To po prostu działa: Uprość przepływ pracy dzięki automatyzacji oprogramowania

Briana Strauss, Partner Marketing Manager w Jotform, wierzy w moc automatyzacji oprogramowania, która pomaga uprościć przepływ pracy – i podzieliła się dokładnie tym, jak w This Just Works.

Jako marketerzy zawsze szukamy lepszych i skuteczniejszych sposobów docierania do klientów z właściwymi informacjami we właściwym czasie, tworząc dla nich bezproblemową obsługę marketingową.

Dzięki stworzeniu serii automatyzacji przepływu pracy wiele przyziemnych zadań marketingowych można zautomatyzować, aby pomóc Ci to osiągnąć, nie tylko zewnętrznie i bezpośrednio z klientem, ale także wewnętrznie z własnym zespołem. Umieszczanie zadań, takich jak zarządzanie potencjalnymi klientami, wprowadzanie danych i zarządzanie projektami, na autopilocie, aby zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność, a wszystko to przy jednoczesnej poprawie obsługi klienta i komunikacji w zespole.

W tym podsumowaniu omówiono, jak wdrożyć automatyzację przepływu pracy i rozpocząć pracę z odpowiednimi narzędziami, korzystając z automatyzacji w celu poprawy obsługi klienta i zwiększenia produktywności zespołu.

Sesja ta została zaprezentowana na cyfrowej antykonferencji This Just Works. Pełną sesję (i 14 innych prelekcji) można zobaczyć rejestrując się tutaj z kodem TJWAG2020.

Co to jest zautomatyzowany przepływ pracy?

Zautomatyzowany przepływ pracy to stos technologiczny współpracujący w celu reagowania na wyznaczone wyzwalacze, które powodują, że inne działanie przyniesie pożądany rezultat.

„Prostym przykładem marketingowym byłoby umieszczenie nowego formularza kontaktowego na stronie docelowej Twojej witryny, którą wypełnia klient, aby dodać go jako subskrybenta do Twojej listy e-mailowej. Po otrzymaniu zgłoszenia i dodaniu do tej listy e-mailowej, co jest powiązane z ich narzędziem e-mail – być może używasz narzędzia takiego jak Active Campaign do zarządzania tym – i automatycznie otrzymują wiadomość powitalną lub są uruchamiane w mile widzianą serię” – mówi Briana.

Potrzebujesz zautomatyzowanego przepływu pracy? Briana waży:

„Przepływ pracy automatyzacji może naprawdę pomóc zespołom i firmom każdego kształtu i wielkości, od małych firm lub przedsiębiorców po firmy na poziomie korporacyjnym. Może być używany do skalowania działań marketingowych z klientami i usuwania wąskich gardeł lub do wykorzystania wewnętrznie w celu zwiększenia produktywności”.

Dobrym punktem wyjścia jest zrozumienie, co Twój zespół chce osiągnąć. Pomoże Ci to określić najlepsze narzędzia i przepływ pracy do wykorzystania.

Jak wykorzystać automatyzację przepływu pracy do poprawy obsługi klienta

„Dodanie automatyzacji może pomóc poprawić wrażenia klientów z Twoim zespołem i Twoim produktem. Zawsze podoba mi się ten cytat Mari Smith z Social Media Influence o tym, jak króluje treść. To zaręczyny to Królowa i ona rządzi domem. Myślę, że jest to naprawdę istotne dla automatyzacji marketingu, ponieważ jeśli Twój zespół marketingowy ma stworzyć te niesamowite treści, kolejnym ważnym elementem będzie upewnienie się, że te treści dotrą do Twoich klientów we właściwym czasie”.

Stworzenie przepływu pracy dla marketingu może pomóc w pielęgnowaniu potencjalnych klientów i dostarczaniu im odpowiednich informacji w oparciu o ich interakcje w Twojej witrynie – oraz o to, jak skomplikowana ma być Twoja automatyzacja.

Badanie przeprowadzone przez Invespcro mówi, że stwierdzono, że automatyzacja marketingu prowadzi średnio do 14,5% wzrostu wydajności sprzedaży i 12,2% redukcji ogólnych kosztów marketingowych. Oznacza to, że ma większy wpływ na Twój marketing – przy niższych kosztach.

Kluczowe elementy przepływu pracy marketingowej

„Automatyzacja przepływu pracy jest w pełni konfigurowalna i może być tak złożona lub tak prosta, jak sobie tego życzysz” — mówi Briana.

Najlepsze narzędzia dla stosu marketingowego to:

• Narzędzie do zbierania danych
• CRM
• Marketing e-mailowy

„Chociaż istnieją uniwersalne narzędzia do automatyzacji marketingu, które można wykorzystać do usprawnienia działań marketingowych, istnieją również łatwiejsze sposoby korzystania z szeregu narzędzi programowych bez konieczności inwestowania tysięcy środków marketingowych” — zauważa Briana.

Narzędzie formularza może pomóc w zebraniu cennych informacji o użytkowniku i uruchomieniu przepływu informacji do innego narzędzia. Może to być tak proste, jak osadzenie formularza generowania leadów w celu zebrania podstawowych informacji o kliencie, aby móc dalej kontaktować się w sprawie produktu lub usługi.

Prosty formularz generowania leadów od Jotform.

Przepływy pracy automatyzacji można skonfigurować i uruchomić w celu wysłania informacji do Twojego CRM.

Nowy formularz generowania leadów jest wypełniany przez potencjalnego klienta. Może to zostało osadzone bezpośrednio w Twojej witrynie. Może to wywołać nowy kontakt w Twoim CRM z odpowiednimi przesłanymi informacjami, a następnie podpisać się bezpośrednio z przedstawicielem handlowym w celu dalszych działań.

Przykład tego, jak cykl sprzedaży może rozpocząć się od formularza generowania leadów.

„W zależności od przepływu, ten sam formularz generowania leadów może być również przesłany do narzędzia do automatyzacji marketingu, a następnie dodany do kampanii kroplowej w celu dalszego pielęgnowania lub ten sam formularz może być następnie wysłany do luzu, aby wywołać alert do wyznaczonego kanału lub osoba. Wszystko zależy od tego, jak skonfigurujesz automatyzację przepływu pracy” — mówi Briana.

Automatyzacja marketingu może nie tylko pomóc w przekształcaniu potencjalnych klientów w klientów, ale może również pomóc w nawiązaniu kontaktu z istniejącymi klientami i zachęceniu do lepszego przyjmowania produktów i dodatkowych zakupów.

Automatyzacja e-mail marketingu jest przydatna, ponieważ eliminuje czasochłonne zadania, takie jak przygotowywanie list e-mailowych lub wysyłanie bardziej ogólnych wiadomości. Badanie przeprowadzone przez użytkowników Salesforce wykazało, że automatyzacja marketingu średnio zwiększyła przychody ze sprzedaży o 34%.

Niektóre z najlepszych automatyzacji e-mail marketingu, od których możesz zacząć, to:

• Przepływ pracy powitalnej subskrybenta bloga
• Przepływ pracy związany z ponownym zaangażowaniem
• Obieg zdarzeń

Formularz, który uruchamia zautomatyzowany przepływ pracy wiadomości e-mail o zdarzeniach.

„Czy to może wygląda znajomo? Wypełniłeś prosty formularz rejestracyjny i podałeś kilka prostych informacji, takich jak imię i nazwisko, adres e-mail i utworzyłeś hasło. A potem automatycznie otrzymujemy wiadomość e-mail z potwierdzeniem, tworząc prosty przepływ pracy automatyzacji e-mail marketingu i jestem pewien, że oszczędzamy zespołowi ds. marketingu wydarzeń mnóstwo czasu i energii” — mówi Briana.

Jak automatyzacja marketingu zwiększa produktywność zespołu

Automatyzacja marketingu może być wykorzystana do zwiększenia zaangażowania użytkowników i usprawnienia działań zorientowanych na klienta. To także świetny sposób na zwiększenie wewnętrznej produktywności i usprawnienie komunikacji w zespole.

Ostatecznym celem każdej automatyzacji przepływu pracy jest zwiększenie wydajności organizacji i wyeliminowanie wielu rutynowych zadań ręcznych — nawet zespół Briany z tego korzysta!

„Firmy, w tym moja, czerpią korzyści z automatyzacji, aby:”

• Zwiększ produktywność
• Pozostań w kontakcie z naszymi lokalnymi i globalnymi zespołami
• Aby procesy były mniej ręczne
• Zminimalizuj e-maile
• Zwolnij czas dla pracowników na pracę nad ważniejszymi zadaniami

„Według badania przeprowadzonego przez Imagine Innovation firmy, które mają zautomatyzowany przepływ pracy dla powtarzalnych i ręcznych zadań, z powodzeniem zwiększyły wydajność pracowników o 12-15%. A to naprawdę zaczyna się sumować, kiedy pracujesz w większej firmie” — zauważa Briana.

„W Jotform korzystamy z różnych narzędzi, takich jak Trello, Zoom i Slack, aby pomóc we wszystkim, od zarządzania projektami po rejestrację na seminaria internetowe i lepszą komunikację w zespole. Jesteśmy WIELKImi fanami Trello do zarządzania projektami i używamy ich codziennie do śledzenia naszych wniosków projektowych. Używamy formularza jot, aby utworzyć formularz wniosku, który należy wypełnić dla określonego zadania – na przykład prośby o projekt lub kopiowanie próśb od naszego zespołu marketingowego”.

„Używamy również automatyzacji do zbierania rejestracji na webinary, zaczynając od niestandardowego formularza rejestracyjnego, a następnie automatycznie rejestrując uczestników na spotkania i webinary”.

Jak budować przepływy pracy dla swojego zespołu

Wielkość Twojej firmy będzie jednym z czynników, które pomogą Ci zdecydować, z jakich zestawów narzędzi będziesz korzystać.

Aby dać zespołowi kilka innych pomysłów na to, jak mogą zacząć upraszczać swoje przepływy pracy. Przyjrzyj się obecnemu procesowi w Twojej firmie pod kątem czasochłonnych lub ręcznych rzeczy, które można zautomatyzować, takich jak:

• Tworzenie zadań
• Generowanie faktur
• Zarządzanie leadami
• Zwrot kosztów pracowników
• Wdrażanie nowych pracowników
• Zarządzanie zgłoszeniami IT
• Zatwierdzanie wniosków urlopowych

„Kolejną przydatną wskazówką, którą chcę uwzględnić, jest wybór i budowanie stosu technologii. Niezależnie od tego, czy chodzi o kontakt z klientem, czy o wewnętrzną produktywność. Wspaniale jest szukać narzędzi z natywnymi aplikacjami i integracjami. Zapewnia to bardziej elastyczny i skalowalny przepływ pracy, który może rozwijać się wraz z Tobą, tak jak Twoja firma” — zauważa Briana.

I zgadnij co? Nie potrzebujesz wyspecjalizowanego zespołu, aby skonfigurować te zautomatyzowane przepływy pracy.

„Wiele firm tak myśli i nie chce dodawać zasobów. Ale wiesz, nie, większość z tych platform jest teraz pozbawiona kodu lub ma niski kod, dzięki czemu tworzenie i wdrażanie różnych przepływów pracy jest bardzo proste i łatwe dla Twojego zespołu. Na przykład Jotform ma platformę bez kodu, a wszystkie nasze aplikacje i integracje można skonfigurować w kilku prostych krokach. Nie pozwól więc, aby stanowiło to barierę wejścia do dodawania automatyzacji, ponieważ istnieje tak wiele wspaniałych narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc”, mówi Briana.

Więc przestań marnować czas i zacznij automatyzować swój przepływ pracy!

Aby pobrać w pełni nagrane cyfrowe wydarzenie This Just Works, przejdź tutaj, aby zarejestrować się z kodem TJWAG2020!