Automatyzacja małych firm: 6 procesów, które powinieneś zautomatyzować

Kiedy prowadzisz małą firmę, każda minuta jest cenna. Masz dużo na głowie i tylko tyle godzin dziennie, aby to zrobić.

Większość małych firm marnuje czas, nie automatyzując.

Podczas gdy 40% dużych firm zautomatyzowało procesy w co najmniej jednej jednostce biznesowej, tylko 25% małych firm może powiedzieć to samo.

Wielu właścicieli małych firm uważa, że ​​automatyzacja jest przeznaczona tylko dla dużych korporacji, ale to nie może być dalsze od prawdy. Badania przeprowadzone przez McKinsey wykazały, że chociaż małe firmy są mniej skłonne do inwestowania w automatyzację niż duże, odnoszą większe sukcesy, gdy to robią.

Jak więc Twoja mała firma może zacząć korzystać z automatyzacji?

W tym artykule opisano wszystko, co musisz wiedzieć o automatyzacji małej firmy, w tym o tym, jakie procesy należy zautomatyzować i jak wybrać najlepszą platformę automatyzacji.

Jakie są korzyści z automatyzacji małych firm?

Małe firmy czasami niechętnie inwestują w automatyzację, ale automatyzacja procesów jest ich kluczową zaletą. 88% małych firm twierdzi, że automatyzacja pozwala ich firmie konkurować z większymi firmami.

Automatyzacja pozwoli Twojej małej firmie na skalowanie produkcji bez konieczności zatrudniania większej liczby osób. Co więcej, narzędzia do automatyzacji pozwalają na bardziej oparte na danych i bardziej efektywne śledzenie zwrotu z inwestycji, co jest nawet ważniejsze w przypadku małych firm z problemami gotówkowymi niż w przypadku dużych korporacji.

1. Automatyzacja oszczędza czas Twojego zespołu na skupienie się na bardziej wartościowej pracy

Pracownicy biurowi spędzają ponad trzy godziny dziennie na powtarzalnych, ręcznych zadaniach. A 51% twierdzi, że powtarzalne zadania administracji cyfrowej przeszkadzają w wykonywaniu ich głównej pracy.

Automatyzacja zdejmuje te zadania z talerza Twojego zespołu. Dzięki najbardziej powtarzalnym, nudnym obowiązkom pracownicy mogą skupić się na tym, w czym są naprawdę dobrzy — na strategicznej pracy, która zwiększa zyski Twojej małej firmy.

2. Automatyzacja eliminuje błąd ludzki

Każdy, kto w kółko wykonuje to samo zadanie, w końcu popełni błąd. Na przykład awaria Amazon Web Services w 2017 r. była spowodowana błędnym wpisaniem polecenia przez pracownika podczas rutynowego debugowania.

Oprogramowanie do automatyzacji nie popełnia takiego błędu. Narzędzie do automatyzacji za każdym razem realizuje proces dokładnie w ten sam sposób.

3. Automatyzacja umożliwia podejmowanie decyzji na podstawie danych

Firmy podejmują lepsze decyzje, gdy mają dane potwierdzające ich wybory. Jednak kompilowanie i analizowanie danych oraz udostępnianie raportów jest czasochłonne, jeśli trzeba to robić ręcznie.

Automatyzacja pozwala firmom syntetyzować duże ilości informacji bez wykonywania dodatkowej pracy.

6 obszarów, które małe firmy powinny zautomatyzować (z przykładami)

Możesz zautomatyzować niemal każdy powtarzalny proces. Oto kilka typowych obszarów automatyzacji, w których małe firmy mogą osiągnąć duże wyniki.

1. Zarządzanie leadami i kontaktami

Ręczne radzenie sobie z potencjalnymi klientami i kontaktami może być kłopotliwe. Rozważ zastąpienie tego skomplikowanego arkusza kalkulacyjnego automatyzacją CRM.

Formularze rejestracyjne

Formularze rejestracyjne na Twojej stronie pozwalają potencjalnym klientom zapisać się na Twoją listę subskrybentów. Automatyzacja może pobrać te informacje i automatycznie dodać je do Twoich list CRM i e-mail marketingu. Segmentuj kontakty na podstawie tego, jak się zarejestrowali, lub natychmiast wygeneruj powitalną wiadomość e-mail.

Punktacja ołowiu

Każda interakcja z kontaktem może zwiększyć lub zmniejszyć ich wartość dla Ciebie. Ale to nie jest coś, czym chcesz się martwić o ręczne obliczanie.

Platforma CRM może zautomatyzować ocenianie potencjalnych klientów i podejmować działania w przypadku zmiany wyniku. Na przykład może powiadamiać Cię, gdy transakcja się nagrzewa lub uruchamiać kampanię pielęgnacyjną e-mail, gdy kontakt osiągnie określony wynik.

Segmentacja listy

Segmentacja Twojej listy kontaktów jest kluczem do wysyłania spersonalizowanych treści.

Możesz to zrobić automatycznie na podstawie działań podejmowanych przez daną osobę. Możesz na przykład automatycznie przenosić potencjalnych klientów do segmentów na podstawie ich etapu transakcji.

Przykład tej automatyzacji w akcji

Agencja badań społecznych, demografii i analizy danych McCrindle musiała zwiększyć liczbę potencjalnych klientów i współczynnik konwersji. Dla agencji ważne było, aby spersonalizować swoje zaangażowanie, ale segmentacja list i tworzenie treści zajęło wiele godzin.

Automatyzacja ActiveCampaign pozwala firmie McCrindle zaoferować spersonalizowaną i wydajną podróż klienta.

Gdy klient podejmuje działanie w lejku, zespół automatycznie otrzymuje tag i ocenę potencjalnego klienta. Dane te służą do budowania profilu dla każdego klienta i dostarczają szczegółów do segmentacji listy.

Rezultatem jest spersonalizowana komunikacja i średni 34% współczynnik otwarć/kliknięć w ich kampaniach.

2. Marketing e-mailowy

E-mail marketing zapewnia niesamowity zwrot z inwestycji (ROI). Firmy zarabiają średnio 35 USD na każdy wydany 1 USD. Poczta e-mail zapewnia bezpośredni kontakt z odbiorcami i pomaga budować świadomość marki.

Jednak regularne wysyłanie profesjonalnych, spersonalizowanych wiadomości e-mail do wszystkich kontaktów to więcej niż większość małych firm ma czas. Oprogramowanie do automatyzacji e-mail marketingu ułatwia to.

Przyjrzyjmy się kilku typom automatycznych wiadomości e-mail, które możesz wysyłać.

E-maile powitalne

W momencie, w którym kontakt dołącza do Twojej listy e-mailowej, najbardziej interesuje go Twoja oferta.

Wykorzystaj to, wysyłając automatyczną wiadomość powitalną — lub serię wiadomości powitalnych. Podziękuj im za zarejestrowanie się i zachęcaj do podjęcia wybranego działania.

E-maile o porzuconym koszyku

Blisko 70% koszyków zakupów e-commerce jest porzucanych. Gdy klient opuści koszyk, porzucony koszyk może automatycznie wywołać wiadomość e-mail przypominającą o powrocie i zakupie przedmiotów.

E-maile dotyczące urodzin i rocznic

Możesz wyzwalać wiadomości e-mail na podstawie urodzin kontaktu lub rocznicy dnia, w którym dołączył do Twojej listy. Możesz dołączyć specjalną ofertę, aby subskrybent poczuł się sławiony.

Przykład tej automatyzacji w akcji

Morrow Audio produkuje i sprzedaje wysokiej klasy kable i komponenty audio. Założyciel, Mike Morrow, wykorzystuje szereg automatyzacji poczty e-mail, aby pozyskać i utrzymać klientów.

Na przykład kampania e-mailowa o porzuconym koszyku z dwoma wiadomościami e-mail spowodowała 26% odzyskanie utraconych koszyków — to 30 000 USD odzyskanej utraconej sprzedaży.

3. Media społecznościowe

Automatyzacja mediów społecznościowych obejmuje automatyzację treści do publikowania na platformie mediów społecznościowych w określonych godzinach. Ale możliwości wykraczają daleko poza to.

Społeczne słuchanie

Social listening odnosi się do monitorowania platform mediów społecznościowych i powiadamiania Cię, gdy ktoś wspomni o Twojej marce. Jest to szczególnie przydatne, jeśli korzystasz z kilku serwisów społecznościowych i chcesz mieć ujednolicone narzędzie do słuchania każdego kanału.

Reklama w mediach społecznościowych

Wszystkie główne sieci społecznościowe umożliwiają płatne reklamy. Możesz dotrzeć do grupy docelowej w przestrzeni, w której już spędzają czas.

Zarządzanie reklamami może być jednak kłopotliwe.

Integracje

Możesz także zintegrować swoje obserwacje społecznościowe z innymi procesami. Na przykład możesz automatycznie przyciągać leady z mediów społecznościowych do swojego CRM.

Przykład tej automatyzacji w akcji

Yes Supply to platforma rozwoju osobistego i coachingu założona przez Reese Evans.

Evans zbiera kontakty, oferując bezpłatne szkolenia na swojej stronie. Odwiedzający, którzy się zdecydują, otrzymują pięć dni darmowych treści, po których otrzymują e-maile, aby zapisać się na kurs mistrzowski.

Jeśli nie zarejestrują się od razu, Evans korzysta z ActiveCampaign + Facebook Custom Audiences, aby ponownie kierować potencjalnych klientów w mediach społecznościowych.

4. Powiadomienia i aktualizacje

Powiadomienia to rodzaj automatyzacji, który ma duże zalety, takie jak zwiększona wydajność i szybkość.

Automatyczne powiadomienia zapewniają aktualne informacje o krytycznych zdarzeniach, dzięki czemu natychmiast podejmujesz działania. Na przykład zespół sprzedaży może otrzymywać powiadomienia o zmianie statusu umowy. Nie traci się czasu na reagowanie na zmianę.

Przykład tej automatyzacji w akcji

Sneleentaxi korzysta z ActiveCampaign CRM do zarządzania potencjalnymi i potencjalnymi klientami. Powiadomienia są kluczem do umów lądowania z większymi firmami.

Gdy używany jest e-mail niebędący konsumentem, przedstawiciel handlowy jest powiadamiany, aby mógł skontaktować się z tą firmą jako potencjalny partner.

5. Obsługa klienta

Małe firmy dbają o swoich klientów i są zobowiązane do oferowania najlepszego możliwego wsparcia.

Ale to nie jest łatwe. Masz niewielki personel — lub nie masz personelu — a problemy z obsługą pojawiają się o każdej porze na różnych kanałach.

Automatyzacja może pomóc.

Przydział biletu

Niezależnie od kanału, z którego korzysta klient, zgłoszenia do pomocy technicznej można szybko przekierować do właściwej osoby.

Ta automatyzacja oszczędza pracownikom konieczności sortowania wiadomości e-mail, wiadomości na Facebooku, wiadomości telefonicznych i czatów w celu znalezienia i udzielenia odpowiedzi na pytania o wysokim priorytecie.

Chatboty

Chatboty stają się coraz bardziej popularne w obsłudze klienta. Chociaż chatboty czasami zyskują złą reputację ze względu na swoje nie całkiem ludzkie interakcje, mogą pomóc małym firmom w świadczeniu doskonałych usług.

Są zawsze pod telefonem, odpowiadają natychmiast, a jeśli pytanie jest zbyt złożone, aby odpowiedzieć, mogą przenieść klienta do ludzkiego agenta.

Wykazano, że chatboty zwiększają sprzedaż średnio o 67%.

Przykład tej automatyzacji w akcji

Twoje źródło terapii to internetowe źródło terapii, które wykorzystuje ActiveCampaign do automatyzacji marketingu. Dla założycielki Margaret Rice ważne jest, aby zapewnić obsługę klienta na najwyższym poziomie.

YourTherapySource sprawia, że ​​klienci są zadowoleni z funkcji konwersacji. Conversations zapewnia komunikację z obsługą klienta w wielu kanałach z funkcjami zautomatyzowanego czatu i czatu na żywo.

Kiedy klient kontaktuje się z Twoim źródłem terapii, wiadomość jest wysyłana bezpośrednio na telefon Rice, aby mogła natychmiast odpowiedzieć.

6. Raportowanie

Musisz mieć ogólny obraz tego, co dzieje się w Twojej firmie, i musisz wiedzieć, czy Twoje wysiłki marketingowe i sprzedażowe się opłacają.

Niestety ręczne kompilowanie niezbędnych raportów może zmarnować cenne godziny. Czas przejść od wykresów Excela i automatycznie generować raporty.

Przykład tej automatyzacji w akcji

Wróćmy do McCrindle'a.

McCrindle wykorzystuje raportowanie CRM, aby uzyskać 360-stopniowy wgląd w podróż klienta przez potok. Mogą podzielić swoje dane według potoku, produktu, rodziny produktów i osoby, aby zobaczyć kombinację danych ogólnych i szczegółowych.

Jak wdrożyć automatyzację w swojej małej firmie

Przedsiębiorstwa każdej wielkości czerpią korzyści z automatyzacji, ale rozpoczęcie pracy może być trudne. Oto kilka kroków, które możesz wykonać:

Krok 1: Zidentyfikuj możliwości automatyzacji

Najpierw przeprowadź audyt istniejących procesów i sporządź listę elementów do zautomatyzowania. Nie martw się jeszcze o to, jak zamierzasz to zrobić.

Porozmawiaj ze swoimi pracownikami o zadaniach, które zajmują im najwięcej czasu. Najlepszym kandydatem do pierwszego zautomatyzowanego procesu będzie coś żmudnego i powtarzalnego.

Zacznij od prostych procesów, a następnie rozwijaj. Na przykład, może spędzasz zbyt dużo czasu na wprowadzaniu potencjalnych klientów do arkusza kalkulacyjnego. Korzystanie z CRM do automatycznego generowania leadów z pól formularzy to prosty krok, który pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.

Krok 2: Wybierz narzędzia do automatyzacji

Teraz nadszedł czas, aby wybrać narzędzie, które to zrobi.

W idealnym przypadku wybierzesz narzędzia do automatyzacji biznesu, które mogą usprawnić wiele krytycznych procesów w Twojej organizacji. Stwórz krótką listę oprogramowania do automatyzacji, które Cię interesuje, i zaplanuj prezentacje wraz z dostawcami.

Wejdź do wersji demonstracyjnych ze znajomością swojego budżetu i listą potrzebnych funkcji (a także kilku fajnych rzeczy).

Krok 3: Śledź i analizuj

Funkcje raportowania zapewniają wgląd w operacje biznesowe i ułatwiają podejmowanie decyzji opartych na danych. Upewnij się, że oprogramowanie do automatyzacji może zapewnić pomocną analizę.

Na przykład platforma do automatyzacji marketingu e-mailowego pokaże statystyki dotyczące skuteczności kampanii, a CRM powinien pomóc w zrozumieniu stanu potoku.

Analityka jest ważna dla usprawnienia zautomatyzowanych procesów w przyszłości. Na przykład możesz zobaczyć, jaki typ automatycznej wiadomości e-mail wzbudza największe zainteresowanie, i wykorzystać tę wiedzę, aby dostosować inne automatyzacje.

Jak wybrać platformę automatyzacji dla swojej małej firmy

Najważniejszym czynnikiem jest to, że oprogramowanie robi to, co chcesz. Zrób listę potrzebnych funkcji przed skonfigurowaniem demonstracji produktów.

Oto kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę:

Cena £

Dla małych firm cena jest zawsze czynnikiem. Nie oznacza to, że tania opcja jest zawsze najlepsza. Poszukaj oprogramowania w cenach przyjaznych dla małych firm — to znaczy, że podstawowy plan jest przystępny cenowo, ale ma też zaawansowane funkcje, na które możesz się rozwijać.

Integracje

Weź również pod uwagę integracje, które oferuje każde narzędzie. Im bardziej oprogramowanie do automatyzacji może współpracować z istniejącym stosem technologicznym, tym bardziej wydajna będzie Twoja firma.

Skalowalność

Pomyśl o procesach, które chcesz zautomatyzować dzisiaj, io tych, które będziesz chciał zautomatyzować jutro — nie chcesz inwestować w narzędzie, które jest zbyt ograniczone dla Twoich przyszłych potrzeb.

Wniosek

Automatyzacja usprawnia procesy i zwiększa konkurencyjność — zwłaszcza jeśli prowadzisz małą firmę.

Rozwiązania do automatyzacji marketingu i CRM ActiveCampaign są idealne dla małych firm: przystępne cenowo, intuicyjne na każdym poziomie wiedzy i gotowe do rozwoju razem z Tobą.

Wypróbuj ActiveCampaign za darmo już dziś.