Jak usprawnić proces zatwierdzania w mediach społecznościowych Twojej agencji

Marketing w mediach społecznościowych wymaga dużo starannego planowania i przemyślenia.

Kiedy coś tak małego jak jeden źle sformułowany tweet może wystarczyć, by wpędzić Cię w poważne kłopoty z reputacją Twojej marki, solidny proces zatwierdzania w mediach społecznościowych staje się krytyczną częścią każdej strategii marketingowej. Problem polega na tym, że trudno jest utrzymać spójny harmonogram publikowania na wszystkich kanałach społecznościowych, gdy ciągle czekasz na aprobatę od zespołu zatwierdzającego.

Może to być koszmar zarówno dla twórców treści, jak i strategów marketingowych podczas zarządzania przepływem treści społecznościowych. Nawet przy wszystkich świetnych narzędziach społecznościowych dostępnych na rynku zarządzanie procesem zatwierdzania może być wyzwaniem bez odpowiedniego planu.

Dobra wiadomość – wcale nie musi tak być.

Istnieje wiele ruchomych części, o których należy pomyśleć, przygotowując proces zatwierdzania w mediach społecznościowych. Posiadanie odpowiedniego procesu i narzędzi może pomóc w szybkim zmniejszeniu obciążenia Twojej firmy.

Więc od czego zacząć?

Krok 1: Zdefiniuj swój proces zatwierdzania

Zanim zaczniesz usprawniać proces zatwierdzania w mediach społecznościowych, musisz podjąć decyzję dotyczącą priorytetów biznesowych, zanim post zostanie opublikowany. Zapytaj siebie:

• Kto będzie odpowiedzialny za tworzenie treści?
• Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie tych treści?
• Kto upewni się, że treści wychodzą na czas?
• Jakimi wytycznymi powinni kierować się twórcy i osoby zatwierdzające?
• Co się stanie, jeśli coś prześlizgnie się przez szczeliny?

Jeśli musisz wysyłać treści społecznościowe do swojego szefa za każdym razem, gdy wymaga zatwierdzenia, zajmie to trochę czasu. Oznacza to, że musisz planować z wyprzedzeniem, aby nie stały się wąskim gardłem, gdy chcesz udostępniać treści. Im więcej wiesz na temat procesu zatwierdzania w mediach społecznościowych, tym lepiej będziesz planować.

Pamiętaj, że 70% agencji zatwierdza swoje treści na około dwa tygodnie przed opublikowaniem.

Przykładowy przepływ pracy zatwierdzania treści może wyglądać mniej więcej tak:

Twórca treści > Menedżer mediów społecznościowych > Zarządzający marką > Zespół planowania

Krok 2: Wypracuj terminy

Gdy już wiesz, kto będzie zaangażowany w proces zatwierdzania w mediach społecznościowych, zacznij ustalać terminy dla każdego zadania. Pamiętaj, że Twoje terminy nie powinny obejmować tylko wskazówek dotyczących czasów tweeta, ale także:

• Kiedy trzeba utworzyć każdy post, obraz lub film
• Jak długo powinna trwać korekta
• Kiedy treść powinna być dostarczana do kadry kierowniczej lub komisji zatwierdzających?

Posiadanie narzędzi do publikowania w mediach społecznościowych, takich jak Sprout Social, ułatwia publikowanie zatwierdzonych treści w wielu sieciach zgodnie z rygorystycznymi terminami. Okno "Tworzenie" pozwala użytkownikom efektywnie planować i dystrybuować wiadomości w sieci społecznościowej, wszystko z jednej platformy. Istnieje nawet zintegrowane rozwiązanie do zatwierdzania wiadomości, dzięki czemu ludzie mogą być oznaczani, aby przeglądać i zatwierdzać każdy post, zanim zostanie opublikowany.

Krok 3: Szkolenie pracowników w zakresie oczekiwań dotyczących treści

Jeśli wszyscy w Twoim zespole tworzenia, zatwierdzania i publikowania w mediach społecznościowych znają oczekiwania swojej grupy w każdym poście, Twoje publikowanie będzie przebiegać sprawniej.

Pokazując każdemu zespołowi, jak korygować własną pracę podczas jej tworzenia i podejmując decyzje bez wskazówek, firmy umożliwiają zespołom społecznościowym robienie więcej. Pytanie brzmi, jak wyszkolić swoich pracowników, aby zaoszczędzić jak najwięcej czasu, jeśli chodzi o zatwierdzanie wartościowych treści społecznościowych?

Najłatwiejszą opcją jest stworzenie przewodnika po stylu. Przewodnik tożsamości dla Twojej marki powinien zawierać szczegółowe informacje na temat:

• Ton głosu: Jak rozmawiasz z klientami?
• Kolory i wizualizacje: jakich obrazów lub logo używasz?
• Udostępnianie multimediów: kiedy twórcy powinni używać tekstu, wideo, obrazów lub innych treści?
• Hashtagi i wzmianki o marce: Jak oznaczyć każdą kampanię?

AirBnb regularnie publikuje bardzo angażujące materiały wizualne na różnych kanałach. Ale najważniejsze jest to, że kolory, motywy i hashtagi pasują do każdej sieci. Ich decyzje są oczywiście zgodne z wewnętrznymi wytycznymi dotyczącymi ich marki.

Krok 4: Wytrenuj zespoły, aby wcześnie wykrywały problemy

Chociaż tworzenie przewodnika po stylu to fantastyczny sposób, aby utrzymać zespół ds. mediów społecznościowych na miejscu, zawsze istnieje ryzyko, że coś może się prześlizgnąć. Jest to szczególnie ważne, gdy dołączasz do zespołu nowych producentów treści. Mając to na uwadze, upewnij się, że zespół zatwierdzający wie, jak wcześnie wykryć poprawki, aby proces był tak szybki i wydajny, jak to tylko możliwe.

Nie ma jednego uniwersalnego przewodnika określającego, jak powinna wyglądać i brzmieć treść, ale zespół zatwierdzający prawdopodobnie powinien poszukać następujących problemów:

• Kontrowersyjny język: niektóre firmy są bardziej nieformalne w swoich postach społecznościowych niż inne. Jednak za wszelką cenę należy unikać wszelkich kontrowersyjnych terminów lub fraz, które mogą zdenerwować Twoich obserwujących. Zastanów się, czy nie dodać terminów do swojego przewodnika stylu.
• Treści niskiej jakości: zdjęcia, które nie pasują do Twojego istniejącego motywu Instagrama lub filmy słabo odtwarzane na Facebooku, mogą zaszkodzić Twojej reputacji. Upewnij się, że publikowane treści pozytywnie podkreślają wizerunek Twojej marki.
• Słaba optymalizacja: różne sieci społecznościowe wymagają od producentów treści przestrzegania różnych zasad. Rozważ udostępnienie listy kontrolnej dla każdego kanału, z którego korzystasz, aby utrzymać zespoły na bieżąco.
• Błędy: czy są jakieś błędy ortograficzne lub gramatyczne? Może tu pomóc narzędzie takie jak Grammarly.

Krok 5: Użyj narzędzi, aby wesprzeć swój zespół

Jednym z największych problemów firm z procesami zatwierdzania w mediach społecznościowych jest pozostawanie na szczycie całej pracy nad strategią społecznościową. W przypadku bardzo małego zespołu arkusz kalkulacyjny i cotygodniowy przegląd mogą wystarczyć, aby śledzić, co zostało utworzone, a co nadal wymaga zatwierdzenia w środowisku społecznym.

Jeśli jednak Twoja firma ma więcej niż jeden kanał społecznościowy lub profil, potrzebujesz bardziej zaawansowanej opcji. Pamiętaj, im mniej czasu Twój zespół poświęca na proces zatwierdzania, tym więcej czasu ma na zaangażowanie odbiorców, reagowanie na kluczowe wiadomości i tworzenie większej ilości świetnych treści.

Narzędzie poparcia społecznego, takie jak Bambu, pomaga dostosować komunikaty związane z marką, zapewniając pojedynczy system zatwierdzania interfejsu, w którym zespoły mogą sortować najbardziej atrakcyjne treści dla komunikatów Twojej marki. Ponadto umożliwia zespołom selekcjonowanie wstępnie zatwierdzonych treści, którymi mogą się dzielić adwokaci, oraz dostęp do ważnych dla całej firmy informacji na temat wytycznych, kontekstu kampanii i nie tylko.

Krok 6: Wykonaj sekcję zwłok na swoim stanowisku

Gdy firma określi proces zatwierdzania treści, ciężka praca nie kończy się. Firmy muszą regularnie dokonywać ponownej oceny swojego przepływu pracy w celu sprawdzenia oznak problemów lub słabości. Im więcej przyjrzysz się swojemu procesowi zatwierdzania w mediach społecznościowych, tym łatwiej będzie dostrzec przeszkody, które mogą negatywnie wpływać na wydajność.

Proces zatwierdzania powinien nie tylko działać wydajnie, ale także śledzić i mierzyć skuteczność swoich postów w mediach społecznościowych, aby odpowiednio dostosować swoje wytyczne. Problem polega na tym, że prosta czynność mierzenia wyników społecznościowych może zwiększyć złożoność strategii marketingowej w mediach społecznościowych.

W końcu opracowanie silnego raportu w mediach społecznościowych, który oferuje wszystkie wskazówki potrzebne do podejmowania świadomych decyzji dotyczących praktyk udostępniania, wymaga czasu. Po raz kolejny odpowiedzią mogą być odpowiednie narzędzia. Na przykład Sprout dostarcza gotowe do prezentacji raporty na temat wydajności w mediach społecznościowych, od raportów tygodniowych po miesięczne informacje zwrotne.

Krok 7: Automatyzuj tam, gdzie możesz

Wreszcie, po zdefiniowaniu i utworzeniu procesu zatwierdzania w mediach społecznościowych, nadszedł czas, aby poszukać sposobów na dalsze uproszczenie korzystania z narzędzi do automatyzacji. Na przykład nie musisz wysyłać wiadomości na czacie ani e-maili powiadamiających członków zespołu, gdy zawartość jest gotowa do zatwierdzenia. Im szybciej pozbędziesz się tych niepotrzebnych strat czasu, tym skuteczniejsza będzie Twoja strategia społeczna.

Dzięki Sproutowi wystarczy połączyć osoby z Twojego zespołu odpowiedzialne za zatwierdzenie posta do treści, a one automatycznie otrzymają aktualizację. Pamiętaj, im bardziej możesz uniknąć angażowania kierownictwa wysokiego szczebla w proces zatwierdzania, tym lepiej. Kierownictwo Twojego zespołu prawdopodobnie będzie codziennie zajęte szeregiem zadań. Oznacza to, że nie zawsze będą mieli czas na zatwierdzenie każdego posta na Instagramie.

Zastanów się nad wyborem dobrze wyszkolonych liderów kampanii w swoim zespole marketingowym, którzy zamiast tego będą nadzorować proces zatwierdzania.

Uproszczenie zatwierdzania mediów społecznościowych

Zatwierdzenie w mediach społecznościowych jest ważnym elementem upewnienia się, że zachowujesz ten sam głos i wizerunek marki na każdym kanale, którego używasz do interakcji z odbiorcami. Niestety bez odpowiedniej strategii proces ten może być czasochłonny i złożony. Dobrą wiadomością jest to, że odpowiednie narzędzia i metodologie mogą ułatwić uproszczenie zatwierdzania dla Twojego zespołu i przyspieszenie kampanii społecznościowych.