Six Sigma w zarządzaniu projektami: krótki przewodnik

Istnieje od trzech dekad, ale Six Sigma wciąż może być nieco zagadką. Ta metodologia może oznaczać różne rzeczy w różnych organizacjach lub okolicznościach, ale istnieje sposób na ogólne zarysowanie tej metodologii doskonalenia procesów biznesowych oraz zdefiniowanie jej początków, powstania, wykorzystania i wdrożenia.

W ostatnich latach pojawiły się pewne sprzeciwy wobec Six Sigma, z których część jest uzasadniona i zostanie omówiona, ale proces jako całość okazuje się cennym narzędziem w zmniejszaniu defektów w produkcji produktu, zwłaszcza w połączeniu ze zwinnym myśleniem, odchudzoną produkcją i zdolnościami narzędzia do zarządzania projektami.

Co to jest Six Sigma?

Na początek zdefiniujmy termin Six Sigma. Jak wspomniano, jest to metodologia stosowana do poprawy jakości wyjściowej w procesie. Czyni to, najpierw identyfikując, a następnie usuwając przyczyny defektów. Osiąga się to za pomocą zestawu metod zarządzania jakością, które obejmują zarówno podejścia empiryczne, jak i statystyczne. Do monitorowania procesu zazwyczaj zatrudniany jest również członek personelu posiadający doświadczenie w zakresie Six Sigma.

Six Sigma została po raz pierwszy wprowadzona przez inżyniera Motoroli Billa Smitha w 1986 roku, kiedy została zarejestrowana jako znak towarowy. Ale dopiero 10 lat później Jack Welch uczynił z niego centralny punkt swojej strategii biznesowej w General Electric i stał się popularny w szerszym świecie biznesu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami służy do zatwierdzania i przeglądu realizacji projektu zgodnie z praktykami Six Sigma. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje wiele widoków projektów z jednym widokiem, szczególnie idealnym dla Six Sigma; widok tablicy. Tablica kanban umożliwia menedżerom wizualizację przepływu pracy ich zespołów i jest idealna do automatyzacji przepływu pracy i zatwierdzania zadań. Dzięki temu zespoły mogą przeglądać i zatwierdzać tylko te elementy, które spełniają ich standardy jakości. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Historia

Chociaż Six Sigma mogła być znakiem towarowym w latach 80., jej historia sięga znacznie dalej. Pojęcie to zostało wprowadzone, choć pod inną nazwą, jako krzywa normalna przez Carla Friedricha Gaussa (1777-1855). Rozwinął się on dalej w odmianach produktów w latach 20. XX wieku, kiedy Walter Shewhart wykazał, że proces trzech sigma wymaga korekty. Inżynier Bill Smith ostatecznie zarejestrował Six Sigma i to właśnie ten rozwój doprowadził do udokumentowania przez Motorola ponad 16 miliardów dolarów oszczędności.

Od lat 80. XX wieku firmy na całym świecie przyjęły Six Sigma i przekształciło się w coś więcej niż system jakości, ale sposób prowadzenia działalności. Został opisany jako wizja, filozofia, symbol, metryka, cel, metodologia i nie tylko.

Metodologie Six Sigma

Dla naszych celów spójrzmy na Six Sigma jako metodologię. Metodologia Six Sigma służy do ulepszania praktyk biznesowych za pomocą danych statystycznych i analiz w celu podejmowania lepszych decyzji w oparciu o fakty, a nie najlepsze domysły. Odbywa się to poprzez kontrolowanie zmienności i zrozumienie, co je powoduje.

Procesy stają się wtedy bardziej przewidywalne, a tym samym opłacalne dla firm. Metodologia Six Sigma to nie tylko sesja szkoleniowa, ale podejście oparte na danych i ukierunkowaniu projektów z wymiernymi wynikami biznesowymi. Takie podejście okazało się słuszne, ponieważ zostało wdrożone w wielu branżach, które udokumentowały oszczędności i satysfakcję klientów.

Metodologia DMAIC

Podstawowym narzędziem podejścia Six Sigma jest mapa drogowa DMAIC, bardziej naukowa metoda opracowywania projektów. Jest to elastyczny, sformalizowany proces rozwiązywania problemów, który obejmuje pięć następujących kroków:

1. Zdefiniuj: Ten krok służy do określenia problemu biznesowego, celu, potencjalnych zasobów, zakresu projektu i harmonogramu realizacji. Często jest to szczegółowo opisane w karcie projektu, gdzie zbiera się to, co wiesz o projekcie, definiuje wszelkie fakty związane z pracą, ustala cele i ustanawia zespół projektowy.
2. Zmierz: Teraz będziesz chciał ustalić punkt odniesienia, aby mieć coś, z czym można się zmierzyć podczas ulepszania procesów. To tutaj zbierasz dane, aby umieścić pracę w kontekście. Następnie zespół podejmie decyzję, co i jak będzie mierzone. Im lepsze dane, tym lepiej działa ten system.
3. Analiza: Następnie należy określić, co uniemożliwia postęp procesu, aby można go było wyeliminować. Ponownie będziesz korzystać z planu zbierania danych, dopóki nie odkryjesz głównych przyczyn problemu. Proces ten obejmuje złożone narzędzia analityczne, z których niektóre obejmują: wymienianie i ustalanie priorytetów potencjalnych przyczyn problemu, ustalanie priorytetów przyczyn źródłowych w celu usprawnienia kroków, określanie, w jaki sposób dane wejściowe procesu wpływają na wyniki procesu oraz tworzenie szczegółowych map procesu.
4. Ulepsz: Testuj i wdrażaj rozwiązania zidentyfikowanych problemów za pomocą kreatywnych rozwiązań, aby wyeliminować pierwotne przyczyny i zapobiec ich ponownemu pojawieniu się. Odbywa się to za pomocą różnych technik burzy mózgów i innych metod rozwiązywania problemów. Sugeruje się, że najlepszym rozwiązaniem jest skupienie się na najprostszym i najłatwiejszym rozwiązaniu. Przetestuj te rozwiązania i dowiedz się, jakie zagrożenia są nieodłączne. Następnie stwórz plan wdrożenia i wykonaj ulepszenia. Diagram SIPOC jest często używany w Six Sigma w celu wykonania tego kroku.
5. Kontrola: Aby upewnić się, że te ulepszenia są trwałe, monitoruj je, tworząc plan kontroli. Pamiętaj, aby zaktualizować ten plan w razie potrzeby. Możesz opracować wykres kontrolny, aby ocenić stabilność ulepszeń w miarę postępu projektu.

Istnieje ciche R, które niektóre organizacje dodają do DMAIC, co oznacza Rozpoznaj. Jest to kwestia priorytetowa, co oznacza, że ​​zespół rozpoznaje właściwy problem, na którym należy się skoncentrować we właściwym czasie.

Te kroki DMAIC powinny działać jak pętla, ponieważ musisz je powtórzyć i zastosować zmiany do innych procesów w projekcie. Podziel się wynikami ze wszystkimi uczestnikami projektu, a nawet spoza organizacji, aby stworzyć sieć wsparcia. Mądrze jest również podziękować uczestnikom za utrzymanie dobrego morale w zakresie dokładnej i trudnej pracy.

Metodologia DMADV

Odmianą DMAIC jest metodologia DMADV. Choć mniej znana, jest to idealna metodologia dla procesu projektowania nowego produktu. Podobnie jak DMAIC, dzieli pierwsze trzy kroki, choć definiuje je w nieco innych kategoriach.

• Zdefiniuj: Zdefiniuj proces i cele projektowe swojego projektu.
• Zmierz: Następnie zidentyfikuj i zmierz cechy krytyczne dla jakości produktu, usługi lub procesu. Upewnij się, że nie zaniedbujesz ryzyka i możliwości produkcyjnych.
• Analizuj: tutaj wybierasz najlepszy projekt po przeanalizowaniu danych zebranych w pierwszych dwóch krokach.
• Projekt: Kiedy już masz projekt, zacznij budować i testować produkt, usługę lub proces.
• Zweryfikuj: Potrzebujesz weryfikacji i walidacji, aby upewnić się, że dane wyjściowe projektu spełniają wymagania wejściowe projektu, a produkt działa zgodnie z projektem w środowisku rzeczywistym lub w warunkach symulowanych, które mają naśladować to środowisko.

Podobnie jak w przypadku DMAIC, chcesz spojrzeć na metodologię nie jako koniec, ale jako ciągłą pętlę poprawiania i ulepszania. Przestrzeganie tej metodologii od początku do końca pomoże Ci opracować najwyższe standardy jakości. Prowadzi to do poprawy zadowolenia klientów i wyższych zysków dla firmy.

Dlaczego Six Sigma?

Credo Six Sigma można podzielić na trzy twierdzenia:

1. Ciągły wysiłek w celu osiągnięcia stabilności i przewidywalnego wyniku procesu jest tym, co sprawia, że ​​biznes odnosi sukces.
2. Istnieją cechy procesów produkcyjnych i biznesowych, które można zdefiniować i zmierzyć. Te cechy mogą być analizowane w celu kontrolowania i ulepszania procesów.
3. Odgórnie cała organizacja musi być zaangażowana w utrzymanie poprawy jakości, aby można było je osiągnąć.

Jakie są cechy Six Sigma?

Six Sigma nie jest pierwszą techniką opracowaną w celu poprawy procesów, ale różni się od innych pod trzema istotnymi względami:

1. Koncentruje się na wymiernych i wymiernych zyskach finansowych.
2. Przywództwo ma kluczowe znaczenie.
3. Dane i statystyki są podstawą podejmowania decyzji, a nie przypuszczeniami czy domysłami.

Powiązane: 20 darmowych szablonów projektów i prac dla programu Excel

Lean Six Sigma

Six Sigma sprawdziła się w pracy z zespołami współpracującymi od 2000 roku, kiedy przekształciła się w Lean Six Sigma. Zostało to po raz pierwszy skodyfikowane w książce Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma autorstwa Barbary Wheat, Chucka Millsa i Mike'a Carnella. Od tego czasu Lean Six Sigma jest stosowana w różnych sektorach gospodarki, takich jak opieka zdrowotna, finanse i łańcuch dostaw.

Lean Six Sigma odnajduje synergię między tymi dwoma stylami zarządzania. Zarządzanie projektami lean skupia się na wyeliminowaniu ośmiu obszarów marnotrawstwa: defektów, nadprodukcji, oczekiwania, niewykorzystanych talentów, transportu, zapasów, ruchu i dodatkowego przetwarzania. Z drugiej strony Six Sigma dąży do poprawy jakości wyników procesu poprzez identyfikację i usuwanie przyczyn błędów w celu zminimalizowania zmienności produkcji.

Razem te dwa style uzupełniają się wzajemnie, ponieważ Lean ujawnia, skąd pochodzi problem w procesie, podczas gdy Six Sigma pracuje nad zmniejszeniem tego problemu. Daje to pozytywny cykl ulepszeń i ciągły przepływ.

Następnie Lean Six Sigma współpracuje, aby obniżyć koszty produkcji, jednocześnie poprawiając jakość i szybkość produkcji, utrzymując konkurencyjność organizacji. Six Sigma zmniejsza różnice, a Lean skupia się na tym, gdzie występuje marnotrawstwo i jak je ograniczać, co pomaga zaoszczędzić pieniądze. Obydwa dobrze sprawdzają się pod względem wydajności, produktywności i solidnej kontroli finansowej.

Six Sigma i Agile

Ponieważ metody zwinne wciąż wyrastają z jajka tworzenia oprogramowania, w którym się wykluły, styl znalazł się w siodle Six Sigma.

Manifest Agile stanowi dwunastą zasadę, że „w regularnych odstępach czasu zespół zastanawia się, jak stać się bardziej efektywnym, a następnie odpowiednio dostosowuje i dostosowuje swoje zachowanie”. Zespoły zwinne koncentrują się na ciągłych ulepszeniach, co jest zgodne z credo Six Sigma.

Zespoły zwinne mogą używać Six Sigma do rozwiązywania problemów za pomocą danych empirycznych, ponieważ metodologia zapewnia zestaw narzędzi, które dokładnie to umożliwiają. Zapewniamy, że Agile i Six Sigma dobrze się łączą.

Certyfikaty Six Sigma

Podobnie jak inne metodologie, możesz uzyskać certyfikat Six Sigma. Weryfikuje znajomość metody umiejętności zawodowych i jest przyznawany zgodnie z poziomem wiedzy, który jest zgodny z klasyfikacją pasa podobną do tej stosowanej w sztukach walki.

• Certyfikowany mistrzowski czarny pas (CMBB)

Najwyższym poziomem certyfikacji Six Sigma jest certyfikowany mistrzowski czarny pas. Ta osoba może kształtować strategię, opracowywać kluczowe wskaźniki, działać jako konsultant i szkolić osoby z czarnymi i zielonymi pasami. Musisz mieć co najmniej pięć lat bycia czarnym pasem Six Sigma.

• Certyfikowany czarny pas Six Sigma (CSSBB)

Zejście na niższy poziom prowadzi nas do certyfikowanego czarnego pasa Six Sigma. Są ekspertami w metodyce i potrafią prowadzić lub szkolić zespoły z pasami poniżej swoich. Dla osób z tym pasem zarządzanie projektami Six Sigma jest ich pełnoetatową pracą i mają pełne zrozumienie analizy statystycznej i doskonalenia procesów.

• Certyfikowany zielony pas Six Sigma (CSSGB)

Ci, którzy mają zielony pas Six Sigma, tworzą, identyfikują i realizują procesy. Znają zasady Lean Six Sigma, ale także DMAIC. Mogą kierować zespołami przy mniejszych projektach i pomagać tym, którzy posiadają czarny pas. Skupiają się na poprawie jakości, ograniczeniu marnotrawstwa i błędów podczas zbierania i analizowania danych.

• Certyfikowany żółty pas Six Sigma (CSSYB)

Żółty pas Six Sigma oznacza, że ​​rozumiesz, jak korzystać z Six Sigma w miejscu pracy. Zacząłeś ulepszać procesy i tworzyć mapy procesów, aby nakreślić kroki w procesie. Znasz zasady zbierania informacji. Nie możesz prowadzić zespołu, ale możesz wspierać wyższy pas.

• Certyfikowany biały pas Six Sigma (CSSWB)

Biały pas Six Sigma skupia się na podstawach. Rozumieją role członków zespołu i sposób, w jaki ci członkowie mogą poprawić wydajność. Uczą się o DMAIC i koncentrują się na redukcji odpadów.

Krytyka Six Sigma

Nie każdy jest sprzedawany na Six Sigma. Ekspert ds. jakości Joseph M. Juran mówi, że Six Sigma nie jest niczym nowym. Dla niego zmieniły się tylko warunki, ale podstawowe podejście do poprawy jakości pozostaje takie samo.

Harvard Business Review odnotowuje to, co postrzega jako wady tej techniki. Po pierwsze, nie zawiera technologii informacyjnej. Uważają również, że jest elitarny, ponieważ wyznacza ludzi nazywanych „czarnymi pasami”, którzy są ekspertami w zakresie analizowania i projektowania, a nie włączania całego zespołu.

Istnieje również problem z procesem stopniowych ulepszeń, który według niektórych stoi na drodze do radykalnych ulepszeń. Nie pasuje również do pracy zorientowanej na znajdowanie innowacyjnych nowych metod i procesów.

Od momentu powstania, nawet tak niezłomny praktyk, jak Jack Welsh, przyznał, że nie jest to podejście holistyczne dla wszystkich osób w firmie. Jednak w produkcji produktów jego zdolność do redukcji defektów do jednego na sześć odchyleń standardowych pozostaje standardem i zapewnia wyniki. Decyzja o zastosowaniu go w swoim projekcie należy oczywiście do Ciebie.

Jak ProjectManager pomaga w Six Sigma

Kiedy się do tego zabrać, Six Sigma to po prostu kolejny sposób zarządzania projektem. Mierzy dane w celu znalezienia bardziej wydajnych tras prowadzących do ostatecznego rezultatu. ProjectManager to nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które udostępnia dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej wnikliwe decyzje. Oferuje wiele widoków projektu dla zespołów wielofunkcyjnych do współpracy i utrzymuje wszystkich na tej samej stronie dzięki jednemu źródłu prawdy.

Ustaw linie bazowe na wykresach Gantta

Aby skorzystać z tych danych w czasie rzeczywistym, musisz stworzyć plan. Jeden z naszych widoków projektu, wykres Gantta, jest idealnym narzędziem, które pokazuje cały projekt na osi czasu. Możesz ustawić zależności, kamienie milowe i plan bazowy, aby uchwycić harmonogram i koszt w celu porównania ich z rzeczywistym nakładem pracy po wykonaniu projektu. Teraz masz dane w czasie rzeczywistym, aby śledzić wszystko, od zasobów po obciążenie pracą.

Monitoruj sześć wskaźników projektu za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Dane działają w systemie Six Sigma, a po ustawieniu linii bazowej w wykresie Gantta można wyświetlać dane w czasie rzeczywistym w całym oprogramowaniu. Uzyskaj widok na wysokim poziomie pulpitu nawigacyjnego na żywo bez konieczności konfigurowania. Automatyzujemy zbieranie i obliczanie danych, które są następnie wyświetlane na kolorowych wykresach i grafach, które można odczytać na pierwszy rzut oka. Zobacz dane w czasie rzeczywistym na temat stanu projektu, zadań, postępów, czasu, kosztów i obciążenia w jednym miejscu.

Zanurz się głębiej w dane dzięki raportom jednym kliknięciem, które umożliwiają filtrowanie, aby zobaczyć tylko to, co chcesz zobaczyć. Wszystkie nasze widoki projektów śledzą procent wykonania poszczególnych zadań. Oferujemy użytkownikom Six Sigma bogactwo danych, aby poprawić jakość ich wyników w procesie, wykorzystując automatyzację w celu zwiększenia wydajności i zatwierdzania zadań w celu utrzymania wysokiej jakości wyników w całym projekcie.

Ze względu na to, że Six Sigma wykorzystuje metryki do pomiaru względem punktu odniesienia, aby zobaczyć, gdzie istnieją problemy, które można rozwiązać, aby procesy były bardziej wydajne, potrzeba dynamicznego oprogramowania do zarządzania projektami jest niezbędna. ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które monitoruje postępy za pomocą pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, ułatwiając wykrywanie problemów i szybsze wdrażanie ich rozwiązań. Wypróbuj bezpłatnie przez 30 dni i przekonaj się sam dzięki tej wersji próbnej.