Przewodnik dla przedsiębiorców po finansach małych firm

Większość porad dotyczących finansowania małych firm mieści się w dwóch szkołach myślenia.

Jedna z nich zachęca do rozruchu: opuść głowę, uwolnij swoje osobiste oszczędności, zainwestuj całą gotówkę z pierwszej sprzedaży, a przy odrobinie ciężkiej pracy uda ci się to.

Druga szkoła jest bardziej tradycyjna: idź do dużego banku, wypisz swój dom, a jeśli masz dobrą historię kredytową, dostaniesz niezłą pożyczkę z wysokim oprocentowaniem.

Obie strategie są rozsądne, ale istnieją inne sposoby finansowania małych firm.

W tym artykule omówimy pożyczki biznesowe i zarządzanie finansami. Najpierw omówimy opcje finansowania. Następnie przyjrzymy się, jak zarządzać finansami małej firmy, gdy masz już pieniądze w banku. Jeśli jesteś tutaj, aby poznać podstawy finansów dla małych firm, zapoznaj się z naszą sekcją dotyczącą zarządzania finansami.

Dzięki Shopify Capital otrzymujesz pieniądze potrzebne do rozwoju firmy za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Nie ma długiego procesu składania wniosków i nie ma papierowych formularzy do wypełnienia.

Zrozumienie pożyczek dla małych firm i możliwości finansowania

Finansowanie to jedna z pierwszych rzeczy, o których należy pomyśleć, jeśli chodzi o Twój biznes. Jest to również najważniejszy wybór finansowy, jakiego dokonasz w swojej podróży. Sposób, w jaki finansujesz swoją firmę, może wpływać na sposób jej prowadzenia.

Rodzaje opcji finansowania małych firm

Przyjrzyjmy się kilku typowym sposobom finansowania firmy:

• Pożyczki terminowe
• Pożyczki gotówkowe dla kupców
• Finansowanie sprzętu
• Linie kredytowe
• Pożyczki SBA

Pożyczki terminowe

Pożyczka terminowa to pożyczka bankowa na określoną kwotę, która jest spłacana w regularnych odstępach czasu przez określony czas. Pożyczki terminowe są oprocentowane według stałej lub zmiennej stopy procentowej. Pożyczki te mogą wymagać dużej zaliczki, aby obniżyć spłaty pożyczki i całkowite koszty pożyczki.

Małe firmy o ustalonej pozycji, zwykle działające od dwóch lat, wybierają pożyczki terminowe. Używają pożyczek terminowych do zakupu aktywów (takich jak sprzęt) lub inwestycji rozwojowych, zamiast używać ich do pokrywania codziennych wydatków.

Pożyczki na warunkach mają kilka rzeczy, które odróżniają je od innych opcji finansowania:

1. Niższe stopy procentowe
2. Elastyczność wykorzystania środków
3. Przewidywalny harmonogram płatności

Są również dostępne w trzech różnych opcjach pożyczki, z których każda służy innemu celowi dla Twojej firmy:

1. Krótkoterminowe (spłacane w ciągu roku) . Firmy wybierają te pożyczki zamiast zaliczek gotówkowych kupieckich, ponieważ mają niższe stopy procentowe i są łatwiejsze do uzyskania. Możesz skorzystać z pożyczki krótkoterminowej, aby kupić zapasy na święta, skorzystać z umowy o zapasy lub pokryć listę płac, jeśli brakuje Ci środków.
2. Okres pośredni (spłacany od roku do pięciu lat) . Pożyczki te są dobre dla projektów na większą skalę, takich jak zakup sprzętu lub refinansowanie starego zadłużenia biznesowego. Będziesz chciał wykorzystać te pożyczki na projekty, które mogą potrwać kilka miesięcy lub lat, aby uzyskać zwrot z inwestycji.
3. Długoterminowy (spłacany od 6 do 20 lat). Pożyczki długoterminowe są nastawione na możliwości wzrostu, takie jak zakup nowego budynku lub zakup ciężkiego sprzętu do produkcji. Są one wspierane przez zabezpieczenia Twojej firmy lub istniejące aktywa. Pożyczki te zwykle mają ścisłe zasady dotyczące tego, co można, a czego nie można zrobić z pieniędzmi.

Proces ubezpieczenia w tradycyjnych bankach może być niezgrabny i niejasny. Dlatego Shopify oferuje sprzedawcom szybkie i proste finansowanie. Dzięki Shopify Capital sprzedawcy mogą uzyskać finansowanie w ciągu kilku dni od zatwierdzenia. Gdy kupcy zaakceptują ofertę i zostanie ona zatwierdzona, środki są deponowane w ciągu zaledwie dwóch dni, a pożyczki mogą być spłacane w miarę dokonywania sprzedaży. Możesz wykorzystać pożyczkę do sfinansowania wynagrodzeń, zapasów, kampanii marketingowych lub innych rzeczy, które mogą napędzać rozwój Twojej firmy.

Po prostu nie chciałem zajmować się całym procesem przechodzenia przez bank – chciałem skupić się na biznesie. Tradycyjna pożyczka wydawała się kłopotliwa i bardziej restrykcyjna. Shopify Capital ma inną mentalność. To takie proste.

Najlepsza część? Możesz uniknąć długich procesów aplikacyjnych przy minimalnym nakładzie pracy papierkowej i bez sprawdzania zdolności kredytowej. W ramach finansowania za pośrednictwem Shopify Capital możesz szybko i łatwo uzyskać potrzebne wsparcie finansowe.

Przeczytaj więcej: Jak uzyskać pożyczkę dla małej firmy i co należy wiedzieć przed złożeniem wniosku

Pożyczki gotówkowe dla kupców

Zaliczka gotówkowa kupca to jednorazowa kwota pieniędzy, którą możesz otrzymać za stałą opłatą. W tym modelu podmiot finansujący kupuje procent Twojej przyszłej sprzedaży, a następnie każdego dnia pobiera procent sprzedaży, wstrzymując część sprzedaży kartą kredytową lub debetową. Ponieważ sprzedaż może być wysoka w niektóre dni, a niska w inne, nie ma ustalonej długości terminu.

Shopify Capital oferuje finansowanie dla małych firm w formie zaliczek gotówkowych dla sprzedawców kwalifikującym się handlowcom w Wielkiej Brytanii.

Finansowanie sprzętu

W pewnym momencie swojej działalności będziesz musiał kupić, ulepszyć lub wymienić różne elementy wyposażenia. Tu właśnie pojawiają się pożyczki na sprzęt.

Finansowanie sprzętu to rodzaj pożyczki dla małych firm, która ma pomóc w zakupie sprzętu dla Twojej firmy. Pożyczki te obejmują wiele rzeczy, w tym meble biurowe, piekarniki komercyjne, sprzęt medyczny, komputery, ciężki sprzęt produkcyjny i wiele innych.

Każdy pożyczkodawca będzie miał inne warunki. Ale ogólnie rzecz biorąc, możesz sfinansować około 80% całkowitej ceny zakupu przedmiotu. W przypadku pożyczki na sprzęt dla małej firmy zwykle wymagana jest zaliczka w wysokości 20%. Masz sprzęt od pierwszego dnia.

Linie kredytowe

Adaptacja do zmian jest stałym elementem prowadzenia małej firmy. Czasami, jeśli istnieje możliwość rozwoju, z której chcesz skorzystać, możesz potrzebować szybkiej gotówki z elastycznymi miesięcznymi warunkami płatności. Rozwiązaniem może być niezabezpieczona linia kredytowa.

Pomyśl o małej linii kredytowej jako o karcie kredytowej bardziej niż o pożyczce. Oferuje dostęp do pieniędzy, które możesz wykorzystać do zaspokojenia wszelkich pojawiających się potrzeb biznesowych. Nie ma jednorazowych wypłat (co oznacza, że ​​otrzymujesz całą gotówkę na raz) po otwarciu linii kredytowej.

Podobnie jak w przypadku karty kredytowej, po pobraniu gotówki z linii kredytowej zaczynają naliczać odsetki. Kwota, którą możesz wydać, zależy od dostępnego kredytu, który Ci pozostał. W miarę spłacania pobranych środków zwiększa się Twój kredyt. Pożyczkodawcy ustalą limit kwoty, którą możesz pożyczyć.

Pożyczki SBA

Stowarzyszenie Small Business Association (SBA) współpracuje z pożyczkodawcami, aby udzielać pożyczek właścicielom małych firm. SBA nie pożycza pieniędzy bezpośrednio pożyczkobiorcy. Określa wytyczne dotyczące pożyczek udzielanych przez swoich partnerów. SBA pomaga właścicielom małych firm, którzy mają trudności z uzyskaniem zgody na inne programy pożyczkowe.

Na przykład, jeśli bank uważa, że ​​Twoja firma jest zbyt ryzykowna, aby pożyczać pieniądze, ponieważ masz zły kredyt, SBA może zagwarantować pożyczkę. Bank ponosi wtedy mniejsze ryzyko i chętniej udziela kredytu biznesowego. Pożyczki SBA mogą być wykorzystywane do większości potrzeb biznesowych i różnią się kwotą. Niektóre programy mają ograniczenia i wymagania, aby się zakwalifikować.

Zainteresowany uzyskaniem pożyczki SBA? Dowiedz się więcej o wymaganiach kwalifikacyjnych w witrynie US Small Business Administration.

Alternatywne opcje finansowania

Wielu pożyczkodawców wymaga, abyś zaoferował zabezpieczenie lub osobistą gwarancję, aby uzyskać zgodę na finansowanie. Zabezpieczenie odnosi się do aktywów, które mogą zagwarantować, że spłacisz pożyczkę, takich jak Twój dom lub inna nieruchomość o wysokiej wartości.

Jeśli nie spłacisz kredytu, bank przejmie nieruchomość jako spłatę. Jest to powszechny proces udzielania pożyczek, ale nie jest to jedyny sposób.

Alternatywne opcje finansowania obejmują:

• Przyjaciele i rodzina
• Inwestorzy kapitałowi
• Finansowanie społecznościowe
• Inwestowanie w Twój biznes

Przyjaciele i rodzina

Właściciele firm często zwracają się do przyjaciół i rodziny o finansowanie, gdy rozpoczynają nowe przedsięwzięcie. Możesz zebrać od nich pieniądze, zanim stworzysz biznesplan lub będziesz mieć dowód wartości. Pieniądze mogą pomóc w sfinansowaniu początkowych zamówień na zapasy lub na wczesnym etapie rozwoju produktu.

Trasa przyjaciół i rodziny jest znacznie mniej formalna niż uzyskanie kredytu bankowego lub inwestycji kapitałowej. Niektórzy mogą chcieć wpłacać pieniądze do Twojej firmy bez odsetek. Pozwoli Ci również zachować pełną kontrolę nad swoim biznesem.

Dwa główne rodzaje inwestycji w przyjaciół i rodziny to finansowanie kapitałowe i pożyczki biznesowe. W przypadku finansowania kapitałowego dajesz inwestorom udział kapitałowy w firmie. Wraz ze wzrostem wartości Twojej firmy rośnie wartość ich inwestycji. W przypadku pożyczek biznesowych obiecujesz spłacić inwestorom odsetki przez określony czas lub po osiągnięciu określonego punktu rentowności.

Inwestorzy kapitałowi

Inwestorzy kapitałowi występują w formie anioła inwestora lub funduszu venture capital. Ci akredytowani inwestorzy zapewniają finansowanie małym start-upom lub firmom we wczesnej fazie rozwoju. W zamian za inwestycję kapitałową, inwestorzy ci otrzymują prawo własności lub dług zamienny, który jest pożyczką, którą w przyszłości można zamienić na kapitał własny.

Kwoty pożyczek mogą wahać się od 5 000 USD do ponad 1 miliona USD, w zależności od wielkości własności i wielkości firmy. Ten rodzaj finansowania jest zwykle zarezerwowany dla szybko rozwijających się startupów o dużym potencjale. Banki zazwyczaj nie inwestują w nie, ponieważ nie rozumieją technologii lub modelu biznesowego.

Finansowanie społecznościowe

Finansowanie społecznościowe odnosi się do zbierania niewielkich kwot pieniędzy od dużej liczby osób, często w zamian za nagrody. Jest to podobne do przyjaciół, rodziny i inwestycji kapitałowych, jednak finansowanie społecznościowe pozyskuje kapitał od społeczeństwa.

Platformy takie jak Kickstarter, Indiegogo i GoFundMe zyskały na popularności w ostatnich latach. Te witryny pomagają ludziom zbierać pieniądze na nową firmę, produkt, organizację non-profit lub charytatywną. Nie ma bariery wejścia, aby rozpocząć kampanię crowdfundingową. Dodatkową korzyścią finansowania społecznościowego jest to, że pomaga przyciągnąć nowych odbiorców do Twojej firmy e-commerce, do których w inny sposób nie dotarłbyś.

Inwestowanie we własny biznes

Inną opcją finansowania firmy jest inwestowanie w nią z własnych środków. Wielu przedsiębiorców reinwestuje wcześniejsze zyski w kampanie marketingowe i reklamowe, rezygnując z jakiejkolwiek własnej pensji. Za tą strategią kryje się trochę matematyki. Jeśli więc Cię to interesuje, przeczytaj Inwestowanie w Twój biznes: Co musisz wiedzieć, zanim zaczniesz.

Dzięki Shopify Capital otrzymujesz pieniądze potrzebne do rozwoju firmy za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Nie ma długiego procesu składania wniosków i nie ma papierowych formularzy do wypełnienia.

Jak zarządzać finansami małej firmy

Jest takie znane powiedzenie: „Daj człowiekowi rybę, a będzie jadł przez jeden dzień. Naucz człowieka łowić ryby, a nakarmisz go na całe życie. Ale co, jeśli ten człowiek nie wie, co zrobić z rybą, gdy ją złapie?

Kiedy zrozumiesz, jak działają finanse małych firm, będziesz wiedział, co zrobić z rybą — innymi słowy, z wszystkimi pieniędzmi, które zarabiasz i wydajesz. Oznacza to coś więcej niż tylko rozpoczęcie działalności niskoinwestycyjnej. Oznacza to, że wiedza o tym, jak właściwie zarządzać swoimi finansami, daje Twojej firmie szansę na przetrwanie i rozwój.

Przyjrzyjmy się podstawowym umiejętnościom finansowym małych firm dla odnoszących sukcesy przedsiębiorców, w tym tworzeniu budżetu, śledzeniu wydatków i tworzeniu łatwych do zrozumienia sprawozdań finansowych.

1. Rozdzielanie finansów osobistych i biznesowych
2. Wybór banku
3. Jak stworzyć budżet
4. Zrozumienie rachunkowości, księgowości i prowadzenia dokumentacji
5. Jak zacząć księgowość
6. Księgowość typu „zrób to sam” (DIY)
7. Outsourcing księgowości
8. Utrzymywanie porządku w dokumentacji biznesowej
9. Tworzenie i odczytywanie sprawozdań finansowych

Oddziel finanse osobiste i biznesowe

Pierwszą i najłatwiejszą rzeczą do zrobienia dla finansowego dobrobytu firmy jest oddzielenie finansów. Oddzielenie finansów osobistych od finansów firmy oferuje wiele korzyści, od uproszczenia księgowości po ochronę majątku osobistego i innych aktywów.

Rozdzielenie finansów ma też inne zalety. Obliczanie odliczeń podatkowych i ogólne przygotowanie podatkowe jest znacznie prostsze, gdy Twoja firma ma własne konto bankowe. Łatwiej jest również dowiedzieć się, czy ten środowy popołudniowy lunch był z klientem czy przyjacielem, kiedy rachunki osobiste i biznesowe nie są ze sobą pomieszane. Nawet jeśli możesz łatwo odróżnić jeden zestaw wydatków od drugiego, sortowanie stosu papieru w sezonie podatkowym marnuje cenny czas, a płacenie dyplomowanemu profesjonalnemu księgowemu, aby zrobił to za ciebie, może być kosztowne.

Gdy Twoja mała firma zaczyna się rozwijać, możesz rozważyć włączenie. Kiedy firma zostaje włączona, staje się osobą prawną. Oznacza to, że jeśli Twoja firma kiedykolwiek stanie w obliczu problemów finansowych lub prawnych, Twoje aktywa osobiste, takie jak dom lub fundusz studencki dla dzieci, są w większości przypadków chronione.

Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy włączyć. Jeśli sprawisz, że Twoja firma stanie się podmiotem prawnym, gdy jest jeszcze na wczesnym etapie, nie będziesz już mógł ubiegać się o jakiekolwiek straty, które poniosła z tytułu podatków osobistych. Jednocześnie im dojrzalsza staje się firma i im więcej posiada aktywów, tym więcej papierkowej roboty potrzeba do jej włączenia. W obu przypadkach spodziewaj się, że koszt włączenia będzie wynosił od 1000 do 2000 USD.

Wybór odpowiedniego banku

Nie wszystkie banki oferują te same usługi. Niektóre mają aplikacje mobilne, na przykład inne nie. Niektórzy dostosują swoje usługi do Twojej małej firmy, podczas gdy inne będą miały bardziej ustandaryzowane podejście.

Konta firmowe różnią się nieco od kont osobistych, więc oto kilka rzeczy, które powinieneś wziąć pod uwagę przy wyborze banku dla swojej firmy:

• Czy oferuje bankowość biznesową online?
• Jakie są opłaty za transakcje biznesowe?
• Jakie oprocentowanie ma dla kredytów biznesowych?
• Czy może zaoferować firmową kartę kredytową?
• Czy możesz dodawać inne osoby i uprawnienia do swojego konta w miarę rozwoju firmy?

Prowadzenie całej bankowości w jednej instytucji upraszcza sprawę, ale pamiętaj, że nie jest to konieczne. Jeśli na przykład preferowany bank nie ma konkurencyjnych stawek kredytów, możesz poszukać kredytu w innym banku.

Rodzaje rachunków

Otwierając konto bankowe dla swojej firmy, rozważ otwarcie zarówno rachunku rozliczeniowego, jak i oszczędnościowego. Pierwsza z nich zapewni Ci miejsce do zarządzania codziennymi przychodami i wydatkami, podczas gdy druga może być wykorzystana do odkładania pieniędzy na takie rzeczy, jak podatki lub przyszłe inwestycje w Twojej firmie.

Opłaty transakcyjne

Firmowe konta bankowe, podobnie jak konta osobiste, mają różne poziomy, które umożliwiają określoną liczbę transakcji za miesięczną opłatą. Wiedza o tym, w jaki sposób Twoja firma będzie otrzymywać płatności i ile miesięcznych zakupów dokonasz za pośrednictwem swojego konta, to przydatne informacje przy podejmowaniu decyzji o rodzaju konta do skonfigurowania.

Na przykład, jeśli regularnie masz do czynienia z kilkoma różnymi dostawcami, upewnij się, że masz niską (lub zerową) opłatę transakcyjną za zakupy. Możesz również sprawdzić, czy Twój bank może zaoferować Ci konto bez dziennego limitu zakupów debetowych.

Pożyczki i linie kredytowe

Nawet jeśli w tej chwili nie potrzebujesz pożyczki ani dodatkowego finansowania dla swojej firmy, być może w przyszłości. Skorzystaj z kalkulatora kredytów komercyjnych, aby łatwo obliczyć kredyty o stałym oprocentowaniu, a następnie przedyskutuj swoje opcje z bankiem. Zadaj z góry kilka pytań dotyczących wymogów kredytowych banku. Zapytaj także o oprocentowanie pożyczek, warunki pożyczek biznesowych i linie kredytowe oraz o to, co Twoja mała firma będzie potrzebować, aby kwalifikować się do pożyczki.

Biznesowe karty kredytowe

Karta kredytowa to świetny sposób na budowanie wiarygodności kredytowej Twojej firmy, dający większe szanse na zabezpieczenie pożyczek i niskich stóp procentowych w przyszłości. Posiadanie biznesowej karty kredytowej może również zapewnić dostęp do nagród, ochrony przed oszustwami i rozszerzonych gwarancji na zakupy.

Jak stworzyć budżet

Jak to się mówi, jeśli nie uda ci się zaplanować, planujesz ponieść porażkę. Nigdy nie zobaczysz każdego niespodzianki na finansowej drodze, ale możesz uniknąć niespodzianek i utrzymać dobrą kondycję firmy, budując solidny budżet i śledząc swoje pieniądze.

Stworzenie przykładowego budżetu da ogólne pojęcie o tym, czego możesz się spodziewać w pierwszych miesiącach i latach działalności. Z biegiem czasu tworzenie budżetów będzie łatwiejsze, a prognozowanie wydatków i przychodów przez cały rok stanie się lepsze. Na razie spójrzmy na rodzaje rzeczy, które należy uwzględnić w początkowym budżecie.

Dowiedz się więcej: Ile naprawdę kosztuje założenie firmy?

Wydatki

Świetnym sposobem na rozpoczęcie budżetu jest sporządzenie listy wszystkich możliwych pozycji, które Twoim zdaniem będą potrzebne Twojej firmie — od technologii używanej do tworzenia zapasów po codzienne przedmioty w biurze. Szybkie wyszukiwanie w Google przykładów budżetów w Twojej branży może pomóc w ustaleniu wszystkiego, co mogłeś przegapić.

Wydatki jednorazowe

Jednorazowe wydatki to zazwyczaj duże przedmioty, które kupujesz raz (lub czasami co kilka lat). Może to obejmować laptopy, maszyny i meble biurowe. Może również obejmować usługi takie jak projektowanie logo lub tworzenie stron internetowych.

Wydatki stałe

Wydatki stałe to koszty, których można się spodziewać co miesiąc, a które nie różnią się zbytnio ceną. Może to obejmować czynsz, ubezpieczenie, usługi internetowe, hosting witryn internetowych, rachunki telefoniczne i subskrypcje oprogramowania.

Zmienne wydatki

Wydatki zmienne mieszczą się gdzieś pomiędzy wydatkami stałymi a wydatkami jednorazowymi — występują więcej niż raz, ale różnią się kwotą i są wypłacane w nieregularnych odstępach czasu. Mogą to być materiały potrzebne do przygotowania produktów, koszty marketingu, podróże służbowe, księgowy do rozliczenia podatków lub opłaty za przetwarzanie kart kredytowych.

Strategia cen produktów

Ustalenie odpowiedniej ceny dla swoich produktów to ważna część Twojego budżetu. Oto niektóre z czynników, które należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu ceny.

Cena dóbr

Ciężkie koszty przedmiotów, które sprzedajesz, są zwykle proste. Na przykład, jeśli prowadzisz sklep z ręcznie drukowanymi koszulkami, koszty materiałów mogą wynosić 8 USD za koszulkę i 3 USD za atrament. Ale ustalanie ceny to coś więcej niż sumowanie twardych kosztów.

Praca

Czy płacisz ludziom za wytworzenie twojego produktu lub świadczenie twoich usług? Koszt ten musi wchodzić w koszt sprzedanych towarów. Nawet jeśli nie zatrudniłeś jeszcze żadnego personelu, pamiętaj, aby uwzględnić wartość własnej pracy, aby pomóc Ci ocenić wydajność Twojej firmy. (Jeśli Twoja własna „płaca godzinowa” okaże się nietrwale niska, Twoja firma będzie wymagała dopracowania.) Może to również dać Ci dobre wyczucie, kiedy nadszedł czas, aby zacząć zlecać zadania komuś innemu.

Opakowania

Jeśli Twoja firma obejmuje wysyłkę produktu do klientów, pakowanie i rozpakowywanie będzie odgrywać znaczącą rolę w tym, jak klient odbiera Twoją markę. Twoja paczka jest rozszerzeniem Twojego produktu, więc musisz uwzględnić jej koszt w kosztach sprzedanych towarów.

Wysyłka

Wysyłka to kolejny kluczowy element dostarczania produktu klientom, a niepoprawne oszacowanie jego kosztu może zrujnować budżet. Wszystkie czynniki, takie jak rozmiar, waga, lokalizacja i prędkość, mają wpływ na koszty wysyłki. Odwiedź lokalny urząd pocztowy, aby uzyskać pomoc w oszacowaniu kosztów wysyłki.

Ponownie, nie zapomnij uwzględnić własnego czasu w kosztach wysyłki. Z technicznego punktu widzenia możesz być w stanie zaoferować wysyłkę w ciągu pięciu dni, ale pakowanie produktu i codzienne bieganie do urzędu pocztowego nie jest efektywnym wykorzystaniem czasu i sprawi, że wysyłka będzie bardziej kosztowna, ponieważ odciągnie Cię od innych zadań.

Kupujący online spodziewają się, że na koniec procesu zakupu zostanie dodana opłata za wysyłkę, ale staraj się, aby koszt ten był rozsądny. Klienci w obliczu wygórowanych kosztów wysyłki mogą bardzo dobrze porzucić koszyk i nie wracać.

Opłaty manipulacyjne

Jeśli akceptujesz karty kredytowe, prawdopodobnie zapłacisz stałą opłatę manipulacyjną za transakcję, a także dodatkową opłatę w wysokości około 3% ceny zamówienia. Opłaty te różnią się w zależności od usługi przetwarzania, z której korzystasz, więc rozejrzyj się za taką, która ma sens w oparciu o wielkość zamówienia. Jeśli Twój sklep ma przyjmować zamówienia międzynarodowe, pamiętaj, że płatność przychodząca spoza Twojego kraju może wiązać się z wyższymi opłatami po Twojej stronie.

Akceptuj karty kredytowe bezpośrednio z Shopify

Shopify Payments to najprostszy sposób akceptowania płatności online. Eliminuje kłopoty z konfiguracją zewnętrznego dostawcy płatności lub konta sprzedawcy i konieczności wprowadzania danych uwierzytelniających w Shopify.

Wypróbuj Shopify Payments

Szkoda

Czasami przedmioty ulegają uszkodzeniu, zarówno w drodze do Ciebie, jak i od Ciebie do klienta. Miejmy nadzieję, że koszt wymiany tych towarów będzie dla Ciebie minimalnym kosztem, ale ważne jest, aby uwzględnić w cenie oczekiwaną ilość uszkodzonych zapasów. Wyszukiwarka Google daje ogólne pojęcie o tym, co jest wspólne dla Twojego rodzaju działalności. Pomnóż średni procent strat w Twojej branży przez koszt produktu, aby uzyskać oszacowanie strat, a następnie uśrednij to oszacowanie w swoich cenach.

Zwroty

Możesz, ale nie musisz, zaakceptować zwroty. Jeśli na przykład sprzedajesz wyroby rzemieślnicze, zwroty mogą nie być dla Ciebie. Jeśli zdecydujesz się zaakceptować zwroty, możesz zrobić jedną z trzech rzeczy:

• Nalicz oddzielną „opłatę za uzupełnienie zapasów”, aby odzyskać część strat
• Nieznacznie podnieś ceny, aby uwzględnić straty wynikające ze zwrotów
• Nie zmieniaj cen i ufaj, że hojna polityka zwrotów oznacza wzrost sprzedaży

Pamiętaj, że poniesiesz również koszty obciążenia zwrotnego karty kredytowej w przypadku nieuczciwych lub spornych transakcji.

Marka i rynek docelowy

To, jak zaprezentujesz swoją markę, wpłynie bezpośrednio na twoją strategię cenową. Czy jesteś luksusowym biznesem sprzedającym produkty z premią? Czy jesteś sklepem dyskontowym, który podąża za dolnym końcem rynku? Sposób, w jaki pozycjonujesz swoją firmę, jest mniej namacalnym czynnikiem ustalania ceny, ale zdecydowanie jest to czynnik.

Czasami podnoszenie cen może, wbrew intuicji, zwiększyć sprzedaż poprzez przekazywanie jakości. Innym razem wygrywa zawsze najniższa cena. Poznaj odpowiednio swój rynek i cenę.

Konkurencja

Najprawdopodobniej będą istniały inne firmy oferujące produkty lub usługi podobne do Twoich. Zbadaj niektóre z nich, aby dowiedzieć się, jak wyceniają swoje przedmioty. Możesz zaoferować niższą cenę niż konkurencja, aby przyciągnąć więcej klientów, lub możesz chcieć wykorzystać swoją markę, aby podnieść wartość swojego produktu nad ich.

Prognozowanie przychodów

Na początku prognozowanie sprzedaży to po części badanie, po części zgadywanie. Im dłużej prowadzisz działalność, tym lepiej będziesz przewidywać te liczby i wiedzieć, kiedy w ciągu roku pojawią się Twoje szczyty i doliny. Podobnie jak wydatki, Twoja sprzedaż będzie się różnić w zależności od branży.

Jeśli Twoja firma zaczynała jako działalność poboczna, być może masz już wstępne dane dotyczące sprzedaży. Nawet kilka liczb może pomóc zorientować się, które z Twoich produktów są bestsellerami iw jakich porach roku Twoja sprzedaż będzie wysoka lub niska.

Jeśli nie masz danych na początek, nadal możesz zebrać przydatne informacje, rozmawiając z innymi właścicielami firm w Twojej branży (jeśli ich nie znasz, może to zrobić Twój księgowy) i przeprowadzając rozeznanie w Internecie. Są szanse, że przy odrobinie kopania będziesz w stanie znaleźć pewne przybliżone dane dotyczące poziomu wzrostu, jakiego można się spodziewać w pierwszym roku i które miesiące przyniosą największy ciężar pod względem sprzedaży.

Zrozumienie rachunkowości, księgowości i prowadzenia dokumentacji

W tej sekcji przyjrzymy się trzem obszarom niezbędnym do utrzymania dobrej kondycji finansowej firmy.

Księgowość to codzienne śledzenie transakcji Twojej firmy, takich jak dokonana sprzedaż i poniesione wydatki. Rachunkowość małych firm interpretuje te transakcje w dłuższych okresach czasu. Pozwala zobaczyć, czy Twoja firma jest rentowna, które części Twojej firmy mają się dobrze (lub nie tak dobrze), wartość Twojej firmy i przepływy pieniężne. A prowadzenie ewidencji to organizacja wszystkich dokumentów, które umożliwiają prowadzenie księgowości i księgowości.

Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo różnicom między każdym z tych zadań finansowych, dlaczego ich potrzebujesz i jak nimi zarządzać w sposób odpowiedni dla Twojej firmy.

Księgowość

Istnieją dwie metody księgowości, z których mogą korzystać małe firmy — gotówkowa i memoriałowa. Musisz wybrać system przed końcem pierwszego roku podatkowego, a następnie trzymać się go w każdym kolejnym roku.

Gotówka a naliczenie

Rachunkowość kasowa rejestruje transakcje tylko wtedy, gdy pieniądze przechodzą z rąk do rąk. Jeśli więc wystawisz fakturę klientowi, nie rozpoznasz tego przychodu, dopóki jego płatność nie zostanie rozliczona. W rachunkowości memoriałowej sprzedaż, zakupy i wydatki są ujmowane natychmiast po rozliczeniu.

Którą metodę wybrać? Rachunkowość gotówkowa jest prostsza do śledzenia, ponieważ transakcje są rejestrowane po otrzymaniu lub dokonaniu płatności. Nie ma potrzeby śledzenia należności lub zobowiązań i zawsze masz jasne pojęcie o tym, ile masz pieniędzy. Innymi słowy, Twoje księgi zawsze będą pasować do Twoich kont bankowych.

Ponieważ księgowanie memoriałowe rejestruje zobowiązania i należności, może być trudniej śledzić przepływy pieniężne, ale pomaga również lepiej prognozować finanse firmy na nadchodzące miesiące i lata.

Generalnie możesz wybrać system, który najbardziej Ci odpowiada, ale są wyjątki. W Stanach Zjednoczonych firma jest zobowiązana do stosowania metody memoriałowej, jeśli prowadzi zapasy lub generuje dochód przekraczający 25 milionów USD rocznie. W Kanadzie każdy dochód z samozatrudnienia (chyba, że ​​pochodzi z rolnictwa, rybołówstwa lub prowizji na własny rachunek) musi być rejestrowany przy użyciu metody memoriałowej.

Kiedy powinieneś porozmawiać z CPA

Jeśli Twoja firma jest nadal bardziej poboczna lub jej finanse są proste, prawdopodobnie możesz na razie pominąć korzystanie z pomocy CPA. Istnieje wiele internetowych zasobów finansowych dla małych firm, z których możesz skorzystać.

Ale jeśli Twoja mała firma zaczyna przyćmić Twoją codzienną pracę, zdecydowanie zalecamy rozmowę z CPA, aby upewnić się, że wszystko jest na dobrej drodze. CPA nie tylko rozliczają podatki — mogą również pomóc w planowaniu finansowym, planowaniu podatkowym, negocjacjach najmu, sprawozdawczości finansowej, przestrzeganiu przepisów podatkowych i zarządzaniu finansami.

CPA może przyjrzeć się Twojemu biznesplanowi i budżetowi, pomóc rzucić światło na wszystko, co mogłeś przegapić, i skonfigurować proces księgowy dostosowany do Twojej branży. Jeśli potrzebujesz pomocy w napisaniu planu, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu biznesplanu.

Wybór CPA jest podobny do wyboru banku. Muszą być odpowiednie dla Ciebie i Twojej firmy. Świetnym sposobem na uzyskanie rekomendacji dotyczących CPA jest zwrócenie się do innych właścicieli firm, których znasz i którym ufasz w swojej branży. Koniecznie porozmawiaj z CPA jeden na jednego, aby dowiedzieć się, czy jest to dla Ciebie odpowiedni CPA.

Twój CPA może pomóc Ci uniknąć niespodzianek, pomagając Ci dowiedzieć się, ile podatku musisz zebrać i odłożyć, jakie wydatki śledzić i odliczać oraz jaką strukturę prawną powinna stosować Twoja firma.

Bezpłatnie: szablon biznesplanu

Planowanie biznesowe jest często wykorzystywane do zabezpieczenia finansowania, ale wielu właścicieli firm uważa, że ​​pisanie planu jest wartościowe, nawet jeśli nigdy nie współpracuje z inwestorem. Dlatego przygotowaliśmy bezpłatny szablon biznesplanu, który pomoże Ci zacząć.

Pobierz szablon teraz

Pobierz szablon biznesplanu bezpośrednio do swojej skrzynki odbiorczej.

Prawie gotowe: wpisz poniżej swój adres e-mail, aby uzyskać natychmiastowy dostęp.

Adres e-mail Pobierz uaktualnienia

Będziemy również wysyłać Ci aktualizacje dotyczące nowych przewodników edukacyjnych i historii sukcesu z biuletynu Shopify. Nienawidzimy SPAMU i obiecujemy chronić Twój adres e-mail.

Dziękuję za zasubskrybowanie. Wkrótce zaczniesz otrzymywać bezpłatne wskazówki i zasoby. W międzyczasie zacznij budować swój sklep dzięki bezpłatnej 14-dniowej wersji próbnej Shopify.

Zaczynaj

Księgowość

Księgowość to śledzenie przychodów i wydatków firmy. Pozwala to mieć oko na kondycję finansową firmy i ułatwia pracę CPA w okresie podatkowym. Zasadniczo księgowość polega na wprowadzaniu sprzedaży i wydatków do arkusza kalkulacyjnego i archiwizowaniu paragonów jako kopii zapasowej.

Jeśli chcesz zabezpieczyć finansowanie swojej firmy w przyszłości, aktualizowanie ksiąg rachunkowych może pomóc we wniosku o pożyczkę lub sugerowaniu inwestycji. Dobrze zarządzane finanse i przejrzyste zapisy pozwalają potencjalnym pożyczkodawcom i inwestorom na realistyczne prognozy kondycji finansowej Twojej firmy i dają im pewność, że zainwestują w Ciebie.

Dobrze zarządzane księgi pomagają również Twojemu CPA w wykorzystaniu wszystkich kwalifikujących się odliczeń podatkowych i terminowym wykrywaniu błędów bankowych. Jednak największą korzyścią płynącą z prowadzenia księgowości jest zawsze jasny obraz tego, w jakim momencie Twoja firma znajduje się pod względem finansowym.

Dobrze prowadzone księgi pozwalają zorientować się, jakie będą najlepsze i najgorsze punkty Twojej firmy w ciągu roku. Mogą pokazać, czy koszty pakowania są zbyt wysokie lub czy przekraczasz wydatki na marketing.

Monitorowanie książek pozwala zobaczyć w czasie rzeczywistym, co działa dobrze, a co należy poprawić.

Jak zacząć księgowość

Teraz, gdy już wiesz, dlaczego musisz być na bieżąco ze swoją księgowością, przyjrzyjmy się, jak to zrobić.

Krok 1: Wybierz metodę rozliczania

Istnieją dwa rodzaje systemów księgowych: jedno- i dwu-wpisowe. Decyzja, z którego systemu skorzystać, zależy od stopnia skomplikowania Twoich finansów.

Pojedynczy wpis

Jeśli Twoja firma jest mała i nie dokonujesz wielu transakcji, pojedynczy wpis to najprostszy sposób na prowadzenie ksiąg rachunkowych. W tej metodzie wpisy są rejestrowane jednorazowo, oznaczane jako wejście (przychód) lub wyjście (wydatki), podczas gdy takie rzeczy, jak zapasy i kapitał obrotowy są śledzone bardziej swobodnie. Pojedynczy wpis nie oferuje wszystkich czeków i sald z podwójnego wpisu, ale jeśli prowadzisz własną księgowość, prawdopodobnie jest to system do wyboru.

Podwójne wejście

Dzięki systemowi podwójnego wpisu każda transakcja jest wprowadzana do Twoich ksiąg dwukrotnie. Jest to bardziej skomplikowane niż pojedynczy wpis, ale zawiera więcej informacji o Twojej firmie. W przeciwieństwie do pojedynczych zapisów, księgowość z podwójnym zapisem śledzi Twoje aktywa i pasywa, oprócz przychodów i wydatków, oraz zawiera kontrole i salda potrzebne do zmniejszenia błędów. Księgowość z podwójnym zapisem dostarcza również informacji potrzebnych do tworzenia szczegółowych sprawozdań finansowych, pokazujących, które obszary przychodów Twojej firmy wpływają i wypływają.

Podwójne wejście to bardziej solidny system. Jeśli masz nadzieję na uzyskanie pożyczki biznesowej lub pozyskanie inwestorów, lub jeśli zatrudniasz personel i posiadasz duży zapas, zdecydowanie zalecamy skorzystanie z podwójnego wpisu.

Podwójny wpis jest trochę skomplikowany, więc przyjrzyjmy się przykładowi. Załóżmy, że prowadzisz internetowy sklep z koszulkami. Zamawiasz puste koszulki u dostawcy, samodzielnie wykonujesz na nich sitodruk, a następnie wysyłasz do swoich klientów.

Kiedy otrzymasz przesyłkę od dostawcy, wpiszesz ten koszt na swoje konto gotówkowe i jako kredyt na swoim koncie produktu. Po zsumowaniu kolumn kredytu i debetu w księdze głównej powinny one wynosić zero. To właśnie oznacza, gdy ktoś mówi o książkach, które są „zrównoważone”.

Krok 2: Prowadź dobre zapisy

W czasie podatkowym to na Tobie spoczywa ciężar wykazania ważności wszystkich Twoich wydatków, więc przechowywanie dokumentów potwierdzających, takich jak paragony i faktury, ma kluczowe znaczenie.

IRS akceptuje zapisy cyfrowe, więc jeśli korzystasz z systemu opartego na chmurze, takiego jak Dropbox, Evernote lub Dysk Google, do przesyłania dokumentów, nigdy nie będziesz musiał mieć do czynienia z zamazanymi rachunkami. Możesz także użyć aplikacji do śledzenia paragonów, takiej jak Shoeboxed.

W dalszej części tego przewodnika porozmawiamy więcej o prowadzeniu dokumentacji.

Krok 3: Wpisz gdzieś wszystkie swoje transakcje

Księgowość polega na śledzeniu swoich finansów w arkuszu kalkulacyjnym. Niezależnie od tego, czy używasz programu Excel, internetowego oprogramowania księgowego dla małych firm, czy też starego dobrego pióra i papieru, musisz wybrać system, który ułatwi wprowadzanie każdej sprzedaży i zakupu. Musisz przynajmniej śledzić kwoty, daty, dostawców i klientów.

Krok 4: Kategoryzuj swoje transakcje

Kategoryzacja transakcji to ostatni element księgowej układanki.

Pierwsza i najprostsza część kategoryzacji transakcji to ta, którą prawdopodobnie znasz: kredyty i obciążenia. Musisz także skategoryzować swoje rachunki według „konta”. Konta pomagają dodać więcej kontekstu do księgowości.

Konta generalnie dzielą się na pięć typów:

• Aktywa. Zasób to coś, co posiada Twoja firma, na przykład gotówka, budynek, komputer, inwentarz, a nawet własność intelektualna. Zasadniczo aktywa to wszystko, co Twoja firma może sprzedać, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Zadłużenie. Najpopularniejszą formą odpowiedzialności biznesu jest dług. Więc jeśli masz pożyczkę biznesową, to należałoby to do kategorii zobowiązań. Zadłużone rachunki również byłyby liczone jako zobowiązania.
• Słuszność. Kapitał to dowolna inwestycja pieniężna lub losowanie dokonane przez właściciela firmy.
• Przychód. Przychodem jest każdy dochód uzyskany ze sprzedaży towarów lub usług.
• Wydatki. Wydatki to wszelkie pieniądze wypłacone na codzienne prowadzenie Twojej firmy. This could include internet service, printing supplies, and office space rental. Expenses are different from assets because they generally hold no potential for resale or are consumable (like office stationery).

There's lots of flexibility in the way financial transactions can be categorized in your books. The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• Receipts
• Bank and credit card statements
• Bills
• Canceled checks
• Invoices
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

Bilanse

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

Income statement

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

Przychody to całkowity zysk, jaki przynosisz swojej firmie w dłuższej perspektywie. Przepływ pieniężny to ilość płynnej gotówki, do której masz dostęp w dowolnym momencie. Przepływ gotówki jest przydatny, jeśli musisz zapłacić za materiały z góry. Nawet jeśli zamierzasz generować duże przychody ze sprzedaży, nadal potrzebujesz gotówki, aby zapłacić sprzedawcom.

Finanse biznesu oddzielają mit od matematyki

Nawet jeśli Twoja firma ma najlepszy produkt w swojej branży i nagradzany marketing, nadal może zawieść z powodu braku świadomości finansowej. Prowadzenie dokumentacji, ksiąg i księgowości w porządku da Ci jasny obraz kondycji finansowej i potrzeb Twojej firmy. To z kolei pozwoli Ci podejmować najlepsze decyzje dotyczące przyszłości Twojej firmy.

Niezależnie od tego, czy pracujesz sam, czy zatrudniasz specjalistę ds. finansów, zawsze warto zasięgnąć porady u innych odnoszących sukcesy przedsiębiorców w swojej dziedzinie lub skonsultować się z dobrym CPA.

Umiejętność śledzenia i zarządzania finansami zapewni Ci spokój ducha, który z nawiązką rekompensuje wszelkie wyzwania, jakie możesz napotkać podczas budowania umiejętności. A im więcej nauczysz się zarządzać pieniędzmi, tym łatwiej i bardziej intuicyjnie się to stanie.

Ilustracje: Francesco Ciccolella