznie się komunikować, powinno być jasne, dlaczego wysłałeś wiadomość e-mail i dlaczego ma to znaczenie dla osoby, do której wysyłasz wiadomość.

Najważniejsza jest ostatnia część – dlaczego Twój e-mail jest ważny dla Twojego kontaktu. Przewodzenie tym jest sposobem, w jaki ustalasz wartość i zyskujesz uwagę.

Nie musisz pisać długiego wstępu o tym, kim jesteś lub dlaczego to, co robisz, ma znaczenie dla świata. Prowadź z wartością dla swoich odbiorców.

Dlaczego mieliby się tym przejmować?

Im wcześniej odpowiesz na to pytanie w e-mailu, tym lepiej.

Kiedy edytuję szablon, moim pierwszym krokiem jest zawsze przeniesienie stwierdzenia „dlaczego to ma dla ciebie znaczenie” na górę (lub jak najbliżej góry).

Oto e-mail, który często otrzymuję:

Oto, w jaki sposób chciałbym, aby ten e-mail miał przede wszystkim wartość.

Witaj Cory,

Czy pracujesz nad poprawą przepustowości sprzedaży i marketingu?

(niestandardowa linia, która prowadzi bezpośrednio do stanowiska osoby lub firmy).

W [zredagowano] zapewniamy Ci skrojoną na miarę listę B2B dla Twoich potencjalnych kont, generowania potencjalnych klientów i usług zarządzania danymi, dzięki czemu jesteś właścicielem klienta, podczas gdy my przeprowadzamy wszystkie badania.

Specjalizujemy się w:

• Generowanie leadów w białej księdze.
• Utrzymanie i dokładność danych CRM.
• Badania rynku.
• Mapowanie rynku i ocena rynku.

Porozmawiajmy o tym, jak [zredagowane] może pomóc Ci osiągnąć Twoje cele.

Czy to jest idealne? Nie – to nie moja sprawa, więc nie mogę przerobić przekazu ani pozycjonowania. Poza tym nie zamierzam kupować ani zlecać tworzenia list na zewnątrz, więc jestem niewłaściwym odbiorcą.

Jednak ta przeformatowana wersja ma swoją wartość. Nie marnuje czasu. Jeśli to nie pasuje, mogą od razu przejść. Jeśli tak, jest bardziej prawdopodobne, że faktycznie to przeczytają i odpowiedzą.

Zawsze powinien istnieć powód, DLACZEGO wysyłasz wiadomość e-mail.

Nie chowaj swojego lede.

4) Jasne i zwięzłe

Sekretem dobrego pisania jest liberalna edycja.

Napisz e-mail, a następnie wytnij jak najwięcej. Następnie pokrój trochę więcej.

Uwielbiam ciąć:

• Śmieci słowa: to, dużo, coś, jak, uczucia,
• Eufemizmy: nabierz sensu, słysz, pomagaj, nie spiesz się, daj mi znać, czekaj, polubienia, pozostawanie na kursie itp.
• Przysłówki: całkowicie, konkretnie, w pełni, szczególnie itp.
• Niewłaściwe zaimki: niepotrzebne przełączanie. Utrzymuj to jako pierwszą osobę tak często, jak to możliwe.
• Wszystko: jeśli mogę to przeciąć, to zrobię.

Nie czytaj obsesyjnie e-maili przed ich wysłaniem. Zamiast tego tnij wszystko, aż WIESZ, że nie ma żadnych śmieci. Wszyscy będą z tego szczęśliwsi.

5) Aktywny głos jest dla ludzi

Aktywny głos komunikuje właściwą perspektywę i łańcuch zdarzeń w wiadomości e-mail.

Raporty e-mailowe są szczególnie uzależnione od głosu aktywnego, ponieważ głos pasywny może fałszywie przedstawiać pracę.

Język pasywny pozbawia komunikację przyczyny i skutku, czyniąc niejasnym, które działanie doprowadziło do jakich rezultatów, i pomniejsza wartość komunikacji e-mailowej.

Jeśli zmagasz się z głosem aktywnym a głosem pasywnym, poszukaj niewygodnych fraz i zastanów się, kto co zrobił. Upewnij się, że z jakiegokolwiek powodu nie zaciemniasz informacji.

Kilka przykładów pasywnych kontra aktywnych:

„Strona została zoptymalizowana przez SEO.” vs „SEO zoptymalizowało stronę”.

„W ciągu miesiąca zespół zbudował osiem linków”. vs „Zespół zbudował w tym miesiącu osiem linków”.

„Rankingi poprawiły się, a ruch w wyszukiwarkach wzrósł dzięki naszym połączonym wysiłkom SEO”. vs „Nasze wysiłki SEO poprawiły rankingi i zwiększyły ruch w wyszukiwarkach”.

Głos pasywny podważy Twój ton, zdezorientuje Twoje znaczenie i osłabi Twoją pozycję.

6) Dołącz swoją prezentację

Nie wystawiaj prośby o przedstawienie. Nie rób tego.

Zdarza się często:

Najlepszym scenariuszem jest „tak, wyślij prezentację”. Ta sama odpowiedź mogła być Twoim RZECZYWISTYM celem – link, publikacja, relacja, spotkanie itp.

Nie czyń życia trudniejszym, niż powinno być. Wszyscy są zajęci i wszyscy otrzymują za dużo e-maili. Pseudo uprzejmość nie zwiększy szans, że Twoja prezentacja zakończy się sukcesem, zwłaszcza jeśli zastosujesz się do zasady nr 2 i wyślesz e-maile tylko wtedy, gdy masz wartość do dodania.

Najlepsze e-maile odpowiadają na każde pytanie w pierwszym e-mailu. Rozważ swoją publiczność i upewnij się, że wszystko obejmujesz rozsądnie.

7) Kontynuacja – to uprzejme

Jeśli tworzysz linki lub wysyłasz promocyjne e-maile, nie wykonujesz swojej pracy, jeśli nie będziesz kontynuować.

Wysyłanie kolejnych e-maili nie jest niegrzeczne – to uprzejme.

E-mail uzupełniający jest dobrym sprawdzianem wartości wiadomości e-mail.

Jeśli uważasz, że masz coś wartościowego do zaoferowania, nie wahaj się wysłać przypomnienia, aby upewnić się, że dana osoba ma szansę przejrzeć Twój e-mail.

Tak naprawdę robisz im przysługę, upewniając się, że nie przegapili rozsądnej okazji. Jeśli nie czujesz się w ten sposób, nie dopracowałeś wystarczająco swojego podejścia. Musisz wierzyć w wartość swojego przekazu, zwięzłość zasięgu, cele kontaktu.

Górny limit, który wyślę, to cztery. Oryginał z trzema wiadomościami w wątkach.

Nie dotyczy to kontaktów, z którymi mam jasno określony związek – tylko wtedy, gdy wydaje mi się, że komuś naprawdę brakuje moich e-maili i mam cenny powód, aby się z nim kontaktować.

Nie mogę powiedzieć, ile razy mój trzeci (a nawet czwarty) e-mail otrzymał pozytywną odpowiedź. Ludzie są ZAJĘCI.

Jeśli w ogóle nie wysyłasz odpowiedzi na swój pierwszy e-mail, tracisz ogromną szansę.